Vodič Mokapen

Integracije

Integracije povežite Mokapen s aplikacijama koje već koristite — kalendar, kontakti, e-pošta, pohrana u oblaku, e-trgovina, fakturiranje, marketing, slanje poruka — tako da podaci teku u CRM bez ručnih kopija, izvoza proračunskih tablica ili dvostrukog unosa. Kontakt kreiran na vašoj web stranici, termin u vašem kalendaru, narudžba iz vaše online trgovine ili datoteka na Disku mogu završiti na pravom zapisu u Mokapenu i obrnuto.

Ova stranica je opći pregled: što su integracije, kada ih koristiti, koje prednosti donose timu i kako se snaći u području integracija. Za svaku povezivu aplikaciju postoji (ili će postojati) a namjenski vodič s konkretnim koracima za povezivanje i konfiguraciju — na primjer, Google kalendar, Google kontakti i Google disk već imaju svoje stranice.

Što su i kako rade

Integracija ne zamjenjuje vanjsku aplikaciju: ona stvara ovlašteni most između vašeg računa (Google, Microsoft, Shopify itd.) i vašeg organizacija Mokapen. Vi odlučujete što ćete sinkronizirati, u kojem smjeru i s kojim pravilima; Mokapen poravnavanje izvodi u pozadini ili prilikom spremanja, ovisno o vrsti integracije.

Ključne točke modela Mokapen:

• Po organizaciji — svaka se veza primjenjuje unutar organizacije u kojoj radite. Promijenite organizaciju → provjerite koje su integracije tamo aktivne.
• Po korisniku koji se povezuje — obično onaj tko klikne na «Poveži» autorizira vlastiti vanjski račun. Na stranici koju vidite Povezani račun (servisna e-pošta) i tko je uspostavio vezu.
• Neobavezno dijeljenje — neke integracije (npr. pohrana u oblaku) dopuštaju drugim članovima tima da koriste istu vezu, tako da se ne moraju svi ponovno prijaviti.
• Vidljivi statusi — Povezano, sinkronizacija u tijeku, pogreška: odmah ćete primijetiti ako nešto pođe po zlu.
• Prekini vezu — možete u svako doba opozvati most od Mokapena. Prilikom prekida veze, Mokapen često prikazuje dijaloški okvir u kojem birate želite li zadržati podaci koji su već uvezeni u organizaciju (ostaje u CRM-u ali se više ne sinkronizira) ili uklonite ga s Mokapena. Podaci o vanjskom servisu (Google, itd.) su obično ne automatski izbrisani.

Integracije rade uz CRM module (kontakti, sastanci, ponude, karte, narudžbe…) i Automatizacije: mnogo automatskih radnji (slanje e-pošte, čitanje proračunskih tablica, SMS) zahtijevati da odgovarajuća integracija bude aktivna i važeća.

Prednosti za tim

• Jedno mjesto za rad — prodajni predstavnici vide e-poštu, sastanke i ponude na kontaktu bez otvaranja pet kartica.
• Manje grešaka — nema zaboravljenih CSV datoteka ili dvaput unesenih kontakata s različitim podacima.
• Dosljedna povijest — ulaznice, ponude i prilozi ostaju povezani s istim zapisom.
• Ušteđeno vrijeme — automatska sinkronizacija ili sinkronizacija na zahtjev umjesto tjednog izvoza/uvoza.
• Automatizacija omogućena — s ažuriranim podacima u Mokapenu, tijek rada i pravila pokreću se na stvarnim informacijama.
• Skalabilnost — novi kolega: povežite njihove aplikacije ili koristite zajednički račun ako je to podržano, bez ponovne izgradnje cijelog CRM-a.

Gdje pronaći područje integracije

Unutar organizacije otvorite korisnički izbornik i odaberite Integracije. Pojavljuje se rešetka sa svim aplikacijama dostupnim za vaš plan: svaka kartica prikazuje naziv, kratki opis i status (aktivno ili uskoro).

Klikom na karticu otvara se integracijska stranica: tamo ćete pronaći gumb za povezivanje računa, postavke sinkronizacije, Spremi / Sinkroniziraj / Prekini vezu. Nemaju sve integracije iste opcije — kalendar, kontakti i oblak imaju različite zaslone jer rade različite stvari.

Neke integracije zahtijevaju a viši plan (ikona medalje): bez pravog plana možete pročitati opis, ali ne možete dovršiti vezu.

Vrste integracije u Mokapenu

Mokapen grupira integracije po funkcionalnom području. Evo čemu oni služe, ukratko:

• Kalendar — poravna Mokapen imenovanja s vanjskim kalendarima (Google kalendar, Outlook kalendar). Idealno za sastanke s klijentima i zajedničke agende.
• Kontakti i prodaja — sinkronizira kontakti (Google kontakti, Outlook kontakti, obogaćivanje podataka, LinkedIn…). Povezuje CRM s adresarom koji koristite svaki dan.
• Pohrana u oblaku — priložiti i spremiti datoteke iz Google disk, OneDrive itd. izravno iz CRM zapisa.
• Komunikacija — e-pošta (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: poruke povezane s kontaktima i korištene od strane automatizacije.
• Marketing — popisi i kampanje (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): kontakti i statistika usklađeni sa CRM-om.
• E-trgovina — Shopify, WooCommerce: proizvodi, narudžbe i kupci u toku prodaje Mokapen.
• Fakturiranje — npr. Fatture u oblaku: zapisi, proizvodi, ponude i narudžbe dosljedni u svim sustavima.
• Oglašavanje i sastanci — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: podaci o kampanji ili sudionici ako ih podržava konektor.

Stvarni popis ovisi o vašem planu i aplikacijama omogućenim za vašu organizaciju: nije svaka stavka dostupna svima.

Povezivanje računa (općenito)

Tok je uvijek sličan, bez obzira na davatelja:

1. Otvorite integracijsku stranicu u Mokapenu.
2. Pritisnite gumb za povezivanje (Prijava s…, Sinkronizacija…, Poveži račun…).
3. Preusmjereni ste na stranicu pružatelja usluga (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Prijavite se s računom koji želite koristiti — može biti drugačiji s e-pošte koju koristite za prijavu na Mokapen.
5. Pročitajte za što Mokapen traži dopuštenje i potvrdite Dopusti / Ovlastiti.
6. Vraćate se na Mokapen: pojavljuju se gumbi za postavke i sinkronizaciju.

Ako ne prihvatite dopuštenja, veza se ne dovršava: Mokapen ne može čitati niti pisati podatke na toj usluzi. Automatizacije i značajke koje ovise o toj aplikaciji ostaju blokirane dok ne autorizirate.

Nakon prve veze, Mokapen može automatski obnovi pristup. Ako promijenite zaporku, opozovete aplikaciju s panela davatelja ili istekne sesija, Mokapen često prikazuje poruku istekle veze: odspojite i ponovno spojite.

Odspajanje integracije

Klikanje Prekini vezu na integracijskoj stranici otvara potvrdu. Osim upisivanja potrebne riječi, mnoge integracije pitaju što učiniti s podacima koji su već u Mokapenu:

• Čuvati u Mokapenu (zadana opcija ako je dostupna) — kontakti, sastanci, privici ili drugi uvezeni zapisi ostati u CRM-u, ali veza s vanjskom uslugom je prekinuta: nema više dvosmjerne sinkronizacije dok se ponovno ne povežete.
• Skinuti s Mokapena — poništavanjem okvira «Zadrži» ili uključivanjem prekidača za uklanjanje, Mokapen briše iz org zapise ili reference povezane s tom sinkronizacijom (npr. kontakti uvezeni s Googlea, veze na privitke Diska). Ovo nije skupno brisanje na vanjskom Googleu/Microsoftu/oblaku: podaci tamo ostaju osim ako ih ne izbrišete ručno.

Opcije se razlikuju ovisno o vrsti integracije — npr. Google kontakti razlikuju kontakte i tvrtke; Google Drive nudi uklanjanje samo veza u Mokapenu. Uvijek pročitajte dijaloški okvir prije potvrde, osobito ako mijenjate račun ili organizaciju.

Dopuštenja i privatnost

Svaki pružatelj usluga prikazuje popis onoga što će Mokapen moći učiniti (čitati kalendar, upravljati kontaktima, pristupati datotekama koje je izradila aplikacija, slati e-poštu…). Mokapen zahtjeva samo dopuštenja potrebna za tu integraciju — a ne generički pristup vašem cijelom računu kada nije potreban.

U Mokapenu, osim dozvola pružatelja usluga, često možete pronaći:

• Vidljivost — uvezeni kontakti ili podaci vidljivi cijeloj organizaciji ili samo vama.
• Dijeljenje veze — dopustite drugim korisnicima da koriste vaš povezani račun (ako je podržano).
• Eksplicitno ovlaštenje — na nekim sinkronizacijama (npr. kontakti) potvrdni okvir «Odobravam kopiranje podataka…» koji treba označiti prije sinkronizacije.

Kombinirajte ove izbore s Mokapenom uloge i dopuštenja: korisnik bez dopuštenja za kontakt ne može upravljati zapisima koje ionako ne može vidjeti.

Smjer sinkronizacije

Mnoge integracije (kalendar, kontakti, marketinški popisi) omogućuju vam da odaberete kojim putem podaci putuju:

• Samo u Mokapen — vanjska aplikacija hrani CRM; promjene u Mokapenu se ne vraćaju.
• Samo za vanjsku aplikaciju — Mokapen šalje podatke (npr. kontakte stvorene u CRM-u u adresar u oblaku).
• Oba smjera — ažuriranja u jednom sustavu odražavaju se u drugom, s pravilima za duplikate i sukobe ako su navedena.

Ostali konektori (pohrana datoteka, neka e-pošta) rade na «operativniji» način: prilažu, spremaju, šalju — bez kontinuirane dvosmjerne sinkronizacije zapisa.

Nakon svake promjene postavki, koristite Uštedjeti i, gdje je dostupno, Sinkronizacija primijeniti pravila.

Tipični slučajevi upotrebe

Prodaja i CRM

• Uvezite Google ili Outlook kontakte u CRM i održavajte klijente usklađenima.
• Povežite e-trgovinu: online narudžba → kontakt + prilika u Mokapenu.
• Fakturiranje: ponuda u Mokapenu u skladu s dokumentom u sustavu naplate.

Operacije i kalendar

• Sastanak u Google kalendaru → termin u Mokapenu sa sudionicima i poveznica na evidenciju kupaca.
• Termin kreiran u Mokapenu → događaj na telefonu prodajnog predstavnika.
• Prilozi ugovora na Disku povezani s ugovorom, dostupni timu.

Podrška i komunikacija

• IMAP e-pošta povezana s kontaktom: povijest razgovora u zapisu.
• SMS ili WhatsApp iz automatizacije na okidaču karte ili dogovora.

Marketing

• Prijava na newsletter → kontakt u Mokapenu s oznakom i praćenom kampanjom.
• E-pošta Mailchimp kampanje otvorena → aktivnost vidljiva na CRM kontaktu.

Idealni protok također je opisan u Prvi koraci s Mokapenom: e-pošta → kontakt → zadatak → dogovor → ponuda, s integracijama koje izbjegavaju skakanje između aplikacija.

Integracije i automatizacije

Automatizacija može slati e-poštu, SMS, čitati Google ili Excel online proračunske tablice, stvarati ulaznice iz obrazaca — ali samo ako je povezana integracija aktivan u toku Vlasnik ili na org. Korak «Pošalji e-poštu» ne uspijeva ako SMTP račun nije povezan; Isto tako, «Čitajte Google tablicu» bez važećeg Google računa.

Prije stavljanja tijeka rada u proizvodnju, provjerite integracije i korisnička dopuštenja. Detalji akcije: Automatizacija → Radnje povezane s integracijom.

Namjenski vodiči po aplikaciji

Za povezivanje korak po korak i specifične postavke otvorite vodič za integraciju koja vam je potrebna:

• Google kalendar — sastanci i kalendar.
• Google kontakti — imenik kontakata.
• Google disk — privici i pohrana datoteka.
• Microsoft Outlook kalendar — sastanci i kalendar.
• Microsoft Outlook kontakti — kontakti.
• OneDrive — privici i pohrana u oblaku.
• MailerLite — kontakti i marketinške liste putem e-pošte.
• MailChimp — publika i marketinški pretplatnici.
• Fatture in Cloud — tvrtke, proizvode, usluge, ponude i fiskalne naloge.

Ostale integracije će dobiti namjenske stranice kada ih objavimo. Do tada koristite stranicu Integracije u Mokapenu i opis na kartici.

Uobičajeni problemi (sve integracije)

• Istekla veza — prekinuti vezu u Mokapenu i ponovno se spojiti, prihvaćajući sva dopuštenja.
• Sinkronizacija je zapela na "u tijeku" — čekati; veliki adresari mogu potrajati nekoliko minuta. Ako ne završi, odspojite i ponovno spojite.
• Duplikati — često prva sinkronizacija bez pravila e-pošte ili dvostrukog povezivanja iste usluge s različitim računima. Upotrijebite pravila za sprječavanje duplikata gdje su navedena i alat za duplikate u kontaktima.
• Nedostaju podaci — provjerite smjer sinkronizacije, vidljivost «samo ja», dopuštenja uloge Mokapen i je li povezani račun pravi (e-pošta prikazana na stranici).
• Automatizacija ne radi — provjerite integraciju vlasnika toka i povijest koraka u automatizaciji.

Savjeti za tim

• Odlučiti tko što spaja (npr. jedan team@ kalendarski račun, jedan pogon tvrtke) i to interno dokumentirati.
• Povežite integracije prije skupni uvoz ili automatizacija puštena u rad.
• Testirajte na testnoj organizaciji ili podacima kada je sinkronizacija invazivna (puni adresar, godišnji kalendar).
• Uskladite e-poštu sudionika/organizatora kada koristite Mokapen račun različit od računa kalendara u oblaku.
• Pregledajte neaktivne integracije ili korisnike koji su povremeno napustili organizaciju — odspojite ono što više nije potrebno.
• Mokapen AI i izvješća rade na podacima već u Mokapenu: redovita sinkronizacija = koristan pomoćnik i nadzorne ploče.