Vodič Mokapen

Vodič za zakazivanje termina

The Imenovanja područje je Mokapenov kalendar za planiranje sastanaka, pozive klijentima, posjete na licu mjesta, demonstracije proizvoda i interne timske sastanke. Svaki termin ima datum i vrijeme, organizatora, sudionike, lokaciju ili video konferenciju, otvoren/zatvoren status i poveznice s ostatkom CRM-a (kontakti, ponude, ulaznice, zadaci).

Pristupite mu iz Aktivnosti → Termini izbornika ili iz Stranica sa terminima. Zadani prikaz je Kalendar. Modul za sastanke dostupan je s malim planom i zahtijeva ispravna dopuštenja u vašoj organizaciji.

Uloga u CRM-u i procesima

Sastanak u Mokapenu nije samo događaj u kalendaru: on je povezani zapis povezan s ostatkom sustava.

• Prodajni: kvalifikacijski pozivi, demonstracije, pregovori — povezani s kontaktom, tvrtkom i dogovorom.
• Dostava: početak projekta, tjedni pregled — veze s projektom i prateći zadaci.
• podrška: termin na licu mjesta ili poziv vezan uz kartu.
• Interni tim: stand-up, individualni, sastanci odjela s Mokapen kolegama.

Praktično pravilo: svaki sastanak s klijentom ili potencijalnim klijentom trebao bi imati barem jedan kontaktirajte sudionika ili a veza kontaktu, tvrtki ili poslu — tako da povijest ostaje vidljiva iz zapisa klijenta.

Sudionici, suradnici i osobni kalendar

Sastanci imaju dva različita načina uključivanja ljudi. Razumijevanje razlike izbjegava zabunu između «tko prisustvuje sastanku» i «tko samo treba vidjeti termin u Mokapenu».

Sudionici — tko prisustvuje sastanku

Sudionici su ljudi uključeni u sastanak. Dodate ih u Podaci kartici zapisa, u Sudionici polje. Možete unijeti tri vrste:

• Korisnici Mokapena — timski kolege s računom na platformi (prodaja, voditelji projekata, podrška…). Oni će vidjeti termin u svom kalendaru ako su organizatori ili sudionici.
• Kontakti — ljudi u CRM adresaru (klijenti, potencijalni kupci, dobavljači). Možete pretraživati ​​po imenu ili e-mailu. Ako unesete e-mail koji još nije u adresaru, Mokapen može automatski stvoriti novi kontakt.
• Tvrtke — tvrtke povezane sa sastankom (na primjer ured klijenta). Korisno kada sastanak uključuje organizaciju kao cjelinu, a ne jednu osobu.

Samo termin organizator može ukloniti sudionika (izbornik na kartici sudionika → Ukloniti). Prilikom izrade, uređivanja ili brisanja, Mokapen može pitati treba li poslati e-mail sudionicima s ažuriranim detaljima — korisno za obavještavanje vanjskih klijenata o pomicanju ili otkazivanju.

Suradnici — koji bi trebali vidjeti termin bez dolaska

Suradnici (Suradnici polje na kartici Podaci, ako je omogućeno u vašoj organizaciji) su Mokapen korisnici ili timovi koji trebaju vidljivost na dogovoru, ali ne moraju nužno prisustvovati sastanku. Primjeri: voditelj prodaje prati dogovor, ali se ne pridružuje pozivu; pomoćnik u pripremi materijala; menadžer koji prati aktivnosti tima.

Ukratko:

• sudionik = osoba prisutna (ili pozvana) na sastanku; prima obavijesti e-poštom ako ih pošaljete; pojavljuje se kao sudionik u zapisniku.
• suradnik = član tima koji treba vidjeti i pratiti termin u Mokapenu, a da nije nužno među sudionicima sastanka.

S privatna privatnost (zaključaj u radnoj traci), termin je vidljiv samo organizatoru, određenim suradnicima i uključenim sudionicima korisnika Mokapena — ne svim članovima organizacije.

Sastanci u različitim organizacijama — vaš osobni kalendar

Za razliku od zadataka, kontakata ili dogovora, sastanci su prvenstveno vezani uz osoba, a ne samo organizacija u kojoj u tom trenutku radite. Ako sudjelujete u terminu kreiranom u drugoj Mokapen organizaciji (ili ako ste organizator), i dalje ga vidite u svoj kalendar bez promjene organizacije.

Prema zadanim postavkama stranica Sastanci pokazuje gdje su sastanci vas su organizator ili korisnik sudionik — čak i ako pripadaju različitim organizacijama. U gornjoj traci, Korisnici / timovi selektor vam omogućuje prebacivanje na kalendar kolege ili tima (ako imate dopuštenja), da vidite kako je organiziran tjedan drugog člana.

Svaki termin ostaje povezan s organizacijom koja ga je stvorila (kontakti, veze i postavke slijede tu organizaciju). Prednost za vas: jedno mjesto za pregled svih obveza, čak i ako radite u više Mokapen organizacija.

Slučajevi upotrebe

• Prodajni: «Demonstracija proizvoda — Acme Ltd» s kontaktom s donositeljima odluka, videokonferencijska veza, veza s ugovorom o cjevovodu.
• Agencija: mjesečni pregled klijenata s više sudionika i priloženo izvješće.
• Savjetovanje: termin na licu mjesta s fizičkom adresom i povezanim zadatkom nakon posjeta.
• Interni: sastanak tima bez vanjskih kontakata; javna ili privatna privatnost kako biste ograničili tko može vidjeti termin.
• Iz drugog zapisa: brzo stvaranje s Kreirajte i povežite se iz kontakta, dogovora ili karte — termin je stvoren već povezan.

Stranica za sastanke — gornja traka

Glavna stranica nudi dva prikaza: Kalendar i Popis. Gornja traka:

• Filteri (Veliki plan): otvara ploču za sužavanje sastanaka prema razdoblju, organizatoru, oznakama, vrsti sastanka, sudionicima i drugim konfiguriranim poljima. Korisno kada je kalendar pun i trebate pronaći samo demonstracije za mjesec ili sastanke s određenim klijentom.
• Radnje: izvoz odabranih sastanaka u datoteku (iz prikaza popisa).
• Pogledi: prebacivanje između Kalendar (zadano) i Popis (Mali plan) — tablica koja se može sortirati s prilagodljivim stupcima.
• Korisnici / timovi: prikažite kalendar kolege ili cijelog tima umjesto vašeg. Prema zadanim postavkama vidite svoje termine (organizator ili sudionik).
• + Zakazivanje: otvara modal stvaranja.

U Prikaz popisa, odabir redaka s potvrdnim okvirima prikazuje akcijsku traku: Klon, Arhiva, Izbrisati. Ne postoji namjensko skupno uređivanje: pojedinačna polja ažuriraju se iz zapisa o terminima.

Zapisnik o terminima

Pritisnite događaj u kalendaru ili naslov na popisu da biste otvorili bočna ploča. S malim planom možete ga otvoriti kao puna stranica (ikona strelica za proširenje): isti sadržaj, više prostora i fiksni Uštedjeti gumb na vrhu.

Zaglavlje: umetnuti naslov koji se može uređivati, Arhivirano značku ako je primjenjivo. Ako je termin u smeću, crveni natpis s Vratiti i Izbriši trajno (Srednji plan).

Traka s radnjama

• Status (padajući izbornik): Otvoriti ili Zatvoreno — označava da li je obveza još uvijek aktivna ili dovršena (različito od zadatka s potvrdnim okvirom za dovršetak).
• Prioritet (zastavica): Normalno ili Hitno.
• Privatnost (brava): Javnost (vidljivo članovima organizacije) ili Privatno (samo organizator, suradnici i određeni korisnici sudionici).
• Etikete, Boja naslov/pozadina zapisa, Prilozi, Ljepljive bilješke (Mali plan).
• Cijela stranica, Kopiraj vezu.
• + Stvorite i povežite se: zadaci, karte, ponude… već povezani sa terminom.

Izbornik opcija (tri točke)

• Klon: duplikat termina; modal za odabir hoće li se kopirati privitci, veze, komentari, ažuriranja.
• Arhiviraj/vrati (Srednji plan): sakriti iz operativnih prikaza ili se vratiti na kalendar/popis.
• Uredi zapis (ovlašteni članovi): otvara postavke izgleda polja za obveze.
• Izbriši/vrati (crvena stavka): premjesti u smeće (srednji plan) ili izravno brisanje (osnovni plan).

Kartice za snimanje

• Podaci: organizator, sudionici, suradnici, datumi, vrsta, video konferencija, mjesto — vidi Kartica podataka i Sudionici i suradnici.
• Veze, Vrijeme: vidjeti Povezani odjeljci.
• Dodatni izbornik: Marketing, Sinkronizacija (Google kalendar / Outlook), Ažuriranja (povijest zapisa).

Kartica Podaci — glavna polja

Polja koja se mogu uređivati ​​unutar (ikona olovke) ili iz zapisa u načinu uređivanja:

• Organizator: korisnik Mokapena odgovoran za termin; po defaultu tko god ga stvori. Glavna kontaktna točka za sastanak.
• Sudionici: vidjeti Sudionici i suradnici odjeljak.
• Suradnici: korisnici ili timovi s vidljivošću na sastanku bez nužnog prisustvovanja sastanku — vidi Sudionici i suradnici.
• Datum početka / Datum završetka: vremenski raspon; u kalendaru događaj zauzima odgovarajuće mjesto. Za jednodnevne sastanke postavite isti dan s vremenom početka i završetka.
• Tip: kategorizira termin (poziv, posjet, demonstracija…) — korisno za filtre i izvješća.
• Video konferencija: generirana ili odabrana veza — Google Meet (s aktivnom integracijom Google kalendara i Meeta) ili Microsoftovi timovi (s integracijom Outlook kalendara). Veza se može kliknuti iz zapisa.
• Mjesto: fizička adresa ili besplatni SMS za osobne termine.
• Opis (formatirani tekst, @ spominjanja za označavanje kolega).

S prilagođena polja (Srednji plan) kartica Podaci prati vidljivost i potrebna pravila definirana u postavkama. Prilozi i komentari dovršavaju zapis na dnu kartice.

Povezani odjeljci

• Veze — povezati ponude, zadatke, ulaznice, projekte, druge kontakte; otvaranje kontakta prikazuje povezane sastanke.
• Vrijeme — zapisnici sati posvećeni terminu (priprema, poziv, debrief).
• Sinkronizacija — status veze s Google kalendarom ili Outlookom (ako su integracije aktivne).
• Etikete i Prilozi — kao i druge mokapenske cjeline.

Sastanci nemaju matičnu karticu Kontrolnog popisa: za naknadne radnje stvorite povezanu zadatak s Create and connect ili s kartice Connections.

Stvaranje termina

Postupak

1. Otvorite Stranica sa terminima (Kalendar ili popis).
2. Klik + Zakazivanje (ili kliknite na prazno mjesto u kalendaru, ako je dostupno).
3. Unesite titula (potreban).
4. Podaci kartica: postavite organizatora, sudionike, suradnike ako je potrebno, datum/vrijeme, vrstu, video konferenciju ili lokaciju.
5. izborno: Veze karticu za povezivanje kontakta ili ponude prije spremanja.
6. Uštedjeti; ako se to od vas zatraži, potvrdite slanje elektronička pošta sudionicima.

Također možete kreirati termine iz Kreirajte i povežite se na drugom zapisu ili iz veza na kontaktu, tvrtki ili poslu.

Uređivanje termina

Jedno uređivanje (snimanje)

1. Otvorite zapis termina.
2. Uredite unutar: naslov u zaglavlju, polja kartice s podacima (olovka), sudionici, datumi.
3. Ažurirati Status (Otvoreno/Zatvoreno), prioritet, oznake, privatnost s trake radnji.
4. U Kalendar, povucite događaj za brzu promjenu datuma i vremena.
5. Uštedjeti; prilikom uređivanja datuma ili sudionika od vas se može tražiti da pošaljete e-poštu s ažuriranjem.

Zatvaranje sastanka

Od Status izbornik na akcijskoj traci odaberite Zatvoreno kad sastanak završi. Imenovanje ostaje u povijesti i izvješćima; ne nestaje iz kalendara osim ako se arhivira ili izbriše.

Brisanje termina

Izbrišite termine stvorene pogreškom ili duplicirane zapise o ispitivanju. Radije Arhiva ako je sastanak gotov i želite zadržati povijest i veze bez pretrpavanja kalendara i popisa.

Pojedinačno brisanje

1. Otvorite zapis → Mogućnosti → Izbrisati (crvena stavka).
2. Potvrdite u modalnom; neobavezan e-mail za sudionike.

s Veliki plan termin ide organizaciji smeće (Stranica sa terminima → Akcije → Smeće za termine). Od tamo možete Vratiti ili Izbriši trajno. Ako otvorite sastanak koji je već u smeću, pojavit će se banner Vrati / trajno izbriši.

Na Besplatno brisanje plana (bez velikog plana) općenito je trajnog odmah nakon potvrde, bez smeća — provjerite dopuštenja svoje organizacije.

Skupno brisanje

1. Popis pogled → odaberite potvrdnim okvirima.
2. Klik Izbrisati (crveni gumb) → potvrditi.

Arhiviranje termina

Arhiva je za dovršene termine koji se više ne bi trebali pojavljivati ​​u operativnom kalendaru i listi, a čuva veze i povijest.

Arhivirajte jedan termin

1. Snimi → Mogućnosti → Arhiva (Srednji plan) → potvrditi.

Arhivirajte više sastanaka / vratite

• Bulk: Prikaz popisa → odaberite → Arhiva u radnoj traci.
• Vratiti: otvorite zapis (npr. iz kartice Veze na povezanom kontaktu) → Mogućnosti → Vratiti iz arhive. Arhivirani sastanci ne pojavljuju se u standardnim prikazima kalendara i popisa.

Kloniranje dogovora

Korisno za sastanke koji se ponavljaju s istom strukturom (isti prilozi, iste CRM veze).

Jedan klon

1. Snimi → Mogućnosti → Klon.
2. Modalno: naslov (sa sufiksom "kopiraj"), izbor za kopiranje Prilozi, Veze, Komentari, Ažuriranja.
3. Potvrdi; ažurirati datume i sudionike na novom terminu.

Skupni klon

1. Popis → odaberite → Klon → opcije → potvrdi.

Pregledi termina

Kalendar (zadano)

Mrežni prikaz za dan, tjedan, ili mjesec: svaki termin pojavljuje se u utoru koji odgovara njegovom datumu i vremenu. Pritisnite događaj da biste otvorili zapis. Idealno za pregled kako je tjedan organiziran i za uočavanje sastanaka koji se preklapaju. možete povucite događaj kako biste ga premjestili na drugi datum ili vrijeme. Filtri i birač korisnika/timova ostaju aktivni: prema zadanim postavkama vidite svoje sastanke, čak i ako su stvoreni u različitim organizacijama.

Popis (mali plan)

Tablični popis s prilagodljivim stupcima (naslov, datumi, organizator, vrsta, oznake…). Možete pretraživati ​​i sortirati po stupcu, odabrati više redaka i koristiti radnje Kloniraj, Arhiviraj, Obriši. Izvoz podataka iz Radnje Jelovnik.

Filteri

• Napredni filteri (Mali plan): suzi prema razdoblju (datum početka/završetka), organizatoru, oznakama, vrsti sastanka, sudionicima i prilagođenim poljima. Primjer: «sve tromjesečne demo verzije s oznakom prodaje».
• Korisnici / timovi: prebacite se sa svog kalendara na kalendar kolege ili cijelog tima, ako ste ovlašteni.

Postavke termina

Iz Postavke termina (ovlašteni članovi organizacije):

• Polja: popis standardnih i prilagođenih polja (srednji plan).
• Snimiti: redoslijed i vidljivost polja u modalu zapisa i kreiranja.
• Popis i stupci: zadani stupci za prikaz popisa.

Uskladite vrstu termina i obavezna polja prije komercijalnog uvođenja (npr. obavezna vrsta za izvješća).

Izvješća o terminima

The Izvješća o terminima odjeljak (veliki plan) sažima sastanke kojima imate pristup na temelju uloge i dopuštenja organizacije: vidite samo ovlaštene zapise i polja. Koristite ga za analizu opterećenja sastanaka, prodajne pozive i izvoz — za svakodnevno planiranje koristite Kalendar i Popis.

• Nadzorna ploča: grafikoni po oznakama, vrsti, organizatoru, suradnicima, otvorenom/zatvorenom statusu, rokovima, satima.
• Popis izvješća: analitička tablica s filterima i izvozom.
• gantogram: vremenska crta po razdoblju i organizatoru.

Upotrijebite izvješća za mjerenje prodajnih poziva po odjelu, dovršenih u odnosu na još otvorene sastanke i opterećenja sastanaka po tjednu.

 

Preporučeni procesi

• Pretprodaja: demo termin → dogovor i kontakt → naknadni zadatak unutar 24 sata.
• Početni udarac klijenta: početak sa sudionicima klijenta → povezani zadaci popisa za provjeru projekta.
• Sinkronizacija kalendara: povežite Google ili Outlook i provjerite karticu Sinkronizacija; izbjegavajte duple rezervacije.
• Mjesečno čišćenje: arhivirajte termine zatvorene dulje od 90 dana; brisanje dvostrukih nacrta.
• Obavijesti: uvijek pošaljite e-poruku s ažuriranjem vanjskim kontaktima prilikom pomicanja ili otkazivanja.

Kombinirajte termine sa Kontakti, ponude, i Zadaci za koherentan prodajni i operativni tijek rada.