A Mokapen útmutató

Automatizálások

Automatizálások csatlakoztatni a kiváltó esemény (valami, ami a CRM-ben történik, egy űrlap beküldése, egy bejövő e-mail vagy egy ütemezett időpont) lépéseket hogy a Mokapen az Ön nevében fut: hozzon létre egy feladatot, frissítsen egy üzletet, küldjön e-mailt, olvassa el a sorokat egy Google-táblázatból, ismételje meg ugyanazt a műveletet több tucat névjegyen. A folyamatot egyszer konfigurálja, aktiválja, és a rendszer megismétli, amikor a feltételek teljesülnek.

A teljes modult tartalmazza a Prémium nagy terv. Megtalálja a felhasználói menüből (profil ikon a jobb felső sarokban) → Automatizálások: folyamatok listája, vizuális szerkesztő és végrehajtási előzmények.

Áttekintés

Minden automatizálásnak három fő eleme van:

• Trigger (indítás) — határozza meg amikor megindul az áramlás: pl. "kapcsolati űrlap érkezett", "ügylet módosult", "minden hétfőn 9:00-kor".
• Flow lépések — műveletek egymás után: rekordok létrehozása vagy szerkesztése, üzenetek küldése, várakozás, feltétel ellenőrzése, ismétlés egy listán.
• Általános beállítások - cím, Tulajdonos, Együttműködők, Aktív vagy Inaktív állapot (ugyanazok a címkék, mint a táblázatban).

Amikor az eseményindító aktiválódik, a Mokapen sorba állítja a futtatást, és a háttérben feldolgozza. Minden kezdet elhagyja a kereshető előzmények, lépésről lépésre, így láthatja, mi sikerült, és hol kell javítani a dolgokat. Az automatizálások nem helyettesítik az emberi ítélőképességet az összetett esetekben: megszüntetik az ismétlődő munkát, és megtartják az összehangolt folyamatokat.

Alapfogalmak

A folyamat felépítése előtt segít eligazodni a szerkesztőben található kifejezésekkel:

• Automatizálás / áramlás — a teljes folyamat, a tetején lévő kezdő blokktól az utolsó műveletig.
• Tömb — minden mező a szerkesztőben: start, akció, feltétel, késleltetés vagy "ForEach Loop".
• Ág — egy feltétel vagy hurok alatt a lépcsők különböző utakon ülhetnek (pl. "ha a feltétel teljesül" / "egyébként").
• Változó — menet közben felvett adat: az imént beküldött űrlap mezője, a folyamatot kiváltó kapcsolattartó neve, az automatizálás Tulajdonosának email címe, az előző lépés eredménye. Elkerüli a CRM-ben már lévő információk újragépelését.
• Tulajdonos (lista oszlop) — az a felhasználó, aki alatt a Mokapen a folyamatot futtatja: az engedélyek, az e-mail-/SMS-küldés és a rekord létrehozása tőlük függ. Ez eltér az egy lépésben létrehozott feladat tulajdonosától: a folyamatban mindkettőt beállíthatja, de az automatizálás tulajdonosának rendelkeznie kell a szükséges jogokkal mindenhez, amit a folyamatnak meg kell tennie.
• Együttműködők — más felhasználók vagy csapatok, akik a Tulajdonoson kívül megtekinthetik és szerkeszthetik az automatizálást; a szervezet adminisztrátorai mindig mindent látnak.

Szerep a CRM-ben

Az automatizálások összekapcsolják a CRM-területeket, amelyek egyébként külön maradnának:

• Marketing és leadek — webhely űrlap → új kapcsolatfelvétel és üzlet → minősítési feladat → e-mail az értékesítési képviselőnek (Kapcsolatok, Ajánlatok).
• Műveletek — megnyert ügylet → belépési feladat → ellenőrzőlista elemei bejelölve (Feladatok, Ellenőrző lista).
• Támogatás — jegy megnyitott vagy bejövő e-mail → hozzárendelés, címkék, belső feladat (Jegyek).
• Integrációk — rendszeres olvasás Google Táblázatról, Excel online vagy weboldalról a könyvtárak igazításához (Integrációk).
• Kereskedelmi dokumentumok — árajánlat vagy rendelési sorok frissítése egy listából (Idézetek, Megrendelések).

Amikor egy lépés feladatokat, névjegyeket vagy jegyeket hoz létre, linkeljen Kapcsolatok és Címkék ahogyan azt manuálisan tenné: a generált rekordok navigálhatók maradnak a munkaterület többi részéből.

Használati esetek

• Weboldal vezet — „Kapcsolatfelvételi űrlap érkezett” → Kapcsolat létrehozása + Ügylet létrehozása a bejövő folyamatban → Feladat létrehozása „Első kapcsolatfelvétel 24 órán belül” → E-mail küldése az ügyeletes értékesítési képviselőnek.
• Értékesítés nyomon követése — "Ügylet módosítva" csak akkor, ha a szakasz megváltozik → Nyomon követési feladat létrehozása az ügylet várható zárási dátumából származó esedékességi dátummal.
• SLA támogatás — "Jegy létrehozva" → Elsőbbségi feltétel → ha magas, SMS küldése a kapcsolattartónak, majd Kapcsolt belső feladat létrehozása.
• Heti összefoglaló — ütemezett trigger minden hétfőn → Feladatok lekérése (szűrőkkel) → Összefoglaló e-mail küldése a folyamatban résztvevő együttműködőknek.
• Könyvtár igazítás — éjszakai ütemezett trigger → Google-lap olvasása → ForEach Loop az egyes sorokon → Névjegy/Vállalat létrehozása vagy szerkesztése.
• Bejövő e-mail — üzenet a dedikált címre → feladó mentése → Ügyfélhez kapcsolt jegy létrehozása.

Csak egyértelmű szabályokkal rendelkező folyamatokat automatizáljon. Ha minden esetben emberi megítélést igényel, korlátozza magát a megfelelő feladat elkészítésére, amelynek címe, esedékessége és linkjei már kitöltöttek.

Hozzáférés és engedélyek

Terv — Premium Large szükséges; megfelelő terv nélkül az Automatizálások menüpont letiltva marad.

Ki tud újat létrehozni - csak a Szervezet tulajdonosa (a szerepkör leírása a A szerepek útmutatója) elindíthatja a létrehozást: válassza ki a triggert, és mentse az első folyamatot. Más jogosult felhasználók megnyithatják, szerkeszthetik vagy sokszorosíthatják a meglévő automatizálásokat, ha tulajdonosai vagy együttműködői az adott folyamatnak, vagy ha szervezeti rendszergazdák.

Ki mit lát a listában — a rendszergazdák látják az összes szervezeti automatizálást; más felhasználók csak azokat látják, ahol tulajdonosok, együttműködők vagy az együttműködők között felsorolt ​​csapat tagjai.

Aki "futja" az áramlást — A Mokapen a következő engedélyekkel hajt végre lépéseket Tulajdonos állítsa be az automatikán (tábla oszlop). Ha ez a személy nem tud ügyleteket létrehozni, e-mailt küldeni a szervezet nevében vagy jegyeket szerkeszteni, akkor a megfelelő lépés hibaüzenetet fog okozni: olyan felhasználót rendel ki Tulajdonosként, aki már rendelkezik a szükséges jogokkal, vagy kérje a szerepkör módosítását (a Szerepkörök útmutatójában is).

Lista oldal

In Automatizálások → Saját automatizálások megtalálja a hozzáférhetõ folyamatok táblázatát:

• Automatizálás — cím és alcím a kiváltó típusával.
• Írja be — Esemény vagy ütemezett.
• Tulajdonos és Együttműködők — ki irányítja az áramlást.
• Állapot — Aktív vagy Inaktív.
• Frissítve — az áramlás utolsó módosítása.

Az oldalsávon: + Automatizálás létrehozása (Csak a szervezet tulajdonosa) és link a listára. Több sor kiválasztásával tömegesen módosíthatja a tulajdonost, a közreműködőket és az állapotot, másolhatja vagy törölheti (a tömeges törlés speciális szerkesztési jogosultsággal rendelkező profilokhoz van fenntartva). Kattintson a címre a folyamatkártya megnyitásához; onnan lép be a szerkesztőbe vagy a végrehajtási előzményekbe.

Kiváltó okok: áttekintés

A kiváltó mindig az első blokk az áramlásról. Az alapján válassza ki a típust amikor a folyamatnak el kell indulnia:

• Esemény — valami történik a CRM-ben vagy egy csatlakoztatott csatornán (űrlap, rekord módosult, e-mail érkezett…).
• Ütemezett — A Mokapen meghatározott időközönként vagy meghatározott dátumokon/időpontokban elindítja az adatfolyamot, felhasználói beavatkozás nélkül.

Az első létrehozáskor az automatizálás az Inaktív: minden lépést nyugodtan végrehajthat, és csak akkor aktiválhatja, ha készen áll. Minden trigger biztosítja változók (űrlapmezők, az érintett rekord adatai stb.) a későbbi lépésekben történő felhasználásra.

Eseményindítók

Akkor kezdődnek, amikor valami konkrét történik. A leggyakrabban használt:

• Kapcsolatfelvételi űrlap érkezett — valaki kitölti a szervezetéhez kapcsolódó Mokapen űrlapot.
• A rekord létrehozva vagy módosítva — feladat, projekt, találkozó, foglalás, kapcsolatfelvétel, cég, ügylet, jegy, árajánlat, rendelés, termék, szolgáltatás, dokumentum (a pontos bejegyzések a „Select Trigger” képernyőn jelennek meg olyan címekkel, mint „Feladat létrehozva”, „Kapcsolat módosítva”, „Ügylet létrehozva”…).
• Bejövő e-mail — üzenet érkezett a szervezetben beállított dedikált címre.

A „módosított” és „létrehozott” triggerekhez hozzáadhat kiváltó feltételek a konfigurációs panelen: ezek nem a folyamat Állapot lépés, hanem szűrők, amelyek eldöntik, hogy az automatizálás valójában elindul amikor az esemény bekövetkezik. A teljes logika – különösen a „megváltozott mező” és az „aktuális érték” közötti különbség – benne van Kiváltó feltételek.

Ezek a triggerek visszaadják az érintett rekordból vagy űrlapból származó adatokat – cím, tulajdonos, egyéni mezők – ideálisak az automatikusan generált e-mailek és feladatok kitöltéséhez.

Ütemezett triggerek

Nem várnak a felhasználói lépésekre; naptárat követnek:

• Fix menetrend — egy dátumból/időpontból és rendszeres ismétlésből induljon ki (óránként, minden nap, minden héten, minden hónapban, minden évben vagy egyszeri futás egy adott napon).
• Naptári ütemezés — meghatározott naptári napokon vagy időpontokban fut (pl. minden hétfőn 8:00-kor, a hónap 2. napján).

Mokapen a szervezeti időzóna. Nincs "triggerelés" rekord: a folyamat a triggerben elmentett beállításokkal indul. A tesztek során a Mokapen azt szimulálja, amely azonnal indul, anélkül, hogy megvárná a valós időt.

Példák: havi emlékeztetők a csapatnak, éjszakai határidő-ellenőrzés, időszakos szinkronizálás külső lappal, kombinálva szűréssel Szerezzen feladatokat vagy Szerezzen ajánlatokat.

A trigger konfigurálása

A szerkesztőben kattintson a tetején lévő start blokkra a konfigurációs panel megnyitásához:

1. Válassza ki az űrlapot, a rekordtípust vagy a bejövő e-mail címet (a kiválasztott eseményindítótól függően).
2. Mert Kapcsolatfelvételi űrlap érkezett, adja meg a űrlap kódja (slug) a megfelelő formájú: a folyamat csak az ilyen űrlap beküldéseinél indul el.
3. Mert Bejövő e-mail, válassza ki a szervezetben konfigurált dedikált címet.
4. Mert … létrehozta vagy … módosítva triggereket, opcionálisan adja hozzá a körülmények a következő részben ismertetjük.
5. Ütemezett triggerekhez állítsa be a gyakoriságot, a napot, az időt és az ismétlést.
6. Mentse el az automatizálást: a beállítások akkor is tárolva maradnak, ha az állapot Inaktív.

A trigger határozza meg, hogy mely bejegyzések jelenjenek meg a későbbi lépések változóválasztójában. Ha megváltoztatja a kezdeti típust egy már felépített folyamaton, ellenőrizze, hogy a használt változóknak továbbra is van-e értelme.

Kiváltó feltételek

On … létrehozta és … módosítva triggerek (kapcsolat, ügylet, feladat, jegy stb.) a startpanel tartalmaz egy feltétel szekciót, ugyanazzal a szűrővel és kezelőfelülettel, mint a leírásban. Szűrők és operátorok. Itt azonban a szabályok érvényesek előtt bármelyik folyamatlépés elindul: ha nem teljesülnek, akkor az automatizálás igen nem sorban áll (az eseményhez nem jelenik meg végrehajtási előzmény).

Trigger feltételek vs feltétel lépés az áramlásban

• A kioldón — belépési szűrő: "ennek meg kell történnie", hogy a Mokapen elindítsa az áramlást.
• Feltétel lépés — Igen / Nem villa után a folyam már elindult: elágazáshoz hasznos (pl. nagy mennyiség → e-mail az igazgatónak, egyébként csak belső feladat).

Nincsenek meghatározott feltételek

• … módosítva - megindul az áramlás minden mentés akkor is, ha csak egy jegyzetet vagy egy mellékmezőt módosít. A túl sok futtatás elkerülése érdekében mindig szűrjön.
• … létrehozta - megindul az áramlás minden új rekordot abból a típusból.

„… módosított” trigger – a feltételek működése (fontos)

Mokapen összehasonlítja a rekordállapotot előtt és után az eseményt létrehozó mentés. Minden beállított feltételhez két ellenőrzés fut egymás után:

1. A kiválasztott mezőt módosítani kellett ebben a mentésben – az "előtte" és az "utána" értékeknek különbözniük kell. Ha elmenti a rekordot valami más megváltoztatásával (pl. csak a leírást frissíti), de megteszi nem érintse meg a feltételmezőt, a triggert nem tüzel, még akkor is, ha a mező már rendelkezik az Ön számára fontos értékkel.
2. Az új érték (az egy után a változás) meg kell felelnie az Ön által megadott operátornak és értéknek – pl. csővezeték szakasz Az egyik "Nyert", összeg Nagyobb mint 10.000, email Bármilyen értéke van.

A felületen az első oszlopot hívjuk Módosított mező (nem csak "Mező"): emlékeztet arra, hogy a Mokapen valódi változást néz ezen a területen, nem pedig a rekord általános állapotát.

Gyakorlati példák – Módosított ügylet

• Állapot: Módosított mező = Csővezeték szakasz, kezelő Az egyik, érték = Won. A felhasználó áthelyezi a szakaszt az „Javaslat”-ból a „Nyert”-be, és elmenti a → tüzek. A „Lost”-ból a „Won”-ba → tüzek. Csak a szakaszból kilépő mennyiséget módosítja → nem tüzel. A Stage már „nyert” volt, és változtatás nélkül menti → nem tüzel.
• Állapot: Stage Az egyik "Won" ÉS Összeg Nagyobb mint 50 000 – mindkét mezőnek kellett lennie módosított ugyanabban a mentésben, és az új értékeknek meg kell felelniük a szabályoknak. Ha csak a szakaszt változtatja meg, a második feltétel meghiúsul.
• Két feltétel kapcsolódik hozzá VAGY (VAGY): csak egy szabálynak teljesülnie kell (mező módosítva + új érték rendben), hogy a trigger aktiválódjon.

"X-ről Y-re változott" operátorok és előzmények

A módosított triggereken speciális operátorokat használhat, mint pl X-ről Y-ra változott (és mások, amelyek a változástörténethez kötődnek): használja őket, ha érdekli az explicit átmenet (pl. a szakasz a „Javaslat”-ról a „Nyert”-re vált), nem csak a „stage most Won”. A teljes operátorlistát lásd Szűrők és operátorok.

„… létrehozva” trigger – különböző feltételek

Itt van Mokapen nem összehasonlítás előtte/utána: a rekord most jött létre. Ellenőrizze a feltételeket értékek, amelyekkel a rekord létrejön:

• Példa: Jegy létrehozva + prioritás Az egyik "Magas" → csak akkor aktiválódik, ha az új jegy már létrehozásakor magas prioritású.
• Példa: Kapcsolat létrehozva + címke Tartalmaz A „Webhely lead” → akkor aktiválódik, ha a kapcsolattartó ezzel a címkével született.

Egy mezőnek nem kell „módosítania”: korábban nem létezett.

Egyéb eseményindítók

• Kapcsolatfelvételi űrlap érkezett — főszűrő = űrlapkód; nem használja a rekordmezőfeltétel-rácsot (a beküldött értékek triggerváltozók).
• Bejövő e-mail — válassza ki, melyik dedikált címet; a folyamat elindul az erre a címre érkezett üzeneteknél.
• Ütemezett triggerek — nincsenek rögzítési feltételek; az elmentett naptár szerint indulnak.

Tippek

• "Módosítva" mindig szigorú feltételből induljon ki (egy mező + célérték), ahelyett, hogy üresen hagyná a triggert.
• Ha a folyamat soha nem indul el, ellenőrizze a CRM-előzményekben, hogy a mentés igazán megváltoztatta a feltétel mezőt a várt új értékre.
• Ha túl gyakran indul, adjon hozzá ÉS feltételeket, vagy helyezze át a másodlagos ellenőrzéseket a Állapot lépj be az áramlásba.

Flow szerkesztő

A szerkesztőoldal egy függőleges blokkszerkesztő, amely összekapcsolt blokkokkal rendelkezik:

• Felül: szerkeszthető cím, Vissza, link a végrehajtási előzmények, Aktív / Inaktív kapcsolót.
• Első blokk: a választott trigger.
• Alább: lépések sorrendben – műveletek, feltételek, késések, „ForEach Loop” ciklusok.
• + Művelet hozzáadása megnyitja a teljes katalógust (ugyanazok a nevek, mint a szerkesztő menüiben).

Minden blokk szerkeszthető, sokszorosítható vagy törölhető. A feltételek és a "ForEach Loop" megnyílik ágak: lépések hozzáadása a jobb oldali ághoz ("igen" / "nem" a feltételekhez, "a hurkon belül" az ismétlésekhez).

Mentéskor a Mokapen ellenőrzi a kötelező mezőket és zászlókat veszélyes hurkok különböző automatizálások között (pl. az A áramlás kiváltja B-t, amely hívja A-t). Ebben az esetben a mentés le van tiltva, és megjelenik az érintett automatizálások listája.

Rendelkezésre álló műveletek

Kattintson + Művelet hozzáadása a katalógus megnyitásához: minden bejegyzésnek megvan a ugyanaz a név látod Mokapenben. Kiválasztás után kitölti a modált (hivatkozási rekord, beállítandó mezők, üzenet címzettje…). Szinte minden mező fogad fix szöveget vagy a változó menüből vagy dedikált választóból.

Lent találod minden művelet jelenleg elérhető, típus szerint csoportosítva. A vastagon szedett nevek katalógusnevek.

A katalógus előtt olvassa el A cselekvési módok kitöltése: megmagyarázza rekordazonosító mezők, egyszeres vagy többszörös értékek és operátoros szűrők (ezek is hasznosak Szerezd meg… és Állapot).

A cselekvési módok kitöltése

Szinte minden művelet megnyit egy modált a kitöltendő mezőkkel. Néhány mindig megjelenik, mások csak akkor, ha hozzáad egy mezőt a listából. Íme, amit tudnod kell, hogy elkerüld a hibákat az első mentésnél.

Melyik rekordon kell dolgozni: az ID mező

Mert Olvass…, Szerkesztés…, Klón…, Szerezzen kapcsolatokat, Frissítse az ellenőrzőlistát, Szerezzen ajánlattételi elemeket / Szerezze be a megrendelt tételeket, és hasonlók, jeleznie kell melyik CRM rekord használni. A modál tetején megjelenik egy mező például a pontos rekordtípus címkével Kapcsolattartó azonosítója, Ügyletazonosító, Feladatazonosító, Jegyazonosító — ugyanaz a név, amelyet a rekord CRM-ben való megnyitásakor lát.

• Beilleszthet egy fixet azonosító szám (csak tesztelésre), vagy az esetek túlnyomó többségében válassza ki a változó a választóból (a mező melletti ikon vagy a "/" billentyű): pl. az előző lépéssel létrehozott kapcsolattartó azonosítója, a folyamatot kiváltó ügylet azonosítója, a beolvasott azonosító Olvassa el az alkut lépés.
• Ez a mező elfogadja csak egy érték — egy változó vagy egy azonosító. Ne írjon be több azonosítót vesszővel elválasztva, és ne jelöljön ki több változó jelvényt ugyanabban a mezőben: a Mokapennek pontosan tudnia kell egy olvasni vagy szerkeszteni.
• Ha a mező üres marad, vagy a változó nem tartalmaz érvényes azonosítót, akkor a lépés meghiúsul a végrehajtási előzményekben, és kötelező mezőhibával jelentkezik.

Egyérték, több érték és kapcsolatok

Nem minden mező működik egyformán a létrehozási vagy szerkesztési műveletek kitöltésekor:

• Egyedi mezők — cím, tulajdonos, dátum, összeg, e-mail cím, telefon, folyamatszakasz stb.: meg kell adni egy érték (fix szöveg vagy változó). Ha a változó egy lista (tömb), akkor a Mokapen nem tudja használni olyan mezőben, amely csak egyet fogad el: válasszon egy "egyszerű" változót vagy egy adott mezőt az előző lépésből.
• Csatlakozási mezők — olyan mezők, amelyek neve ezzel kezdődik csatlakoztatva_ (pl. kapcsolt kapcsolatok, kapcsolt ügylet, kapcsolt cég): tartalmazhat több rekord. A gyakran látható mező mellett Hozzáadás vagy Cserélje ki: -val Hozzáadás új kapcsolatokat adnak hozzá a már rögzített kapcsolatokhoz; -vel Cserélje ki az aktuális kapcsolatok eltávolításra kerülnek, és csak a megadottak maradnak meg. Beállíthatja őket egy vagy több azonosítóval, több változóval vagy kimenettel Szerezzen kapcsolatokat.
• Egyéb többértékű mezők — címkék, érdekelt felek, néhány lista: több bejegyzés elfogadása; a változóválasztó egy "?" ikon a jelvényen: vigye az egérmutatót, hogy megnézze, hogy a változó egyszerű szöveg, dátum, több lista stb.

In Szerkesztés… műveletek csak a hozzáadott mezőket Mező hozzáadása megjelennek: nem kell a teljes rekordot kitölteni, csak az azonosítót + a módosítani kívánt mezőket.

Új rekord létrehozása

Ezek az akciók új rekordot generál a szervezetben, mintha kézzel hozta volna létre listából vagy rekordból. Töltse ki a címet, a tulajdonost, a hivatkozásokat és az egyéni mezőket; előre kitöltheti őket trigger vagy előző lépés változókkal.

• Feladat létrehozása — tevékenységet nyit (határidő, tulajdonos, elsőbbség, kapcsolat az ügyféllel vagy üzlet). Tipikus elvezetés után vagy automatikus nyomon követésnél.
• Projekt létrehozása — elindít egy, az áramlást kiváltó ügyfélhez vagy folyamathoz kapcsolódó működési projektet.
• Találkozó létrehozása — naptári kötelezettséget ad hozzá (hívás, látogatás, áttekintés).
• Foglalás létrehozása — az Ön szolgáltatásaihoz vagy erőforrásaihoz kapcsolódó foglalható résidőt regisztrál.
• Kapcsolat létrehozása — felvesz egy személyt a címtárba (űrlapról, külső lapról, bejövő e-mailről).
• Cég létrehozása — hozzáad egy céget a címtárhoz, gyakran párosítva az ugyanabban a folyamatban létrehozott kapcsolattartóval.
• Hozzon létre üzletet — folyamatban lévő ügyletet nyit (összeg, szakasz, kapcsolt kapcsolattartó vagy cég).
• Jegy létrehozása — megnyit egy, az ügyfélhez már társított támogatási kérelmet.
• Ajánlat létrehozása — kereskedelmi bizonylatot állít elő sorokkal, összegekkel és ügyféladatokkal.
• Rendelés létrehozása — rögzíti a visszaigazolt rendelést, gyakran megnyert ügylet vagy elfogadott árajánlat után.
• Termék létrehozása — hozzáad egy tételt a termékkatalógushoz.
• Szolgáltatás létrehozása — hozzáad egy tételt a szolgáltatási katalógushoz.
• Dokumentum létrehozása — archivál egy strukturált dokumentumot a szervezeti dokumentumok területen.

Meglévő rekord olvasása

Ezek az akciók egyetlen rekord betöltése már a CRM-ben. A modálisban töltse ki a azonosító… mező (pl. Kapcsolattartó azonosítója) úgy, hogy a változó a megfelelő rekordra mutasson, majd mentse el. Az olvasási rekord mezői a későbbi lépések számára elérhető változókká válnak a lépés nevével (pl. a 3. lépésben olvasott partner címe és e-mail címe).

Használja őket, ha a kioldó nem elég – pl. el kell olvasnia egy kapcsolt ügylet összegét, amely nem váltotta ki az áramlást – vagy amikor egy másik rekordot kell frissítenie az elején.

• Olvassa el a Kapcsolatfelvételt — lekéri a nevet, e-mail címet, telefonszámot, egyéni mezőket és egyéb kapcsolati adatokat.
• Olvassa el a Társaságot — lekéri a cég nevét, adószámát, címét és cégmezőit.
• Olvassa el a Feladatot — beolvassa a címet, a határidőt, az állapotot, a tulajdonost és a feladatmezőket.
• Olvassa el a Projektet — lekéri a projekt adatait és állapotát.
• Olvassa el a Találkozót - beolvassa a dátumot, az időt, a résztvevőket és a találkozókat.
• Olvassa el a Foglalás — lekéri a rés-, szolgáltatás- és foglalási adatokat.
• Olvassa el az alkut — beolvassa az összeget, a folyamat szakaszát, a valószínűséget, a dátumokat és a kereskedelmi mezőket.
• Olvassa el a Jegyet — lekéri a prioritást, állapotot, leírást és jegy hozzárendeléseket.
• Olvassa el az Idézetet - beolvassa a fejlécet, az összegeket és az idézet metaadatokat (nem sorokat: ezekhez használja Szerezzen ajánlattételi elemeket).
• Olvassa el a Rendelést — lekéri a rendelési adatokat (fejléc; sorok kezelése Szerezze be a megrendelt tételeket).
• Olvassa el a Terméket — beolvassa az ár, a kód, a leírás és a katalógus termékmezőit.
• Olvassa el a Szolgáltatást — lekéri a katalógusszolgáltatás adatait.
• Olvassa el a dokumentumot — beolvassa a címet, típust és az archivált dokumentummezőket.
• Olvassa el a felhasználót vagy a csapatot — lekéri egy szervezeti felhasználó vagy csapat adatait (név, e-mail cím, szerepkör…) e-mailekben vagy feladatokban való felhasználás céljából.

Meglévő rekord szerkesztése

Ezek az akciók frissíti a mezőket meglévő rekordon. A modálisban: (1) adja meg azonosító… a rekordot szerkeszteni; (2) add hozzá Mező hozzáadása csak a módosítani kívánt mezők; (3) minden mezőbe írjon be rögzített értéket vagy változót. A kapcsolatokról és a többértékű listákról ne feledje Hozzáadás / Csere (lásd A cselekvési módok kitöltése).

• Névjegy szerkesztése — frissíti a címtárat, a címkéket, az egyéni mezőket, vagy kapcsolatba lép a tulajdonossal.
• Cég szerkesztése — megváltoztatja a cégadatokat, besorolásokat vagy cégmezőket.
• Feladat szerkesztése — áthelyezi a határidőt, az állapotot, a tulajdonost vagy a feladat leírását.
• Projekt szerkesztése — frissíti az állapotot, a dátumokat vagy a projektmezőket.
• Találkozó szerkesztése — módosítja az időpontot, a címet vagy a résztvevők kinevezését.
• Foglalás szerkesztése — frissíti a rés- vagy foglalási adatokat.
• Ügylet szerkesztése — áthelyezi a színpadot, az összeget, a valószínűséget vagy más kereskedelmi területeket.
• Jegy szerkesztése — módosítja az állapot-, prioritás-, hozzárendelés- vagy jegymezőket.
• Idézet szerkesztése — frissíti az idézet fejlécét és mezőit (a sorok dedikált műveletekkel rendelkeznek).
• Rendelés szerkesztése — frissíti a rendelés fejlécét és mezőit.
• Termék szerkesztése — megváltoztatja az árat, a kódot vagy a termék tulajdonságait.
• Szolgáltatás szerkesztése — frissíti a katalógusszolgáltatás adatait.
• Dokumentum szerkesztése — módosítja a cím, besorolás vagy dokumentum mezőket.

Meglévő rekord klónozása

Ezek az akciók másolatot készíteni egy meglévő rekordról. A modálisban adja meg a azonosító… a forrásrekord (változó vagy rögzített azonosító), és adott esetben a sokszorosítási lehetőségek (ellenőrzőlista, mellékletek, kapcsolatok). Az új duplikált rekord új azonosítót tesz közzé, amely a későbbi lépésekben használható.

• Feladat klónozása — feladatot másol a kiválasztott struktúra és hivatkozások megtartásával.
• Clone Project — megismétel egy sablonprojektet egy új ügyfél vagy ciklus számára.
• Klóntalálkozó — létrehoz egy ikertalálkozót a dátummal vagy a résztvevőkkel, amelyeket módosítani kell.
• Klónfoglalás — sablon foglalást másol.
• Kapcsolat klónozása — származtatott kapcsolattartót hoz létre (változat, fiók, további kapcsolattartó).
• Clone Company — másol egy sablon céget.
• Clone Deal — megújításra vagy felár eladásra vonatkozó ügylet megkettőzése.
• Klónjegy — egy meglévő jegyből kiindulva újranyit egy hasonló ügyet.
• Termék klónozása — katalógus termékváltozatot hoz létre.
• Klón szolgáltatás — sablonszolgáltatást másol.
• Dokumentum klónozása — replikál egy strukturált dokumentumot.

A katalógus nem tartalmazza Klón idézet vagy Clone Order: kereskedelmi dokumentumok felhasználására Ajánlat létrehozása / Rendelés létrehozása vagy manuálisan sokszorosítsa a rekordot a CRM-ben.

Rekordlisták beszerzése

Akciók Szerezzen feladatokat, Névjegyek beszerzése, Szerezzen ajánlatokat, és mások ugyanabban a családban nem kér egyetlen azonosítót sem: keresnek több rekord a szervezetben, és küldjön vissza egy listát. A modálban megtalálod:

• Szűrők (opcionális) — szakasz a tetején, ugyanazzal a logikával, mint a CRM jelentések és feltételek. Szűrők nélkül a művelet sok sort ad vissza (a belső határig): mindig szűk kritériumok a termelésben.
• Gomb a adjunk hozzá egy feltételt: minden sorhoz válasszon mező (az entitásmezőlistából), operátor (a mező típusától függően – lásd Szűrők és operátorok), és érték (szöveg, dátum, állapot, változó…).
• Az egyik feltétel és a következő között válassz ÉS (ÉS — mindkettőnek igaznak kell lennie) vagy VAGY (VAGY – csak egynek kell igaznak lennie).

Amit a végrehajtás után kapsz

• eredményeket — a szűrőknek megfelelő rekordok tömbje; minden elem tartalmazza az entitásmezőket (azonosító, cím, tulajdonos, egyéni mezők…).
• teljes — a talált rekordok száma.

Ha a lista egyes soraira szeretne reagálni, adja hozzá közvetlenül az a lépés után ForEach Loop és csatlakoztassa a eredményeket változó a Szerezd meg… lépés. A cikluson belül minden művelet „látja” az aktuális rekordot (kapcsolat, feladat stb.), mintha az lenne a trigger.

• Szerezzen feladatokat — szűrt feladatlista (pl. holnap esedékesség, értékesítési csapat, állapot "Nyitott").
• Szerezzen projekteket – a kiválasztott kritériumoknak megfelelő projektek.
• Névjegyek beszerzése — szűrt névjegyek (pl. "Hírlevél" címkével, az elmúlt héten készült).
• Szerezzen cégeket — vállalatok szektor, címke vagy egyéb szűrők szerint.
• Szerezzen ajánlatokat — ügyletek szakaszonként, összegenként vagy csővezetékenként.
• Kérjen időpontokat — egy adott körben vagy bizonyos jellemzőkkel rendelkező kinevezések.
• Foglaljon — szűrt foglalások.
• Vegyél jegyet — jegyek állapot, prioritás vagy hozzárendelés szerint.
• Szerezzen termékeket — a szűrőknek megfelelő katalógustermékek.
• Szerezzen szolgáltatásokat — szűrt katalógus szolgáltatások.
• Szerezzen dokumentumokat — archivált dokumentumok meghatározott kritériumok szerint.
• Szerezzen felhasználókat — a szervezet felhasználói (pl. összefoglaló értesítésekhez).
• Szerezzen csapatfelhasználókat — egy adott csapat tagjai (a feltételek csapatonkénti szűrése).

Nincsenek Kérjen árajánlatokat vagy Kap rendeléseket dokumentumfejlécek listájaként: az árajánlat- és rendeléssorokhoz használja a következő részben található műveleteket.

Szűrők és operátorok (listák és feltételek lekérése)

Az operátorok az egyes feltételek melletti legördülő listában három kontextusban jelennek meg: Szerezd meg… cselekvések, áramlás Állapot lépés, és kiváltó feltételek (… létrehozva / … módosítva). A Mokapen csak a kiválasztottal kompatibilis operátorokat jeleníti meg mező típusa (szöveg, szám, dátum, lista, igen/nem). On módosított triggereket, az operátoron kívül a mezőnek rendelkeznie kell valójában megváltozott abban a mentésben – lásd Kiváltó feltételek.

Szöveg és általános mezők

• egyenlő a — a mező pontosan megegyezik az értékkel (pl. ország = "Olaszország").
• Nem egyenlő — a mező eltér a megadott értéktől.
• Tartalmaz — a szöveg tartalmazza az alkarakterláncot (pl. az e-mail tartalmazza a „@company.com”).
• Nem tartalmaz — a szöveg nem tartalmazza az alsztringet.
• Ezzel kezdődik / Ezzel végződik — hasznos kódelőtagokhoz vagy tartományutótagokhoz.
• Bármilyen értéke van — a mező kitöltve (nem üres).
• Nincs értéke — a mező üres vagy hiányzik.
• Az egyik / Nem az egyik — az érték hozzátartozik (vagy nem) a kiválasztott opciók listájához.
• Mindennel egyenlő / Nem egyenlő minden, Mindent tartalmaz / Nem tartalmaz minden — olyan mezők esetében, amelyeknek több értéke is lehet: ellenőrzi, hogy az összes megadott érték megvan-e (vagy hiányzik-e).

Számok és összegek

• egyenlő a, Nem egyenlő - pontos összehasonlítás.
• Kevesebb mint, Kisebb vagy egyenlő, Nagyobb mint, Nagyobb vagy egyenlő, mint — tipikus összehasonlítások összegekre, mennyiségekre, pontszámokra vonatkozóan.
• között van — numerikus tartomány (minimális és maximális érték).
• Bármilyen értéke van, Nincs értéke, és az „egyik” / „minden” operátor is érvényes, ahol releváns.

Dátumok és határidők

• egyenlő a, Előtte van, Utána van — összehasonlítás egy konkrét dátummal.
• között van / Nem között - dátumtartomány.
• X napon/órán/percen/héten/hónapon belül — a mai naphoz viszonyított időtartam (pl. 7 napon belül esedékes).
• Több mint X nappal/órával/perccel ezelőtt van — esemény, amely legalább X időegységgel ezelőtt történt.
• Pontosan X nap/óra múlva — dátum a mai naptól meghatározott távolságra.
• A múltban van / A jövőben van — rögzített dátum megadása nélkül.

Lista, állapot, címkék, kapcsolatok (választható mezők)

• Az egyik / Nem az egyik — a rekord rendelkezik (vagy nincs) a kiválasztott értékek közül legalább egy (csőszakasz, jegyprioritás, címke…).
• Mindent tartalmaz / Nem tartalmaz minden — minden kiválasztott értéknek jelen kell lennie (vagy hiányoznia kell) a többértékű mezőben.

Speciális operátorok (változástörténet)

Ezek főleg azokban jelennek meg Állapot a "record modified" triggereken, és ahol a mezőtípus megengedi, be is Szerezd meg… szűrők. Összehasonlítják az értéket előtt és után a módosítás vagy a legutóbbi frissítések ellenőrzése:

• Valaha egyenlő volt / Soha nem volt egyenlő, Valaha egyike volt / Soha nem volt egyike sem — tereptörténet az idők folyamán.
• Frissítve az elmúlt X napban / Nem frissült az elmúlt X napban — a mező nemrég megváltozott (vagy nem).
• X-ről Y-ra változott — az érték az egyik konkrét értékről a másikra vált (hasznos az ügyletmódosítási triggernél: "a szakaszban ajánlat volt, és megnyert lett").

Az operátor kiválasztása után szükség esetén nyissa meg az értéksort (nyíl ikon): a relatív dátumokhoz csak az X számot írja be; számára Bármilyen értéke van / Nincs értéke nincs szükség értékre.

Árajánlat és sor tételek rendelése

Ezek a műveletek a sorok táblázat árajánlaton vagy rendelésen belül (termékek, mennyiségek, árak), nem a bizonylat fejlécében. Mert Szerezzen ajánlattételi elemeket / Szerezze be a megrendelt tételeket és Árajánlattételek szerkesztése / Rendelési tételek szerkesztése adja meg Idézetazonosító vagy Rendelési azonosító (trigger változó vagy a Ajánlat olvasása/készítése|Rendeljen lépés).

• Szerezzen ajánlattételi elemeket — beolvassa egy létező idézet összes sorát a ForEach ciklusban való használatra vagy a szerkesztési lépésekre.
• Szerezze be a megrendelt tételeket — lekéri egy meglévő rendelés sorait.
• Árajánlattételek szerkesztése — három móddal frissíti a sorokat: Cserélje ki az összes sort, Sorok hozzáfűzése, vagy Csak a megfelelő sorokat frissítse (egyezési feltétellel és frissítendő mezőkkel).
• Rendelési tételek szerkesztése — ugyanaz a cél a rendelési sorokon, azonos módokkal.

Ezek speciális műveletek: próbálja ki őket tesztajánlatokon és megbízásokon, és ellenőrizze soronként a végrehajtási előzményeket.

Csatlakozások és ellenőrzőlista

Szerezzen kapcsolatokat

Lekéri linkelt rekordok egy rekordhoz (kapcsolatok, ügyletek, feladatok, cégek… ugyanahhoz az entitáshoz kapcsolódnak), anélkül, hogy egyenként megnyitnák őket a CRM-ben.

A modálisban

1. Válasszon Írja be — melyik „központi” rekordot fontolgatja (Kapcsolat, Ügylet, Feladat, Jegy…).
2. Töltse ki a megfelelőt azonosító… mező (pl. Kapcsolattartó azonosítója) változóval: általában az indítóazonosító vagy a Olvass… / Hozzon létre… lépés.
3. Mentse el a műveletet.

Amit kapsz — változók minden kapcsolattípushoz, például a teljes lista connect_contacts, linkelve azonosítók (connect_contacts.contact_id), címeket (connect_contacts.title), és ugyanaz a séma ügyletekre, cégekre, feladatokra stb. Ezek többértékű változók: használja őket a ForEach Loop azonosítókon, vagy kapcsolati mezőiben Szerkesztés… / Hozzon létre… -vel Hozzáadás mód.

Frissítse az ellenőrzőlistát

Módosít egy rekord ellenőrzőlistát (ügyfél bejelentkezés, projekt minőségbiztosítás, jegylezárás) a meglévő elemek ellenőrzésével vagy újak hozzáadásával, a rekord megnyitása nélkül.

A modálisban

1. Írja be — az ellenőrzőlistával rendelkező entitás (Feladat, Ügylet, Jegy, Kapcsolat…; csak azok a típusok jelennek meg, amelyek támogatják a Mokapen ellenőrzőlistát).
2. azonosító… — a frissítendő rekord változója vagy azonosítója.
3. Hozzáadás / Csere — Hozzáadás megtartja a meglévő elemeket, és hozzáfűzi az alábbiakban meghatározottakat; Cserélje ki törli a teljes aktuális ellenőrzőlistát, és csak azt a listát illeszti be, amelyet a modálisban kitöltött.
4. Ellenőrző lista — egy vagy több sor: ellenőrizze Kész a befejezettnek megjelöléséhez írja be a cím (változókkal is, pl. "Verify {$contact.name}"), adjon hozzá sorokat a dedikált gombbal, rendezze át húzással.

Az üres címmel rendelkező sorokat figyelmen kívül hagyja. A végrehajtás után ellenőrizze a rekord- vagy lépéselőzményeket, hogy megbizonyosodjon az elemek alkalmazásáról.

Kommunikáció

E-mail küldése

Valódi e-mailt küld a folyamatból. A küldés mindig egy SMTP Mokapenben kapcsolt fiók – nem konfiguráció nélküli „általános” címről.

A modálisban

• Tól — válasszon a listából egy, a szervezetben már konfigurált SMTP-címet E-mail integrációk (az automatizálás tulajdonosa vagy engedéllyel rendelkező felhasználók által összekapcsolt fiókok). Alternatív megoldásként megadhat egy címet vagy változót (pl. a folyamattulajdonos e-mail-címe): A Mokapen az adott címhez társított SMTP-integrációt fogja használni. után változók feloldása. Ha egy SMTP-fiók sem egyezik, a lépés sikertelen – sárga figyelmeztetés jelenik meg a Tól mező.
• Ha Ön a Együttműködő és nem a folyamat Tulajdonosának, a Tulajdonosnak kell csatlakoztatnia a küldő e-mailt; különben nem indul el a küldés.
• To (kívánt), CC, BCC — egy vagy több cím, szükség esetén vesszővel elválasztva, vagy változók (kapcsolatfelvételi e-mail, jegytulajdonos e-mail stb.).
• Téma és Üzenet — szabad szöveg változókkal; a törzs a teljes szerkesztőt használja (a HTML-t is).

A címzett megkapja a levelet a kiválasztott SMTP feladótól. Ellenőrizze a spam és a domain hírnevét, ha nem érkezik levél; A végrehajtási előzmények azt mutatják, hogy a lépés befejeződött vagy elutasításra került.

SMS küldése

Rövid SMS-t küld a LinkMobility integráció (Mokapen SMS gateway).

A modálisban

• SMS fiók — válasszon egyet a fiókhoz kapcsolódó SMS-fiókok közül automatizálás Tulajdonos (a küldő álnév beállítva Integrációk → SMS). Ha a lista üres, először csatoljon egy számot/álnevet az integrációs oldalon.
• Itt is, ha együttműködőként szerkeszti a folyamatot, a tulajdonosnak aktív SMS-integrációval kell rendelkeznie.
• Sablon (opcionális) – válasszon egy szervezeti SMS-sablont a szöveg előre kitöltéséhez; utólag szerkesztheti. A sablon helyőrzőit nem cseréljük le automatikusan kapcsolati adatokra: use automatizálási változók az üzenetben.
• Telefon — a címzett száma (nemzetközi formátum ajánlott) vagy változó (pl. kapcsolattartó telefonszám).
• Üzenet — SMS szöveg változókkal; tartsa be a szolgáltató hosszkorlátait.

Ellenőrizze az SMS-jóváírásokat és a feladó számát az Integrációkban. Az áramlásteszt valódi SMS-t küld.

WhatsApp - a Automatizálások modul csak ma E-mail küldése és SMS küldése állnak rendelkezésre. A WhatsApp (WABA) használható a CRM-ben beszélgetések és a kapcsolódó integrációkon keresztül, de nem jelenik meg műveletként az automatizálási katalógusban. Az automatikus WhatsApp-üzenetek esetében fontolja meg a külső integrációt vagy a beérkezett üzenetek kézi áramlását.

Áramlásszabályozás

• Késleltetés — percekre, órákra vagy napokra szünetelteti a folyamatot a következő lépés előtt (emlékeztetők, várakozás két művelet között).
• Állapot — elágazást hoz létre: ha a mezőkre vagy változókra vonatkozó szabály teljesül, a Mokapen az "igen" ágat követi, ellenkező esetben a "nem" ágat.
• ForEach Loop — megismétli a lépéseket a belső ágban a lista minden eleméhez (általában a kimenete Névjegyek beszerzése, Szerezzen feladatokat, vagy külső lapról olvasott sorok).

Olvasás űrlapokból és külső forrásokból

Ezek a műveletek adatokat olvasnak kívül az egyetlen trigger rekord vagy a listák integrálása fájlokból és űrlapokból. Aktív integrációt igényelnek, ahol jelezzük (lásd Integrációhoz kapcsolódó tevékenységek).

Olvassa el az űrlapot

Akció a katalógusban, hogy tudja a mezőszerkezet szervezeti űrlap (ugyanazok a mezők, amelyeket az űrlapkészítőben definiáltunk). A gyakorlatban, amikor a látogató kitölt egy űrlapot, a beküldött értékek már rendelkezésre állnak változóként, ha használja a Kapcsolatfelvételi űrlap érkezett trigger (űrlapkód + mező előnézete a triggerben). Használat Olvassa el az űrlapot bonyolultabb folyamatban, ha a technikai űrlapmezőneveket le kell képeznie a kapcsolatfelvételhez, ügylethez vagy a későbbi lépésekben létrehozott feladathoz. Az űrlap kódja a meztelen csiga látható a szervezeti oldalon/űrlap konfigurációjában.

Olvassa el a Google-táblázatot

Sorokat importál egy URL-en keresztül elérhető Google-táblázatból.

• Először linkeld a Google számla be Integrációk ha a lap privát vagy hitelesítést igényel.
• A modális illessze be a lapot URL exportálható formátumban (pl. hivatkozással végződő export?format=csv nyilvános vagy megosztott CSV-hez).
• Hagyja ki az URL mezőt, és várja meg, amíg a Fájl betöltve üzenet: A Mokapen letölti a fájlt, észleli az oszlopokat (CSV, JSON vagy Excel), és megjeleníti az előnézetet az eredmény lapon.
• Kimenet — eredményeket változók (sorok tömbje, lapsoronként egy) és teljes (számlál). Minden oszlop egy belül elérhető mezővé válik ForEach Loop (pl. az „E-mail” oszlop hozzárendelése ehhez Kapcsolat létrehozása → email).

Olvasson Excelt online

Ugyanaz a felület, mint Olvassa el a Google-táblázatot, arra tervezték Microsoft 365 fájlokat (OneDrive, SharePoint, közvetlen hivatkozás a .xlsx/.xls fájlra).

• Link Microsoft Office 365 az Integrációk szakaszban, ha a fájl Microsoft bejelentkezést igényel.
• Illessze be a fájl vagy a megosztási hivatkozás URL-jét, és várja meg a betöltést.
• Használat eredményeket + ForEach Loop sorok szinkronizálása a kapcsolattartókkal, termékekkel vagy ügyletekkel a CRM-ben.

Olvasás az URL-ről

Általános beolvasás webcímről: CSV, JSON, Excel online vagy táblázatos adatokat visszaadó API-k.

• Írja be a teljes URL-t (https://…). A formátum az automatikusan észleli.
• Ha az URL nem érhető el, védett, vagy hibát ad vissza, piros figyelmeztetés jelenik meg, és a lépés végrehajtása meghiúsul.
• A betöltés után az észlelt oszlopok lépésváltozóként állnak rendelkezésre; kombinálni vele ForEach Loop külső rendszerekről történő tömeges importáláshoz vagy frissítéshez.

Mindhárom URL-művelet esetében: csak a szerkesztési módban történt sikeres betöltés után mentse a műveletet, így az oszlopok tárolva maradnak. Ha módosítja az URL-címet, töltse be újra, és ellenőrizze az előnézetet a folyamat aktiválása előtt.

Feltételek, késések és „ForEach Loop”

Mély merülés azon a három lépcsőn ne hozzon létre rekordokat de irányítani az áramlást:

A Állapot cselekvés létrehozza a Igen / Nem villa. Adjon hozzá egy vagy több szabályt ugyanazzal a felülettel, mint a leírásban Szűrők és operátorok: mező (vagy változó), operátor, érték, ÉS/VAGY hivatkozások. Példák: "az ügylet összege meghaladja a 10 000-et", "a kapcsolatfelvételi e-mail-cím bármilyen értéket képvisel", "a szakasz az ajánlatról megnyertre változott" (üzemeltető X-ről Y-ra változott trigger módosításánál). Kerülje el a túl sok egymásba ágyazott villát – az előzményeket nehéz követni egy eset esetében.

A Késleltetés művelet szünetelteti az áramlást a következő lépés előtt. A változókból származó dátumokkal kombinálva emlékeztetőket tesz lehetővé ("három nappal a határidő után"); ütemezett folyamokban egyszerűen szóközt tesz két egymást követő művelet között.

A ForEach Loop művelet ömlesztve dolgoz fel egy listát: connect output of Névjegyek beszerzése, Szerezzen feladatokat, vagy sorok külső lapról; a cikluson belül minden lépés az aktuális elemet látja. Először tervezzen és teszteljen néhány rekordon, majd méretezze meg.

Változók

A változók elkerülik a már a CRM-ben vagy a folyamatban lévő adatok újragépelését. A szerkesztőben válasszon a menüből vagy az ikonnal jelölő választóból – nincs különleges megjegyzendő szintaxis.

Mindig elérhető

• Szervezet adatok (név, a rendszer által közzétett beállítások).
• Tulajdonos az automatizálási adatok (név, e-mail…)
• Aktuális dátum és aktuális dátum és idő a végrehajtás pillanatában, beszámítással is (pl. "ma + 7 nap", ahol van).

A kioldótól — a választott kezdéstől függ: beküldött űrlapmezők, az áramlást kiváltó rekord értékei, bejövő e-mail információk.

Az előző lépésekből — minden befejezett művelet az eredményeket későbbi lépéseknek teszi ki: az azonosító (azonosító…) a létrehozott rekord, az olvasott kapcsolat mezői, a eredményeket listából Szerezzen ajánlatokat, laposzlopok, az egyetlen sor belül ForEach Loop. A változó választóban a lépések sorrendje: válassza ki a megfelelő lépést, majd a mezőt.

Változó típusok — a jelvények mellett a "?" ikon típust jelöl: egyszerű szöveg, dátum, szám, több lista, felhasználó stb cél mező típus: ne tegyen "lista" változót a Kapcsolattartó azonosítója mező (egyetlen érték), sem szabad szöveg, ahol a Mokapen numerikus azonosítót vár.

Gyakorlati tipp: a változók összekapcsolása után futtassuk a teszt és lépéselőzmények megnyitása: ellenőrizze, hogy a várt értékek megjelennek-e, mielőtt az automatizálást Aktívra állítja.

Integrációhoz kapcsolódó tevékenységek

Egyes műveletek csak akkor működnek, ha a megfelelő integráció aktív Integrációk és e-mail/SMS esetén, ha a automatizálás Tulajdonos összekapcsolta a megfelelő fiókot:

• E-mail küldése — SMTP fiókban (Gmail, Outlook, egyéni SMTP…), amely a kiválasztott címhez van társítva Tól mező. Érvényes e-mail integráció nélkül a lépés meghiúsul.
• SMS küldése — LinkMobility / SMS integráció feladó álnévvel a Tulajdonoson; elegendő kredit.
• Olvassa el a Google-táblázatot — Google magánlapok elszámolása; helyes exportálási vagy megosztási URL-t.
• Olvasson Excelt online — Microsoft 365 fiók védett OneDrive/SharePoint-fájlokhoz.
• Olvasás az URL-ről — nincs kötelező integráció, ha a cím nyilvános; ellenőrizze, hogy a külső szerver válaszol-e és elfogadja-e a kérést.

Ha a kapcsolat lejár, a lépés meghiúsul az előzményekben: csatlakoztassa újra az alkalmazást az Integrations alkalmazásból, és ismételje meg a tesztet. Lapok és URL-címek, térképoszlopok és kapcsolattartó vagy ügyletmezők esetén a ForEach Loop-on belül, ahogyan a kézi irányított igazításnál tenné.

Az áramlás tesztelése

A szerkesztőben kattintson a gombra automatizálási teszt: próbaüzemet indít.

Figyelmeztetés: a teszt ugyanazt a mechanizmust használja, mint az előállítás. E-mail, SMS, adatkészítés és frissítés ténylegesen alkalmazták. Kísérletezzen a tesztszervezéssel vagy rekordokkal, ha az áramlás invazív.

Viselkedés:

• Eseményindító — ha egy futás már létezik az előzményekben, újra felhasználhatja a kezdő adatokat; egyébként a Mokapen a triggerre mentett beállításokat használja.
• Ütemezett trigger — az azonnali indítást szimulálja a mentett beállításokkal, anélkül, hogy megvárná az ütemezett időt.

Sorbaállás után nyit végrehajtási előzmények és kövesse az egyes lépéseket. Javítsa ki az engedélyeket, a hiányzó változókat vagy a lejárt integrációkat, amíg a futtatás be nem fejeződik.

Végrehajtási naplók

Minden indítás – automatikus, ütemezett vagy teszt – bejegyzést generál történelem, elérhető a folyamatkártyáról vagy a szerkesztőből. Minden egyes futáshoz a következőket látja:

• Kezdés időpontja és végeredmény (folyamatban, befejezve, hiba).
• Indul részlet – milyen adatokat kapott a trigger.
• Részlet a minden lépést — mi ment be, mi jött ki, hibaüzenetek, ha vannak.

A kártya is mutatja Az áramlások az elmúlt 28 napban kezdődtek. A régebbi futtatások automatikusan törlődnek: ha egy hónapon túli archiválásra van szüksége, jegyezze fel vagy exportálja máshová a kritikus eseteket.

Gyakori problémák

• Soha nem indul el — Aktív állapot? A trigger be van állítva? "Módosítva" esetén a feltétel megköveteli a a jelzett mező megváltozott abban a mentésben és a új érték hogy megfeleljen az operátornak (nem elég, hogy a rekordnak már volt ilyen értéke). Ismételje meg a mentést, amely valóban megváltoztatja ezt a mezőt (például a folyamat áthelyezése).
• Lépéshibák az engedélyeknél — Az automatika tulajdonosa nem tudja végrehajtani ezt a műveletet. A folyamat tulajdonosának módosítása vagy a felhasználói szerepkör módosítása.
• Üres változó — Az előző lépés nem hozta meg a várt adatokat, a azonosító… mező nem mutat érvényes rekordra, vagy a folyamat egy feltétel "nem" ágát vette fel. Ellenőrizze a lépéselőzményeket a sikertelen lépés előtt.
• Mentés blokkolva a ciklus számára — Két automatika váltja ki egymást. Távolítsa el a másik automatizálást hívó lépést, vagy tervezze újra a folyamatot.
• E-mail vagy SMS nem érkezik meg — Spam, SMS jóváírás, szervezeti feladó, címzett változókban. Az előzmények azt mutatják, hogy a lépés befejeződött-e, vagy a szolgáltató elutasította.
• A külső integráció nem sikerült — Lejárt számla, átnevezett lap, elérhetetlen cím. Csatlakozzon újra az integrációkhoz, és frissítse a lépést.
• Túl sok futás — „Módosított” trigger feltételek nélkül: minden mentés újraindítja a folyamatot. Adjon hozzá aktiválási feltételeket (módosított mező + érték), vagy helyezzen át szűrőket a Feltétel lépésbe.

Ha a történelem nem elég, Másolat az automatizálást, próbálja ki a nem gyártási adatokat, és használja a tesztet, amíg az tiszta nem lesz.

Űrlapautomatizálás (egyszerűsített elérési út)

Van egy különálló elérési út a teljes Automatizálási modulból: az „Automatizálást az űrlapokból” tartalmazó terveken az űrlapkészítőben azonnali műveleteket – kapcsolatfelvétel, ügylet, feladat, jegy létrehozása – kapcsolhat össze a folyamatszerkesztő megnyitása nélkül.

Ideális céloldalakhoz és lineáris űrlapokhoz. Ha feltételekre, késésekre, listákra való visszalépésre van szüksége, vagy a Google Táblázatból olvasson, váltson a Automatizálások modult a „Kapcsolatfelvételi űrlap érkezett” triggerrel, és ott építse fel a teljes folyamatot.

Ajánlott eljárás

• Először a tervezés — Papíron: mi indítja el, melyik elágazódik, melyik rekordot vagy üzenetet hoz létre. Válasszon megfelelő jogosultsággal rendelkező tulajdonost.
• Építés inaktívként — Teljes trigger és lépések, hivatkozási változók, nem aktiválódnak azonnal.
• Tesztelj egy valós esetet — Próbafutás és lépésenkénti előzmények az ellenőrzött adatokon.
• Aktiválja és figyelje — Váltás Aktívra; az első napokban ellenőrizze az előzményeket és a generált rekordokat.
• Frissítés, ha a CRM megváltozik — Új csővezeték, módosított forma, újracsatlakozott integráció: nyissa meg újra az áramlást, és állítsa be a szűrőket és a változókat. Másolás a jelentősebb változtatások előtt.
• Tiszta cím és együttműködők — Pl. "Weboldal lead → bejövő üzlet" és értékesítési csapat a közreműködők között: aki később jön, azonnal megérti a célt.

Automatizálás, vele Kapcsolatok, Ellenőrző lista, és az Integrációk segítségével a Mokapen nemcsak rögzíti a történéseket, hanem megkönnyíti minek kell történnie – mindig előzményekkel, engedélyekkel és teszteléssel, mielőtt átadná az ismétlődő munkát.

Gyakorlati példák

A legkeresettebb folyamok közül öt, lépésről lépésre elmagyarázva: melyik ravaszt elindítja őket, Miért érdemes ezeket automatizálni, a akciók sorrendben, és a változók amelyek összetartják őket. Használja őket kezdősablonként: igazítsa a mezőket, szűrőket és címzetteket a szervezetéhez.

1. Weboldal leadása → kapcsolatfelvétel, üzlet és első kapcsolatfelvétel

Kioldó — esemény Kapcsolatfelvételi űrlap érkezett, szűrve a űrlap kódja a weboldal „Információkérés” űrlapján.

Miért — az űrlapot kitöltő vezetőt azonnal meg kell dolgozni: automatizálás nélkül kockáztatja, hogy kézzel újraírja az adatokat, időt veszít, és a kapcsolattartó lehűl. Itt a folyamat megnyitja a megfelelő rekordokat, és másodperceken belül értesíti az értékesítési képviselőt.

Akciók

1. Kapcsolat létrehozása — név, e-mail cím és telefonszám az űrlapmezőkből vett ki; címke "Webhely lead".
2. Hozzon létre üzletet a Bejövő folyamatban, a kezdeti szakaszban, az imént létrehozott kapcsolattartóhoz kapcsolva.
3. Feladat létrehozása "Első kapcsolatfelvétel 24 órán belül" holnap esedékes, csatlakozik a kapcsolattartóhoz és az üzlethez.
4. E-mail küldése belsőleg az ügyeletes értékesítőnek a benyújtott adatok összesítésével.

Változók — űrlapmezők (név, e-mail, telefon, üzenet) a triggertől; Kapcsolattartó azonosítója az üzletben és a feladatban használt 1. lépéstől; Ügyletazonosító a feladathoz kapcsolódó 2. lépéstől; az értékesítési képviselő e-mail címe (fix érték vagy felhasználói változó), mint címzett.

2. Megnyert ügylet → beépítési nyomon követés

Kioldó — esemény Az üzlet módosult trigger feltétellel: Módosított mező = Csővezeték szakasz, kezelő Az egyik, érték Won. Így csak akkor tüzel, ha a színpadon válik Ebben a mentésben nyert, nem minden változtatásnál.

Miért — a "Won" szakasznak ki kell váltania a bekapcsolást anélkül, hogy bárkinek kézzel kellene emlékeznie rá. Ezzel elkerülhető, hogy a zárt ügyfelek napokig tétlenül maradjanak.

Akciók

1. Feladat létrehozása Az ügylethez és az ügyfélhez kapcsolódó műveleti menedzserhez rendelt „Onboarding indítása”.
2. Frissítse az ellenőrzőlistát a feladatról a szabványos bevezető elemekkel (Cserélje ki mód).
3. E-mail küldése üdvözlő üzenet az ügylet fő kapcsolattartójának.

Változók — a triggertől származó ügyletadatok (jogcím, összeg, kapcsolt kapcsolattartó); Feladatazonosító az 1. lépéstől, amelyet a 2. lépésben szereplő ellenőrzőlista használ; a kapcsolattartó e-mail címe a 3. lépésben történő küldéshez. Megjegyzés: csak a új színpadérték kielégíti a feltételt, így az áramlás nem indul újra, ha elmenti az üzletet anélkül, hogy megérintené a színpadot.

3. Magas prioritású jegy → SMS a kapcsolattartónak és a belső feladatnak

Kioldó — esemény Jegy létrehozva kiváltó feltétellel: prioritás Az egyik "Magas". A „… létrehozva” triggereknél a Mokapen ellenőrzi a rekord születési értékeit, így csak a magas prioritású jegyek esetén aktiválódik.

Miért — egy sürgős jegy nem várhatja meg a következő pillantást a sorban: azonnali riasztást és nyomon követhető feladatot igényel annak, akinek cselekednie kell.

Akciók

1. SMS küldése az automatizálási Tulajdonos SMS-fiókján keresztül a támogatás kapcsolattartójának.
2. Feladat létrehozása belső "Sürgős jegy kezelése" néhány órán belül esedékes, a jegyhez kapcsolva.

Változók — az SMS-szövegben használt kiváltó jegyadatok (szám, tárgy, prioritás, ügyfél) és a feladat címe; a kapcsolattartó személy telefonja (felhasználói változó vagy fix érték); Jegyazonosító a triggertől a létrehozott feladat összekapcsolásához.

4. Heti összefoglaló az esedékes feladatokról (ütemezett)

Kioldó — ütemezett, naptári beosztás: minden hétfőn 9:00-kor, szervezeti időzóna.

Miért – a hét eleji fix emlékeztető segíti a csapatot a közelgő határidőkhöz való igazodásban, anélkül, hogy bárkinek is kézzel kellene szűrnie a feladatokat.

Akciók

1. Szerezzen feladatokat szűrőkkel: állapot "Nyitva" ÉS esedékessége 7 napon belül.
2. E-mail küldése összefoglaló a folyamathoz Együttműködők a talált feladatok listájával.

Változók — az 1. lépés kimenete: eredményeket (a feladatlista) és teljes (hány), beillesztve az e-mail törzsébe; az üzenet fejlécének aktuális végrehajtási dátuma. Ha feladatonként egy sort szeretne, hozzáadhat a ForEach Loop felett eredményeket a küldés előtt.

5. Címtárigazítás a Google Táblázatból (éjszakai ütemezés)

Kioldó — ütemezett, rögzített menetrend: minden este (pl. napi ismétlés 2:00-kor).

Miért — ha az ügyféladatok külső lapról származnak (import, ERP, harmadik féltől származó űrlap), az éjszakai szinkronizálás másolás-beillesztés és manuálisan kezelt ismétlődések nélkül viszi be azokat a CRM-be.

Akciók

1. Olvassa el a Google-táblázatot — a lap URL-je exportálható formátumban; Google-fiók csatlakoztatva az Integrációkhoz, ha a munkalap privát.
2. ForEach Loop a eredményeket kimenet:
3. a hurkon belül, Kapcsolat létrehozása (vagy Névjegy szerkesztése ha frissítéseket kezel) a laposzlopok leképezése a címtármezőkre.

Változók — eredményeket és teljes a Olvassa el a Google-táblázatot lépés; belső ForEach Loop minden oszlop (Név, E-mail, Telefon, Cég…) az aktuális sor változója, amely a Névjegy létrehozása/szerkesztése mezőket. Először teszteljen néhány sorban, majd soronként ellenőrizze az előzményeket, mielőtt aktiválja a folyamatot a termelésben.

Gyakran ismételt kérdések

K: Szükségem van egy konkrét tervre az automatizálás használatához?

V: Igen. A teljes modult tartalmazza a Prémium nagy terv. Megfelelő terv nélkül a menü Automatizálások menüpontja letiltva marad. Van egy egyszerűbb út is, Űrlap automatizálások, elérhető az azt tartalmazó terveken.

K: Ki hozhat létre új automatizálást?

V: Csak a szervezet Tulajdonos elkezdhet új áramlást létrehozni. Más felhasználók megnyithatják, szerkeszthetik vagy sokszorosíthatják a meglévő automatizálásokat, ha ők a tulajdonos vagy a közreműködők, vagy ha rendszergazdák.

K: Miért nem indul el soha az automatizálásom?

V: Ellenőrizze, hogy az állapot helyes-e Aktív és hogy a trigger konfigurálva van. A „… módosított” triggereknél ne feledje, hogy a feltétel megköveteli a a jelzett mező ténylegesen megváltozott abban a mentésben és abban a új érték megfelel az operátornak: nem elég, ha a rekord már rendelkezik ezzel az értékkel.

K: Mi a különbség az aktiválási feltételek és a Feltétel lépés között?

V: Kiváltó feltételek egy belépési szűrő: ha nem teljesülnek, az automatizálás még csak nem is kerül sorba. A Feltétel lépés egy igen/nem ág után az áramlás már elindult, elágazáshoz hasznos (pl. nagy összeg → email az igazgatónak, egyébként csak feladat).

K: Az automatika túl sokszor indult, hogyan kerülhetem el?

V: Szinte mindig "… módosított" trigger feltételek nélkül: a rekord minden mentésénél elindul. Adjon hozzá szigorú feltételt az eseményindítóhoz (módosított mező + célérték), vagy helyezze át a másodlagos ellenőrzéseket a folyamaton belüli Feltétel lépésbe.

K: Egy lépés sikertelen az engedélyeknél: mit jelent ez?

V: A Mokapen a lépéseket a következő engedélyeivel hajtja végre Tulajdonos állítsa be az automatikát. Ha ez a személy nem tud ügyleteket létrehozni, e-mailt küldeni a szervezet nevében, vagy jegyeket szerkeszteni, a megfelelő lépés meghiúsul. Rendeljen tulajdonosként egy felhasználót a szükséges jogokkal, vagy módosítsa a szerepkörét.

K: Miért nem megy ki az e-mailem vagy az SMS-em?

V: A küldés mindig egy csatlakoztatott fiókon keresztül történik: an SMTP fiók e-mailhez a LinkMobility SMS-integráció, mindkettő a folyamattulajdonoshoz van társítva. Ellenőrizze, hogy az integráció aktív és nem járt-e le, hogy van-e elegendő SMS-jóváírás, és ellenőrizze a spam és a domain hírnevét. Az előzmények azt mutatják, hogy a lépést a szolgáltató befejezte vagy elutasította.

K: Tesztelhetek egy automatizálást valós következmények nélkül?

V: Óvatosan: a teszt ugyanazt a mechanizmust használja, mint az éles, tehát az e-mailek, az SMS-ek, a rekordok létrehozása és szerkesztése ténylegesen alkalmazták. Ha a folyamat invazív, tesztelje egy tesztszervezeten vagy tesztrekordokon, majd nyissa meg a végrehajtási előzményeket, és ellenőrizze minden lépését.

K: Egy változó üresen jelenik meg a lépésben, miért?

V: Általában az előző lépés nem hozta meg a várt adatokat, a azonosító… mező nem mutat érvényes rekordra, vagy a folyamat egy feltétel "nem" ágát vette fel. Nyissa meg a lépés előzményeit közvetlenül a hibás lépés előtt, és ellenőrizze, hogy mi ment be és mi jött ki.

K: Mennyi ideig őrzik a végrehajtási naplókat?

V: A kártya mutatja a ban megkezdett folyamokat elmúlt 28 nap. A régebbi végrehajtások automatikusan törlődnek: ha egy hónapon túli archívumra van szüksége, jegyezze fel vagy exportálja máshová a kritikus eseteket.