A Mokapen útmutató

Alkalmazások

Az Alkalmazások oldalon kiválaszthatja, melyik Mokapen modulok aktívak szervezetében: naptár, tevékenységek, kapcsolatok, értékesítés, marketing, támogatás, dokumentumok, HR, termelés és időgazdálkodás. Ez az a panel, amellyel a Mokapent a csapat valós folyamataihoz igazíthatja, és elrejti a nem használt területeket anélkül, hogy bármit is törölne.

Kulcsszabály — egy alkalmazás letiltása nem törli a már létrehozott adatokat (feladatok, névjegyek, ajánlatok, jegyek…). Elrejti őket a menüből, és blokkolja a hozzáférést minden tag számára, amíg újra nem engedélyezi a modult. Hasznos a kezelőfelület egyszerűsítéséhez, a fokozatos bevezetés teszteléséhez vagy egy részleg ideiglenes kikapcsolásához.

Ha meg szeretné tudni, hogy ki fér hozzá a szervezethez, tekintse meg a Felhasználók és csapatok útmutatóját; az általános beállításokhoz (webhelyek, bezárások, profil) az Általános útmutató.

Áttekintés

Minden alkalmazás egy vagy több elemnek felel meg a főmenüben és a szervezeti beállításokban (Tevékenységek, Kapcsolatok, Értékesítés, Jegyek, HR…). Az oldalon található kapcsoló szabályozza a teljes szervezet láthatóságát: ez nem egyéni preferencia az egyes felhasználók számára (azaz a Profil → Beállítások menüpontban).

Az alkalmazások tematikus kártyákba (naptár, tevékenységek, kapcsolatok, lehetőségek, marketing, támogatás, dokumentumok, HR, termelés, időgazdálkodás) vannak csoportosítva. Minden sor rendelkezik egy névvel, egy rövid leírással és egy be-/kikapcsolóval.

A tetején látható még az Összes alkalmazás engedélyezése: egy főkapcsoló, amely egyszerre kijelöli vagy megszünteti az összes látható kapcsolót (hasznos tervfrissítés után vagy a teljes konfiguráció visszaállításához).

Hol található, és ki férhet hozzá

Nyissa meg a Szervezet menüt (épület ikon) → az oldalsó menüben válassza az Alkalmazások (rétegek ikonja) lehetőséget.

Csak a szervezet tulajdonosai nyithatják meg ezt az oldalt és menthetik el a változtatásokat. A tagok, a felhasználók és az alacsonyabb szerepkörök nem látják a szervezeti szintű alkalmazáskonfigurációt.

Terv szükséges — a kapcsolók megtekintéséhez és módosításához legalább a Kis terv szükséges. A Ingyenes terv esetén az oldal ehelyett egy frissítési meghívót (kis csomag) jelenít meg a funkció előnézetével.

Mentés után a Mokapen rögzíti a frissítést a Tevékenységnaplóban ("Szervezeti beállítások frissítve").

A kapcsolók működése

Mokapen két viselkedést különböztet meg:

• Alapértelmezés szerint aktív alkalmazások (a legtöbb: Tevékenységek, Kapcsolatok, Értékesítés, Jegyek, Naptár, Találkozók…) – be, amíg ki nem kapcsolja őket. Ha letiltja őket, akkor mindenki eltávolítja őket a menüből.
• Opcionális alkalmazások (Részvétel, műszakok, termelés, időgazdálkodás) – ezek alapértelmezés szerint ki vannak kapcsolva. Kifejezetten engedélyeznie kell őket, ha a terv lehetővé teszi.

Mi történik, ha letiltja a

• Az alkalmazáshoz kapcsolódó menüelemek és gyorshivatkozások minden felhasználó számára eltűnnek.
• Az egyes alkalmazásokhoz tartozó hozzáférési ellenőrzések negatív eredményt adnak: még egy széles szerepkörrel rendelkező tag sem nyithatja meg ezt a területet.
• Az adatok az adatbázisban maradnak: az alkalmazás újbóli engedélyezése ismét láthatóvá teszi a feladatokat, névjegyeket és rekordokat.
• Az adott alkalmazástól függő automatizálások, integrációk és jelentések leállhatnak, vagy hiányosnak tűnhetnek, ha a modul ki van kapcsolva.

Mentés — egyetlen Mentés gomb alul megerősíti az összes változtatást. Nincs automatikus mentés: ha több kapcsolót módosít, ne felejtse el menteni, mielőtt kilép.

Az összes alkalmazás engedélyezése

A felül lévő kék kártya (Minden alkalmazás engedélyezése) az oldalon lévő összes kapcsolót vezérli:

• Be — minden elérhető kapcsolót kiválaszt (a terv határain belül: a HR és a termelés csak a közepes terv esetén jelenik meg).
• Ki — minden egy kattintással letiltható elem kijelölését megszünteti.

Ha egyetlen kapcsolót módosít, a mester magától frissül: csak akkor marad bekapcsolva, ha összes látható alkalmazás ki van választva.Hasznos, ha új szervezetbe lép be, vagy amikor kicsiből közepesre vált, és azonnal szeretne további modulokat aktiválni.

Alkalmazáslista csoportonként

Az alábbiakban az egyes modulok kontextusának magyarázata található. Az oldalon található leírások ugyanazt a fogalmat foglalják össze egy sorban.

Naptár

Naptár — feladatok, találkozók, lehetőségek, árajánlatok és egyéb időalapú események egységes nézete. A letiltása elrejti a globális naptárat; az egyes alkalmazások (pl. Találkozók) aktívak maradhatnak, de a központi naptárnézet nélkül.

Tevékenységek

• Tevékenységek — alapmodul feladatokhoz és projektekhez (munkaterület, határidők, feladatok). Sok csapat működési szíve.
• Találkozók — naptári találkozók ügyfelekkel, partnerekkel és kollégákkal; kapcsolattartáshoz és értékesítéshez kapcsolódik.
• Foglalás — szolgáltatás-/termékfoglalások regisztrálása, beleértve a nyilvános űrlapokat is; katalógus- és szervezetzárási napokhoz kötve.

Csak a feladatokat/projekteket tarthatja meg, és kikapcsolhatja a találkozókat, ha nem tart strukturált értekezleteket, vagy fordítva, ha az értékesítési csapatok a naptárra összpontosítanak.

Kapcsolatok

Kapcsolattartók — a szervezetben lévő személyek és cégek: ügyfelek, beszállítók, vezetők, partnerek. A letiltása elrejti a névjegyek teljes területét; Az eladások és a jegyek a nyilvántartások nélkül elveszítik céljuk nagy részét, ezért alaposan fontolja meg, mielőtt kikapcsolja.

Lehetőségek (értékesítés)

• Sales — lehetőség-folyamat (ügyletek), szakaszok, érték és bezárási valószínűség.
• Idézetek — PDF-ajánlatkészítés, elküldés az ügyfélnek, link az ajánlatokhoz és a katalógushoz.
• Rendelések — megerősített értékesítési rendelések árajánlatból vagy a semmiből.
• Termékek — termékkatalógus árajánlatokhoz, rendelésekhez és foglalásokhoz.
• Szolgáltatások — szolgáltatáskatalógus ugyanazzal a logikával, mint a termékek.

Minden almodul független: csak a Lehetőségeket rendelések nélkül vagy az Árajánlatokat + Szolgáltatások nélküli termékeket használhatja. Előfordulhat, hogy egyes prémium csomagfunkciók frissítést igényelnek, még akkor is, ha az alkalmazás aktív (jelvény ikon az egyes menüpontokon).

Marketing

• Kampányok – marketingkampányok, hírlevelek, hirdetések és KPI-figyelés.
• Űrlapok – nyilvános űrlapok külső érdeklődőkhöz és kérésekhez; alap az érintkező bemeneti automatizálásokhoz.

Támogatás

• Jegyek — belső és külső helpdesk (e-mailről vagy portálról is).
• Ügyfélportál — önkiszolgáló terület ügyfelei számára (jegyek, rendelések, konfigurálható tartalom).

A portál kikapcsolása nem törli a már létrehozott portálfelhasználókat, de elérhetetlenné teszi a területet, amíg újra nem engedélyezi.

Dokumentumok

• Dokumentumok — wiki, eljárások, belső dokumentumok dinamikus változókkal.
• Jegyzetek – más adatokhoz (értekezletek, találkozók) kapcsolódó együttműködési jegyzetek.

HR, termelés és időgazdálkodás

Ezek a szakaszok csak a Közepes vagy magasabb tervvel jelennek meg.

• Részvétel — be- és kijelentkezés és a személyzet jelenlétének kezelése (kifejezett aktiválást igényel).
• Shifts — műszaktervezés; az Általánosban konfigurált Webhelyekre támaszkodik.
• Termelés – termelésfigyelés, termelők és folyamatnaplók.
• Időkezelés (Timesheet) – projektekre, ajánlatokra, jegyekre és találkozókra vonatkozó órák konfigurálható csoportosítással.Közepes alatti terv esetén csak a jelvény ikonja jelenik meg kapcsoló nélkül.

Prémium terv és pályázatok

Két szint számít ennél az oldalnál:

• Kis és nagyobb — hozzáférés az Alkalmazások oldalhoz és a fő kapcsolókhoz (Naptár, Tevékenységek, Kapcsolatok, Értékesítés, Marketing, Támogatás, Dokumentumok…).
• Közepes és magasabb – Megjelenik a HR (jelenlét, műszak), a termelés és az Időgazdálkodás kapcsoló is.

Még aktív alkalmazás esetén is előfordulhat, hogy bizonyos belső funkciók magasabb prémium szintet igényelnek (pl. rendelések vagy árajánlatok kis csomagra limitekkel): ebben az esetben a Mokapen a jelvény ikonját mutatja a menüpontokban, függetlenül az Alkalmazások kapcsolótól.

A prémium csomag szervezetenként: ugyanazon fiók két szervezetének eltérő alkalmazáskombinációi lehetnek.

Használati esetek

Csak operatív csapat — Tevékenységek + Kapcsolatok aktívak; Értékesítés, marketing és portál kikapcsolva. A menü világos marad azok számára, akik csak belső projekteket kezelnek.

Értékesítési bevezetés — Első tevékenységek és kapcsolatok; képzés után engedélyezze a Lehetőségeket, Árajánlatokat és Termékeket anélkül, hogy megérintené a HR-t.

Támogató ügynökség — Jegyek + Portál + Kapcsolatok; A termelés és a műszakok le vannak tiltva, mert nincs használatban.

Áthelyezés közepesre — A frissítés után engedélyezze a jelenlét, a műszakok és a munkaidő-nyilvántartást; konfigurálja a webhelyeket Általánosban, mielőtt műszakot tervez.

Gyakran ismételt kérdések

K: Egy alkalmazás letiltása törli az adatokat?

A: No. Az adatok mentve maradnak. Az alkalmazás eltűnik a menüből, és senki sem férhet hozzá, amíg újra nem engedélyezi.

K: Miért nem lát a felhasználó egy alkalmazást még akkor sem, ha az aktív?

A: Ellenőrizze a három szintet: (1) váltás az Alkalmazásokban, (2) a felhasználó szervezeti szerepköre, (3) bármely Prémium csomag korlát (jelvény). Mindháromnak engedélyeznie kell a hozzáférést.

K: Letilthatom csak az idézeteket, de megtarthatom a Lehetőségeket?

A: Igen. A Lehetőségek kártyán minden modulnak saját kapcsolója van (Eladások, Árajánlatok, Megrendelések, Termékek, Szolgáltatások).

K: Ki módosíthatja ezt az oldalt?

A: Csak a szervezet Tulajdonos. A tagok nem módosítják, hogy mely alkalmazások legyenek aktívak mindenki számára.

K: Ingyenes csomagom van: miért csak a frissítést látom?

A: Az alkalmazáskezelést a Small terv tartalmazza. Az ingyenes lehetőségnél megjelenik az előnézet és a gomb, amellyel a Kicsire válthat.

K: Nem találom a jelenlétet vagy a műszakokat a kapcsolókban

A: Csak a Közepes vagy magasabb terv esetén láthatók. Ezenkívül a jelenlét és a műszakok kifejezetten engedélyezve kell lenniük: alapértelmezés szerint még közepesen is ki vannak kapcsolva.

K: Letiltom a tevékenységeket, de a találkozók megmaradnak?

A: Igen, ha a Találkozók kapcsoló bekapcsolva marad. Külön modulok ugyanabban a kártyában. A teljes műveleti blokk elrejtéséhez kapcsolja ki a Tevékenységek, Találkozók és Foglalások lehetőséget.

K: Azonnali változások?

A: A Mentés után a következő oldalon töltse be az összes csatlakoztatott felhasználó menüfrissítését. Bárki, aki már rendelkezik egy letiltott alkalmazás megnyitott lapjával, hibaüzenetet kaphat, vagy a hozzáférés megtagadható frissítéskor.