De Mokapen-gids

OneDrive

Koppel OneDrive aan Mokapen om bestanden bij te voegen vanaf CRM-records (contacten, deals, tickets, projecten…) en, indien gewenst, naar de cloud op te slaan bestanden die je vanaf je computer uploadt in plaats van ze alleen op de Mokapen-server te bewaren.

Algemeen overzicht: Integraties.

Vereisten

• Microsoft-account met beschikbare OneDrive-opslag.
• Toestemming voor Mokapen om toegang te krijgen tot bestanden die de app op OneDrive aanmaakt of opent (niet je volledige drive-inhoud).

OneDrive koppelen

1. Gebruikersmenu → Integraties → OneDrive.
2. Klik op OneDrive synchroniseren.
3. Log in bij Microsoft en sta toegang toe tot bestanden beheerd door Mokapen.
4. Stel voorkeuren en delen in (alleen de gebruiker die koppelde ziet die secties).
5. Klik onderaan de pagina op Synchroniseren.

Als je niet accepteert, kun je geen bestanden van OneDrive bijvoegen of uploads naar de cloud opslaan.

Wat Mokapen van Microsoft vraagt

Mokapen vraagt toegang tot bestanden die het aanmaakt of opent via de integratie — geen leestoegang tot je volledige persoonlijke OneDrive. Nodig voor de dedicated map, uploads en het openen van bijlagen vanaf CRM-records.

Voorkeuren

• Computerbestanden opslaan in de cloud (schakelaar aan): bestanden geüpload vanaf je pc gaan ook naar je OneDrive, niet alleen naar Mokapen.
• Dedicated map: Mokapen maakt of hergebruikt een map met de naam Appnaam – Organisatienaam en plaatst gekoppelde bestanden daar, zodat je ze gegroepeerd op OneDrive vindt.

Delen met het team

• Inschakelen voor andere gebruikers — collega's of de hele org kunnen jouw OneDrive-koppeling gebruiken om bestanden bij te voegen zonder opnieuw in te loggen. Handig voor bedrijfs-OneDrive beheerd door één contactpersoon.
• Alle OneDrive-bestanden delen met leden — wanneer aan, zijn Mokapen-bestanden op OneDrive toegankelijk via gedeelde link voor org-leden; wanneer uit, zijn machtigingen restrictiever.

Klik na elke wijziging op Synchroniseren.

Dagelijks gebruik — bestanden bijvoegen vanaf een record

Open een record (contact, deal, ticket, project…), klik op de paperclip (Bijlagen) en kies de bron. Met OneDrive gekoppeld verschijnen twee aparte modi:

1. Vanaf je computer (naar OneDrive)

Menu-item: Je computer op OneDrive.

1. Selecteer het bestand op je pc (of sleep het naar het uploadgebied, waar beschikbaar).
2. Mokapen uploadt het naar het OneDrive-account gekoppeld aan de integratie — niet alleen naar Mokapen-opslag.
3. Heb je de dedicated map ingeschakeld in Integraties, dan maakt Mokapen (of hergebruikt) de map Appnaam – Organisatienaam en plaatst het bestand daar.
4. Het bestand wordt aan het record gekoppeld met een link die het document op OneDrive opent.

Voordelen: het document blijft in de org-OneDrive (of het account gedeeld met het team); je gebruikt geen Mokapen-bijlageopslag; Microsoft-back-up en -delen blijven buiten het CRM beschikbaar. Ideaal voor contracten, PDF's en nieuwe bestanden van je computer.

2. OneDrive online — bestandskiezer

Menu-item: OneDrive online.

1. De Microsoft-kiezer opent (OneDrive-venster).
2. Kies een of meer bestanden die al op OneDrive staan, of een map.
3. Mokapen uploadt het bestand niet opnieuw vanaf je pc: het koppelt het record aan het bestand (of de bestanden) op OneDrive, met een link om het te openen.

Voordelen: geen dubbele upload; je gebruikt documenten al georganiseerd in OneDrive-mappen; nuttig voor sjablonen, presentaties of gedeelde mappen die het team op OneDrive onderhoudt. Het bestand blijft waar je het op OneDrive hebt gezet — Mokapen voegt alleen de CRM-link toe.

Wat kiezen?

• Nieuw bestand van je pc → «Je computer op OneDrive».
• Bestand staat al op OneDrive → «OneDrive online».

Is de OneDrive-integratie gedeeld met collega's, dan gebruiken beide opties de actieve koppeling voor de org (jouw of de gedeelde), zodat bijlagen naar hetzelfde bedrijfsarchief wijzen.

Een bijlage van het Mokapen-record verwijderen verwijdert het bestand niet op OneDrive. Verdwijnt een bestand van OneDrive, kan de link in Mokapen stoppen met werken — ontkoppel en koppel de integratie opnieuw of vervang de bijlage.

Algemene details over bijlagen: Handleiding Bijlagen.

Veelvoorkomende problemen

• Uploadfout — bestand te groot, niet-ondersteund formaat, OneDrive-opslag vol of machtiging ingetrokken. Koppel de integratie opnieuw.
• Collega ziet instellingen niet — alleen de gebruiker die de koppeling aanmaakte kan voorkeuren en delen wijzigen; anderen gebruiken het gedeelde account indien ingeschakeld.

Ontkoppelen

Klik op Ontkoppelen en bevestig door het gevraagde woord te typen. In het venster kies je wat te doen met bestaande OneDrive-bijlagelinks in Mokapen.

Opties in Mokapen:

• Standaard ontkoppelen (schakelaar «Alle links verwijderen…» uit) — je trekt alleen de accountkoppeling in. Bijlagen met OneDrive-links blijven op records in Mokapen, maar zonder actieve integratie kunnen de links stoppen met werken tot je opnieuw koppelt of de bijlagen vervangt.
• Alle OneDrive-bestandslinks uit Mokapen verwijderen (schakelaar aan) — Mokapen verwijdert uit de org referenties naar OneDrive-bijlagen (records gekoppeld aan die sync). Bestanden worden niet verwijderd op OneDrive: ze blijven in de cloud; alleen de CRM-links verdwijnen.

In elk geval worden documenten op externe OneDrive niet automatisch vernietigd door Mokapen. Om ruimte vrij te maken of een archief te sluiten, handel direct op OneDrive.

Details bijlagen: Handleiding Bijlagen.