Mokapenguiden

OneDrive

Ansluta OneDrive till Mokapen till bifoga filer från CRM-poster (kontakter, erbjudanden, biljetter, projekt...) och, om du vill, spara till molnet filer som laddas upp från din dator istället för att bara lagra dem på Mokapen-servern.

Allmän översikt: Integrationer.

Krav

• Microsoft-konto med tillgänglig OneDrive-lagring.
• Tillåtelse för Mokapen att komma åt filer som appen skapar eller öppnar på OneDrive (inte hela din enhets innehåll).

Anslut OneDrive

1. Användarmeny → Integrationer → OneDrive.
2. Klick Synkronisera OneDrive.
3. Logga in på Microsoft och Tillåta tillgång till filer som hanteras av Mokapen.
4. Konfigurera inställningar och delning (endast användaren som är ansluten ser dessa avsnitt).
5. Klick Synkronisera längst ner på sidan.

Om du inte accepterar, kommer du inte att kunna bifoga filer från OneDrive eller spara uppladdningar till molnet.

Vad Mokapen begär från Microsoft

Mokapen begär åtkomst till filerna skapar eller öppnar genom integrationen — inte läsåtkomst till hela din personliga OneDrive. Detta behövs för den dedikerade mappen, uppladdningar och öppning av bilagor från CRM-poster.

Inställningar

• Spara datorfiler till molnet (slå på): filer som laddas upp från din PC går också till din OneDrive, inte bara till Mokapen.
• Dedikerad mapp: Mokapen skapar eller återanvänder en mapp med namnet Appnamn – Organisationsnamn och placerar länkade filer där, så att du kan hitta dem grupperade på OneDrive.

Dela med teamet

• Aktivera för andra användare — kollegor eller hela organisationen kan använda din OneDrive-anslutning för att bifoga filer utan att logga in igen. Användbar för företaget OneDrive som hanteras av en kontaktperson.
• Dela alla OneDrive-filer med medlemmar — när på är Mokapen-filer på OneDrive tillgängliga via delad länk med organisationsmedlemmar; när den är avstängd är behörigheterna mer restriktiva.

Efter varje ändring klickar du Synkronisera.

Daglig användning — bifoga filer från en post

Öppna en post (kontakt, affär, biljett, projekt...), klicka på gem (Bilagor) och välj källa. Med OneDrive ansluten, två distinkta lägen synas:

1. Från din dator (till OneDrive)

Menyalternativ: Din dator på OneDrive.

1. Välj filen på din PC (eller dra den till uppladdningsområdet, om det är tillgängligt).
2. Mokapen laddar upp det till OneDrive-kontot som är kopplat till integrationen — inte bara till Mokapen-lagring.
3. Om du aktiverade särskild mapp i integrationer skapar (eller återanvänder) Mokapen mappen Appnamn – Organisationsnamn och placerar filen där.
4. Filen är bifogas protokollet med en länk som öppnar dokumentet på OneDrive.

Fördelar: dokumentet stannar i organisationen OneDrive (eller kontot som delas med teamet); du använder inte Mokapen tillbehörsförvaring; Microsofts säkerhetskopiering och delning förblir tillgänglig utanför CRM. Idealisk för kontrakt, PDF-filer och nya filer skapade på din dator.

2. OneDrive online — filväljare

Menyalternativ: OneDrive online.

1. Microsoft-väljaren öppnas (OneDrive-fönstret).
2. Välj en eller flera filer som redan är på OneDrive eller en mapp.
3. Det gör Mokapen inte ladda upp igen filen från din PC: den länkar posten till filen (eller filerna) på OneDrive, med en länk för att öppna den.

Fördelar: ingen dubblettuppladdning; du använder dokument som redan är organiserade i OneDrive-mappar; användbar för mallar, presentationer eller delade mappar som teamet underhåller på OneDrive. Filen stannar där du lägger den på OneDrive — Mokapen lägger bara till CRM-länken.

Vilken ska man välja?

• Ny fil från din PC → «Din dator på OneDrive».
• Fil redan på OneDrive → «OneDrive online».

Om OneDrive-integrationen delas med kollegor använder båda alternativen den aktiva anslutningen för organisationen (din eller den delade), så bilagor pekar på samma företagsarkiv.

Ta bort en bilaga från Mokapen-posten tar inte bort filen på OneDrive. Om en fil försvinner från OneDrive kan länken i Mokapen sluta fungera — i så fall koppla ur och återanslut integrationen eller byt ut bilagan.

Allmän information om bilagor: Bilagor guide.

Vanliga frågor

• Uppladdningsfel — filen är för stor, formatet stöds inte, OneDrive-lagringen är full eller behörigheten återkallad. Återanslut integrationen.
• Kollegan kan inte se inställningar — endast användaren som skapade anslutningen kan ändra inställningar och delning; andra använder det delade kontot om det är aktiverat.

Koppla från

Klick Koppla från och bekräfta genom att skriva det begärda ordet. I fönstret kan du välja vad du ska göra med befintliga OneDrive bifogade länkar i Mokapen.

Alternativ i Mokapen:

• Standard frånkoppling (byt «Ta bort alla länkar...» av) — du återkallar bara kontoanslutningen. Bilagor med OneDrive-länkar finnas kvar på register i Mokapen, men utan en aktiv integration kan länkarna sluta fungera tills du återansluter eller byter ut bilagorna.
• Ta bort alla OneDrive-fillänkar från Mokapen (växla på) — Mokapen tar bort från org referenser till OneDrive-bilagor (poster länkade till den synkroniseringen). Filer är inte raderad på OneDrive: de stannar i molnet; bara CRM-länkarna försvinner.

I alla fall förstörs inte dokument på extern OneDrive automatiskt av Mokapen. För att frigöra utrymme eller stänga ett arkiv, agera direkt på OneDrive.

Bilaga detaljer: Bilagor guide.