De Mokapen-gids

Bestanden

Met Bijlagen koppel je bestanden aan een Mokapen-entiteit: contracten, briefings, screenshots, facturen, presentaties. Ze blijven in de recordcontext (taak, project, contact, ticket, deal…) zodat iedereen die het record opent relevante documenten meteen vindt, zonder e-mail of persoonlijke drives los van het CRM te doorzoeken.

Rol in het CRM

Bijlagen vullen gestructureerde gegevens en koppelingen aan:

• Deal / offerte: getekende PDF, specs, verzonden aanbod.
• Ticket: fout-screenshot, log, leveranciersreactie.
• Project / taak: mockup, specificaties, door klant goedgekeurd deliverable.
• Contact / bedrijf: uittreksel KvK, NDA's, onboardingdocumenten.

De genummerde badge op de paperclip toont hoeveel bestanden gekoppeld zijn — een snel signaal in lijst en Kanban.

Een bestand uploaden

1. Open het entiteitsrecord.
2. Bovenbalk → paperclip-pictogram (Bijlagen).
3. Kies de bron:
   • Je computer — upload naar de Mokapen-opslag van de organisatie.
   • Google Drive of OneDrive (met actieve integratie) — koppel cloudbestanden zonder lokale Mokapen-opslag te dupliceren.
4. Selecteer het bestand en wacht op voltooiing.

Op sommige records kun je bestanden ook slepen en neerzetten op het recordgebied om upload te starten.

Bekijken en beheren

In het Bijlagen-menu: lijst met naam, grootte en datum. Open, download of verwijder van entiteit. Een bijlage van het record verwijderen wist het bestand op Drive/OneDrive niet per se als het via cloudintegratie gekoppeld is — het verbreekt alleen de CRM-referentie.

Op tabblad Gegevens (volledige pagina) vat de sectie bijgevoegde bestanden dezelfde documenten inline samen met opmerkingen en beschrijving.

Beschikbare ruimte

Organisaties op Free-plan: beperkte online ruimte (100 MB) voor direct geüploade bijlagen. Premium-plannen (passend Premium-plan): uitbreidbare ruimte. Controleer plan en gebruik in Organisatie-info. Bij grote volumes: geef de voorkeur aan Drive/OneDrive-integratie en koppel bestanden in plaats van alles naar Mokapen te uploaden.

Klonen

Bij het klonen van taken, projecten, contacten, tickets, deals enz. kun je bijlagen in de kopie opnemen (checkbox in de Klonen-modal). Let op totale grootte: de modal kan totaal MB tonen van te dupliceren bestanden. Deselecteer als de kopie lichtgewicht moet zijn (alleen structuur, geen documenten).

Aanbevolen processen

• Single source of truth: getekend contract op de deal, niet alleen in e-mail — bijlage + contact/bedrijf-koppeling.
• Tickets met bewijs: vereis screenshot/log bijgevoegd vóór sluiting technische tickets (checklist + bestand).
• Projectoverdracht: gedeelde Drive-map + in Mokapen link/referentie PDF's op het project.
• AVG / retentie: verwijder verouderde bijlagen van contactrecords wanneer niet meer nodig; overweeg corporate cloud voor langetermijnarchief.
• Gekloonde sjablonen: taaksjabloon met interne instructie-bijlage, gekloond voor elke nieuwe onboarding.

Bijlagen, Koppelingen en opmerkingen vormen het operationele «geheugen» van het CRM-record.