Руководство Mokapen

Руководство по видимости данных

Когда вы открываете Mokapen, вы не видите «всё, что есть в компании». Вы видите данные, к которым у вас есть доступ, а на повседневных страницах часто только работу, которая вас касается. Так задумано: у Laura в продажах перед глазами своя воронка, у Marco в поддержке — свои тикеты, и никто случайно не откроет закрытую карточку.

Это руководство объясняет, что появляется в списке, kanban, календаре, поиске и отчётах — и почему цифры иногда не совпадают от страницы к странице. Замок, роли и Network используют одно и то же слово «публичный»: здесь мы их различаем на примерах.

Роль в CRM

Два разных вопроса, два разных ответа:

• Что вы можете делать — создавать, править, приглашать, открывать настройки. Это решает роль (Гость, Пользователь, Участник, Владелец…). Подробности в руководстве Роли и права.
• Какие карточки к вам попадают — какие сделки, тикеты или контакты вы находите в списке. Это решает видимость: организация, в которой вы находитесь, включённые приложения, замок карточки и (на рабочих страницах) фильтр по вашему имени или команде.

Можно быть Участником со всеми правами и всё равно не видеть частную сделку коллеги, если вас нет среди участников. И наоборот: Пользователь видит публичные карточки своего приложения, даже если не может менять Безопасность организации.

Что вы видите всегда

Золотое правило: вам никогда не попадёт карточка, которую нельзя открыть. Действует в списке, kanban, календаре, поиске, на главной и в отчётах. Если карточка приватная и вы не ответственный, участник или автор, вы не найдёте её даже поиском.

Сначала Mokapen сужает мир до этой организации (той, что в селекторе сверху). Затем до включённых приложений: если Тикеты выключены, страницы Тикеты нет. Затем до замка каждой карточки. Только после этого на рабочих страницах включается фильтр «моя работа».

Пример — Одна компания, два человека. Laura (продажи) и Marco (поддержка). Публичные сделки Laura не появятся в дне Marco, если у него нет приложения Продажи или если сделка приватная и он не участник. Публичные тикеты Marco — то же самое для Laura. Отчёты уважают тот же замок: никто из них не «открывает» данные, закрытые для другого.

Три значения «публичный»

В Mokapen слово встречается в трёх разных местах. Они не противоречат друг другу: речь о трёх вещах.

• Публичная организация в Network — внешняя витрина (страница компании, видимая потенциальным клиентам или партнёрам). Она не открывает ваши сделки или контакты миру. Подробнее в руководстве Организации и доступы.
• Публичная карточка (открытый замок) — внутри организации коллеги, которые могут пользоваться этим приложением, открывают карточку, не будучи в списке участников.
• Фильтр ежедневной работы — серая полоса в списке и kanban. Даже при публичных карточках можно видеть только «свои» или карточки команды, чтобы не утонуть в воронке всех.

Пример — «Studio Alfa» публична в Network, чтобы её находили потенциальные клиенты. Внутри сделки стратегического клиента приватные (закрытый замок). В kanban Laura видит свои; в отчётах владелец видит все, к которым у него есть доступ. Ни один посетитель Network эти сделки не откроет.

Замок Публичная и Приватная

Почти на каждой карточке (задача, проект, контакт, компания, сделка, тикет, предложение, заказ, встреча, бронирование, пользовательские приложения…) есть значок замка:

• Публичная (открытый замок) — её видят участники организации, у которых есть это приложение.
• Приватная (закрытый замок) — её видят ответственный, участники (люди или команды) и тот, кто её создал. Остальные — нигде.

Быть Владельцем организации не значит автоматически видеть все приватные карточки: нужно быть в списке (лично, через команду или в Team Master, если политика добавляет её к новым карточкам). Встречи в основном следуют за теми, кто вовлечён: организатор, участники, заинтересованные стороны.

Как рождаются новые карточки — Публичная или Приватная по умолчанию, автоматические участники, Team Master — задаёт страница Безопасность, только для Владельцев. Эта настройка действует с этого момента: история сама не пересчитывается. Все подробности в руководстве Безопасность.

Рабочие страницы и отчёты

Это место, которое путает чаще всего, и оно сделано специально под две разные задачи.

Рабочие страницы — список и kanban Задач, Проектов, Сделок, Тикетов, Встреч, Бронирований (и связанный календарь). Здесь по умолчанию Mokapen показывает вашу работу: карточки, где вы ответственный, участник, или где указана ваша команда. Тёмно-серая полоса (ваше имя, коллега или команда) — как раз этот фильтр. Чтобы утро не начиналось с воронки всей компании перед глазами.

Отчёты, поиск и главная — здесь серый фильтр не применяется (в отчётах — пока вы не выберете команду). Вы видите все карточки, которые можете открыть: свои и, если они публичные или вы участник, ещё и коллег. Замок остаётся: чужая приватная карточка в отчёты не попадает.

Пример — Laura. В kanban Сделок у неё 8 карточек (свои и те, где она участник). Открывает отчёты по продажам: считает 40, все публичные команды плюс свои приватные. Это не ошибка: kanban — «что я веду сегодня», отчёт — «какие у нас цифры».

Пример — Marco. В kanban Тикетов он видит свои и команды Customer Care. В отчёте SLA — все тикеты, к которым у него есть доступ. Если тикет приватный другого отдела и он не участник, его нет ни в kanban, ни в отчёте.

Предложения, заказы, товары, услуги и документы по умолчанию не сужаются до «моей работы»: в списке вы уже видите всё, что можете открыть, как в отчёте. Контакты и компании ведут себя так же, если их не настроить иначе.

Фильтр пользователей / команд

Тёмно-серая кнопка в списке и kanban (аватар и имя или команда) — это Фильтр пользователей / команд. Вы выбираете себя, коллегу или группу: Mokapen показывает карточки, связанные с этим выбором — среди тех, которые вы уже можете открыть. Это не способ «увидеть чужие приватные карточки».

По умолчанию кнопка включена для задач, проектов, сделок, тикетов, встреч и бронирований. Для заказов, предложений, товаров, услуг и документов она выключена: список уже «всё, к чему есть доступ».

В Настройка → Фильтр пользователей / команд (план Medium) можно для каждого типа карточки:

• включить или выключить кнопку — выключена, список и kanban ведут себя как отчёты;
• решить, что считается «моей работой»: вы как ответственный, как участник, ваши команды, автор, (на встречах) участник встречи, Team Master.

Владелец может задать значение по умолчанию для всей организации; вы всё равно можете сохранить личное. Типичный пример: кто в Team Master (владелец, IT, конфиденциальность) может открыть новые приватные карточки, но в kanban может их не видеть, пока не включит «Team Master как участник» или не перейдёт к отчётам.

Поля на карточке

Открыть карточку — не значит увидеть каждую строку. Поле может быть видимым или редактируемым только для определённых пользователей или команд — напр. маржа % только для старшего продавца, заметка HR только для команды HR. Это дополнительный уровень на уже открытой карточке. Подробности в руководстве Поля, раздел условной видимости.

Сценарии использования

• Агентство, публичные сделки — каждый работает со своим kanban; директор читает отчёты по всей воронке, к которой есть доступ. Никто не меняет Безопасность: хватает ежедневного фильтра.
• Юридическая фирма, приватные карточки — каждое дело сразу ограничено (страница Безопасность). Team Master (партнёры) может открывать досье; в kanban партнёр включает Team Master в фильтре или смотрит обзор в отчётах.
• Поддержка и продажи вместе — Marco не видит приватные сделки Laura; Laura не видит внутренние IT-тикеты. Отчёты каждого остаются в рамках приложения и замка.
• Витрина Network и внутренние данные — организация публична в Network, контакты HR и чувствительные сделки приватны внутри. Два «публичных» не пересекаются.
• Две компании, один аккаунт — переключаете организацию в селекторе: переключаете набор данных. Нет общего справочника или воронки, даже если вы тот же человек.
• Гость на проекте — видит только то, чем с ним поделились, не полный список. Узкая роль и узкая видимость вместе.
• Пользовательское приложение (напр. Автомобили, Дела) — тот же замок и тот же фильтр на ваших карточках. См. руководство Пользовательские приложения.

Связанные руководства

• Организации и доступы — закрытые рабочие пространства, Network, смена организации.
• Роли и права — что можно делать, от Гостя до Владельца.
• Безопасность — Публичная/Приватная по умолчанию на новых карточках, Team Master.
• Пользователи и команды — кто в какой группе, руководители.
• Приложения — включение или выключение Задач, Продаж, Тикетов…
• Поля — видимость одной строки на карточке.

Частые вопросы

В: В отчётах вижу сделку коллеги, в kanban нет. Это ошибка?

О: Нет, так и задумано. Kanban (с включённым фильтром) — ваша работа; отчёты показывают все карточки, которые вы можете открыть. То же, если находите её в поиске или на главной, а не в воронке.

В: Как увидеть сделки всей команды в kanban?

О: Серой кнопкой выберите команду (или коллегу). В Настройке можно выключить кнопку на Сделках: список станет как отчёты. Приватные карточки, к которым нет доступа, остаются снаружи.

В: Я Владелец и не вижу приватную карточку. Почему?

О: Роль сама по себе замки не снимает. Нужно быть ответственным, участником, автором или в Team Master (и в kanban фильтр должен включать этот критерий). Попросите добавить вас или откройте отчёты, если доступ уже есть, но ежедневный фильтр карточку прячет.

В: Организация публичная: данные видны снаружи?

О: Нет. Публичная в Network — это витрина компании, не внутренние карточки. Снаружи остаются только приглашённые.

В: Переключил Безопасность на Приватная: вчерашние данные стали приватными?

О: Нет. Только карточки, сохранённые после изменения. Это объясняет руководство Безопасность.

В: Видит ли гость справочник?

О: Обычно нет: он видит то, чем с ним поделились (напр. проект или задачу). Роль Гость — самая узкая; подробности в руководстве Роли.

В: Почему в kanban не видны приватные карточки Team Master?

О: Вы можете их открыть, если входите в Team Master, но ежедневный фильтр по умолчанию их не включает. Включите «Team Master как участник» в Настройке или пользуйтесь отчётами.