De Mokapen-gids

Gids voor gegevenszichtbaarheid

Als je Mokapen opent, zie je niet «alles wat er in het bedrijf is». Je ziet data waar je toegang toe hebt en, op de dagelijkse pagina's, vaak alleen het werk dat jou aangaat. Dat is expres zo: Laura in sales heeft haar pipeline voor zich, Marco in support zijn tickets, en niemand opent per ongeluk een gereserveerd dossier.

Deze gids legt uit wat verschijnt in lijst, kanban, kalender, zoeken en rapporten — en waarom de cijfers soms niet kloppen van de ene pagina naar de andere. Het slot, de rollen en het Network gebruiken allemaal het woord «openbaar»: hier houden we ze uit elkaar met voorbeelden.

Rol in het CRM

Twee verschillende vragen, twee verschillende antwoorden:

• Wat je kunt doen — aanmaken, bewerken, uitnodigen, instellingen openen. Dat bepaalt je rol (Gast, Gebruiker, Lid, Eigenaar…). Details in de Gebruikersrollen-gids.
• Welke dossiers je krijgt — welke deals, tickets of contacten je in een lijst vindt. Dat is zichtbaarheid: de organisatie waarin je zit, apps die aan staan, het slot van het dossier, en (op operationele pagina's) het filter op jouw naam of team.

Je kunt Lid zijn met alle bevoegdheden en toch de privédeal van een collega niet zien als je geen medewerker bent. Omgekeerd ziet een Gebruiker de openbare dossiers van zijn app, ook al kan hij de Beveiliging van de organisatie niet wijzigen.

Wat je altijd ziet

Gouden regel: je krijgt nooit een dossier dat je niet kunt openen. Dat geldt in lijst, kanban, kalender, zoeken, home en rapporten. Is een dossier privé en ben je geen eigenaar, medewerker of auteur, dan vind je het ook niet via zoeken.

Eerst beperkt Mokapen de wereld tot deze organisatie (die in de kiezer bovenaan). Daarna tot de apps die aan staan: staat Tickets uit, dan is er geen Tickets-pagina. Daarna tot het slot van elk dossier. Pas daarna, op operationele pagina's, komt het filter «mijn werk».

Voorbeeld — Zelfde bedrijf, twee mensen. Laura (sales) en Marco (support). Laura's openbare deals verschijnen niet in Marco's dag als hij de app Verkoop niet heeft, of als de deal privé is en hij geen medewerker is. Marco's openbare tickets, hetzelfde verhaal voor Laura. Rapporten respecteren hetzelfde slot: niemand van hen «ontdekt» data die voor de ander dicht zit.

Drie betekenissen van «openbaar»

In Mokapen komt het woord op drie verschillende plekken terug. Ze spreken elkaar niet tegen: ze gaan over drie dingen.

• Openbare organisatie op het Network — de etalage naar buiten (een bedrijfspagina zichtbaar voor potentiële klanten of partners). Het opent je deals of contacten niet voor de wereld. Meer in de gids Organisaties en toegang.
• Openbaar dossier (open slot) — binnen de organisatie openen collega's die die app mogen gebruiken het dossier zonder op de medewerkerslijst te staan.
• Filter op het dagelijkse werk — de grijze balk in lijst en kanban. Ook met openbare dossiers kun je alleen «de mijne» of die van een team zien, zodat je niet verdrinkt in ieders pipeline.

Voorbeeld — «Studio Alfa» is openbaar op het Network, zodat prospects het vinden. Binnenin zijn de deals van een strategische klant privé (dicht slot). Op het kanban ziet Laura de hare; in rapporten ziet de eigenaar alles waar hij toegang toe heeft. Geen Network-bezoeker opent die deals.

Slot Openbaar en Privé

Op bijna elk dossier (taak, project, contact, bedrijf, deal, ticket, offerte, order, afspraak, boeking, aangepaste applicaties…) staat een slotpictogram:

• Openbaar (open slot) — leden van de organisatie die die app hebben, kunnen het zien.
• Privé (dicht slot) — de eigenaar, de medewerkers (personen of teams) en wie het heeft aangemaakt kunnen het zien. Verder niemand, nergens.

Organisatie-Eigenaar zijn toont niet automatisch alle privé dossiers: je moet op de lijst staan (persoonlijk, via een team, of in Team Master als het beleid dat aan nieuwe dossiers toevoegt). Afspraken volgen vooral wie erbij betrokken is: organisator, deelnemers, medewerkers.

Hoe nieuwe dossiers ontstaan — Openbaar of Privé als standaard, automatische medewerkers, Team Master — bepaalt de pagina Beveiliging, alleen voor Eigenaren. Die instelling geldt vanaf dat moment: de geschiedenis herberekent zich niet vanzelf. Alle details in de gids Beveiliging.

Operationele pagina's en rapporten

Dit is het punt dat mensen het meest verwart, en het is expres gemaakt voor twee verschillende klussen.

Operationele pagina's — lijst en kanban van Taken, Projecten, Deals, Tickets, Afspraken, Boekingen (en de bijbehorende kalender). Hier toont Mokapen standaard jouw werk: dossiers waarvan jij eigenaar of medewerker bent, of waarvan het team op de lijst staat. De donkergrijze balk (jouw naam, een collega of een team) is precies dat filter. Zodat de ochtend niet begint met de pipeline van het hele bedrijf in je gezicht.

Rapporten, zoeken en home — hier geldt het grijze filter niet (in rapporten, tot je een team kiest). Je ziet elk dossier dat je kunt openen: de jouwe en, als ze openbaar zijn of jij medewerker bent, ook die van collega's. Het slot blijft: het privé dossier van een ander komt niet in de rapporten.

Voorbeeld — Laura. Op het Deals-kanban heeft ze 8 kaarten (de hare en die waarbij ze medewerker is). Ze opent de salesrapporten: ze telt er 40, alle openbare van het team plus haar privé. Dat is geen bug: het kanban is «wat ik vandaag volg», het rapport is «welke cijfers we hebben».

Voorbeeld — Marco. Op het Tickets-kanban ziet hij de zijne en die van het team Customer Care. In het SLA-rapport ziet hij elk ticket waar hij bij mag. Is een ticket privé van een andere afdeling en is hij geen medewerker, dan staat het noch op het kanban, noch in het rapport.

Offertes, orders, producten, diensten en documenten beperken standaard niet tot «mijn werk»: in de lijst zie je al alles wat je kunt openen, zoals in een rapport. Contacten en bedrijven doen hetzelfde, tenzij je ze aanpast.

Filter gebruikers / teams

De donkergrijze knop in lijst en kanban (avatar en naam, of een team) is het Filter gebruikers / teams. Je kiest jezelf, een collega of een groep: Mokapen toont de dossiers die bij die keuze horen — onder die je al kunt openen. Het is geen manier om «de privé dossiers van anderen te zien».

Standaard staat de knop aan bij taken, projecten, deals, tickets, afspraken en boekingen. Bij orders, offertes, producten, diensten en documenten staat hij uit: de lijst is al «alles waar je toegang toe hebt».

Via Maatwerk → Filter gebruikers / teams (plan Medium) kun je, per dossier type:

• de knop aan of uit zetten — uit, lijst en kanban gedragen zich als rapporten;
• bepalen wat telt als «mijn werk»: jij als eigenaar, als medewerker, jouw teams, de auteur, (bij afspraken) de deelnemer, Team Master.

De Eigenaar kan een standaard voor de hele organisatie zetten; jij kunt er alsnog een persoonlijke van opslaan. Typisch voorbeeld: wie in Team Master zit (eigenaar, IT, privacy) kan nieuwe privé dossiers openen, maar op het kanban ziet hij ze misschien niet tot hij «Team Master als medewerker» aanzet of naar de rapporten gaat.

Velden op het dossier

Een dossier openen betekent niet elke regel zien. Een veld kan alleen zichtbaar of bewerkbaar zijn voor bepaalde gebruikers of teams — bijv. marge % alleen voor senior sales, een HR-notitie alleen voor het HR-team. Het is een extra laag, op een dossier dat je al hebt geopend. Details in de gids Velden, sectie voorwaardelijke zichtbaarheid.

Toepassingen

• Bureau, openbare deals — iedereen werkt zijn eigen kanban; de directeur leest rapporten van de hele pipeline waar hij bij mag. Niemand wijzigt Beveiliging: het dagelijkse filter volstaat.
• Advocatenkantoor, privé dossiers — elk dossier start beperkt (pagina Beveiliging). Team Master (partners) opent de mappen; op het kanban zet de partner Team Master in het filter, of gebruikt rapporten voor het overzicht.
• Support en sales samen — Marco ziet Laura's privé deals niet; Laura ziet interne IT-tickets niet. Ieders rapporten blijven binnen de app en het slot.
• Network-etalage en interne data — organisatie openbaar op het Network, HR-contacten en gevoelige deals privé binnenin. De twee «openbaar» raken elkaar niet.
• Twee bedrijven, één account — wissel van organisatie in de kiezer: je wisselt van dataset. Geen gedeeld adresboek of pipeline, ook al ben jij dezelfde persoon.
• Gast op een project — ziet alleen wat met hem is gedeeld, niet de volledige lijst. Strakke rol en strakke zichtbaarheid, samen.
• Aangepaste applicatie (bijv. Voertuigen, Dossiers) — hetzelfde slot en hetzelfde filter op jouw kaarten. Zie de Aangepaste applicaties-gids.

Gerelateerde gidsen

• Organisaties en toegang — gesloten werkruimtes, Network, wisselen van organisatie.
• Gebruikersrollen-gids — wat je kunt doen, van Gast tot Eigenaar.
• Beveiliging — standaard Openbaar/Privé op nieuwe dossiers, Team Master.
• Gebruikers en teams — wie in welke groep zit, managers.
• Applicaties — Taken, Verkoop, Tickets… aan of uit.
• Velden — zichtbaarheid van één regel op het dossier.

Veelgestelde vragen

V: In rapporten zie ik de deal van een collega, op het kanban niet. Is dat een bug?

A: Nee, dat is het verwachte gedrag. Het kanban (met filter aan) is jouw werk; rapporten tonen elk dossier dat je kunt openen. Hetzelfde als je het vindt in zoeken of op home en niet in de pipeline.

V: Hoe zie ik de deals van het hele team op het kanban?

A: Kies vanaf de grijze knop het team (of een collega). In Maatwerk kun je de knop bij Deals uitzetten: de lijst wordt zoals rapporten. Privé dossiers waar je niet bij mag, blijven buiten.

V: Ik ben Eigenaar en ik zie een privé dossier niet. Waarom?

A: De rol alleen ontgrendelt geen sloten. Je moet eigenaar, medewerker, auteur of in Team Master zijn (en op het kanban moet het filter dat criterium meenemen). Vraag om toegevoegd te worden, of open rapporten als je al toegang hebt maar het dagelijkse filter het verbergt.

V: De organisatie is openbaar: is de data buiten zichtbaar?

A: Nee. Openbaar op het Network is de etalage van het bedrijf, niet de interne dossiers. Buiten blijven alleen de uitgenodigden.

V: Ik heb Beveiliging op Privé gezet: is data van gisteren privé geworden?

A: Nee. Alleen dossiers opgeslagen na de wijziging. De gids Beveiliging legt het uit.

V: Ziet een gast het adresboek?

A: Over het algemeen niet: hij ziet wat met hem is gedeeld (bijv. een project of een taak). De rol Gast is de strakste; details staan in de rollengids.

V: Waarom zie ik de privé dossiers van Team Master niet op het kanban?

A: Je kunt ze openen als je in Team Master zit, maar het dagelijkse filter neemt ze standaard niet mee. Zet «Team Master als medewerker» aan in Maatwerk, of gebruik rapporten.