Mokapenguiden

Beställningsguide

En beställning är kundens kommersiella bekräftelse: dokumentet med prislista, rabatter, moms och villkor som formaliserar köpet eller leveransåtagandet. I Mokapen är en beställning inte en PDF som sparas i en delad mapp. Det är en levande CRM-post, kopplad till kontakten och företaget, spårad i tidslinjen, synkroniserad med faktureringsprogramvara och redo att bli en e-faktura utan att lägga in rader igen.

Den här guiden leder dig genom daglig användning: skapa eller generera en beställning från en accepterad offert, hantera uppfyllelse med den operativa pipeline, skicka dokumentet till kunden, synkronisera med Fatture in Cloud och veta var varje jobb står hela tiden. Automatiska regler för rabatter och frakt har dedikerade guider; pipeline och mallar finns kvar i de sista avsnitten.

Beställningsområdet är i Försäljning → Order. Det kräver en lämplig Premium-plan med Sales-appen aktiv och skattesatser konfigurerade på organisationsnivå (en gång, i Inställningar → Försäljning → Skatter).

Hur beställningar passar in i resten av ditt arbete

Innan tekniska detaljer hjälper det att se var en order sitter i försäljningsflödet — det är det som gör att Mokapen jobbar för dig istället för mot dig.

I den typiska vägen kommer en kund in som en kontakta (webbplatsformulär, mässa, remiss). När en verklig möjlighet dyker upp öppnar du en handla för att spåra förhandlingen. Om ett formellt förslag behövs förbereder du ett citationstecken; när kunden accepterar blir offerten en beställa — När det ekonomiska åtagandet är slutgiltigt och fullgörandet börjar produktionen och faktureringen. Du kan också skapa beställningen direkt (redan överenskommen försäljning, avtalsförnyelse, återkommande beställning) utan att gå igenom en offert.

Beställningen ärver från och matar resten: om det kommer från en accepterad offert, artiklar, kund, rabatter och villkor kopieras över utan återinträde; om du öppnar den från företagskortet fylls mottagare och dedikerad rabatt i automatiskt. När den har utfärdats länkar beställningen till projekt, leveransuppgifter, supportbiljetter och — via synk — till bokföring av fakturering.

Den praktiska fördelen: sex månader senare när någon i teamet öppnar en kundkontakt, ser de hela historiken - skickade offerter, utfärdade beställningar, vilka är uppfyllda eller fakturerade, med vilka belopp och artiklar. Ingen delad Excel-fil, ingen «order 2026»-mapp att leta igenom.

Användningsfall

• Signerat B2B-kontrakt: beställning med återkommande servicelinjer, betalningsvillkor i ekonomiska förhållanden, märkt PDF med organisationsmallen.
• Försäljning från accepterad offert: beställning genererad från offerten med artiklar, belopp och kund redan anpassade — ett klick och du är redo för fullgörande eller fakturering.
• Drift och leverans: beställning kopplad till projekt- och genomförandeuppgifter; anslutningar till efterförsäljningsbiljetter för att spåra hela cykeln.
• Skattemässig integration: synka till Fatture in Cloud — ordern med dess rader blir grunden för e-fakturering utan återinförande i bokföringen.

Ordersidan: där du börjar varje dag

När du går till Försäljning → Order du ser Kanban styrelse: kolumner där varje kolumn är en operativ fas (Ny order, Övertagen, Ska faktureras, Faktureras, Uppfylld, Standby, Avbruten — anpassningsbar). Varje beställning är ett kort i dess statuskolumn. Med en blick ser du hur många order som väntar på att fullföljas, hur många som är i fakturering, hur många som är stängda.

Det här är rätt vy för det dagliga arbetet: öppna Mokapen på morgonen, titta på "Taken in charge" — beställningar att arbeta med idag. Titta på «Ska faktureras» — de som ska överföras till bokföringen. Kolumnen «Uppfyllda» visar stängda jobb för perioden, med totalbeloppet högst upp i kolumnen.

Överst har du två verktyg som du kommer att använda ofta: den pipeline väljare (om du har olika processer – t.ex. produkter kontra tjänster – har var och en sin egen pipeline och faser) och Filter knapp. Filter begränsar vyn: endast en viss kunds beställningar, över ett visst belopp, en viss ägare, en viss tagg. Om du ofta använder samma kombination, spara den som en sparat filter och återkalla den med ett klick.

För att avancera en beställningsfas behöver du inte öppna den: dra kortet från «Taken över» till «Ska faktureras» och statusuppdateringar. Snabbt under operationsmöten eller morgonrundor med öppna jobb.

De + Beställning knappen uppe till höger öppnar redigeraren för att skapa en ny beställning — se «Skapa en beställning» senare.

Kanban-vy (standard)

En styrelse uppdelad efter pipelinefas; varje beställning är ett kort. Totalt belopp överst i varje kolumn ger ekonomisk volym efter status. För att avancera, dra kortet: statusuppdateringar utan att öppna beställningen.

Listvy

Klassisk tabell: en rad per beställning, konfigurerbara kolumner (kod, kund, belopp, status, ägare, datum, taggar). Sortera genom att klicka på rubriker och välj flera rader med kryssrutor för massåtgärder: byt ägare, arkivera en årsslutsbatch, exportera CSV för redovisning.

Vilket man ska använda, hur och när

Tumregel: Kanban till jobbet (förhandsbeställningar, öppna, kommentera, hantera uppfyllelse), Lista att granska och fixa (kontrollera siffror, sortera efter mängd, massredigeringar, export, analys). Växla med väljaren uppe till höger. Filter och aktiv pipeline förblir desamma.

Orderrekordet

När du klickar på ett kort på Kanban (eller en rad i listan) öppnas ordern. Om du har en Premium-plan kan du byta till helsida med expanderingsikonen högst upp — praktiskt när du arbetar med långa beställningar med många rader eller detaljerad termtext.

Överst hittar du beställningskod (till exempel. #ORD-3-2026) och titel. Koden identifierar beställningen unikt – se det dedikerade avsnittet. Titeln är beskrivningen du ger den, till exempel «2026 anläggningsunderhållsorder — Acme-kund»: den hjälper dig att känna igen den, men visas inte som sådan på PDF:en.

Under rubriken finns åtgärdsfältet: pipeline status, privatliv, taggar, bilagor, anteckningar, Kopiera länk, Alternativ menyn (Klona, ​​Arkivera, Ta bort). De + Skapa och anslut knappen länkar uppgifter, möten, projekt, biljetter — länken är automatisk och dubbelriktad.

Överst till höger är dokumentfältet: Förhandsvisning, Ladda ner (PDF/Word), Skicka e-post — se det dedikerade avsnittet.

Resten av posten är organiserad i block: avsändare och mottagare, kommersiella data, rader, summor, dokumentdesign, ekonomiska förhållanden, anslutningar och synkronisering.

Avsändaren är förifylld från organisationsinställningar (namn, adress, momsnummer, logotyp). Du ställer in mottagaren genom att välja företag och kontakta från katalogen: namn, adress, momsnummer, e-post och telefon laddas automatiskt. Om företaget har en dedikerad rabatt i sitt register gäller det alla linjer. Om kunden inte finns ännu kan du skapa dem i farten genom att skriva deras namn.

Frakt: kostnader och leveransadress

På beställningen helsida (inte den kompakta sidopanelen) hittar du den hopfällbara Frakt block (lastbilsikon). Här sköter du allt som rör fysisk leverans: fraktkostnad, destinationsland, leveransadress och varumottagarens data (namn, adress, postnummer, stad, provins, telefon, e-post).

Du kan ange fraktkostnaden manuellt eller låt Mokapen beräkna det automatiskt baserat på geografiska zoner (Inställningar → Försäljning → Beställningar → Frakt). Automatisk beräkning tar hänsyn till destinationsland och, om zonen är inställd «efter vikt», vikten av produkter på rader (antal × katalogvikt). När du lägger till eller tar bort produktlinjer eller byter land kan systemet räkna om kostnaden och uppdatera totalsummor.

Om orderbeloppet överstiger zonen fri frakt tröskel nollställer Mokapen kostnaden. Fraktbelopp läggs till ordersumman (efter artiklar) och vid synkronisering till Fatture in Cloud kan det bli en dedikerad rad. Detaljer för zoninställning i Fraktguide.

Beställningskod: automatisk numrering (och hur man ändrar den)

Varje beställning har en unik kod som identifierar dokumentet internt (Kanban, listor, anslutningar) och visas på PDF:en som beställningsreferens.

Mokapen genererar koden automatiskt vid spara om den är tom: årlig sekventiell in ORD-NUMMER-ÅR format (t.ex. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Varje 1 januari nollställs räknaren. Om du ändrar beställningsdatumet till ett annat år, genereras koden på nytt för att matcha det året.

Du kan ställ in koden manuellt: klicka på koden i rubriken, skriv vad du vill, spara. Användbart för att anpassa till ERP eller extern redovisningsnumrering. Koder utanför standardformatet påverkar inte automatisk sekvensering. Se upp för dubbletter: bättre att lämna automatisk numrering och bara ingripa när det behövs.

I PDF-filer/e-postmeddelanden kan filnamnet vara Avsändare - ORD-3-2026.pdf.

Rader: bygger orderns kommersiella dokument

Rader är hjärtat i beställningen: raderna som beskriver för kunden vad du säljer eller levererar och hur mycket det kostar. Varje rad har en titel, kvantitet, enhetspris, momssats och totalt. Allt annat - rabatter, netto-/bruttoberäkning, marginal, skatter - beräknas i realtid medan du arbetar.

När du klickar + Objekt en modal öppnas med det första valet: vilken typ av rad som ska läggas till. Det finns fem alternativ, och skillnaden är inte kosmetisk - den ändrar vad raden representerar i ordningen.

Ny vara eller från ansluten offert

På en beställning kopplat till ett eller flera citat (fliken Anslutningar), den + Objekt knappen blir en meny med två alternativ: Ny (standardmodal, som på citat) och Från kopplat citat. Det andra alternativet visas endast om minst en offert är kopplad till beställningen — användbart när beställningen startar delvis eller när du lägger till rader senare utan att ange priser och moms igen.

Att välja Från kopplat citat öppnar en modal: du väljer vilken offert (om du har länkat mer än en), Mokapen laddar sina rader med titel, kvantitet och pris. Kontrollera de som ska importeras - även bara några - och bekräfta med Tillägga. Valda rader läggs till beställningen med samma data som offerten (produkt/tjänst, kvantitet, pris, radrabatt, moms). Du kan sedan redigera dem individuellt som vilken annan rad som helst.

De fem objekttyperna

Varje rad kan vara en av dessa fem typer, och valet ändrar vad raden representerar i ordningen:

• Service — drar från Tjänster katalog. Använd det till något immateriellt (konsultation, en prenumeration, en dagprisintervention). Välj tjänst från menyn och pris, moms, kod och beskrivning är förifyllda från katalogen. Du kan fortfarande ändra dem på raden om du tillämpar ett annat pris för denna specifika kund: katalogen förblir oförändrad.
• Produkt — fungerar som Service men drar från Produktkatalog: hårdvara, material, mjukvarulicenser, allt påtagligt eller med en SKU.
• Generisk artikel — fri rad: ingen kataloglänk, du skriver titel, pris och kvantitet för hand. Perfekt för enstaka föremål som inte hör hemma i katalogen («Milano-resor», «Engångsuppställning», «Logografisk anpassning»).
• Generisk % artikel — beräknad rad: ange en procentsats (positiv eller negativ) och Mokapen beräknar beloppet i procent av nettot av föregående rader. Klassisk användning: beställningsrabatt («Lojalitetsrabatt −10%» efter listning av alla varor) eller en tilläggsavgift («Brådskande service +15%»). Siffran räknas om i realtid om du lägger till en rad ovan eller ändrar ett pris.
• Endast text % objekt — som föregående men utan beräknat belopp: visar endast etiketten på dokumentet. Använd när du vill berätta något för kunden utan att ändra totalsummor («Rabatt ingår redan i priserna», «Reducerad moms på vissa varor»).

Vad du skriver på varje rad

Oavsett typ har varje rad samma fält (med små skillnader för %-typer):

• Titel och notera — vad kunden läser på PDF:en. Titel är huvudraden («Rutinmässigt serverunderhåll»), notera är beskrivningen nedan («Inkluderar två kvartalsbesök, biljetthantering, säkerhetsuppdateringar»). Förifyllt från katalogen om valt; du skriver det för generiska föremål.
• Kvantitet och enhetspris — gör raden total. Standardkvantiteten är 1, så för en engångstjänst behöver du bara priset. För konsumtionsbaserade rader (timmar, dagar, licenser) ange den verkliga kvantiteten.
• momssats — väljs bland de som konfigurerats i din organisation (Inställningar → Försäljning → Skatter). Om priserna inte är konfigurerade ännu, varnar Mokapen dig innan du låter dig skapa objekt. Systemet använder som standard produkt-/tjänstkatalogpriset, eller ditt lands standardpris för generiska artiklar.
• Radrabatt — procentuell rabatt på en enda vara (0–100 %): användbar för ett specialpris på en vara utan att beröra andra. Till skillnad från kundrabatt och dokumentrabatt — se nedan.
• Enhetskostnad — internt fält, ej synligt för kunden: används för marginal och markering. Om den är fylld visar ordern hur mycket du tjänar på den raden. Inget krav, men om du arbetar med snäva marginaler eller vill ha orderlönsamhet, värt att ange åtminstone på huvudposter.

Netto- eller bruttopriser: vad ska man välja

Ovanför objektlistan finns en "Använd bruttopriser" växla. Det är inte en teknisk detalj: det ändrar vad siffran i prisfältet betyder.

• Nettopriser (standard) — du anger pris utan moms. Om du skriver €100 på en rad med 22% moms, ser kunden €100 netto + €22 moms = €122 totalt. Standard för B2B: din kontakt tänker i netto eftersom de drar av moms.
• Bruttopriser — du anger pris inklusive moms. Om du skriver €122 på en rad med 22% moms delar Mokapen: €100 netto, €22 moms. Naturligt för B2C: privatkunden vill veta vad de betalar i kassan, inte uppdelningen.

Växlingen gäller för hela ordern: du kan inte blanda netto- och bruttolinjer. Välj baserat på kund: företaget nästan alltid netto; slutkonsument nästan alltid brutto.

Rabatter: full kaskad (upp till fem nivåer)

Rabatter gäller i kaskad på den återstående basen (procentsatserna går inte ihop). Utöver kund, linje och manual kan beställningar även använda organisationsregler för kvantitet och totala nettobeloppet. Fullständig installation i Rabattguide.

Typisk tillämpningsordning på en nettolinje på 1 000 €:

1. Börja från 1 000 €.
2. Kundrabatt (företagsjournal), t.ex. 10 % → 900 €.
3. Rad / fast artikelrabatt, t.ex. 5 % → €855.
4. Kvantitetsrabatt (Inställningar → Order → Rabatt), om den utlöses → bas reduceras ytterligare.
5. Total nettobeloppsrabatt (samma inställningar), om volymnivån nås.
6. Manuell dokumentrabatt («Lägg till rabatt» under artiklar) — slutlig förhandlad spak.
7. Kalkylera MOMS på nätet efter rabatter. Lägg sedan till någon fraktkostnad.

I praktiken använder du sällan alla nivåer tillsammans. Vanliga mönster:

• Kundrabatt — lojalitet i företagets register.
• Radrabatt — specialpris på en vara.
• Kvantitet/volym — Automatiska grossistregler (rabattguide).
• Manuellt dokument — avsluta affären på den aktuella ordern.

Totalblocket visar varje värderad nivå separat. Tills du aktiverar manuell rabatt kvarstår kund-, linje- och (om konfigurerade) automatiska regler.

Om beställningen kommer från en accepterat citat eller en vunnen affär kan Mokapen förfylla raderna — verifiera och justera innan du skickar till kunden eller synkroniserar med bokföring.

Ordna om, redigera, ta bort rader

Rader kan vara dras för att ändra ordning: beställningen på skärmen är den beställning kunden ser på PDF:en. Sätt huvudvarorna först, sedan tillbehör, sedan eventuella procentuella rabatter - så att beställningen läser bra.

Till redigera en rad klicka på redigeringsikonen: samma skapelsemodal öppnas igen. För att radera, papperskorgen ikonen. Mokapen ber inte om bekräftelse på radradering (återskapandet tar sekunder), men på viktiga beställningar är det värt att spara med jämna mellanrum.

Summor: vad kunden ser och vad bara du ser

Totalblocket längst ner i artikelsektionen visar all beställningsmatematik. Objekt som är synliga för kunden på PDF:en är:

• Totalt netto — summan av rad skattepliktiga belopp.
• Rabatter tillämpas — en efter en om det finns olika typer.
• Skatter — separat med momssats.
• Totalt brutto — den slutliga siffran som kunden ser.

Det finns då tre objekt som du bara ser internt och som aldrig visas på PDF:en. De visas bara om du har fyllt i enhetskostnad på rader:

• Marginal — Skillnaden mellan nettopriset och totalkostnaden.
• Marginal % — marginal i förhållande till försäljningspriset.
• Markup % — marginal i förhållande till kostnad.

Det här är dina interna lönsamhetsmått, användbara för att avgöra om du fortfarande kan sänka priset för att stänga.

Dokumentdesign: PDF-mallar och hur du anpassar dem

PDF-filen som kunden får är inte sammansatt från början varje gång: den börjar från a mall som definierar layout, färger, logotypposition, radtabellstruktur, var signaturen går. På orderposten hittar du Design block med en rullgardinsmeny för att välja vilken mall som ska användas.

Systemmallar (färdiga att använda)

Mokapen inkluderar fyra standardmallar — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — med olika layouter. De skiljer sig åt i logotypposition (överst till vänster, centrerad, höger), linjetabellstil (med eller utan omväxlande rader, ramar eller separatorer), avsändar-/mottagareblocklayout, signaturblockposition. De är redan konfigurerade och använder automatiskt din organisationsdata (logotyp, färger, skattedata).

Om du börjar och inte har tid att anpassa, prova de fyra standardmallarna med samma ordning (byt bara mall och klicka på Förhandsgranska) och välj den du gillar. Många användare stannar kvar på standardmallar i flera år utan problem.

Din organisations anpassade mallar

Om du har specifika behov – exakta varumärkesfärger, en layout som krävs av din sektor, extra block som garantivillkor eller digital signatur – kan du skapa anpassade mallar i organisationen Mallar område (sidomeny). Varje mall är av en specifik typ (Order, Offert, Faktura...) och definierar dokumentstruktur med anpassningsbara block.

En anpassad mall låter dig:

• Definiera vilka block som ska visas och deras position (huvud, avsändare, mottagare, radtabell, villkor, signatur, juridiska anteckningar).
• Ställ in färger, typsnitt och bordsstil för att matcha varumärket.
• Förladda standardtext i ekonomiska förhållanden: när du skapar en ny beställning med den mallen, fylls villkorstexten automatiskt med den formulering du förberett (giltighet, betalningsvillkor, regulatoriska referenser).

I din organisations malllista kan du markera en mall som standard: det kommer att föreslås automatiskt på alla nya beställningar. Användbart när hela säljteamet måste använda samma layout utan att tänka på det.

Om du ändrar mallen för en befintlig beställning (t.ex. för att kunden kräver en annan layout) och sparar, förhandsgranska och laddar ner kommer den nya designen att användas – utan att röra objekt, priser eller villkor som du redan skrivit.

Ekonomiska förhållanden: beställningens fritext

I den Dokumentera blockera hittar du ekonomiska förhållanden editor: ett område med rik text (fet, kursiv, listor, länkar, tabeller) där du skriver allt runt objekt och siffror. Betalningsvillkor («30 dagar från fakturadatum»), erbjudandets giltighet («giltigt till 2026-03-31»), sekretessklausuler, leveranstider, garantier, straffavgifter, regulatoriska referenser.

Om du ställer in en mall med förladdade villkor fylls editorn automatiskt vid orderskapande — du ändrar bara vad som behövs för det specifika fallet. Om mallen inte har några förinstallerade villkor börjar du tomt och skriver fritt.

Villkorstext visas i PDF:en under objekttabellen, före signaturblocket. Det är inte indexerat eller analyserat av Mokapen: rent dokumentinnehåll, formateringen du ser i editorn är vad kunden ser.

Förhandsgranska, ladda ner och skicka till kunden

När beställningen är klar - inlagda varor, villkor skrivna, kundlänkad - är det dags att leverera den. Mokapen ger dig tre vägar, från enklaste till mest professionella.

Förhandsgranska: kontrollera innan du skickar

De Förhandsvisning knappen längst upp till höger i posten visar PDF-filen exakt som kunden kommer att se den, direkt i webbläsaren i A4-format. Det genererar inte en fil att ladda ner: det är en rendering i farten med aktuell data och mall.

Använd den alltid innan du skickar. Den avslöjar på två sekunder vad du missar på skivan: en radtitel skuren för lång, en lapp som är dåligt inslagen, logotyp placerad på ett sätt du inte gillar med den här mallen, fel momssats på en rad. Redigera, spara, öppna förhandsgranskningen igen - upprepa tills du är nöjd.

Viktigt: förhandsgranskningen återspeglar sparat beställningstillstånd. Om du just har ändrat objekt eller villkor och inte har sparat, kanske förhandsgranskningen inte visar de senaste ändringarna. Spara och försök igen.

Ladda ner: PDF eller Word

De Ladda ner knappen öppnar en meny med två alternativ: PDF och Word (docx). PDF är standardleveransformatet – inte redigerbart av kunden, professionellt, universellt. Filnamnet byggs automatiskt som Avsändarnamn - OrderCode.pdf (exempel: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), så när kunden sparar den finner de att den redan är identifierad.

Ord tjänar två specifika fall: när du behöver anpassa dokumentet manuellt innan du skickar (lägg till ett anpassat stycke som du inte vill ha i systemet), eller när kunden ber om ett redigerbart format för att integreras i ett större dokument. Notera: exporterat Word är en ögonblicksbild av ordningen — ändringar där återgår inte till Mokapen.

Skicka e-post: leverera direkt från beställningen

De Skicka e-post knappen öppnar en modal för att skicka beställningen till kunden utan att lämna Mokapen, med PDF:en bifogad.

Mottagaren är förifylld med den länkade kontakten eller företagsmailen. Du kan lägga till fler mottagare avgränsade med semikolon — användbart när din kontakt vill kopiera inköp eller deras revisor. De Från fältet föreslår e-postadresser konfigurerade som SMTP-anslutningar i organisationen: om du inte har några använder Mokapen sin systemadress (e-postmeddelandet kommer fortfarande, men från en allmän adress). För att se professionell ut, anslut minst en företagsadress (info@, sales@, din personliga) i e-postanslutningar.

De ämne förfyller med «Beställ {kod}» — ändra det till något mer specifikt («Vårt underhållsförslag för 2026»). De kropp är inställd med en standardhälsning, men du kan skriva om den helt: din senaste kommersiella anteckning, en referens till en konversation, nästa steg.

Nedan hittar du två viktiga alternativ:

• Bifoga PDF-dokument (på som standard) — genererar beställnings-PDF och bifogar den, så att kunden alltid har en kopia även om de inte klickar på en länk.
• Ta emot BCC-kopia — skickar en dold kopia till din adress, användbar för att spåra exakt vad du skickade och när.

Efter sändning registreras händelsen i beställningen tidslinjen (datum, tid, mottagare): även om du kommer tillbaka tre veckor senare vet du exakt när du skickade den.

Synkronisera med faktureringsprogram

Mokapen är CRM och kommersiellt dokument, inte faktureringsprogram: e-fakturering, momsregister och journalvistelse på bokföring (Fatture in Cloud, ERP, revisor). För order, synkronisering är nyckelsteget — här blir data fakturerbar utan att behöva läggas in igen.

Den mest mogna integrationen är med Fett i molnet: detaljer i dedikerad Fatture in Cloud-guide. Genom att ansluta FIC-kontot, kundregister, produkt-/tjänstekatalog och beställningar med rader flöde från Mokapen till Fatture in Cloud, där de blir e-fakturor. Riktning är konfigurerbar (endast export, eller dubbelriktad).

På beställningen Synkronisera fliken visar status: synkroniserad, senaste lyckade operation, eventuella fel. Efter ändringar av artiklar eller belopp i Mokapen kan en ny synkning behövas innan redovisning utfärdar fakturan.

Rekord är matchade mellan system med momsnummer och skattekod antiduplikat. Momsmappning och synkroniseringsfilter kan konfigureras per organisation i integrationer.

Typiskt flöde: accepterad offert → beställning i Mokapen → synka beställning till FIC → e-faktura från bokföring. Mokapen hanterar CRM och orderdokument; skatteefterlevnad förblir i det anslutna redovisningssystemet.

Skapar en beställning

Det finns tre sätt att börja, och valet ändrar hur mycket arbete du gör.

• Från accepterad offert (rekommenderas när det finns) — från offerten med Accepted status, pipeline automation eller + Skapa och anslut → Beställ knapp. Artiklar, kund, belopp och villkor kopieras över; ordern är född redan kopplad till källcitatet. Se den Citat guide för acceptansflödet.
• Från vunnen affär — från affären, + Skapa och anslut → Beställ. Förfyllning av kund- och kommersiella data; lägga till eller verifiera rader.
• Direktläge — Klicka på sidan Beställningar + Beställning uppe till höger. För redan överenskommen försäljning utan formell offert eller återkommande beställningar. Skapa kundpost i farten om det behövs.

I alla fall är operationssekvensen densamma:

1. Ge en tydlig titel: «2026 underhållsorder — Acme Srl» är bättre än «Acme order».
2. Kontrollera mottagare och avsändare.
3. Välj dokumentet mall (Beställningstyp) eller lämna standard.
4. Lägg till eller verifiera föremål: huvudartiklar först, sedan tillbehör, sedan procentuella rabatter.
5. Skriva ekonomiska förhållanden eller korrekt text som är förladdad från mallen.
6. Uppsättning ägare, beställningsdatum och initial pipeline status.
7. Spara. Mokapen tilldelar kod ORD-N-ÅR om du inte har ställt in det, beräknar summor och ordern är klar.

Klick Förhandsvisning, då Skicka e-post, Ladda ner PDF eller börja synkronisera med bokföring – beroende på nästa steg i din process.

Allt behöver inte vara perfekt vid första sparandet: du kan gå tillbaka för att redigera objekt, priser och text. Efter synkronisering till Fatture in Cloud kan ändringar i Mokapen kräva en ny synkronisering.

Redigera en beställning

Orderändringar görs på tre olika sätt, beroende på vad du behöver ändra och på hur många poster.

Direktredigering på skivan

Öppna beställningsposten (från Kanban eller List) och redigera där det behövs: klicka på titeln för att byta namn, pennikonen bredvid fält för att korrigera dem, lägg till/ta bort rader, skriv om villkor. På sidopanelen sparas fälten automatiskt en efter en när du lämnar fokus. På hela sidan måste du klicka på Spara när du är klar med blocket du arbetade med.

Obs: kom ihåg att om du ändrar objekt eller villkorstext spara först innan du genererar förhandsgranskning eller skickar — annars är den skickade PDF-filen fortfarande den tidigare versionen.

Avancerad status från Kanban

Om det enda som ska ändras är beställningsfasen (flyttad till leverans, fakturering, leverans slutförd), öppna inte ens posten: dra kortet på Kanban från en kolumn till en annan. Status uppdateras omedelbart. Det effektivaste sättet att hantera tillfredsställelse under operationsmöten eller morgonrundor med öppna jobb.

En begränsning: «terminal»-statusar — ​​de på 100 % (som Uppfyllt) eller 0 % (Avbruten) — kan endast ändras till andra statusar av användare med medlem roll i organisationen. Skydd för att förhindra externa samarbetspartners från att «återöppna» redan stängda beställningar.

Massredigering från listvyn

När du behöver ändra något på många beställningar — tilldela alla säljare som lämnat, lägg till en tagg till en grupp sommarorder, flytta status på en sats — växla till Lista visa, filtrera för att hitta rätt beställningar, markera med kryssrutor och klicka Redigera i åtgärdsfältet som visas högst upp.

Massredigeringsmodalen visar bara fält som är vettiga i bulk: ägare, status, taggar, enkla anpassade fält. Du kan inte massredigera objekt eller text - de är per definition specifika för en enskild beställning. Bekräfta och ändringen gäller alla val.

Andra bulkåtgärder i samma fält är Klona, Arkiv och Radera — se särskilda avsnitt.

Ta bort en beställning

Ta bort beställningar som skapats av misstag eller duplicera tester. Föredra Arkiv om ordern har användbar historik (skickad, utförd eller synkroniserad, kopplingar till kund eller affär) och du inte vill tappa spåret på kontakten eller företaget.

Enkel radering

1. Öppna posten → Alternativ (tre punkter) → Radera (röd post).
2. Bekräfta i modalen.

Med Advanced Premium ordern går till skräp (Beställningssida → Åtgärder → Beställ skräp). Därifrån kan du Återställa eller Ta bort permanent. Om du öppnar en beställning som redan ligger i papperskorgen, visas en banner för Återställ/Ta bort permanent.

På Gratis plan (utan Advanced Premium) radering är i allmänhet permanent direkt efter bekräftelse, utan papperskorgen – kontrollera dina organisationsbehörigheter.

Flera raderingar

1. Listvy → välj → Radera (röd knapp) → bekräfta.

Tänk på inverkan på synkronisering och fakturering som redan påbörjats innan du tar bort permanent.

Arkivera en beställning

En beställning är inte som en uppgift du «slutför» och den försvinner. Även när jobbet är klart – uppfyllt, fakturerat, annullerat – förblir posten användbar: det är kundens kommersiella historia, och det går bra att hitta det i kopplingar på deras register, i årsrapporter, i analys av tidigare order. Arkiv gör exakt detta: flyttar ordningen från aktiva vyer (Kanban och List visar den inte längre) men behåller den intakt. Det visas fortfarande på den länkade kundposten och i historiska rapporter, och du kan konsultera den när som helst från Beställningar → Åtgärder → Beställningsarkiv.

Enstaka arkiv

1. Öppna posten → Alternativ → Arkiv.
2. Bekräfta i modalen.

För att öppna den igen (kunden ringer tillbaka månader senare och du vill fortsätta därifrån): hitta den i arkivet, öppna posten, Alternativ → Återställ, och den återgår till aktiv Kanban i den status den hade innan arkiveringen.

Flera arkiv

1. Listvy → välj → Arkiv i bulkfältet → bekräfta.

När ska man arkivera och när ska man radera? Praktisk regel: arkiv om beställningen verkligen hände (du skickade det, det var diskussioner, det har historiskt värde), radera om det är ett misstag (skapat av fel, dubblett, test). Arkivera inte för «sanering»: Kanban med filter ger dig redan all sanering du behöver, och gamla men bra beställningar är mervärde på kundregistret.

Kloning av en order

Om du har en mallorder som du återanvänder ofta – samma artikelstruktur med små variationer för en annan kund – återskapa inte från början varje gång: klona den. Den klonade ordningen behåller alla objekt, villkor, mall och valda bilagor; du ändrar mottagarkund och justerar priser vid behov.

Enkel klon

1. Öppna posten → Alternativ (tre punkter) → Klona.
2. I modal väljer du med kryssrutor vad som ska bäras till kopian: objekt (alltid), och eventuellt bilagor, anslutningar, kommentarer, tidslinjehistorik. Om du arbetar på flera organisationer med samma konto kan du klona beställningen till en annan organisation.
3. Bekräfta.

Mokapen skapar den nya ordningen med ett suffix i titeln för att skilja den från originalet. Den får en ny kod (nuvarande års sekventiell) och är inte kopplad till den ursprungliga kunden – du anger rätt mottagare. Originalet förblir oförändrat: kloning är en kopia, inte ett drag.

Flera kloner

1. Listvy → välj med kryssrutor → Klona i bulkfältet → välj alternativ en gång för alla → bekräfta.

Från offert eller vunnen affär

De flesta beställningar kommer från något som redan hänt uppströms - en accepterad offert eller en vunnen affär. Mokapen undviker att återinmata artiklar och kunddata i dessa steg.

Det finns två huvudvägar:

• Från accepterad offert — när kunden accepterar (online via OTP, manuellt eller med pipelineautomation på 100%), erbjuder Mokapen att skapa den länkade ordern med samma artiklar, belopp och villkor. Bekräfta modalen och på några sekunder har du en beställning med kod ORD-N-ÅR, länkad till citatet i Connections. Offerten stannar i systemet: från kundregistret ser du «erbjudande skickat i mars, accepterat i april, order utfärdat i april». Detaljer om offertflödet i Citat guide.
• Från vunnen affär — från affären, + Skapa och anslut → Beställ. Kund-, kontakt- och kommersiell dataförfyllning; lägga till eller verifiera rader. Den dubbelriktade anslutningen förblir spårad för rapportering och revision.

I båda fallen verifiera alltid artiklar, priser och villkor innan du skickar till kunden eller synkroniserar: offerten kan ha varit under förhandling till sista stund, och beställningen är det definitiva dokumentet.

Relaterade avsnitt

Orden lever inte isolerat: andra Mokapenområden omger den och är värda att veta för att verkligen använda den.

• Anslutningar — länka beställningen till erbjudanden, källoffert, projekt, uppföljningsuppgifter, supportbiljetter, andra relaterade beställningar. Varje anslutning är dubbelriktad (från ordningen ser du uppgiften, från uppgiften ser du ordningen). När du öppnar kundjournalen ett halvår senare rekonstruerar du allt som hänt på ett ögonblick.
• Bilagor — bifoga till orderspecifikationerna, tekniska specifikationer, kontraktsutkast, skärmdumpar som kunden skickat. De stannar kvar i orderregistret och kan hittas i organisationsfiler.
• Uppdateringar — tidslinjen (eller aktivitetsloggen) är den fullständiga historiken för allt som hände med beställningen: när den skapades, vem ändrade vad och när, varje e-postmeddelande som skickas (med mottagare), varje dokument som skickas och synkroniseras (med IP och datum). Forensiskt användbart: om det förs en diskussion om "vad vi sa", ger tidslinjen svaret med data.
• Taggar — gratis klassificering för att filtrera och söka snabbt: «Företag», «Förnyelse», «Att starta om», «Komplex», oavsett vilken klassificering som är meningsfull för dig. Filter för ordersidor fungerar mycket bra med taggar.

Beställningsinställningar

Inställningar live in Inställningar → Försäljning → Order. Med Order-appen och en lämplig Premium-plan, Medlemmar (och över) kan hantera dem - inte bara ägare. Tillgängliga kort:

• Pipeline och status — se nedan.
• Fält och Lista & kolumner — märkt kommer snart i användargränssnittet (ännu inte konfigurerbart från denna hubb).
• Rabatt — Automatiska kvantitets- och totalnettoregler (+ kaskad med kund/linje/manual).
• Frakt — Geografiska zoner (fasta eller viktmässigt, fri frakt). Utan zoner förblir fraktkostnaden på beställningen manuell.

Listvykolumner kan fortfarande anpassas från List Actions-menyn där produkten tillåter; Anpassade organisationsfält stannar i området för globala fält/entitetsinställningar, inte på dessa "kommer snart"-kort.

Orderpipeline och status

Orderpipelinemodellerna operativt genomförande, inte kommersiell förhandling (som stannar på offerter). Som standard föreslår Mokapen sju statusar:

• Ny beställning (20 %) — har precis skapats och väntar på övertagande.
• Antagen (40 %) — någon i teamet arbetar med att uppfylla dem.
• Ska faktureras (60 %) — redo att överföras till redovisning.
• Faktureras (80%) — faktura utfärdad (eller synkronisering slutförd till bokföring).
• Uppfyllt (100 %) — jobbet avslutades framgångsrikt.
• Standby (0%) — tillfällig paus.
• Avbruten (0%) — ordern fortsätter inte.

Procentandelar («framsteg») matar stapeln på Kanban-kort och rapporter. Anpassa statusar, kolumnordning och framsteg Inställningar → Försäljning → Order → Pipeline och status. Flera pipelines och lagbegränsningar fungerar som på offerter.

Utanför beställningsområdet, men viktigt för att det ska fungera bra, finns ytterligare två konfigurationer:

• Skattesatser (Inställningar → Försäljning → Skatter) — om du inte har konfigurerat minst en kan objekt inte skapas.
• Dokumentmallar (meny för organisationsmallar) — där du anpassar PDF-mallarna som vi diskuterade i avsnittet «Dokumentdesign».

Beställningsrapporter

Kanban och List är till för att arbeta med individuella beställningar; att förstå övergripande prestanda — hur många beställningar du gjorde under kvartalet, vem som är den främsta säljaren, vilka produkter som oftast hamnar i beställningar, trend för uppfyllda och fakturerade beställningar — det finns dedikerade rapporterar, tillgänglig från Beställningsrapporter sida (kräver Premium-plan).

Tillgängliga rapporter täcker de mest användbara analytiska vyerna i en försäljningscykel:

• Fördelning efter status — Hur många beställningar finns i varje pipelinefas: viktigt för att se flaskhalsar.
• Distribution per pipeline — om du använder mer än en, se hur arbetet fördelar sig över kanaler.
• Prestanda av ägaren — Antal beställningar och ekonomisk volym per säljare.
• Mest beställda varor — vilka produkter/tjänster som oftast hamnar i beställningar. En guldgruva för att förstå vad marknaden verkligen efterfrågar.
• Beställningar per kund — vem du täckte och för vilket värde.
• Ekonomiska volymer per period — Månatlig, kvartalsvis, årlig trend.
• Marginal och markering — orderlönsamhet. Fungerar bara om du har fyllt i enhetskostnader på rader: utan kostnader förblir rapporten tom.

Som överallt i Mokapen respekterar rapporter organisationens behörigheter: varje användare ser bara poster de kan komma åt baserat på roll. En säljare ser inte automatiskt kollegors beställningar om inte behörigheter tillåter — användbart för team med intern konkurrens eller känslig data.