A Mokapen útmutató

Integrációk

Integrációk csatlakoztassa a Mokapent a már használt alkalmazásokhoz – naptár, névjegyek, e-mail, felhőalapú tárolás, e-kereskedelem, számlázás, marketing, üzenetküldés –, így az adatok kézi másolás, táblázatexportálás vagy kettős bevitel nélkül áramlanak a CRM-be. A webhelyén létrehozott névjegy, a naptárában egy találkozó, az online áruházból származó rendelés vagy a Drive-on lévő fájl a megfelelő rekordba kerülhet Mokapenben, és fordítva.

Ez az oldal a általános áttekintés: mik az integrációk, mikor kell őket használni, milyen előnyökkel járnak a csapat számára, és hogyan lehet eligazodni az Integrációk területen. Minden csatlakoztatható alkalmazáshoz van (vagy lesz) a dedikált útmutató a csatlakozás és a konfigurálás konkrét lépéseivel – például a Google Naptárnak, a Google Névjegyeknek és a Google Drive-nak már van saját oldala.

Mik ezek és hogyan működnek

Az integráció nem helyettesíti a külső alkalmazást: létrehoz egy engedélyezett híd fiókja (Google, Microsoft, Shopify stb.) és az Ön fiókja között Mokapen szervezet. Ön dönti el, hogy mit, milyen irányban és milyen szabályokkal szinkronizáljon; A Mokapen az integráció típusától függően a háttérben vagy mentéskor hajtja végre az igazítást.

A Mokapen modell legfontosabb pontjai:

• Szervezetenként — minden kapcsolat azon a szervezeten belül érvényes, amelyben dolgozik. Szervezet váltása → ellenőrizze, hogy mely integrációk aktívak ott.
• Csatlakozó felhasználónként — általában aki a «Csatlakozás» gombra kattint, az engedélyezi a saját külső fiókját. A látott oldalon Kapcsolt fiók (szolgáltatási e-mail), és ki hozta létre a kapcsolatot.
• Opcionális megosztás — egyes integrációk (pl. felhőtárhely) lehetővé teszik, hogy más csapattagok is használják ugyanazt a kapcsolatot, így nem kell mindenkinek újra bejelentkeznie.
• Látható állapotok — Csatlakozva, Szinkronizálás folyamatban, Hiba: azonnal észreveszi, ha valami elromlik.
• Leválasztás — bármikor visszavonhatja a hidat Mokapentől. Leválasztáskor a Mokapen gyakran megjelenít egy párbeszédpanelt, ahol kiválaszthatja, hogy megteszi-e tartsa a szervezetbe már importált adatok (a CRM-ben marad, de már nem szinkronizálódik) ill távolítsa el Mokapenből. A külső szolgáltatás (Google stb.) adatai általában az nem automatikusan törlődik.

Az integrációk a CRM-modulok mellett működnek (kapcsolatok, találkozók, ajánlatok, jegyek, rendelések…) és Automatizálások: sok automatikus művelet (e-mail küldése, táblázatok olvasása, SMS) igényelnek hogy a megfelelő integráció aktív és érvényes legyen.

Előnyök a csapat számára

• Egy munkahely – Az értékesítési képviselők öt lap megnyitása nélkül láthatják a kapcsolattartó e-mailjeit, találkozóit és ajánlatait.
• Kevesebb hiba — nincsenek elfelejtett CSV-fájlok vagy más-más adatokkal kétszer megadott névjegyek.
• Következetes történelem — a jegyek, ajánlatok és mellékletek ugyanahhoz a rekordhoz kapcsolódnak.
• Megtakarított idő — automatikus vagy igény szerinti szinkronizálás a heti export/importálás helyett.
• Automatizálás engedélyezve — a Mokapen naprakész adataival a munkafolyamatok és a szabályok valós információkon futnak.
• Skálázhatóság — új kolléga: csatlakoztassa alkalmazásait, vagy használjon megosztott fiókot, ahol ez támogatott, a teljes CRM újraépítése nélkül.

Hol található az Integrációk terület

A szervezeten belül nyissa meg a felhasználói menüt, és válassza a lehetőséget Integrációk. Megjelenik egy rács a tervhez elérhető összes alkalmazással: minden kártyán megjelenik a név, a rövid leírás és az állapot (aktív vagy hamarosan megjelenik).

A kártyára kattintva megnyílik a integrációs oldal: ott találja a fiók csatlakoztatásának, a szinkronizálási beállításoknak, a Mentés / Szinkronizálás / Leválasztás gombra. Nem minden integráció rendelkezik ugyanazokkal a beállításokkal – a naptárnak, a névjegyeknek és a felhőnek más képernyője van, mert más-más dolgokat végeznek.

Egyes integrációkhoz a magasabb terv (érem ikon): megfelelő terv nélkül elolvashatja a leírást, de nem tudja befejezni a kapcsolatot.

Az integráció típusai Mokapenben

A Mokapen az integrációkat funkcionális területek szerint csoportosítja. Röviden, mire valók:

• Naptár — igazodik Mokapen találkozók külső naptárral (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideális ügyféltalálkozókhoz és közös napirendekhez.
• Elérhetőségek és értékesítés - szinkronizálás kapcsolatokat (Google Névjegyek, Outlook névjegyek, adatgazdagítás, LinkedIn…). Összekapcsolja a CRM-et a mindennap használt címjegyzékkel.
• Felhőbeli tárolás - fájlokat csatolhat és menthet innen Google Drive, OneDrive stb. közvetlenül a CRM-rekordokból.
• Kommunikáció — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: névjegyekhez kapcsolt és automatizálások által használt üzenetek.
• Marketing — listák és kampányok (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): névjegyek és statisztikák a CRM-hez igazodva.
• E-kereskedelem — Shopify, WooCommerce: termékek, rendelések és vásárlók a Mokapen értékesítési folyamatában.
• Számlázás - pl. Fatture in Cloud: a rekordok, termékek, árajánlatok és rendelések egységesek a rendszerek között.
• Reklámozás és találkozók — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: kampányadatok vagy résztvevők, ahol az összekötő támogatja.

A tényleges lista a tervtől és a szervezet számára engedélyezett alkalmazásoktól függ: nem minden elem érhető el mindenki számára.

Fiók összekapcsolása (általában)

A folyamat mindig hasonló, szolgáltatótól függetlenül:

1. Nyissa meg az integrációs oldalt a Mokapenben.
2. Kattintson a gombra a csatlakozáshoz (Bejelentkezés…, Szinkronizálás…, Fiók csatlakoztatása…).
3. A rendszer átirányítja a szolgáltató webhelyére (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Jelentkezzen be a használni kívánt fiókkal – lehet különböző abból az e-mailből, amellyel bejelentkezik a Mokapenbe.
5. Olvassa el, mire kér engedélyt Mokapen, és erősítse meg Engedélyezze / Engedélyezze.
6. Visszatér a Mokapenhez: megjelennek a beállítások és a szinkronizálási gombok.

Ha nem fogadja el az engedélyeket, a kapcsolat nem fejeződik be: A Mokapen nem tud adatokat olvasni vagy írni azon a szolgáltatáson. Az adott alkalmazástól függő automatizálások és funkciók mindaddig blokkolva maradnak, amíg Ön nem engedélyezi.

Az első csatlakozás után Mokapen lehet automatikusan megújítja a hozzáférést. Ha megváltoztatja jelszavát, visszavonja az alkalmazást a szolgáltatói panelről, vagy a munkamenet lejár, a Mokapen gyakran lejárt kapcsolódási üzenetet jelenít meg: húzza ki és csatlakoztassa újra.

Integráció leválasztása

Kattintás Leválasztás egy integrációs oldalon megnyílik egy megerősítés. A szükséges szó beírása mellett számos integráció kéri mit kezdjünk a már Mokapenben lévő adatokkal:

• Maradj Mokapenben (alapértelmezett opció, ha rendelkezésre áll) – névjegyek, találkozók, mellékletek vagy egyéb importált rekordok maradj a CRM-ben, de a külső szolgáltatásra mutató hivatkozás megszakad: nincs többé kétirányú szinkronizálás, amíg újra nem csatlakozik.
• Távolítsa el a Mokapenből — a „Keep” négyzetek kijelölésének törlésével vagy az eltávolítási kapcsoló engedélyezésével, Mokapen törli az org-ból a szinkronizáláshoz kapcsolódó rekordok vagy hivatkozások (pl. Google-ból importált névjegyek, Drive-mellékletlinkek). Ez nem tömeges törlés a külső Google/Microsoft/felhőben: az adatok ott maradnak, hacsak nem törli kézzel.

A lehetőségek az integráció típusától függően változnak – pl. A Google Névjegyek megkülönbözteti a kapcsolatokat és a vállalatokat; A Google Drive csak a Mokapenben található hivatkozások eltávolítását kínálja fel. Mindig olvassa el a párbeszédpanelt a megerősítés előtt, különösen, ha fiókot vagy szervezetet vált.

Engedélyek és adatvédelem

Minden szolgáltató megjelenít egy listát arról, hogy a Mokapen mire lesz képes (naptár olvasása, névjegyek kezelése, az alkalmazás által létrehozott fájlok elérése, e-mailek küldése stb.). Mokapen kéri csak az integrációhoz szükséges engedélyeket – nem általános hozzáférést a teljes fiókjához, ha nem szükséges.

A Mokapenben a szolgáltatói engedélyek mellett gyakran találja a következőket:

• Láthatóság — importált névjegyek vagy adatok, amelyek a teljes szervezet számára vagy csak Ön számára láthatók.
• Kapcsolat megosztása — engedélyezze a többi felhasználó számára a csatlakoztatott fiók használatát (ahol támogatott).
• Kifejezett felhatalmazás — egyes szinkronizálásoknál (például névjegyeknél) a szinkronizálás előtt be kell jelölni egy „Engedélyezem az adatok másolását…” jelölőnégyzetet.

Kombinálja ezeket a lehetőségeket a Mokapennel szerepek és engedélyek: kapcsolattartási engedély nélküli felhasználó nem kezelheti azokat a rekordokat, amelyeket amúgy sem láthat.

Irány szinkronizálása

Számos integráció (naptár, névjegyek, marketinglisták) lehetővé teszi a választást melyik úton adatforgalom:

• Csak Mokapenbe — a külső alkalmazás táplálja a CRM-et; Mokapen változásai nem térnek vissza.
• Csak a külső alkalmazáshoz — A Mokapen adatokat (pl. a CRM-ben létrehozott névjegyeket) küld a felhő címjegyzékébe.
• Mindkét irány — az egyik rendszerben végrehajtott frissítések tükröződnek a másikban is, a duplikációkra és ütközésekre vonatkozó szabályokkal, ahol vannak ilyenek.

Más csatlakozók (fájltárolás, néhány e-mail) „operatívabb” módon működnek: csatolás, mentés, küldés – a rekordok folyamatos kétirányú szinkronizálása nélkül.

Minden beállítás módosítása után használja Megtakarítás és ahol elérhető, Szinkronizál alkalmazni a szabályokat.

Tipikus használati esetek

Értékesítés és CRM

• Importálja a Google vagy az Outlook névjegyeit a CRM-be, és tartsa az ügyfeleket.
• Csatlakozás az e-kereskedelemhez: online rendelés → kapcsolat + lehetőség Mokapenben.
• Számlázás: Mokapen árajánlat, összhangban a számlázási rendszer dokumentumával.

Műveletek és naptár

• Találkozó a Google Naptárban → találkozó Mokapenben a résztvevőkkel és az ügyfélnyilvántartásra mutató hivatkozással.
• Időpont egyeztetve a Mokapen → esemény az értékesítési képviselő telefonján.
• Az ügylethez kapcsolódó, a csapat számára elérhető szerződésmellékletek a Drive-on.

Támogatás és kommunikáció

• A kapcsolattartóhoz kapcsolt IMAP e-mail: a beszélgetési előzmények rögzítve vannak.
• SMS vagy WhatsApp automatizálásból a jegy vagy az ügylet kiváltóján.

Marketing

• Hírlevél feliratkozás → kapcsolatfelvétel Mokapenben címkével és nyomon követett kampánnyal.
• Mailchimp kampány e-mail megnyitva → tevékenység látható a CRM kapcsolattartón.

Az ideális áramlást is leírja Kezdő lépések a Mokapennel: e-mail → kapcsolat → feladat → üzlet → árajánlat, olyan integrációkkal, amelyek elkerülik az alkalmazások közötti ugrást.

Integrációk és automatizálások

Az automatizálások képesek e-mailt, SMS-t küldeni, Google vagy Excel online táblázatokat olvasni, űrlapokból jegyeket készíteni – de csak akkor, ha a kapcsolódó integráció aktív a flow Tulajdonoson vagy az org-on. Az «E-mail küldése» lépés sikertelen, ha az SMTP-fiók nincs csatlakoztatva; Hasonlóképpen „Olvasd el a Google-lapot” érvényes Google-fiók nélkül.

A munkafolyamat éles üzembe helyezése előtt ellenőrizze az integrációkat és a felhasználói engedélyeket. Az akció részletei: Automatizálások → Integrációhoz kapcsolódó műveletek.

Dedikált útmutatók alkalmazásonként

A lépésről lépésre történő csatlakozáshoz és a konkrét beállításokhoz nyissa meg a szükséges integráció útmutatóját:

• Google Naptár — találkozók és naptár.
• Google Névjegyek — kapcsolattartási címjegyzék.
• Google Drive — mellékletek és fájltárolás.
• Microsoft Outlook naptár — találkozók és naptár.
• Microsoft Outlook névjegyek — elérhetőségek.
• OneDrive — mellékletek és felhőtárhely.
• MailerLite — elérhetőségek és e-mail marketinglisták.
• MailChimp — közönség és marketing előfizetők.
• Fatture a felhőben — cégek, termékek, szolgáltatások, árajánlatok és adómegrendelések.

Más integrációk dedikált oldalakat kapnak, amint közzétesszük őket. Addig is használja a Mokapen Integrációk oldalát és a kártyán található leírást.

Gyakori problémák (minden integráció)

• Lejárt kapcsolat — szakítsa meg a kapcsolatot a Mokapenben, és csatlakozzon újra, elfogadva minden engedélyt.
• A szinkronizálás elakadt a „folyamatban” állapotban - várj; a nagy címjegyzékek percekig is eltarthatnak. Ha nem fejeződik be, válassza le, majd csatlakoztassa újra.
• Ismétlődések — gyakran először szinkronizálja az e-mail szabályokat, vagy ugyanannak a szolgáltatásnak a kettős kapcsolatát különböző fiókokkal. Használja az ismétlődés elleni szabályokat, ahol rendelkezésre állnak, és az ismétlődések eszközt a névjegyekben.
• Hiányzó adatok — ellenőrizze a szinkronizálási irányt, a „csak én” láthatóságot, a Mokapen szerepkör engedélyeit, és azt, hogy a csatlakoztatott fiók a megfelelő-e (az oldalon látható e-mail).
• Az automatizálás meghiúsul — ellenőrizze a folyamat tulajdonosának integrációját és lépéselőzményeit az Automatizálásban.

Tippek a csapatnak

• Dönt ki mit köt össze (pl. egy team@ naptárfiók, egy vállalati meghajtó), és belsőleg dokumentálja.
• Integrációk összekapcsolása előtt tömeges import vagy automatizálás életbe lépése.
• Teszteljen tesztszervezeten vagy adatokon, ha a szinkronizálás invazív (teljes címjegyzék, éves naptár).
• Igazítsa a résztvevők/szervezők e-mailjeit, ha a felhőnaptárfióktól eltérő Mokapen-fiókot használ.
• Rendszeresen tekintse át az inaktív integrációkat vagy a szervezetet elhagyó felhasználókat – válassza le a már nem szükséges elemeket.
• A Mokapen AI és a jelentések az adatokon dolgoznak már Mokapenben: normál szinkronizálás = hasznos asszisztens és műszerfalak.