Vodič Mokapen

Vodič za prisutnost

The Prisutnosti područje je Mokapenov HR modul za bilježenje sati i dana ljudi: rad na licu mjesta, bolovanje, godišnji odmor, slobodno vrijeme i druge vrste. Svaka prisutnost ima osobu, lokaciju, datum, vrijeme početka/završetka, vrstu, bilješke i (gdje je primjenjivo) privatnost. Može se povezati s planiranim Shift istog dana/mjesta.

Pristupite mu iz Ljudski resursi → Prisutnosti izbornik, ili koristiti Zabilježite prisutnost iz izbornika «+» (uobičajeni prečac: R ključ). Zadani prikaz je Kalendar; možete se prebaciti na Popis. Modul zahtijeva aktivnu aplikaciju Presences, ispravna dopuštenja i a odgovarajući Premium plan (HR paket). Provjerite dostupnost na svom planu.

Što Prisutnosti nisu: nije sustav automatskog mjerenja vremena (ulaz/odlazak), nema obvezne geolokacije i nema protoka «odobrenja upravitelja» (na čekanju/odobreno). Vi (ili urednik) bilježite datume i vremena — ručno, također skupno ili iz planiranja. The Vremenska tablica, ako postoji u Mokapenu, zasebna je aplikacija.

Uloga u CRM-u i odnos prema Shiftovima

• Smjene = plan («trebali biste biti ovdje u ovim terminima»).
• Prisutnosti = stvarno stanje («bili ste / zabilježili ste ove sate / ovaj tip»).

Njihovo korištenje zajedno je preporučeni tijek: urednik planira smjene, zatim bilježi (ili je zabilježio) prisutnost. Na kartici smjene možete otvoriti prečace za stvaranje/uređivanje prisutnosti i vidjeti varijaciju sati. Prilikom kreiranja prisutnosti, ako postoji smjena za istog korisnika + mjesto + dan, Mokapen to može automatski povezati (shift_id). U izvješćima, gdje je navedeno, također ćete pronaći unakrsni podaci za smjene + prisutnosti.

Korisnička dopuštenja: tko vidi, tko stvara, tko uređuje

Ne postoji uloga «odobravatelja». Ono što je važno je aplikacija, uređivač, osobe koje se prijavljuju i privatnost pojedinca.

1. Aplikacija i plan

Aplikacija Presences mora biti aktivna (prikladni Premium plan). Vlasnik to omogućuje u Postavkama → Aplikacije. Bez aplikacije ne vidite izbornik, popis ili izvješća o prisutnosti.

2. Urednici Prisutnosti

U Postavke → Ljudski resursi → Prisutnosti, vlasnik bira tko može stvarati i uređivati ​​prisutnosti za sve (odabrani korisnici ili cijela organizacija). Urednici:

• snimanje prisutnosti za bilo koju osobu (također više osoba u jednom potezu);
• uređivati, premještati (povuci i ispuštati), klonirati, planirati, arhivirati i brisati;
• može postaviti privatnost, suradnici/dionici i grupe o prisutnosti;
• na vremensko preklapanje oni primaju upozorenje, ali još uvijek mogu spremiti (fleksibilnija politika od normalnog korisnika).

Budući da ste urednik prisutnosti, također postajete urednik smjena (za usklađivanje planiranja i stvarnih podataka).

3. Korisnik koji nije urednik

Oni obično mogu snimati i upravljati vlastite prisutnosti i, gdje je predviđeno, njihove prisutnosti izvjestitelji (članovi timova kojima upravljaju). Oni ne upravljaju cijelim organizacijskim rasporedom. Na vremenskom preklapanju, Mokapen može blokirati spremanje (za razliku od editora).

4. Privatnost o osobnoj prisutnosti

Kao i kod drugih entiteta Mokapen: javnost prisutnost (u org, prema dopuštenjima) ili privatni — vidljivo onima s eksplicitnim pristupom (osoba nazočna, tko god ga je stvorio, naznačeni suradnici/dionici, pravila privatnosti). Urednici postavljaju privatnost i dionike na izradi/kartici. Koristite privatnost za bolovanje ili osjetljive podatke koji ne bi trebali biti dostupni svima.

5. Postavka «Vidljivost prisutnosti».

U postavkama prisutnosti također ćete pronaći a Vidljivost blok (samo moj / također tim / također prijavljeni / odabrani korisnici). Izjavljuje tko bi što trebao vidjeti. U svakodnevnoj praksi, međutim, pravila koja su najvažnija ostaju: koji je urednik, izvjestitelji za uređivanje i privatnost na individualnoj evidenciji. Ako nešto ne odgovara očekivanjima tima, prvo provjerite uređivač i privatnost, a zatim konfiguraciju vidljivosti s administratorom.

Ukratko:

• Vlasnik — aktivira aplikaciju, lokacije, vrste, uređivače (i opcije vidljivosti).
• Urednik — bilježi i ispravlja za sve; planira i izvodi skupne akcije.
• Neurednik — upravlja sobom (i prijavljenima); ne cijeli org.
• Privatnost — ograničava čitanje osjetljivog pojedinačnog zapisa.

Vrste prisutnosti

Svaka prisutnost ima a tip (konfigurabilno polje). Ako organizacija još nema prilagođene vrste, Mokapen nudi tipične zadane postavke:

• Raditi — radni dan/sati.
• Bolovanje
• Odmor
• Slobodno vrijeme
• ostalo

Vrste možete prilagoditi u Postavke → Ljudski resursi → Prisutnosti (upravljanje tipovima). Tipovi feed izvješća (sati prema vrsti) i filtri: koristite ih dosljedno u cijelom timu.

Stranica prisutnosti — alatna traka i prikazi

Kao Shifts, pronaći ćete Kalendar i Popis.

• Kalendar – Redovi: puni mjesec, mjesečna navigacija; redovi = dani; stupaca prema grupiranju.
• Kalendar – Stupci: prozor dana oko danas; ako postoje unaprijed postavljene postavke Pomaka s vremenskim odsječcima, rešetka može podijeliti stupce prema vremenskom odsječku.
• Grupiraj po: Lokacija → Korisnik ili Korisnik → Lokacija.
• Danas: pomaknite se do trenutnog dana.
• Napredni filteri: s osnovnim Premium planom (ako je dostupan).
• Zabilježite prisutnost / akcije: stvaranje; za urednike također Plan, duplikat, arhiva, skupne akcije na popisu.

U Popis (tablica): osoba, datum, vrijeme, vrsta, lokacija, bilješke, tko je stvorio/ažurirao (i grupe ako je urednik). Idealno za masovne ispravke i analitički izvoz prema izvješćima.

Kartica prisutnosti

Pritisnite karticu ili redak da otvorite karticu (modalno). Tipična polja:

• Osoba — uređivati ​​urednik; inače obično fiksiran na vas.
• Mjesto, Datum, Vrijeme početka / vrijeme završetka.
• Unaprijed pomaknuti (neobavezno, ako je aplikacija Shifts aktivna) — popunjava vremena iz unaprijed postavljenih mjesta.
• Tip, Bilješke.
• Privatnost / suradnici / grupe — za urednike.
• Arhivirano značka ako je izvan aktivnih pogleda.

Izbornik opcija: Klon, Arhiviraj/vrati, Izbrisati. Na kalendaru, s pravim dopuštenjima, možete povucite prisutnost (promijenite datum/lokaciju/korisnika; vremenski snimak može se uskladiti s mjestom smjene istog dana).

Bilježenje prisutnosti

1. Izbornik «+» → Zabilježite prisutnost, ili iz HR → Prisutnosti ili s kartice Shift.
2. Odaberite osoba (ako je urednik; možete odabrati više od jednog), mjesto, datumi (također niz), tip, puta (ručno ili iz unaprijed postavljenih promjena).
3. Dodajte bilješke; ako je urednik, postavite privatnost/dionike ako je potrebno.
4. Uštedjeti. Vremensko preklapanje: blok (normalni korisnik) ili upozorenje (urednik). Na dane zatvaranja organizacije a upozorenje pojavljuje se: još uvijek možete spremiti (ne blok poslužitelja).

Plan i duplikat

Plan (urednik) kopira razdoblje prisutnosti u ciljni mjesec, zadržavajući dan u tjednu i poziciju u mjesecu — ista logika kao i Shiftovi. Korisno za ponavljajuće obrasce (npr. fiksno skraćeno radno vrijeme), a ne za zamjenu dnevnog bilježenja varijabilnog rada.

Duplikat/Klon stvara kopije s kartice ili višestruki odabir na popisu; zatim ažurirajte datume i vremena.

Uređivanje, arhiviranje, brisanje

• Uredi — ugrađeno u karticu ili skupno u popisu (uređivač).
• Potez — povucite i ispustite na kalendar.
• Arhiva — uklanja iz aktivnih prikaza bez gubitka povijesti; vratiti iz arhive ili izbornika kartice.
• Izbrisati — trajno uklanjanje zapisa; koristiti za greške, a ne zatvorene mjesece (bolje arhivirati).

Postavke prisutnosti

Put: Organizacijske postavke → Ljudski resursi → Prisutnosti.

• Korisnici koji mogu stvarati i uređivati ​​prisutnosti — popis urednika (glavna poluga dopuštenja).
• Vidljivost — opcije «samo moje / tim / prijavljeni / korisnici»; pogledajte gornji odjeljak s dopuštenjima.
• Vrste — kreirajte/uređujte vrste (Posao, Odmor, … ili prilagođeno vašem sektoru).
• Lokacije i zatvaranja — u općim postavkama organizacije; podijeljeno sa Shifts.

Ne postoje postavke prisutnosti za GPS, geoogradu ili automatski «rad na daljinu»: ako radite na daljinu, i dalje bilježite lokaciju/vrstu/bilješke u skladu s internim pravilima.

Izvješća o prisutnosti

Jelovnik Izvješća → Prisutnosti: karte i popis. Tipične analize:

• Radno vrijeme po lokaciji
• Sati prema vrsti
• Radno vrijeme vikendom/radnim danom
• Sati po korisniku (po lokaciji i u tablici)
• Sati prema korisniku / dan u tjednu
• Unakrsni podaci (promjene i prisutnosti) — ako je također aktivna aplikacija Shifts

Napredni filtri često zahtijevaju osnovni Premium plan. Koristite izvješća za interni obračun plaća, radno opterećenje lokacije i odstupanje od planiranog — ne za dnevno bilježenje (to ostaje Kalendar/Popis i «Bilježi prisutnost»).

Slučajevi upotrebe

• Store: urednik = voditelj trgovine; evidenciju osoblja (ili ima zabilježene) radne dane; godišnji odmor/bolovanje s posebnom vrstom i privatnošću ako je potrebno.
• Tim s menadžerom: voditelj koji nije urednik upravlja izvješćima; HR urednik sve vidi i ispravlja.
• Usklađivanje pomaka: planirajte mjesec u smjenama → bilježite prisutnost na kraju tjedna → provjerite unakrsne podatke u izvješćima.
• Izostanci: Odmor/odsustvo/bolovanje tipa na cijeli dan (uobičajeno vrijeme prema internoj politici).

Preporučeni procesi

• Definirati vrste i urednici prije pokretanja uživo s osobljem.
• Zabilježite prisutnost isti dan ili na kraju tjedna, ne mjesecima kasnije.
• Za osjetljive podatke (bolovanje). privatna privatnost.
• Izbjegavajte preklapanja: korisnik ne bi trebao imati dva dodirna vremenska odsječka istog dana bez razloga.
• Arhiva zatvorena razdoblja; brisanje samo grešaka.
• Uvijek kombinirajte sa Smjene ako planirate lokacije.

Često postavljana pitanja

P: Mogu li sat ulaziti i izlaziti iz aplikacije?

O: Mokapen Prisutnosti su zapisi datuma/vremena (ručni ili planirani), a ne GPS značka za ulazak/odlazak.

P: Mora li upravitelj odobriti moju prisutnost?

O: Ne postoji tijek rada za odobravanje. Tko god je urednik može stvarati/ispravljati; drugi upravljaju sobom (i prijavljenima).

P: Zašto ne mogu spremiti? Kaže da postoji preklapanje.

O: Već imate prisutnost na isti dan s utorom koji se poklapa ili dodiruje. Ispravite vremena ili pitajte urednika (koji može spremiti s upozorenjem).

P: Razlika između prisutnosti i smjena?

O: Smjene = planiranje. Prisutnosti = snimljeni sati/vrste. Idealno zajedno; detalji u Vodič za smjene.

P: Ne vidim prisutnost zapisa.

O: Aplikacija nije aktivna, plan nije prikladan ili nema dovoljno dopuštenja. Provjerite kod administratora organizacije.

P: Čemu služi tip?

O: Za razlikovanje posla, odmora, bolovanja, slobodnog vremena… za filtere i izvješća. Prilagodite ga u postavkama prisutnosti.