De Mokapen-gids

Templates

Templates zijn herbruikbare teksten en lay-outs die je eenmalig voorbereidt en daarna overal in Mokapen toepast: documenten, e-mails, SMS, WhatsApp Business, offertes en orders. In plaats van telkens hetzelfde bericht of dezelfde PDF-kop opnieuw te schrijven, kies je een template en Mokapen vult contact-, bedrijfs- of documentgegevens in via variabelen.

Je vindt ze onder Organisatie-instellingen → Templates. Elk type heeft eigen editor en gebruiksflow: hieronder diepgaand per type, daarna gedeelde regels (variabelen, standaard, beheer).

Waarvoor ze dienen

• Snelheid — één klik in plaats van teksten en opmaak opnieuw kopiëren.
• Consistentie — dezelfde toon en grafiek voor het hele team.
• Automatische personalisatie — variabelen vullen met data van het dossier waar je aan werkt.
• Verschillende kanalen, één plek — PDF, e-mail, SMS en WhatsApp vanuit hetzelfde Templates-onderdeel.

Toegang en aanmaken

1. Organisatie-instellingen → Templates.
2. Druk Nieuwe template → venster Selecteer op type.
3. Kies type, vul titel en inhoud in, voeg variabelen in, schakel optioneel Standaard in, sla op.
4. In lijst kun je bewerken, Dupliceren of Verwijderen. Privacy (waar beschikbaar) beperkt wie template kan zien/gebruiken.

Documenttemplate

Het is een HTML-document in paginaformaat (A4), met rich editor (koppen, lijsten, tabellen, afbeeldingen, links) en configureerbare marges. Je kunt variabelen koppelen aan adresboek-/sales-entiteit (bijv. contact, opportunity) zodat bij genereren vanuit gekoppeld dossier velden automatisch invullen.

Wat je configureert

• Templatetitel en vlag Standaard
• Paginamarges
• Documentlichaam met variabelen (knop Variabele)
• Privacy / leden

Waar je het gebruikt — in app Documenten, bij aanmaak kies Van template in plaats of from scratch. Mokapen laadt inhoud en, is document gekoppeld aan entiteit, vervangt variabelen door data van dat dossier.

Voorbeelden — begeleidende brief, klantblad, notulen, werkprocedure met vaste structuur.

E-mailtemplate

Het is de body van een e-mailbericht (HTML) voor compositie vanuit Mokapen. Typische variabelen komen van contact (naam, e-mail, gekoppeld bedrijf, …), plus organisatie- en huidige gebruikersdata.

Wat je configureert

• Titel, Standaard, privacy
• HTML-body met variabelen
• Optionele marges/lay-out e-maileditor

Waar je het gebruikt — bij e-mailcompositie (Berichten / verzenden vanuit dossier): open picker Template selecteren en body vult in. Je kunt onderwerp en tekst nog bewerken vóór verzenden (e-mail/SMTP-integratie moet geconfigureerd zijn).

Opmerking over automatiseringen — actie E-mail verzenden gebruikt tekst/HTML gedefinieerd in de actie zelf. E-mailtemplates in Templates zijn vooral voor handmatige verzending; je kunt inhoud van template nog kopiëren naar actie.

Voorbeelden — sales follow-up, afspraakverzoek, standaard ticketantwoord, welkomstmail aan nieuwe lead.

SMS-template

Het is korte tekst (geen PDF-lay-out) voor SMS-verzending. Typische variabelen komen van contact. Bevat geen afzenderalias: die configureer je in SMS-integratie (goedgekeurde alias + wallettegoed).

Wat je configureert

• Titel en berichttekst
• Variabelen met knop Variabele of door { te typen
• Standaard (optioneel)

Lengtelimieten — in GSM-alfabet is één SMS ongeveer 160 tekens; met Unicode/emoji ongeveer 70 per segment. Ga je over, split het bericht in meerdere SMS (en kost meer). Variabelen kunnen na vervanging tekst verlengen: controleer altijd tekenschatting bij compositie.

Waar je het gebruikt

• Handmatige verzending — contact- (of bedrijfs)dossier → SMS verzenden → kies template: tekst wordt ingevoegd en variabelen vervangen door data van dat contact.
• Automatiseringen — actie SMS verzenden → je kunt template selecteren: tekst wordt geplakt in bericht. In automatisering krijg je niet dezelfde automatische «per contact»-vervanging als vanuit dossier: gebruik automatiseringvariabelen of pas tekst aan.

Kanaalgids: SMS.

Voorbeelden — afspraakherinnering, «bestelling klaar voor afhalen», OTP/interne code (indien beleid toelaat), vertragingsmelding.

WhatsApp Business-template

WhatsApp-templates zijn het meest specifiek: het is niet alleen «tekst opgeslagen in Mokapen». Het zijn berichttemplates (HSM) goedgekeurd door Meta. Zonder goedgekeurde template kun je geen gesprek starten (of heropenen) buiten 24-uurs klantenservicevenster.

Twee manieren om ze in Mokapen te krijgen

• Aanmaken vanuit Templates — Nieuwe template → WhatsApp Business: vul naam, taal, categorie en componenten in; Mokapen maakt ze ook op Meta aan en slaat lokale kopie op.
• Synchroniseren — vanuit Integraties → WhatsApp Business kun je Templates synchroniseren / modellen al op Meta tonen en GOEDGEKEURDE importeren in Templates.

Naam en taal — Meta-naam staat alleen kleine letters, cijfers en underscore toe (bijv. order_shipped_nl), geen spaties. Taal moet overeenkomen met tekst; elke taal heeft aparte template nodig.

Categorieën (kies één consistent met inhoud, anders kan Meta afwijzen):

• Utility — updates die gebruiker verwacht: orderstatus, afspraakherinnering, accountmeldingen.
• Marketing — promoties, aanbiedingen, nieuwsbrieven: expliciet WhatsApp opt-in vereist.
• Authentication — OTP / verificatiecodes in door Meta vereist formaat (niet mengen met marketing).

Berichtstructuur

• Header (optioneel) — tekst (max. 60 tekens) of media (afbeelding, video, document) of locatie.
• Body (verplicht) — max. 1.024 tekens; plaats Meta-placeholders {{1}}, {{2}}… opeenvolgend zonder gaten.
• Footer (optioneel) — max. 60 tekens.
• Buttons (max. 3) — quick reply, URL (HTTPS) of telefoon; label max. 20 tekens. Authentication-templates gebruiken Meta OTP-knoppen.

Variabelen: Meta ↔ Mokapen — op Meta zijn placeholders {{1}}, {{2}}. In Mokapen, op WABA-template, map je elk nummer naar CRM-variabele (bijv. {{1}} → contactnaam). Ontbreekt mapping, kan template bij verzenden niet selecteerbaar zijn tot je variabelen instelt.

Goedkeuring — Meta beoordeelt template (vaak binnen minuten, soms tot ~24 uur). Typische statussen: in review, goedgekeurd, afgewezen (met reden). Alleen goedgekeurde zijn bruikbaar voor verzending. Misleidende inhoud, spam, verkeerde categorie of misvormde variabelen zijn veelvoorkomende afwijzingsredenen.

Waar je het gebruikt — contactdossier → WhatsApp verzenden → kies goedgekeurde template (en placeholderwaarden). Vereist gekoppelde WhatsApp Business-integratie en tegoed/wallet waar van toepassing. Er is geen (vandaag) automatiseringactie «WhatsApp verzenden».

Volledige kanaalgids: WhatsApp Business.

Voorbeelden — «order verzonden», «afspraak bevestigd», OTP-code, promotionele campagne met opt-in.

Offertetemplate

Offertetemplate is geen platte tekst: het is commerciële PDF-documentlay-out (en preview) gebruikt op offertedossiers. Bepaalt hoe kop, klantgegevens, regeltabel, voorwaarden en handtekening eruitzien — zodat heel team offertes uitgeeft met dezelfde huisstijl.

Systeemlay-outs vs aangepaste template

• Mokapen biedt al kant-en-klare lay-outs selecteerbaar op dossier, bijv. Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature (wijzigen volgorde secties en of handtekening aanwezig is).
• Door Offerte-type template aan te maken in Templates bouw je aangepaste lay-out (verschijnt daarna als optie in veld Design van offerte).

Wat je configureert in Offerte-editor

• Koptekst en voettekst — logo, bedrijfsgegevens, nummering, vaste notities boven/onder pagina (met variabelen).
• Linker / rechter blokken — twee HTML-tekstkolommen (bijv. links: offertenummer en datums; rechts: contacten of klantgegevens) met Variabele-knop op elk.
• Regeltabel — thema (afwisselende rijen, randen, geen), kolommen om te tonen (code, beschrijving, eenheidsprijs, hoeveelheid, BTW, korting, subtotaal, …), label, uitlijning en breedte % per kolom.
• Commerciële voorwaarden — HTML-blok voor betalingen, geldigheid offerte, juridische notities, enz. (ook variabelen).
• Handtekening — in-/uitschakelen en label aanpassen (bijv. «Voor acceptatie»).
• Volgorde secties / lay-out / marges / hoogtes — hoe documentdelen zijn gerangschikt en paginaruimte.

Offertevariabelen tonen typisch velden van offerte zelf, organisatie, gebruiker en gekoppelde data (klant, enz.), plus wat nodig is in preview voor regelrijen.

Waar je het gebruikt

• Offertedossier → veld Design: kies systeemlay-out of aangepaste template.
• Preview en PDF / documentverzending gebruiken die lay-out met echte data van dossier (regels, totalen, klant).
• In automatiseringen die offertes aanmaken kun je designtemplate instellen, zodat automatisch gegenereerde PDF's al je huisstijl gebruiken.

Modulegids: Offertes.

Voorbeelden — standaard B2B-offerte met prijstabel en 30-dagen voorwaarden; «lichte» offerte zonder handtekening; offerte met handtekening voor online acceptatie.

Ordertemplate

Ordertemplate werkt zoals Offerte: het is order PDF/documentlay-out, geen berichtbody. Editor gebruikt dezelfde logica (kop/voettekst, linker/rechter blokken, regeltabel met kolommen en thema, commerciële voorwaarden, handtekening, marges en sectievolgorde).

Systeemlay-outs — voor orders vind je ook varianten zoals Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature, plus aangepaste templates aangemaakt in Templates → Order.

Praktisch verschil vs offerte — dezelfde compositietools, maar gekoppeld aan entiteit Order (ordercode, datums, bevestigde regels, post-acceptatie voorwaarden). Vaak hergebruikt ordertemplate offertestijl van bedrijf, met bijgewerkte formulering (bijv. «orderbevestiging» i.p.v. «offerte»).

Waar je het gebruikt

• Orderdossier → Design: kies systeemlay-out of aangepaste template.
• Preview / PDF / orderdocumentverzending.
• Automatiseringen die orders aanmaken (bijv. vanuit geaccepteerde offerte) kunnen standaard of geselecteerde ordertemplate toepassen.

Modulegids: Orders.

Voorbeelden — orderbevestiging met regeltabel en IBAN; fulfilmentdocument met handtekening verantwoordelijke; vereenvoudigde lay-out voor interne orders.

Variabelen (gedeelde regels)

• Document, E-mail, SMS, Offerte, Order — Mokapen-formaat {$entity.field} (bijv. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Voeg in met Variabele of door { te typen (SMS).
• WhatsApp — op Meta gebruik je {{1}}, {{2}}…; in Mokapen map je elk nummer naar CRM-variabele vóór verzending.
• Zonder variabelen is template vaste tekst/lay-out; met variabelen past dezelfde template zich aan elk dossier aan.

Snel overzicht: type → waar je het selecteert

• Document → Documenten → Van template
• E-mail → e-mailcompositie → Template selecteren
• SMS → SMS verzenden (dossier) of actie SMS verzenden in automatisering
• WhatsApp Business → WhatsApp verzenden (dossier); aanmaken/sync ook vanuit WABA Integraties
• Offerte → Offertedossier → Design (+ PDF / automatiseringen)
• Order → Orderdossier → Design (+ PDF / automatiseringen)

Standaardtemplate

Vlag Standaard markeert default template voor dat type (bijv. standaard offerte-PDF van team). Slechts één blijft actief per type: inschakelen andere deactiveert vorige standaard.

Praktische tips

• Duidelijke titels (SMS – Afspraakherinnering, PDF – Standaard offerte 2026, WABA – order_shipped_nl).
• SMS: vermijd onnodige Unicode; controleer segmenten na variabelvervanging.
• WhatsApp: Utility voor updates, Marketing alleen met opt-in; map placeholders altijd vóór productiegebruik.
• Offertes/Orders: stem logo, regelkolommen en juridische voorwaarden af in gedeelde templates, niet regel voor regel op elk dossier.
• WABA-template verwijderen kan ook op Meta verwijderen; reeds gegenereerde PDF's van Offerte/Ordertemplate blijven.

Use cases

• Sales kit — één Offertetemplate + één Ordertemplate met dezelfde grafiek; team wijzigt alleen data op dossier.
• SMS-herinnering — template met tijd/variabelen; verzenden vanuit dossier of als basis voor automatisering.
• WhatsApp heropenen — goedgekeurde Utility-template om klant te berichten na 24 uur.
• Follow-up e-mail — E-mailtemplate geselecteerd in compositie na telefoontje.
• Document vanuit opportunity — Documenttemplate met deal/contactvariabelen, Van template aangemaakt al ingevuld.
• Van offerte naar order — automatisering die order aanmaakt met standaard Ordertemplate.

Veelgestelde vragen

V: Waar maak ik templates aan?

A: Organisatie-instellingen → Templates. Van daar beheer je alle types.

V: Waarom zijn Offerte en Order complexer dan E-mail of SMS?

A: Omdat het niet alleen tekst is: ze definiëren PDF-lay-out (blokken, regeltabel, voorwaarden, handtekening, marges). Je gebruikt ze vanuit Design-veld van dossier, niet vanuit berichtverzending.

V: Wat is het verschil tussen SMS-template en WhatsApp-template?

A: SMS is lokale Mokapen-tekst met {$…}-variabelen. WhatsApp gebruikt Meta-goedgekeurde templates ({{1}}, {{2}}…), met categorieën, limieten en review; ze moeten gemapt en goedgekeurd zijn vóór verzending.

V: Waarom is WhatsApp-template uitgeschakeld bij verzenden?

A: Meestal ontbreekt placeholder-mapping of Meta-goedkeuring. Voltooi variabelen op template of sync vanuit Integraties.

V: Vervangen contactvariabelen automatisch in SMS-automatiseringen?

A: Niet zoals bij verzenden vanuit dossier. In automatisering wordt template geplakt; gebruik automatiseringvariabelen of pas tekst aan.

V: Kan ik E-mailtemplate in automatiseringen gebruiken?

A: Actie E-mail verzenden werkt op eigen tekst van actie. E-mailtemplates zijn vooral voor handmatige compositie (je kunt inhoud kopiëren naar actie).

V: Waarvoor is vlag Standaard?

A: Markeert default voor dat type. Slechts één blijft actief per type.

V: Verdwijnen oude PDF's als ik Offertetemplate verwijder?

A: Nee. Reeds gegenereerde documenten blijven; je verwijdert alleen template voor toekomstige Design-keuzes.

V: Waar leer ik meer over kanalen en modules?

A: Gidsen Offertes, Orders, SMS, WhatsApp Business.