De Mokapen-gids

Afspraak boeken

De pagina Een afspraak boeken is hoe Mokapen het pingpongen van drie data per e-mail stopt: de bezoeker kiest wie hij ontmoet (of Mokapen wijst toe), ziet alleen de vrije slots en bevestigt. De afspraak staat al in de kalender, met het contact in het adresboek, Meet of Teams als de host die heeft gekoppeld, kalenderuitnodiging. Je kopieert niets.

Het is geen catalogusboeking (betaalde consulting, verhuur, een plek in de klas): dat is Een dienst of product boeken. Hier is het object de tijd van een persoon in het team. Het is ook niet het contactformulier: daar verzamel je een bericht, hier neem je een echt slot.

Het gemak zit hier: één URL (of een snippet op de site), de klant boekt zelf, jij vindt al datum, host, kanaal en contactkaart. Dezelfde privacy, dezelfde velden, dezelfde kalender als de rest van Mokapen. Geen aparte Calendly, geen «geef me drie vensters» in de inbox.

Waarvoor het dient en waarom het helpt

De gemiddelde verkoper besteedt meer tijd aan het gesprek boeken dan aan het voeren. Deze pagina sluit dat gat:

• Echte slots, geen «deze week vrij» — je toont alleen tijden waarop de host vrij is, met aankondigingstijd, buffer, lunchpauze, org-sluitingen en de uitgesloten datums van deze pagina. Is de Google-/Outlook-kalender in sync, dan tellen externe bezette tijden mee: geen dubbele boeking.
• Hosts op jouw manier — één persoon alleen (de eigenaar, de specialist). Of twee of meer: de bezoeker kiest, of Mokapen roteert in round robin, of het is een collectieve meeting (iedereen vrij, iedereen op het gesprek).
• Duur die jij bepaalt — 15, 30, 45, 60 minuten of een aangepaste waarde. Schakel je er meer dan één in, dan kiest de bezoeker hoe lang het slot duurt. Standaard bij aanmaken: 30 minuten, maandag–vrijdag 9–18.
• Kanaal al beslist — Google Meet, Microsoft Teams en/of een locatie. Eén kanaal alleen = impliciet. Meerdere kanalen = de bezoeker kiest. De Meet-/Teams-link wordt vanzelf gegenereerd als de integratie van de host is gekoppeld: beloof geen link als de host geen Google of Microsoft heeft.
• Alles in het CRM — contact + afspraak, kalenderuitnodigingen (standaard aan), gasten in CC die de bezoeker kan toevoegen. Vanaf daar verplaats, annoteer, archiveer je zoals elke andere afspraak: het is geen tweede stuk software.

Kortom: je gebruikt deze pagina om iemand de tijd van een persoon te laten boeken. Je gebruikt het contactformulier om te verzamelen wie je schrijft. Je gebruikt diensten/producten om iemand een catalogusitem te laten boeken. Eén formulier, één taak: meng de drie niet in hetzelfde formulier.

Hoe je toegang krijgt en limieten

• Gebruikersmenu → Formulieren. Bovenaan filters Alles / Contactformulier / Afspraak boeken / Een dienst of product boeken. Vanuit het afsprakenfilter start «Nieuw formulier» al op het juiste sjabloon.
• Je hebt de app Formulieren en de app Afspraken actief nodig (Instellingen → Toepassingen), rolrechten, en beschikbaarheidsslots op de gebruikers die je op de pagina zet (de afsprakenkalender van die persoon). Zonder slots is de openbare kalender leeg: los dat op voordat je ONLINE gaat.
• Meet en Teams verschijnen in het blok alleen als minstens één host een bruikbare integratie heeft. Het is geen magische schakelaar: het is dezelfde Google-/Microsoft-koppeling van de gebruiker.
• Het formulierplafond van het plan geldt ook voor deze pagina’s: in de lijst opent Nieuw de upgrade als je aan de limiet zit. Voorbij de limiet blijven de meest recente formulieren vergrendeld; de oudere blijven. Dupliceren telt als één formulier extra.
• Formulierautomatiseringen (taak, deal, ticket, contact bijwerken) zitten op plannen die Automatiseringen vanaf formulieren bevatten. Zonder dat plan publiceer je toch: contact, afspraak, uitnodigingen en log zijn er sowieso.

Lijstpagina

Zelfde lijst als alle formulieren: kaarten met interne titel, badge Afspraak boeken, formuliercode (slug: die gebruik je in automatiseringen), status Online (groen, icoon om de openbare pagina te openen) of Offline (rood, oog voor voorbeeld zonder boekingen te accepteren).

Menu met drie puntjes: Bewerken (Instellingen), Dupliceren, Verwijderen. Dupliceer wanneer je een pagina hebt die werkt en je een tweeling wilt voor een ander team of een andere campagne (daarna wijzig je host, duur, notificatie-e-mail). Verwijderen haalt de openbare pagina weg: al aangemaakte afspraken blijven in de kalender.

Is de gefilterde lijst leeg, dan zegt Mokapen dat en biedt de nieuwe knop (als het plan nog slots heeft).

De pagina aanmaken

1. Formulieren → Nieuw formulier. In «Wat wil je aanmaken?» kies je Een afspraak boeken. Je kiest het sjabloon bij het aanmaken: je kunt het later niet vanaf dit scherm wijzigen — voor een catalogusdienst maak je een ander formulier.
2. Naam — intern (jij ziet die in de lijst). De bezoeker ziet de titel en ondertitel van de inhoud.
3. Notificatie-e-mail — wie moet weten dat er een boeking is binnengekomen (sales, receptie, meerdere adressen). Het is niet het archief: het archief is contact + afspraak + log. Laat je het leeg, dan merk je de slots mogelijk niet op.
4. Mokapen bereidt al voor: org-logo, titel, e-mail/voornaam/achternaam, boekingsblok met jou als eerste host (als je een gebruiker en een foto hebt), privacy, bedankpagina voor de afspraak. De slotkalender staat altijd aan: op dit sjabloon kun je hem niet verwijderen. Standaard: duur 30 minuten, ma–vr 9–18, kalenderuitnodigingen aan, horizon van 60 dagen.
5. Open Inhoud en werk het blok Boekingen (mensen, regels, video/locatie, uren). Rond de succespagina en de bevestigingsmail af. In Instellingen zet je ONLINE alleen als host, slots, kanaal en teksten op hun plaats zijn. Offline accepteert de openbare link geen boekingen; het voorbeeld wel.

Contactvelden, privacy, reCAPTCHA, verborgen velden, snippet en tracking: dezelfde logica als het contactformulier. Hieronder wat specifiek is voor de kalender.

Wie de bezoeker ontmoet

In het blok Boekingen is het type Afspraak boeken. Voeg één of meer personen toe: het zijn org-gebruikers met beschikbaarheid in Afspraken. Je kunt het zichtbare label (naam op de pagina) wijzigen ten opzichte van de interne naam.

Met één persoon kiest de bezoeker de host niet: hij ontmoet die ene. Met minstens twee verschijnt Hosttoewijzing:

• Bezoeker kiest de persoon (standaard) — hij ziet de lijst en boekt bij wie hij wil. Gebruik het wanneer wie ertoe doet: verkoper A vs B, specialist vs generalist, taal, locatie.
• Round robin — de bezoeker kiest alleen het tijdstip; Mokapen wijst de eerste vrije persoon toe (minste komende meetings). Op de pagina: «Je ontmoet een van deze personen». Selectie op de pagina is enkele keuze. Nuttig voor een demoteam dat de last moet delen, niet voor «ik wil specifiek Sara».
• Collectief — iedereen op de lijst moet in dat slot vrij zijn en ze zijn er allemaal bij. Voor kickoff, een demo met twee personen, een interview met HR + manager. Selectie is meervoudig (alle hosts). Is er één bezet, dan verschijnt het slot niet.

Round robin en collectief combineren niet met «de bezoeker kiest wie»: of zij beslissen, of Mokapen beslist, of iedereen is nodig. Heeft een host geen slots (of vult de externe kalender het hele venster), dan biedt die persoon geen tijden: los dat vóór publiceren op, niet na de eerste klacht.

Beschikbaarheid, duur, aankondiging, buffer

In dezelfde Boekingen-kaart stel je in wanneer ze kunnen boeken. Het is niet de persoonlijke kalender van de host: het is het masker van deze pagina, daarna kruist Mokapen de slots van de gebruiker met bezette tijden van de gekoppelde kalender.

• Duur — 15 / 30 / 45 / 60 minuten, plus «Overig» (tot 480). Je kunt er meer dan één aanvinken: de bezoeker kiest. Eén vinkje = vaste duur. Standaard 30.
• Dagen en vensters — per weekdag aan/uit en één of meer vensters (bijv. 9–12 en 14–18). Standaard ma–vr 9–18. Zet zaterdag alleen aan als je die ook honoreert.
• Minimale aankondiging — minuten waaronder het slot niet verschijnt (0 = zelfs «over een kwartier»; 120 = geen gesprek binnen twee uur). Stappen van 15 minuten. Gebruik het als je tijd nodig hebt om de demo voor te bereiden.
• Buffer voor / na — lege minuten rond de meeting, zodat twee gesprekken niet overlappen of zodat je van kamer kunt wisselen. Stappen van 5 minuten.
• Boeken tot — horizon in dagen (1–365, standaard 60). Daarbuiten is de openbare kalender leeg. Verkort hem (14, 21) als je geen kalender vol gesprekken over drie maanden wilt.
• Lunchpauze — een venster dat elke dag wordt weggehaald (bijv. 13:00–14:00), bovenop de tijdvensters.
• Uitgesloten datums — extra dagen alleen voor deze pagina (brugdag, interne training). De sluitingen van de organisatie staan al in het blok: voer ze niet opnieuw in, de org-sluiting geldt.
• Herinnering — offset vóór de start (dezelfde opties als andere Mokapen-herinneringen). Hij vuurt op de afspraak, het is niet de bevestigingsmail bij verzenden van het formulier.
• Annuleren / verzetten tot — minuten vóór de start waaronder de gast het niet meer kan verplaatsen of annuleren via de beheerslink. 0 = altijd toegestaan (als je die link aanbiedt). Stappen van 15 minuten.
• Kalenderuitnodigingen — vinkje standaard aan: uitnodigingen gaan naar host en contact (en naar gasten). Zet het alleen uit als je uitnodigingen met de hand beheert: meestal laat je het aan.

Op de openbare pagina kan de bezoeker e-mails van andere deelnemers toevoegen (optioneel, komma-gescheiden). Ze landen op de afspraak als gasten; ze vervangen het hoofdcontact niet (dat blijft de e-mail/naam van het formulier). Ze hoeven hun eigen e-mail niet opnieuw in te vullen: Mokapen gebruikt de contactgegevens eronder.

Lijn de persoonlijke kalender (Google/Outlook) uit als je wilt dat externe bezette tijden meetellen. Slots «vrij» in Mokapen + een volle kalender = de bezoeker ziet gaten die jij niet kunt honoreren.

Meet, Teams, locatie

In het blok, sectie meetingkanaal, vink je aan wat je wilt aanbieden:

• Google Meet — verschijnt als minstens één host Google bruikbaar heeft gekoppeld. Je hebt de integratie nodig van wie op het gesprek moet: bij collectief, van iedereen; bij round robin, van wie kan worden toegewezen. Ontbreekt die, dan markeert Mokapen het in de editor (uitgaande sync, alle hosts, of «koppel de integratie»).
• Microsoft Teams — hetzelfde met Outlook/Teams.
• Locaties — adressen uit Instellingen → Locaties (straat, postcode, stad). Heb je er geen, dan zegt het formulier dat en stuurt het je naar Locaties. Vink alleen de locaties aan die je op deze pagina wilt, niet allemaal uit gewoonte.

Eén kanaal alleen: de bezoeker kiest niet, het is impliciet. Meerdere kanalen: radio op de pagina. Nul videokanalen en nul locaties: je biedt een slot zonder te zeggen waar — dat is alleen in orde als je het in de titel of beschrijving uitlegt («we bellen je»). Documenteer Meet niet naar de klant als de host geen Google heeft: het vinkje in de editor is uitgeschakeld of ontbreekt.

Publiceren: status, URL, embed

In Instellingen, zoals bij het contactformulier:

• ONLINE / OFFLINE — concept = Offline, je werkt in het voorbeeld. Online = je accepteert boekingen. De slug blijft zichtbaar: wijzig hem niet lichtzinnig als je hem al in een campagne of een automatisering hebt gezet.
• Pagina-URL — e-mailhandtekening, site «Boek een gesprek», ads, QR, LinkedIn. De knop Bekijken is alleen actief als ONLINE.
• Code om te plakken — snippet voor de site. Gegevens komen in Mokapen, ze blijven niet in het CMS.
• Bezoektracking (plannen met tracking) — dezelfde snippet als het contactformulier, met toestemming.

Privacy, reCAPTCHA en de succespagina gelden hier ook. De standaardbedanktekst is die van de afspraak: bevestig hem («je staat dinsdag om 10 uur in de kalender», niet «we bellen je terug»). De bevestigingsmail naar de bezoeker is het bewijs van het slot; de interne melding gaat naar de inboxen die je op het formulier zet.

Wat er gebeurt na de boeking

Zonder verdere configuratie, in deze volgorde:

• Mokapen schrijft het formulierlog (velden, slot, kanaal, gasten).
• Maakt of werkt het contact bij (dezelfde e-mailregel als het contactformulier: E-mail 1/2/3, dupliceert niet als er al een bestaat en niet gearchiveerd is).
• Maakt de gekoppelde afspraak aan, met host, duur, tijd, kanaal, gasten. Herkomst form_ + pagina-id.
• Als uitnodigingen aan staan, gaan de kalenders uit. Meet/Teams opent vanzelf als de integratie er is. De herinnering vuurt volgens de offset die je hebt ingesteld.
• De bezoeker ziet de succespagina (of de doorverwijzing) en, als je er een hebt geschreven, de bevestigingsmail. Het team kan de afspraak behandelen zoals elke andere: zie de gids Afspraken.

Daarna, als je ze hebt geconfigureerd, de formulierautomatiseringen (label, taak «demo voorbereiden», inbound-deal). Voor vertragingen en voorwaarden gebruik je de module Automatiseringen met trigger formulier ontvangen en de slug van deze pagina.

Aanbevolen proces

• Eerst hostslots in Afspraken, daarna het formulier. Lege kalender op de pagina = bijna altijd beschikbaarheid niet ingesteld, geen formulierbug.
• Eén persoon: laat de enkele host. Een demoteam: round robin. Kickoff met twee personen: collectief. Gebruik collectief niet «omdat het cool lijkt» als één genoeg is.
• Kanaal: Meet alleen als de host Google heeft; locatie alleen als je die honoreert. Daarna aankondiging en buffer (bijv. 2 uur + 10 minuten) vóór ONLINE.
• Test Offline: boek op je eigen adres, controleer contactkaart, afspraak, uitnodiging, Meet, melding, bevestiging. Daarna een weekdag verderop om de slots te zien.
• ONLINE op één kanaal (e-mailhandtekening). Na 48 uur kijk je naar no-shows en gaten. Daarna site / ads.
• Wijzig de slug niet op een pagina die al in een campagne zit. Dupliceer en maak de tweeling (ander team, andere duur).

Gebruiksscenario's

Elk geval is een echte situatie, geen vinkjeslijst. De pagina is dezelfde; wat verandert, is hosts, toewijzing en kanaal.

• Twee verkopers, dezelfde demo — Sara en Marco pitchen hetzelfde product. Laat je de bezoeker kiezen, dan boekt iedereen Sara en zit Marco stil. Voeg beiden toe als host en gebruik round robin: de pagina toont tijden, geen namen («je ontmoet een van deze personen»), en Mokapen wijst toe wie de minste komende meetings heeft. Duur 30 minuten, Meet alleen als beiden Google gekoppeld hebben (anders start de link nooit voor wie de integratie mist). Twee uur aankondiging, zodat je niet onvoorbereid van gesprek naar gesprek springt. Tien minuten buffer tussen slots. Horizon van 21 dagen, geen drie maanden volgepakte agenda. Spreekt Sara Duits en Marco niet, dan is round robin het verkeerde gereedschap: dan heb je «Bezoeker kiest de persoon» nodig.
• Een gesprek met de eigenaar — De prospect wil jou, niet «iemand van het team». Eén host: de bezoeker ziet geen personenlijst, hij kiest alleen datum en tijd. Meet als je Google hebt, of een locatie als je op kantoor ontvangt — niet allebei «voor het geval dat». Korte horizon (14–21 dagen) als je al vol zit: anders krijg je gesprekken in maart die je daarna verplaatst. Minstens één uur aankondiging. Deze pagina is niet om de last te delen: het is jouw openbare kalender.
• Interview met HR en de hiring manager — Beide personen moeten in de kamer (of op het gesprek) zijn. Toewijzing Collectief: het slot verschijnt alleen als beiden vrij zijn, en beiden landen op de afspraak. Teams als ze Microsoft gekoppeld hebben. Uitgesloten datums voor buitengewone sluitingsdagen (org-sluitingen staan al in het blok: je voert ze niet opnieuw in). 24 uur aankondiging zodat HR het cv kan lezen. Dit is geen round robin: de kandidaat verwacht beide personen, niet «een van de twee».
• Balie op locatie, geen video — De klant komt naar kantoor. Vink Meet of Teams niet aan: je zou een link beloven die niet bestaat. Vink alleen de locatie aan (heb je er geen, dan zegt het blok dat: maak die eerst). Eén host — wie ontvangt aan de receptie of de consultant van dienst. Vensters 9–12 en 14–17, lunchpauze, horizon van 14 dagen. De succedestekst moet zeggen waar ze moeten aankomen, niet «we sturen de Meet».
• Onboarding na het contract — De bezoeker is al klant, geen lead. Kloon de demopagina: interne titel «Onboarding», één CSM als host, 45 minuten, Meet, meld de CSM niet sales. Formulierautomatisering: een taak «account voorbereiden» op het contact. Weinig velden (e-mail, naam). Twee aparte URL’s: één in de handtekening voor demo’s, één in de welkomstmail. Meng ze niet, of sales vindt onboarding in zijn agenda.

Praktische voorbeelden

1. De link in je handtekening (één host, een half uur)

Open Formulieren → Nieuw → Een afspraak boeken. Interne naam «Demo Luca», melding naar jouw adres. In Inhoud open je Boekingen: blijf zelf de enige host, duur 30 minuten, ma–vr zoals vooringevuld. Is Google gekoppeld, vink Meet aan; zo niet, een locatie of geen video en zeg dat in de titel («we bellen je»). 60 minuten aankondiging. Instellingen: blijf Offline, open Voorbeeld, boek een slot op je Gmail. Controleer dat de afspraak in de kalender staat, de uitnodiging is aangekomen, het contact in het adresboek zit. Pas dan ONLINE en plak de URL in je handtekening. Maak geen deal bij elk gesprek: veel is verkennend. De deal open je daarna, of met een automatisering alleen als het formulier een ingevuld bedrijf heeft.

2. Drie AE’s die demo’s delen

Hetzelfde sjabloon, maar voeg de drie account executives toe in het blok (ze hebben slots in Afspraken nodig). Hosttoewijzing verschijnt: kies round robin, niet «Bezoeker kiest de persoon». Dezelfde duur en buffers voor iedereen, anders heeft Mokapen geen enkele regel. Bied je Meet aan, open dan de editor en controleer dat geen host het vinkje uit heeft: één zonder Google breekt het gesprek wanneer round robin bij hem landt. Op de pagina ziet de bezoeker geen namen — prima als de pitch dezelfde is. Is één AE de enige die DACH dekt, laat round robin dan vallen en ga terug naar «Bezoeker kiest de persoon», met een zichtbaar label «Anna — Duits».

3. Kickoff sales + delivery

De klant heeft getekend en moet wie verkocht heeft én wie het werk doet ontmoeten. Twee hosts, collectieve toewijzing, 60 minuten, Teams. Het slot op de pagina bestaat alleen in uren waarop beiden vrij zijn: dat is de bedoeling, geen bug. Gebruik geen round robin «zodat er tenminste iemand is»: de klant komt en delivery ontbreekt. Rond de succespagina af met «jullie zitten in een gesprek met [namen]» en test Offline met twee echte kalenders, niet met een leeg voorbeeld.

Veelgestelde vragen

V: Ik zie geen tijden op de pagina.

A: Heeft de host slots in Afspraken? Ben je in bereik (dag/uren van het blok), voorbij de aankondiging, binnen de horizon, buiten lunch, sluitingen en uitgesloten datums? Vult de externe kalender alles? Probeer een dinsdag over twee weken, niet «vandaag over twintig minuten».

V: Verschil met Een dienst of product boeken?

A: Afspraak = de tijd van een persoon. Dienst-/productboeking = een catalogusitem met duur en plaatsen. Details in de gids Boekingen en de gids dienstenformulier.

V: Meet wordt niet aangemaakt / het vinkje staat uit.

A: De Google-integratie van de host (alle hosts bij collectief; wie kan worden toegewezen bij round robin). Mokapen markeert het in de editor. Zonder de integratie laat je locatie of «we bellen je» en beloof je geen link.

V: Kan ik diensten en afspraken in hetzelfde formulier mengen?

A: Een formulier heeft één boekingstype. Twee pagina’s, of je wijzigt het type in het blok wetende dat de entiteit die in het CRM wordt aangemaakt ook verandert (afspraak vs boeking).

V: Worden gasten contacten?

A: Het hoofdcontact is wie e-mail/naam heeft ingevuld. De andere e-mails zijn deelnemers op de afspraak. Ze vervangen de kaart niet.

V: Het formulier accepteert geen boekingen.

A: Het moet ONLINE zijn. Controleer reCAPTCHA, verplichte velden, het formulierplafond van het plan, de juiste slug in de snippet, en dat het voorbeeld niet de enige pagina is die je gebruikt (het Offline-oog boekt niet echt).

V: Waar zie ik wie heeft geboekt?

A: Afsprakenkalender, contactkaart (formulierherkomst), inzendingenlog op de contacttijdlijn. Notificatie-e-mails zijn het signaal, niet het archief.