Mokapen-guiden

Applications

Siden Applications lader dig vælge hvilke Mokapen-moduler der er aktive for organisationen: kalender, aktiviteter, kontakter, salg, marketing, support, dokumenter, HR, produktion og tidsstyring. Det er panelet, du bruger til at tilpasse Mokapen til teamets reelle proces ved at skjule områder, I ikke bruger, uden at slette noget.

Vigtig regel — at deaktivere en app sletter ikke data, der allerede er oprettet (opgaver, kontakter, deals, tickets…). Det skjuler dem i menuen og blokerer adgang for alle medlemmer, indtil du aktiverer modulet igen. Nyttigt til at forenkle grænsefladen, pilotere gradvis udrulning eller midlertidigt slukke for en afdeling.

For hvem der har adgang til organisationen, se guiden Brugere og teams; for generelle indstillinger (sites, lukkedage, profil), guiden Generelt.

Overblik

Hver app svarer til ét eller flere punkter i hovedmenuen og i organisationsindstillinger (Activities, Contacts, Sales, Tickets, HR…). Kontakten på siden styrer synlighed for hele organisationen: det er ikke en personlig præference for én bruger (det ligger under Profile → Preferences).

Apps er grupperet i tematiske kort (Calendar, Activities, Contacts, Opportunities, Marketing, Support, Documents, HR, Production, Time management). Hver række har navn, kort beskrivelse og til/fra-kontakt.

Øverst ser du også Enable all applications: en master-kontakt, der markerer eller afmarkerer alle synlige kontakter på én gang (nyttigt efter planopgradering eller for at gendanne fuld konfiguration).

Hvor du finder det, og hvem der har adgang

Åbn menuen Organization (bygningsikon) → i sidemenuen vælg Applications (lag-ikon).

Kun ejere (Owners) af organisationen kan åbne siden og gemme ændringer. Medlemmer, brugere og lavere roller ser ikke app-konfiguration på org-niveau.

Plan kræves — for at se og ændre kontakterne skal du mindst have planen Small. Med planen Free viser siden i stedet en opgraderingsinvitation (Small-plan) med forhåndsvisning af funktionen.

Efter gem registrerer Mokapen opdateringen i Activity log («Organization preferences updated»).

Sådan virker kontakterne

Mokapen skelner to adfærder:

• Apps aktive som standard (de fleste: Activities, Contacts, Sales, Tickets, Calendar, Appointments…) — de er til, indtil du slår dem fra. Deaktivering fjerner dem fra alles menu.
• Valgfrie apps (Attendance, Shifts, Production, Time management) — de er fra som standard. Du skal aktivere dem eksplicit, hvis planen tillader det.

Hvad sker der, når du deaktiverer

• Menupunkter og genveje knyttet til appen forsvinder for alle brugere.
• Adgangstjek for enkelte apps returnerer nej: selv et medlem med bred rolle kan ikke åbne området.
• Data forbliver i databasen: genaktivering gør opgaver, kontakter og poster synlige igen.
• Automatiseringer, integrationer og rapporter, der afhænger af appen, kan stoppe eller virke ufuldstændige, mens modulet er slukket.

Gem — én Save-knap nederst bekræfter alle ændringer. Der er ikke auto-gem: ændrer du flere kontakter, husk at gemme før du forlader siden.

Enable all applications

Det blå kort øverst (Enable all applications) styrer alle kontakter på siden:

• On — markerer alle tilgængelige kontakter (inden for plangrænser: HR og Production vises kun med Medium-plan).
• Off — afmarkerer alt, der kan slås fra med ét klik.

Ændrer du én kontakt, opdateres master selv: den forbliver til kun når alle synlige apps er valgt. Handy efter onboarding af ny organisation eller ved skift fra Small til Medium, når du vil aktivere ekstra moduler med det samme.

Appliste efter gruppe

Nedenfor hvert modul forklaret i kontekst. Beskrivelserne på siden opsummerer samme idé på én linje.

Calendar

Calendar — samlet visning af opgaver, aftaler, muligheder, tilbud og andre tidsbaserede hændelser. Deaktivering skjuler den globale kalender; enkelte apps (f.eks. Appointments) kan forblive aktive uden den centraliserede kalendervisning.

Activities

• Activities — kernemodul for opgaver og projekter (workarea, deadlines, tildelinger). Det er driftskernen for mange teams.
• Appointments — kalendermøder med kunder, partnere og kolleger; knyttet til kontakter og salg.
• Bookings — registrering af service-/produktbookings, også fra offentlige formularer; knyttet til katalog og org-lukkedage.

Du kan beholde kun Tasks/Projects og slå Appointments fra, hvis I ikke kører strukturerede møder, eller omvendt på salgsteams fokuseret på kalenderen.

Contacts

Contacts — personer og virksomheder i organisationen: kunder, leverandører, leads, partnere. Deaktivering skjuler hele Contacts-området; Sales og Tickets mister det meste af formålet uden poster — overvej nøje før du slår det fra.

Opportunities (Sales)

• Sales — mulighedspipeline (deals), faser, værdi og lukke-sandsynlighed.
• Quotes — PDF-tilbud, afsendelse til kunden, kobling til deals og katalog.
• Orders — bekræftede salgsordrer, fra tilbud eller fra bunden.
• Products — produktkatalog til tilbud, ordrer og bookings.
• Services — servicekatalog med samme logik som produkter.

Hvert undermodul er uafhængigt: du kan bruge kun Opportunities uden Orders, eller Quotes + Products uden Services. Nogle Premium-funktioner kan stadig kræve opgradering, selv om appen er aktiv (badge-ikon på enkelte menupunkter).

Marketing

• Campaigns — marketingkampagner, nyhedsbreve, ads og KPI-overvågning.
• Forms — offentlige formularer til leads og henvendelser udefra; grundlag for automatiseringer ved kontaktindtag.

Support

• Tickets — internt og eksternt helpdesk (også fra e-mail eller portal).
• Customer portal — self-service til dine kunder (tickets, ordrer, konfigurerbart indhold).

At slukke portalen sletter ikke allerede oprettede portalbrugere, men gør området utilgængeligt, indtil du aktiverer det igen.

Documents

• Documents — wiki, procedurer, interne dokumenter med dynamiske variabler.
• Notes — samarbejdsnoter knyttet til andre data (møder, aftaler).

HR, Production og Time management

Disse sektioner vises kun med planen Medium eller højere.

• Attendance — ind/ud-stempling og tilstedeværelsesstyring (kræver eksplicit aktivering).
• Shifts — vagtplanlægning; afhænger af Sites konfigureret under Generelt.
• Production — produktionsovervågning, producenter og proceslog.
• Time management (Timesheet) — timer på projekter, deals, tickets og aftaler med konfigurerbar gruppering. Med plan under Medium vises kun badge-ikon uden kontakt.

Premium-plan og apps

To niveauer betyder noget på denne side:

• Small og derover — adgang til Applications-siden og hovedkontakter (Calendar, Activities, Contacts, Sales, Marketing, Support, Documents…).
• Medium og derover — HR (Attendance, Shifts), Production og Time management-kontakten vises også.

Selv med app aktiv kan nogle interne funktioner kræve højere Premium-niveau (f.eks. Orders eller Quotes på Small med begrænsninger): så viser Mokapen badge-ikon i menupunkter, uanset Applications-kontakt.

Premium-planen er per organisation: to org’er på samme konto kan have forskellige app-kombinationer.

Anvendelsestilfælde

Kun drift — Activities + Contacts aktive; Sales, Marketing og Portal fra. Menuen forbliver let for dem, der kun styrer interne projekter.

Salg udrulning — Først Activities og Contacts; efter træning aktiver Opportunities, Quotes og Products uden at røre HR.

Supportbureau — Tickets + Portal + Contacts; Production og Shifts fra, fordi de ikke bruges.

Skift til Medium — Efter opgradering aktiver Attendance, Shifts og Timesheet; konfigurer sites under Generelt før vagtplanlægning.

Ofte stillede spørgsmål

Sp: Sletter deaktivering af en app data?

Sv: Nej. Data forbliver gemt. Appen forsvinder fra menuen, og ingen kan åbne den, indtil du aktiverer den igen.

Sp: Hvorfor ser en bruger ikke en app, selv om den er aktiv?

Sv: Tjek tre niveauer: (1) kontakt under Applications, (2) brugerens org-rolle, (3) eventuel Premium-plan-grænse (badge). Alle tre skal tillade adgang.

Sp: Kan jeg slå kun Quotes fra men beholde Opportunities?

Sv: Ja. På Opportunities-kortet har hvert modul sin egen kontakt (Sales, Quotes, Orders, Products, Services).

Sp: Hvem kan ændre denne side?

Sv: Kun organisationens Owner. Medlemmer ændrer ikke hvilke apps der er aktive for alle.

Sp: Jeg har Free-plan: hvorfor ser jeg kun opgradering?

Sv: App-administration er inkluderet fra Small-planen. Med Free ser du forhåndsvisning og knap til at gå til Small.

Sp: Jeg finder ikke Attendance eller Shifts i kontakterne

Sv: De vises kun med Medium-plan eller højere. Attendance og Shifts skal også aktiveres eksplicit: som standard er de fra selv på Medium.

Sp: Jeg slår Activities fra, men Appointments forbliver?

Sv: Ja, hvis Appointments-kontakten forbliver til. De er separate moduler på samme kort. For at skjule hele driftsblokken, slå Activities, Appointments og Bookings fra.

Sp: Er ændringer øjeblikkelige?

Sv: Efter Save opdateres menuen ved næste sideindlæsning for alle tilsluttede brugere. Har nogen allerede en åben fane med en deaktiveret app, kan de få fejl eller adgang nægtet ved opdatering.