Vodič Mokapen

Google disk

Poveži se Google disk do Mokapena do priložiti datoteke iz CRM zapisa (kontakti, poslovi, ulaznice, projekti…) i, ako želite, spremiti u oblak datoteke učitane s vašeg računala umjesto da ih pohranite samo na Mokapen poslužitelj.

Opći pregled: Integracije.

Zahtjevi

• Google račun s dostupnom pohranom na Disku.
• Dopuštenje Mokapenu za pristup datotekama koje aplikacija stvara ili otvara na Disku (ne cijelom sadržaju diska).

Povežite Google disk

1. Korisnički izbornik → Integracije → Google disk.
2. Klik Sinkronizirajte Google disk.
3. Prijavite se na Google i Dopusti pristup datotekama kojima upravlja Mokapen.
4. Konfigurirajte postavke i dijeljenje (samo korisnik koji se povezao vidi te odjeljke).
5. Klik Sinkronizacija na dnu stranice.

Ako ne prihvatite, nećete moći priložiti datoteke s Diska ili spremiti prijenose u oblak.

Što Mokapen traži od Googlea

Mokapen traži pristup datotekama stvara ili otvara kroz integraciju — bez pristupa za čitanje cijelom vašem osobnom Disku. Ovo je potrebno za namjensku mapu, prijenose i otvaranje privitaka iz CRM zapisa.

Postavke

• Spremite računalne datoteke u oblak (uključeno): datoteke prenesene s vašeg računala idu i na vaš Google Drive, ne samo na Mokapen.
• Namjenska mapa: Mokapen stvara ili ponovno koristi mapu pod nazivom Naziv aplikacije – naziv organizacije i tamo postavlja povezane datoteke, tako da ih možete pronaći grupirane na Googleu.

Dijeljenje s timom

• Omogući za druge korisnike — mogu koristiti kolege ili cijela organizacija tvoje Povežite se za prilaganje datoteka bez ponovne prijave. Korisno za tvrtku Drive kojim upravlja jedna kontakt osoba.
• Dijelite sve datoteke Diska s članovima — kada je uključeno, Mokapen datoteke na Disku dostupne su putem dijeljene veze s članovima organizacije; kada je isključeno, dopuštenja su restriktivnija.

Nakon svake promjene kliknite Sinkronizacija.

Svakodnevna uporaba — priložite datoteke iz zapisa

Otvorite zapis (kontakt, posao, ulaznica, projekt…), kliknite spajalica (Prilozi) i odaberite izvor. S povezanim Google diskom, dva različita načina pojaviti se:

1. S vašeg računala (na Google disk)

Stavka izbornika: Vaše računalo na Google disku.

1. Odaberite datoteku na računalu (ili je povucite u područje za učitavanje, ako je dostupno).
2. Mokapen ga učitava na Google Drive račun povezan s integracijom — ne samo na Mokapen pohranu.
3. Ako ste omogućili namjenska mapa u integracijama, Mokapen stvara (ili ponovno koristi) mapu Naziv aplikacije – naziv organizacije i tamo postavlja datoteku.
4. Datoteka je u prilogu zapisnika s poveznicom koja otvara dokument na Google disku.

Prednosti: dokument ostaje na disku organizacije (ili na računu koji se dijeli s timom); ne koristite Mokapen spremište za priloge; Google sigurnosno kopiranje i dijeljenje ostaju dostupni izvan CRM-a. Idealno za ugovore, PDF-ove i nove datoteke stvorene na vašem računalu.

2. Google Drive online — birač datoteka

Stavka izbornika: Google Drive online.

1. Otvara se Googleov birač (prozor Diska).
2. Odaberite jedno ili više datoteke već uključene Disk ili mapa.
3. Mokapen radi ne ponovno učitavati datoteku s vašeg računala: povezuje zapis s datotekom (ili datotekama) na Disku, s vezom za otvaranje.

Prednosti: nema dupliciranog učitavanja; koristite dokumente koji su već organizirani u mapama Diska; korisno za predloške, prezentacije ili dijeljene mape koje tim održava na Googleu. Datoteka ostaje tamo gdje ste je stavili na Drive — Mokapen dodaje samo CRM vezu.

Koju izabrati?

• Nova datoteka s vašeg računala → «Vaše računalo na Google disku».
• Datoteka je već na Disku → «Google Drive online».

Ako se integracija Drivea dijeli s kolegama, obje opcije koriste aktivnu vezu za organizaciju (vašu ili zajedničku), tako da privitci upućuju na istu arhivu tvrtke.

Uklanjanje priloga iz zapisnika Mokapen ne briše datoteku na Google disku. Ako datoteka nestane s Diska, veza u Mokapenu može prestati raditi — u tom slučaju odspojite i ponovno povežite integraciju ili zamijenite privitak.

Opći podaci o prilozima: Vodič za privitke.

Uobičajeni problemi

• Pogreška pri prijenosu — datoteka je prevelika, format nepodržan, pohrana na Disku puna ili dopuštenje opozvano. Ponovno povežite integraciju.
• Kolega ne može vidjeti postavke — samo korisnik koji je stvorio vezu može promijeniti postavke i dijeljenje; drugi koriste zajednički račun ako je omogućen.

Prekini vezu

Klik Prekini vezu i potvrdite upisivanjem tražene riječi. U prozoru možete odabrati što ćete učiniti s postojećim Veze za privitak pogona u Mokapenu.

Opcije u Mokapenu:

• Standardno odspajanje (prekidač «Ukloni sve veze…» isključeno) — samo opozivate vezu računa. Privici s poveznicama na Drive ostati u evidenciji u Mokapenu, ali bez aktivne integracije veze mogu prestati raditi dok se ponovno ne povežete ili zamijenite privitke.
• Uklonite sve veze datoteka Google diska s Mokapena (prekidač na) — Mokapen uklanja iz org reference na privitke Diska (zapisi povezani s tom sinkronizacijom). Datoteke su nije izbrisano na Google Driveu: ostaju u oblaku; nestaju samo CRM veze.

U svakom slučaju, Mokapen ne uništava automatski dokumente na vanjskom disku. Da biste oslobodili prostor ili zatvorili arhivu, djelujte izravno na Google disku.

Pojedinosti o privitku: Vodič za privitke.