Руководство Mokapen

Руководство по вехам

Веха — это платёж документа: доля суммы, со сроком и состоянием. Её используют, когда клиент платит не всё сразу — аванс при подписании, этапы выполнения, остаток при сдаче — и нужно видеть, документ за документом и на одной доске, что ещё предстоит получить и что уже закрыто.

Блок называется Вехи и стоит на карточке коммерческого предложения (КП), заказа и счёта. На трёх документах он работает одинаково. Это не второй прайс и не запись поступления: это план, в котором вы согласовали сроки.

Где это в повседневной работе

Позиции документа говорят, что вы продаёте и сколько это стоит в сумме. Вехи говорят, когда эта цифра делится. Коммерческое предложение на 12.000 € может остаться одной строкой «Проект сайта» и, под ней, тремя вехами: 30% при подтверждении, 40% при сдаче черновика, 30% при запуске.

План живёт на документе, поэтому его видно, когда открыта эта карточка. Если утром нужно знать, «какие платежи наступают на этой неделе, по всем коммерческим предложениям», откройте доску Вехи со страницы Коммерческие предложения, Заказы или Счета. Каждая карточка — это платёж, а не весь документ. Щелчок по карточке снова открывает коммерческое предложение, заказ или счёт, которому она принадлежит.

Когда клиент принимает предложение и вы превращаете КП в заказ, вехи переходят на заказ вместе со строками. На счёте их пишут заново: переход заказ → счёт сам их не копирует. Платежи счёта — другое: там отмечают деньги, которые действительно поступили.

Примеры применения

• Консалтинг по этапам выполнения: коммерческое предложение на 10.000 € в процентах. Строка 1 на 30% со сроком при подписании и заметкой «Аванс». Строка 2 на 40% «Сдача черновика». Строка 3 на 30% «Остаток». Остаток внизу должен дойти до 0%: вы покрыли весь документ.
• Поставка фиксированными суммами: заказ на 8.400 €, режим Сумма. 2.500 € при заказе, 3.400 € когда товар готов, 2.500 € при установке. Удобно, когда договор говорит о цифрах, а не о процентах, или когда платёж — круглая сумма аванса, которая не ложится ровно на 30%.
• Абонплата или рассрочка: двенадцать строк с одной и той же суммой, срок на 1-е число каждого месяца, заметка «Платёж 1» … «Платёж 12». На доске они появляются в столбце Скоро к оплате по мере приближения.
• Коммерческое напоминание: документы не открывают по одному. Со страницы Коммерческие предложения (или Заказы, или Счета) нажимают Вехи. Столбец Истекло — то, что уже надо было получить и что ещё не отмечено как сделанное. Столбец Скоро к оплате — ближайшая неделя.
• От КП к заказу: план готовят уже в предложении, чтобы клиент видел сроки на переговорах. При принятии заказ рождается с теми же платежами, теми же датами и теми же заметками. На заказе обновляют только состояние, с Запланировано на Готово, когда платёж закрыт.

Блок Вехи на карточке

Откройте коммерческое предложение, заказ или счёт. Внизу карточки находится блок Вехи, со счётчиком строк. Если он пуст, вы читаете «Нет вех». Кнопка Добавить вставляет строку.

У каждой строки четыре столбца и заметка под ними:

• # — номер строки (1, 2, 3). Это не свободный заголовок: имя платежа пишут в поле Заметка («Аванс при подписании», «Этап стройки», «Остаток»). Заметка доходит до 255 символов, счётчик справа.
• Процент или Сумма — сколько стоит этот платёж. Выбор один на весь документ, двумя кнопками вверху блока. На одной карточке нельзя смешать строку в процентах и строку в евро.
• Срок — день, когда этот платёж ожидается. Его можно оставить пустым: платёж остаётся в плане, но на доске попадает к запланированным, а не к срокам.
• Статус — только два значения: Запланировано и Готово. «Скоро к оплате» и «Истекло» здесь не выбирают: доска считает их по дате.

Корзина справа удаляет строку. Справа внизу Остаток показывает, какая часть документа ещё не отдана платежу: в процентах, если работаете в процентах, в сумме, если работаете суммой.

Сумма платежей не может превысить документ. Если в процентах вы уходите за 100%, поле останавливается на максимуме, который ещё доступен. Если суммой вы превышаете итог документа, оно останавливается так же. Остаток можно оставить: план на 70% действителен, оставшиеся 30% просто ещё не имеют срока.

Пустая строка — без значения, без даты и без заметки — не сохраняется. Остальные сохраняются вместе с документом, когда вы сохраняете карточку.

Процент или Сумма

Почти всегда начинают с Процент. Пишут 30, 40, 30, и план остаётся верным, даже если на переговорах итог коммерческого предложения сдвигается: проценты остаются, эквивалент в евро пересчитывается от нового итога. Так устроен консалтинг и любое предложение, цена которого ещё может измениться.

Переходите на Сумма, когда договор говорит о круглых цифрах или когда платёж — не чистый процент от итога. На кнопке Сумма Mokapen показывает евро, уже посчитанные из процентов и итога документа. Если сохранить в этом режиме, с этого момента документ помнит суммы, а не проценты.

Обратный переход работает так же: из суммы в процент процент — это сумма, делённая на итог документа. Имеет смысл, когда итог уже окончательный. Если итог всё ещё ноль, сначала заполните позиции: без суммы документа режиму Сумма не на что опереться как на потолок.

Режим принадлежит документу, а не отдельной строке. Коммерческое предложение в процентах и заказ в сумме могут существовать рядом: это две разные карточки. Когда вы копируете КП на заказ, режим едет вместе со строками.

Срок и Статус

На карточке вы решаете две вещи: дату и то, платёж ещё Запланировано или уже Готово. Остальное делает доска каждый раз, когда вы её открываете, без третьего состояния, которое надо задавать.

• Готово — вы отметили платёж как закрытый. Он остаётся в столбце Готово, даже если дата в прошлом. Так правильно сказать «этот платёж больше не надо напоминать».
• Истекло — он ещё запланирован, и срок раньше сегодняшнего дня. Из меню его не выбирают: он попадает туда сам.
• Скоро к оплате — он ещё запланирован, и срок падает в ближайшие 7 дней, включая сегодня.
• Запланировано — даты нет, либо дата дальше чем через 7 дней.

Пример. Сегодня 20 октября. Запланированный платёж на 18 октября стоит в Истекло. Платёж на 25 октября — в Скоро к оплате. Платёж на 15 ноября — в Запланировано. Тот же платёж от 18 октября, если перевести его в Готово, выходит из истёкших и попадает в Готово: дата остаётся, статус побеждает дату.

Доска Вехи

На странице коммерческих предложений, заказов и счетов — и в списке, и в канбане — сверху есть кнопка Вехи с иконкой флага. Она открывает доску с четырьмя столбцами: Запланировано, Скоро к оплате, Истекло, Готово. Досок три, и они раздельные: доска коммерческих предложений не смешивает заказы, доска счетов не смешивает коммерческие предложения.

Каждая карточка показывает номер платежа, код и название документа, процент или сумму, срок (красным, если он истёк, оранжевым, если скоро к оплате), клиента и заметку. Щелчок открывает карточку документа, где спокойно правят значение, дату и заметку.

Карточку можно перетащить из столбца в столбец. Перетаскивание — не только смена ярлыка: оно переписывает статус и в трёх случаях из четырёх ещё и дату. Это стоит знать, прежде чем двигать карточку на совещании.

• В сторону Готово — статус становится Готово. Срок, который вы написали, остаётся как был.
• В сторону Истекло — статус возвращается к Запланировано, а срок становится вчера. Используйте, только если правда хотите загнать платёж в истёкшие.
• В сторону Скоро к оплате — статус возвращается к Запланировано, а срок становится через 3 дня.
• В сторону Запланировано — статус возвращается к Запланировано, а срок снимается. У платежа больше нет даты.

Если верная дата — та, что согласована с клиентом, не тащите карточку, чтобы «прибрать её»: откройте документ и смените статус на Готово либо поправьте срок вручную. Перетаскивание удобно, чтобы закрыть платёж (в сторону Готово дата не трогается), а на трёх остальных столбцах его стоит применять осторожно.

От коммерческого предложения к заказу, а затем к счёту

Когда из коммерческого предложения создаётся заказ, Mokapen копирует вехи: номер, процент или сумму, срок, статус и заметку. На карточке нового заказа они уже заполнены, в том же режиме (процент или сумма), что и у КП. Дальше их обновляют, не переписывая: платёж аванса отмечают Готово в день поступления, срок сдвигают, если стройка сдвигается.

Счёт не получает вехи заказа автоматически. Если тот же план нужен и там, откройте счёт и соберите строки заново. Это имеет смысл, когда счёт покрывает весь заказ. Меньше смысла, когда выставляют счёт на один платёж: тогда полезная веха одна, с суммой и сроком этого выпуска, а остальные остаются на заказе.

Состояние Готово не создаёт платёж и не выставляет счёт. Это отметка на плане. Настоящее поступление записывают в Платежи счёта; фискальный документ создаётся потоком счёта, а не перетаскиванием карточки.

Чем они не являются

Это не вехи Ганта проекта. Те измеряют фазы работы (старт, сдача, приёмка). Эти измеряют платежи документа продажи. У проекта могут быть одни, у заказа — другие, и они не синхронизируются.

Это не Платежи в счёте. Веха Готово значит «этот платёж плана для нас закрыт». Платёж значит «эти деньги пришли». План может быть весь отмечен как готовый, а поступления ещё не записаны, или наоборот.

Это не строка позиции и не замена экономических условий в PDF. Текст «30% при заказе, остаток через 30 дней», который должен прочитать клиент, остаётся в условиях документа. Вехи — внутренний инструмент, чтобы не забыть эти даты.

Частые вопросы

Можно дать платежу имя, например «Аванс»?

Да, в поле Заметка. Столбец # — только порядковый номер строки. На доске заметку читают под названием документа.

Обязательно дойти до 100%?

Нет. Остаток может остаться. Нельзя уйти за 100% или за сумму документа: поле останавливается на максимуме, который ещё свободен.

Я изменил итог коммерческого предложения. Платежи обновятся?

Если документ в режиме Процент, проценты остаются, а эквивалент в евро следует за новым итогом. Если в режиме Сумма, остаются цифры, которые вы написали: более низкий итог может вывести вас за предел, и поле вернёт вас в новый потолок, как только вы снова встанете на него.

Почему платёж без даты не появляется среди сроков?

Потому что «скоро к оплате» и «истекло» существуют только если есть дата. Без даты платёж в Запланировано. Поставьте срок на карточке, если хотите видеть, как он подходит на доске.

Я перетащил карточку на Запланировано, и дата пропала.

Так устроен столбец: возврат туда снимает срок. Откройте документ снова и верните дату. Чтобы закрыть платёж, не трогая согласованный день, перетащите его на Готово или поставьте Готово в статусе на карточке.

Платёж в прошлом, но я его уже закрыл. Почему он не в Истекло?

Потому что статус Готово. Готово идёт раньше даты: карточка стоит в столбце Готово, даже если день прошёл. Это то, что нужно, если платёж больше не надо напоминать.

Я создаю заказ из коммерческого предложения. Нужно заново копировать платежи?

Нет. Процент или сумма, даты, статус и заметки переходят на заказ. Перепроверьте их, только если при переходе вы изменили итог и работали фиксированной суммой.

А когда я создаю счёт из заказа?

Вехи не копируются. Если они нужны и в счёте, добавьте их там. Платежи, записанные на счёте, остаются независимыми от этого плана.

Попадают ли вехи в PDF, который я отправляю клиенту?

Нет. Они остаются на карточке и на доске. Если клиент должен прочитать сроки, напишите их в условиях документа.

Я вижу вехи коммерческих предложений, заказов и счетов вместе?

Нет. Кнопка Вехи на странице Коммерческие предложения показывает только платежи коммерческих предложений. То же для Заказов и для Счетов. Три плана, три доски.