Заказ — это коммерческое подтверждение клиента: документ с тарифами, скидками, НДС и условиями, который формализует обязательство покупки или поставки. В Mokapen заказ — не PDF в общей папке. Это живая запись в CRM, связанная с контактом и компанией, отслеживаемая в timeline, синхронизируемая с программой учёта и готовая стать электронным счётом без повторного ввода позиций.
Это руководство проведёт вас через повседневное использование: создание или генерация заказа из принятого предложения, управление исполнением с операционной воронкой, отправка документа клиенту, синхронизация с Fatture in Cloud и понимание, где находится каждая работа. Настройки воронки, PDF-шаблонов и полей — в финальных разделах; значения по умолчанию работают сразу.
Раздел заказов находится в Продажи → Заказы. Требуется подходящий план Premium с активным приложением Продажи и налоговыми ставками, настроенными на уровне организации (один раз, в Настройки → Продажи → Налоги).
Прежде чем углубляться в технические детали, полезно понять, где заказ стоит в коммерческом потоке — именно это заставит вас использовать Mokapen в свою пользу, а не против него.
В типичном пути клиент появляется как контакт (веб-форма, выставка, рекомендация). Когда возникает конкретная возможность, вы открываете сделку для отслеживания переговоров. Если нужно формальное предложение, готовите коммерческое предложение; когда клиент принимает, предложение становится заказом — точкой, где экономическое обязательство окончательно и откуда начинаются исполнение, производство и выставление счёта. Заказ можно создать напрямую (уже согласованная продажа, продление договора, повторяющийся заказ) без предложения.
Заказ наследует и питает остальное: если он из принятого предложения, позиции, клиент, скидки и условия копируются без повторного ввода; если открываете из карточки компании, получатель и выделенная скидка заполняются сами. После выпуска заказ связывается с проектами, задачами доставки, тикетами поддержки и — через sync — с бухгалтерией для выставления счёта.
Практическая выгода: через шесть месяцев, когда кто-то из команды открывает контакт клиента, видна вся история — отправленные предложения, выпущенные заказы, какие исполнены или выставлены в счёт, с какими суммами и позициями. Без общего Excel, без папки «заказы 2026» для поиска.
Перейдя в Продажи → Заказы, вы видите доску Kanban: столбцы, где каждый — операционная фаза (Новый заказ, Взято в работу, К выставлению счёта, Выставлен счёт, Исполнено, Standby, Отменено — настраиваемые). Каждый заказ — карточка в столбце статуса. С первого взгляда видно, сколько заказов ждут исполнения, сколько в выставлении счёта, сколько закрыты.
Это подходящий вид для ежедневной работы: утром открываете Mokapen, смотрите «Взято в работу» — заказы на сегодня. «К выставлению счёта» — те, что передать в бухгалтерию. Столбец «Исполнено» показывает закрытые работы периода с общей суммой сверху.
Сверху два инструмента, которые вы будете часто использовать: селектор воронки (если у вас разные процессы — напр. товары vs услуги — у каждого своя воронка и фазы) и кнопка Фильтры. Фильтры сужают вид: только заказы клиента, выше суммы, ответственного, с меткой. Если часто применяете одну комбинацию, сохраните как сохранённый фильтр и вызывайте одним кликом.
Чтобы перевести заказ на следующую фазу, не нужно его открывать: перетащите карточку из «Взято в работу» в «К выставлению счёта» — статус обновится. Быстро на оперативных совещаниях или при утреннем просмотре открытых заказов.
Кнопка + Заказ сверху справа открывает редактор нового заказа — см. «Создание заказа» ниже.
Доска, разделённая по фазам воронки; каждый заказ — карточка. Общая сумма над столбцом = экономический объём по статусу. Для продвижения перетащите карточку: статус обновится без открытия заказа.
Классическая таблица: одна строка на заказ, настраиваемые столбцы (код, клиент, сумма, статус, ответственный, дата, метки). Сортируйте кликом по заголовкам и выбирайте несколько строк флажками для массовых действий: смена ответственного, архивирование конца года, экспорт CSV для бухгалтерии.
Практическое правило: Kanban для работы (продвижение заказов, открытие, комментарии, управление исполнением), Список для проверки и исправлений (цифры, сортировка по сумме, массовые правки, экспорт, анализ). Переключайте селектором сверху справа. Фильтры и активная воронка сохраняются.
При клике на карточку Kanban (или строку в Списке) открывается заказ. С тарифом Premium можно перейти на полную страницу иконкой развёртывания сверху — удобно для длинных заказов с множеством позиций или подробными условиями.
Сверху вы найдёте код заказа (напр. #ORD-3-2026) и название. Код однозначно идентифицирует заказ — см. отдельный раздел. Название — описание, которое вы даёте, например «Заказ обслуживания установок 2026 — Клиент Acme»: помогает узнать заказ, но в PDF не отображается дословно.
Под названием панель действий: статус воронки, конфиденциальность, метки, вложения, заметки, Копировать ссылку, меню Опции (Клонировать, Архивировать, Удалить). Кнопка + Создать и связать связывает задачи, встречи, проекты, тикеты — связь автоматическая и двусторонняя.
Сверху справа панель документа: Предпросмотр, Скачать (PDF/Word), Отправить e-mail — см. отдельный раздел.
Остальная часть карточки разбита на блоки: отправитель и получатель, коммерческие данные, позиции, итоги, оформление документа, экономические условия, связи и синхронизация.
Отправитель заполняется из настроек организации (название, адрес, ИНН, логотип). Получателя определяете, выбрав компанию и контакт в справочнике: название, адрес, ИНН, e-mail и телефон загружаются автоматически. Если у компании есть выделенная скидка на карточке, она применяется ко всем позициям. Если клиента ещё нет, можно создать на месте, введя название.
На полной странице заказа (не в компактной боковой панели) найдёте сворачиваемый блок Доставка (иконка грузовика). Здесь управляете всем, что касается физической доставки: стоимость доставки, страна назначения, адрес доставки и данные получателя товара (имя, адрес, индекс, город, регион, телефон, e-mail).
Стоимость доставки можно ввести вручную или позволить Mokapen рассчитать автоматически по географическим зонам, настроенным в организации (см. Настройки ниже). Автоматический расчёт учитывает страну назначения и, если зона определена «по весу», вес товаров в позициях заказа (количество × каталожный вес). При добавлении или удалении товарных позиций или смене страны система может пересчитать стоимость — и обновить итоги заказа.
Если сумма заказа превышает порог бесплатной доставки для этой зоны, Mokapen обнуляет стоимость и показывает соответствующее уведомление. Стоимость доставки входит в итоги заказа и при синхронизации с Fatture in Cloud может экспортироваться отдельной строкой в счёте.
У каждого заказа уникальный код, идентифицирующий документ внутри системы (Kanban, списки, связи) и отображаемый в PDF как ссылка на заказ.
Mokapen генерирует код автоматически при сохранении, если он пуст: годовая последовательность в формате ORD-НОМЕР-ГОД (напр. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Каждое 1 января счётчик сбрасывается. Если измените дату заказа на другой год, код перегенерируется в соответствии с этим годом.
Можно задать код вручную: кликните на код в заголовке, введите что нужно, сохраните. Полезно для согласования с нумерацией ERP или внешнего ПО. Коды вне стандартного формата не меняют автоматическую последовательность. Остерегайтесь дубликатов: лучше оставить автоматическую нумерацию и вмешиваться только при необходимости.
В PDF/e-mail имя файла может быть Отправитель - ORD-3-2026.pdf.
Позиции — ядро заказа: строки, описывающие клиенту, что вы продаёте или поставляете и сколько это стоит. Каждая позиция имеет название, количество, цену за единицу, ставку НДС и итог. Всё остальное — скидки, расчёт нетто/брутто, маржа, налоги — пересчитывается в реальном времени по мере работы.
При клике на + Позиция открывается модальное окно с первым выбором: какой тип позиции добавить. Есть пять вариантов, и разница не косметическая — она меняет то, что позиция представляет в заказе.
В заказе связанном с одним или несколькими предложениями (вкладка Связи) кнопка + Позиция становится меню с двумя опциями: Новая (стандартное окно как в предложениях) и Из связанного предложения. Вторая опция появляется только если есть хотя бы одно предложение, связанное с заказом — полезно при частичном заказе или когда позже добавляете строки без повторного ввода цен и НДС.
При выборе Из связанного предложения открывается окно: выберите предложение (если связано несколько), Mokapen загружает список позиций с названием, количеством и ценой. Отметьте нужные — даже только некоторые — и подтвердите Добавить. Выбранные позиции добавляются в заказ с теми же данными, что в предложении (товар/услуга, количество, цена, скидка позиции, НДС). Затем их можно редактировать индивидуально как любую другую позицию.
Каждая позиция может быть одним из пяти типов, выбор меняет то, что позиция представляет в заказе:
Независимо от типа, каждая позиция имеет те же поля (с небольшими отличиями для типов %):
Над списком позиций переключатель «Использовать цены брутто». Это не техническая деталь: меняет смысл числа в поле цены.
Переключатель применяется ко всему заказу: без смешения нетто/брутто. Выбирайте по клиенту: компания почти всегда нетто; конечный потребитель почти всегда брутто.
Скидки применяются каскадом к оставшейся базе. Помимо клиента, строки и ручной, заказы могут использовать org-правила количества и общей чистой суммы. Подробности: руководство Скидки.
Представьте заказ 1 000 € нетто (одна позиция) для клиента с выделенной скидкой 10% на карточке, 5% скидкой позиции и 3% скидкой документа для закрытия. Расчёт:
Три скидки не дают в сумме 18%: каскадом результат математически другой.
На практике редко используете все три вместе. Обычная схема:
Блок итогов показывает каждый уровень отдельно. Ручную скидку документа активируете из панели «Добавить скидку» под позициями: пока не активна, заказ использует только скидки клиента и позиции.
Если заказ из принятого предложения или выигранной сделки, Mokapen может заполнить позиции — проверьте и скорректируйте перед отправкой клиенту или синхронизацией с бухгалтерией.
Позиции можно перетаскивать для изменения порядка: порядок на экране — тот, что клиент увидит в PDF. Сначала основные позиции, затем дополнения, затем процентные скидки.
Для редактирования позиции кликните иконку редактирования: откроется то же окно создания. Для удаления — иконку корзины. Mokapen не запрашивает подтверждение — для важного заказа сохраняйте периодически.
Блок итогов внизу показывает всю математику заказа. Элементы, видимые в PDF:
Три элемента только внутренние, если себестоимость единицы заполнена:
Внутренние показатели рентабельности, полезные для решения, можно ли ещё снизить цену.
PDF клиента основан на шаблоне, определяющем вёрстку, цвета, логотип, таблицу позиций и подпись. На карточке заказа блок Оформление с выпадающим списком.
Четыре шаблона по умолчанию — Standard 1 до Standard 4 — с разной вёрсткой (логотип, таблица, блоки отправитель/получатель, подпись). Автоматически используют данные организации.
Для начала попробуйте все четыре с одним заказом (смените шаблон, кликните Предпросмотр) и выберите подходящий.
Для особых нужд — цвета бренда, отраслевой дизайн, гарантии, цифровая подпись — создайте пользовательские шаблоны в Шаблоны (боковое меню). Тип Заказ, Предложение, Счёт...
Пользовательский шаблон позволяет:
Отметьте шаблон как по умолчанию для всех новых заказов. Смена шаблона существующего заказа обновляет предпросмотр и скачивание без изменения позиций и цен.
В блоке Документ редактор экономических условий (форматированный текст): оплата, срок действия, конфиденциальность, сроки, гарантии, штрафы, нормативные ссылки.
С предзагруженным шаблоном редактор заполняется при создании — измените только необходимое. Иначе начните с нуля.
Текст отображается под таблицей позиций, перед подписью. Чисто документальное содержание, Mokapen не индексирует.
Заказ готов — позиции, условия, связанный клиент — пора доставить. Три пути, от простого к профессиональному.
Предпросмотр сверху справа: PDF как его увидит клиент, формат A4 в браузере. Рендерится на лету, без файла.
Используйте всегда перед отправкой. Выявляет обрезанные заголовки, плохо оформленные заметки, неправильно размещённый логотип, неверный НДС. Измените, сохраните, повторите.
Предпросмотр отражает сохранённое состояние. Без сохранения последние изменения могут отсутствовать.
Скачать: PDF или Word (docx). Автоматическое имя ИмяОтправителя - ORD-3-2026.pdf.
Word для ручной настройки или редактируемого формата по запросу клиента. Изменения в Word не возвращаются в Mokapen.
Отправить e-mail: модальное окно с PDF-вложением, без выхода из Mokapen.
Получатель предзагружен (контакт или компания). Несколько получателей через точку с запятой. Поле От: SMTP-подключения организации. Подключите хотя бы один профессиональный адрес.
Тема предзагружена «Заказ {код}». Тело свободно редактируется.
Опции:
Событие записано в timeline заказа.
Mokapen — CRM и коммерческий документ, не программа выставления счетов. Для заказов синхронизация — ключевой шаг: данные для счёта без повторного ввода.
Зрелая интеграция с Fatture in Cloud: руководство Fatture in Cloud. Карточки клиентов, каталог и заказы с позициями в FIC → электронные счета. Направление настраивается.
Вкладка Синхронизация: статус, последняя операция, ошибки. После изменения позиций/сумм возможна новая синхронизация перед выставлением счёта.
Карточки сопоставлены по ИНН и фискальному коду. Сопоставление НДС и фильтры в Интеграциях.
Типичный поток: принятое предложение → заказ Mokapen → sync FIC → электронный счёт. Налоговое соответствие в подключённой программе.
Три способа начать:
Операционная последовательность:
Предпросмотр, затем E-mail, PDF или sync.
Совершенство при первом сохранении не обязательно. После sync FIC изменения могут потребовать новой синхронизации.
Три режима редактирования по необходимости.
Откройте карточку, измените название, поля, позиции, условия. Боковая панель: автосохранение. Полная страница: кнопка Сохранить.
Сначала сохраните перед предпросмотром или отправкой.
Перетащите карточку между столбцами. «Терминальные» статусы (100% Исполнено, 0% Отменено): смена на другие статусы только для участников.
Фильтруйте, выбирайте, Изменить: ответственный, статус, метки, пользовательские поля. Без массовых позиций и текстов. Также Клонировать, Архивировать, Удалить.
Удаляйте ошибки или тестовые дубликаты. Предпочитайте Архивировать, если история полезна (отправлен, исполнен, синхронизирован, связи).
С Advanced Premium: корзина (Заказы → Действия → Корзина заказов). Восстановить или Удалить окончательно.
Тариф Free: удаление обычно окончательное сразу.
Оцените влияние на sync/выставление счёта перед окончательным удалением.
Заказ остаётся полезным после закрытия — история клиента. Архивировать убирает из активных видов, но сохраняет. Доступен в Заказы → Действия → Архив заказов.
Для повторного открытия: архив → Опции → Восстановить.
Архивируйте, если была реальная сделка; удаляйте, если была ошибка. Не архивируйте только для «уборки».
Типовой заказ для повторного использования? Клонируйте вместо пересоздания. Сохраняет позиции, условия, шаблон, вложения; смените получателя и цены.
Новый код, новый получатель для определения. Оригинал без изменений.
Большинство заказов возникает из принятого предложения или выигранной сделки. Mokapen предотвращает повторный ввод данных.
Два пути:
Всегда проверяйте позиции, цены и условия перед отправкой или синхронизацией — заказ является окончательным документом.
Заказ не существует изолированно:
Настройки в Настройки → Продажи → Заказы. С приложением Заказы и подходящим планом Premium Участники (и выше) могут ими управлять. Карточки:
Воронка = операционное исполнение (переговоры в предложениях). Семь статусов по умолчанию:
Настройте в Настройки → Продажи → Заказы → Воронка и статусы. Несколько воронок как в предложениях.
Также:
Kanban/Список для ежедневной работы; общая эффективность через отчёты на Отчёты по Заказам (Premium).
Доступные отчёты:
Отчёты учитывают права организации: каждый пользователь видит согласно роли.
Нужна помощь?