De Mokapen-gids

Afspraken-gids

Het gedeelte Afspraken is de kalender van Mokapen voor het plannen van vergaderingen, klantgesprekken, locatiebezoeken, productdemo's en interne teammeetings. Elke afspraak heeft een datum en tijd, organisator, deelnemers, locatie of videoconferentie, open/gesloten status en links naar de rest van het CRM (contacten, deals, tickets, taken).

Open het via het menu Activiteiten → Afspraken of via de Afspraken-pagina. De standaardweergave is Kalender. De Afspraken-module is beschikbaar met een passend Premium-plan en vereist de juiste rechten in je organisatie.

Rol in het CRM en processen

Een afspraak in Mokapen is niet alleen een kalendergebeurtenis: het is een gekoppeld record verbonden met de rest van het systeem.

• Verkoop: kwalificatiegesprekken, demo's, onderhandelingen — gekoppeld aan contact, bedrijf en deal.
• Levering: project kick-off, wekelijkse review — koppelingen naar project en opvolgtaken.
• Support: locatieafspraak of gesprek gekoppeld aan een ticket.
• Intern team: stand-ups, one-to-ones, afdelingsmeetings met Mokapen-collega's.

Praktische regel: elke afspraak met een klant of prospect moet minstens één contactdeelnemer of een koppeling naar contact, bedrijf of deal hebben — zodat de geschiedenis zichtbaar blijft vanuit het klantrecord.

Deelnemers, medewerkers en persoonlijke kalender

Afspraken hebben twee verschillende manieren om mensen te betrekken. Het verschil begrijpen voorkomt verwarring tussen «wie woont de vergadering bij» en «wie moet de afspraak alleen in Mokapen zien».

Deelnemers — wie woont de vergadering bij

Deelnemers zijn de mensen betrokken bij de vergadering. Je voegt ze toe in het tabblad Gegevens van het record, in het veld Deelnemers. Je kunt drie typen invoeren:

• Mokapen-gebruikers — teamcollega's met een account op het platform (verkoop, projectmanagers, support…). Ze zien de afspraak in hun kalender als ze organisator of deelnemer zijn.
• Contacten — personen in het CRM-adresboek (klanten, prospects, leveranciers). Je kunt zoeken op naam of e-mail. Voer je een e-mail in die nog niet in het adresboek staat, dan kan Mokapen automatisch een nieuw contact aanmaken.
• Bedrijven — bedrijven gekoppeld aan de vergadering (bijvoorbeeld het kantoor van de klant). Nuttig wanneer de vergadering de organisatie als geheel betreft, niet één persoon.

Alleen de organisator van de afspraak kan een deelnemer verwijderen (menu op de deelnemerskaart → Verwijderen). Bij aanmaken, bewerken of verwijderen kan Mokapen vragen of je een e-mail naar deelnemers wilt sturen met bijgewerkte details — nuttig om externe klanten te informeren over een verplaatsing of annulering.

Medewerkers — wie de afspraak moet zien zonder aanwezig te zijn

Medewerkers (veld Medewerkers in het tabblad Gegevens, indien ingeschakeld in je organisatie) zijn Mokapen-gebruikers of teams die zichtbaarheid op de afspraak nodig hebben maar niet per se de vergadering bijwonen. Voorbeelden: de verkoopmanager die de deal volgt maar niet meedoet aan het gesprek; een assistent die materialen voorbereidt; een manager die teamactiviteit monitort.

Kort samengevat:

• Deelnemer = persoon aanwezig (of uitgenodigd) bij de vergadering; ontvangt e-mailmeldingen als je die verstuurt; verschijnt als deelnemer op het record.
• Medewerker = teamlid dat de afspraak in Mokapen moet zien en volgen, zonder per se onder de deelnemers van de vergadering te staan.

Met private privacy (slot in de actiebalk) is de afspraak alleen zichtbaar voor de organisator, aangewezen medewerkers en betrokken Mokapen-gebruikersdeelnemers — niet voor alle organisatieleden.

Afspraken over organisaties — je persoonlijke kalender

Anders dan taken, contacten of deals zijn afspraken vooral gekoppeld aan de persoon, niet alleen aan de organisatie waarin je op dat moment werkt. Neem je deel aan een afspraak aangemaakt in een andere Mokapen-organisatie (of ben je de organisator), dan zie je die nog steeds in je kalender zonder van organisatie te wisselen.

Standaard toont de Afspraken-pagina vergaderingen waar jij organisator of gebruikersdeelnemer bent — ook als ze tot verschillende organisaties behoren. In de bovenbalk laat de selector Gebruikers / Teams je overschakelen naar de kalender van een collega of team (als je rechten hebt), om te zien hoe de week van een ander lid is ingedeeld.

Elke afspraak blijft gekoppeld aan de organisatie die hem aanmaakte (contacten, koppelingen en instellingen volgen die organisatie). Het voordeel voor jou: één plek om alle verplichtingen te raadplegen, ook als je in meerdere Mokapen-organisaties werkt.

Use cases

• Verkoop: «Productdemo — Acme Ltd» met beslisser-contact, videoconferentielink, koppeling naar pipeline-deal.
• Bureau: maandelijkse klantreview met meerdere deelnemers en bijgevoegd rapport.
• Consultancy: locatieafspraak met fysiek adres en gekoppelde taak na het bezoek.
• Intern: teamvergadering zonder externe contacten; openbare of private privacy om te beperken wie de afspraak kan zien.
• Vanuit een ander record: snelle aanmaak met Aanmaken en koppelen vanuit contact, deal of ticket — de afspraak wordt al gekoppeld aangemaakt.

Afspraken-pagina — bovenbalk

De hoofdpagina biedt twee weergaven: Kalender en Lijst. Bovenbalk:

• Filters (passend Premium-plan): opent een paneel om afspraken te verfijnen op periode, organisator, labels, afspraaktype, deelnemers en andere geconfigureerde velden. Nuttig wanneer de kalender vol is en je alleen de demo's of vergaderingen met een specifieke klant van de maand nodig hebt.
• Acties: exporteer geselecteerde afspraken naar bestand (vanuit Lijstweergave).
• Weergaven: wissel tussen Kalender (standaard) en Lijst (passend Premium-plan) — sorteerbare tabel met aanpasbare kolommen.
• Gebruikers / Teams: toon de kalender van een collega of heel team in plaats van die van jou. Standaard zie je je eigen afspraken (organisator of deelnemer).
• + Afspraak: opent de aanmaakmodal.

In Lijstweergave toont selectie van rijen met checkboxes de actiebalk: Klonen, Archiveren, Verwijderen. Er is geen dedicated bulk bewerken: individuele velden worden bijgewerkt vanuit het afspraakrecord.

Afspraakrecord

Klik op een gebeurtenis in de kalender of een titel in de lijst om het zijpaneel te openen. Met passend Premium-plan kun je het als volledige pagina openen (pictogram uitklappijlen): dezelfde inhoud, meer ruimte en een vaste knop Opslaan bovenaan.

Kop: inline bewerkbare titel, badge Gearchiveerd indien van toepassing. Staat de afspraak in de prullenbak, dan verschijnt een rode banner met Herstellen en Definitief verwijderen (passend Premium-plan).

Actiebalk

• Status (dropdown): Open of Gesloten — markeert of de afspraak nog actief is of voltooid (anders dan een taak met een voltooiingscheckbox).
• Prioriteit (vlag): Normaal of Urgent.
• Privacy (slot): Openbaar (zichtbaar voor organisatieleden) of Privé (alleen organisator, medewerkers en aangewezen gebruikersdeelnemers).
• Labels, Kleur titel/recordachtergrond, Bijlagen, Plaknotities (passend Premium-plan).
• Volledige pagina, Link kopiëren.
• + Aanmaken en koppelen: taken, tickets, deals… al gekoppeld aan de afspraak.

Optiemenu (drie puntjes)

• Klonen: dupliceer de afspraak; modal om te kiezen of bijlagen, koppelingen, opmerkingen, updates worden gekopieerd.
• Archiveren / Herstellen (passend Premium-plan): verberg uit operationele weergaven of breng terug naar kalender/lijst.
• Record bewerken (gemachtigde leden): opent layoutinstellingen afspraakvelden.
• Verwijderen / Herstellen (rood item): verplaats naar prullenbak (passend Premium-plan) of directe verwijdering (basisplan).

Recordtabbladen

• Gegevens: organisator, deelnemers, medewerkers, datums, type, videoconferentie, locatie — zie tabblad Gegevens en Deelnemers en medewerkers.
• Koppelingen, Tijd: zie Gerelateerde secties.
• Extra menu: Marketing, Sync (Google Calendar / Outlook), Updates (recordgeschiedenis).

Tabblad Gegevens — belangrijkste velden

Velden inline bewerkbaar (potloodpictogram) of vanuit het record in bewerkmodus:

• Organisator: Mokapen-gebruiker verantwoordelijk voor de afspraak; standaard wie hem aanmaakt. Het belangrijkste aanspreekpunt voor de vergadering.
• Deelnemers: zie sectie Deelnemers en medewerkers.
• Medewerkers: gebruikers of teams met zichtbaarheid op de afspraak zonder per se de vergadering bij te wonen — zie Deelnemers en medewerkers.
• Startdatum / Einddatum: tijdsbereik; in de kalender neemt de gebeurtenis het bijbehorende slot in. Voor afspraken op één dag stel je dezelfde dag in met start- en eindtijd.
• Type: categoriseert de afspraak (gesprek, bezoek, demo…) — nuttig voor filters en rapporten.
• Videoconferentie: gegenereerde of geselecteerde link — Google Meet (met actieve Google Calendar- en Meet-integratie) of Microsoft Teams (met Outlook Calendar-integratie). De link is klikbaar vanuit het record.
• Locatie: fysiek adres of vrije tekst voor locatieafspraken.
• Beschrijving (opgemaakte tekst, @-vermeldingen om collega's te taggen).

Met aangepaste velden (passend Premium-plan) volgt het tabblad Gegevens zichtbaarheids- en verplichtregels gedefinieerd in instellingen. Bijlagen en opmerkingen completeren het record onderaan het tabblad.

Gerelateerde secties

• Koppelingen — koppel deals, taken, tickets, projecten, andere contacten; open je het contact dan zie je gekoppelde afspraken.
• Tijd — log uren besteed aan de afspraak (voorbereiding, gesprek, debrief).
• Sync — verbindingsstatus met Google Calendar of Outlook (indien integraties actief).
• Labels en Bijlagen — zoals andere Mokapen-entiteiten.

Afspraken hebben geen native tabblad Checklist: voor opvolgacties maak je een gekoppelde taak met Aanmaken en koppelen of vanuit het tabblad Koppelingen.

Een afspraak aanmaken

Procedure

1. Open de Afspraken-pagina (Kalender of Lijst).
2. Klik + Afspraak (of klik op een leeg slot in de kalender, indien beschikbaar).
3. Voer de titel in (verplicht).
4. Tabblad Gegevens: stel organisator, deelnemers, medewerkers indien nodig, datum/tijd, type, videoconferentie of locatie in.
5. Optioneel: tabblad Koppelingen om contact of deal te koppelen vóór opslaan.
6. Sla op; indien gevraagd, bevestig het versturen van de e-mail naar deelnemers.

Je kunt afspraken ook aanmaken via Aanmaken en koppelen op een ander record, of vanuit koppelingen op contact, bedrijf of deal.

Een afspraak bewerken

Enkele bewerking (record)

1. Open het afspraakrecord.
2. Bewerk inline: titel in kop, velden tabblad Gegevens (potlood), deelnemers, datums.
3. Werk Status (Open/Gesloten), prioriteit, labels, privacy bij vanuit de actiebalk.
4. In Kalender, sleep de gebeurtenis om datum en tijd snel te wijzigen.
5. Sla op; bij bewerken van datums of deelnemers kan je gevraagd worden update-e-mails te versturen.

Een afspraak sluiten

Selecteer in het menu Status in de actiebalk Gesloten wanneer de vergadering voorbij is. De afspraak blijft in geschiedenis en rapporten; hij verdwijnt niet uit de kalender tenzij gearchiveerd of verwijderd.

Een afspraak verwijderen

Verwijder afspraken die per ongeluk zijn aangemaakt of dubbele testrecords. Geef de voorkeur aan Archiveren als de vergadering voorbij is en je geschiedenis en koppelingen wilt houden zonder kalender en lijst te overladen.

Enkele verwijdering

1. Open het record → Opties → Verwijderen (rood item).
2. Bevestig in de modal; optionele e-mail naar deelnemers.

Met een passend Premium-plan gaat de afspraak naar de prullenbak van de organisatie (Afspraken-pagina → Acties → Afsprakenprullenbak). Daar kun je Herstellen of Definitief verwijderen. Open je een afspraak die al in de prullenbak staat, dan verschijnt een banner Herstellen / Definitief verwijderen.

Op het Gratis-plan (zonder passend Premium-plan) is verwijderen doorgaans definitief direct na bevestiging, zonder prullenbak — controleer de rechten van je organisatie.

Bulk verwijdering

1. Lijstweergave → selecteer met checkboxes.
2. Klik Verwijderen (rode knop) → bevestig.

Een afspraak archiveren

Archief is voor voltooide afspraken die niet meer in de operationele kalender en lijst moeten verschijnen, met behoud van koppelingen en geschiedenis.

Eén afspraak archiveren

1. Record → Opties → Archiveren (passend Premium-plan) → bevestig.

Meerdere afspraken archiveren / herstellen

• Bulk: Lijstweergave → selecteren → Archiveren in de actiebalk.
• Herstellen: open het record (bijv. vanuit tabblad Koppelingen op een gekoppeld contact) → Opties → Herstellen uit archief. Gearchiveerde afspraken verschijnen niet in standaard kalender- en lijstweergaven.

Een afspraak klonen

Nuttig voor terugkerende vergaderingen met dezelfde structuur (dezelfde bijlagen, dezelfde CRM-koppelingen).

Enkel klonen

1. Record → Opties → Klonen.
2. Modal: titel (met achtervoegsel «kopie»), keuze om Bijlagen, Koppelingen, Opmerkingen, Updates te kopiëren.
3. Bevestig; werk datums en deelnemers bij op de nieuwe afspraak.

Bulk klonen

1. Lijst → selecteren → Klonen → opties → bevestig.

Afspraakweergaven

Kalender (standaard)

Rasterweergave voor dag, week of maand: elke afspraak verschijnt in het slot dat overeenkomt met datum en tijd. Klik op de gebeurtenis om het record te openen. Ideaal om in één oogopslag te zien hoe de week is ingedeeld en overlappende vergaderingen te spotten. Je kunt een gebeurtenis slepen om hem naar een andere datum of tijd te verplaatsen. Filters en de selector Gebruikers/Teams blijven actief: standaard zie je je eigen afspraken, ook als ze in verschillende organisaties zijn aangemaakt.

Lijst (passend Premium-plan)

Tabellarische lijst met aanpasbare kolommen (titel, datums, organisator, type, labels…). Je kunt zoeken en sorteren op kolom, meerdere rijen selecteren en acties Klonen, Archiveren, Verwijderen gebruiken. Exporteer gegevens via het menu Acties.

Filters

• Geavanceerde filters (passend Premium-plan): verfijn op periode (start-/einddatums), organisator, labels, afspraaktype, deelnemers en aangepaste velden. Voorbeeld: «alle kwartaaldemo's met Verkoop-label».
• Gebruikers / Teams: schakel van je kalender naar die van een collega of heel team, indien gemachtigd.

Afsprakeninstellingen

Vanuit Afsprakeninstellingen (gemachtigde organisatieleden):

• Velden: lijst van standaard- en aangepaste velden (passend Premium-plan).
• Record: volgorde en zichtbaarheid van velden in het record en de aanmaakmodal.
• Lijst en kolommen: standaardkolommen voor Lijstweergave.

Stem afspraaktype en verplichte velden af vóór commerciële uitrol (bijv. verplicht type voor rapporten).

Afsprakenrapporten

Het gedeelte Afsprakenrapporten (passend Premium-plan) vat afspraken samen waartoe je toegang hebt op basis van rol en organisatierechten: je ziet alleen geautoriseerde records en velden. Gebruik het voor analyse van vergaderingsbelasting, verkoopgesprekken en export — voor dagelijkse planning gebruik je Kalender en Lijst.

• Dashboard: grafieken per labels, type, organisator, medewerkers, open/gesloten status, deadlines, uren.
• Rapportlijst: analytische tabel met filters en export.
• Gantt-grafiek: tijdlijn per periode en organisator.

Gebruik rapporten om verkoopgesprekken per afdeling te meten, voltooide vs. nog open afspraken, en vergaderingsbelasting per week.

 

Aanbevolen processen

• Pre-sales: demo-afspraak → deal- en contactkoppeling → opvolgtaak binnen 24 uur.
• Klant kick-off: kick-off met klantdeelnemers → gekoppelde checklisttaken project.
• Kalendersync: verbind Google of Outlook en controleer het tabblad Sync; voorkom dubbele boekingen.
• Maandelijkse opschoning: archiveer afspraken langer dan 90 dagen gesloten; verwijder dubbele concepten.
• Meldingen: stuur altijd de update-e-mail bij verplaatsing of annulering naar externe contacten.

Combineer afspraken met Contacten, Deals en Taken voor een coherent verkoop- en operationeel workflow.