De Mokapen-gids

Microsoft Outlook Contacts

Koppel je Microsoft Outlook Contacts-adresboek aan de contacten van je organisatie in Mokapen. Importeer klanten en leads die al op Outlook staan, houd gegevens op één lijn, of exporteer contacten aangemaakt in het CRM naar Outlook — volgens de regels die je kiest.

Algemeen overzicht: Integraties.

Vereisten

• Microsoft-account met een contactadresboek.
• Toestemming om Mokapen contacten op Outlook te laten lezen en schrijven.
• Mokapen-machtigingen voor contacten in de org (zie Rollen en machtigingen).

Outlook Contacts koppelen

1. Gebruikersmenu → Integraties → Microsoft Outlook Contacts.
2. Klik op Microsoft Outlook Contacts synchroniseren.
3. Kies je Microsoft-account (kan afwijken van je Mokapen-e-mail).
4. Accepteer machtigingen voor het contactadresboek.
5. Keer terug naar Mokapen: controleer Gekoppeld account en stel de opties hieronder in.

Als je niet accepteert, worden geen contacten geïmporteerd of geëxporteerd. De pagina blijft zonder actieve sync.

Wat Mokapen van Microsoft vraagt

Profiel (naam, e-mail) en volledige toegang tot het contactadresboek: bestaande contacten lezen, nieuwe aanmaken, bijwerken. Vereist voor bidirectionele sync of bulkimport.

In te stellen opties

Syncrichting

• Alleen naar Mokapen — Outlook → CRM.
• Alleen naar Outlook — CRM → Outlook.
• Beide — afstemming in beide richtingen.

Gebruik je in bepaalde modi een gedeelde koppeling, kan Mokapen de richting beperken: volg wat je op de pagina ziet.

Contactlijsten

• Hoofdlijst — standaard «Contacts» (niet bewerkbaar: de Microsoft API biedt geen andere hoofdlijst).
• Andere lijsten — extra contactmappen of lijsten aangemaakt in Outlook; selecteer welke in sync worden opgenomen.

Zichtbaarheid

• Alle leden — geïmporteerde contacten zichtbaar in de org (gedeeld CRM).
• Alleen ik — geïmporteerd adresboek beperkt tot jouw toegang (persoonlijke contacten).

Duplicaten en conflicten

• E-mailvergelijking — bij Outlook Contacts is dit altijd actief (vakje kan niet worden uitgeschakeld): voorkomt een tweede contact als het e-mailadres al in Mokapen bestaat.
• Conflicthandling — wanneer gegevens verschillen, kies of Mokapen of Outlook Contacts voorrang krijgt.

Veldmapping

Koppel Outlook-velden (naam, telefoon, adres…) aan Mokapen-kolommen. Het primaire e-mailadres blijft op het contact-e-mailveld.

Elke Mokapen-kolom mag slechts één keer gebruikt worden: wijs hetzelfde Mokapen-veld niet toe aan twee verschillende Outlook-kolommen.

Automatische of handmatige sync

Kies of sync automatisch draait wanneer je data wijzigt, of alleen wanneer je op Synchroniseren klikt (handmatige sync).

Sync delen

Met een passend plan kunnen andere leden je koppeling gebruiken zonder opnieuw bij Microsoft in te loggen.

Verplichte autorisatie

Vink «Ik autoriseer Mokapen een kopie aan te maken…» aan — zonder dat vakje blijven de knoppen Opslaan en Synchroniseren uitgeschakeld.

Klik daarna op Synchroniseren. Sync kan lang duren bij grote adresboeken.

Gedrag in Mokapen

• Vanuit de contactenlijst kun je sync opnieuw uitvoeren via het menu (indien toegestaan).
• Met actieve export kan aanmaken of bewerken van een contact in Mokapen Outlook bijwerken.
• Bij samenvoegen van duplicaten in het adresboek kan Mokapen het contact op Outlook bijwerken of verwijderen — test eerst met voorbeelddata.

Veelvoorkomende problemen

• Te veel duplicaten — schakel e-mailvergelijking in; gebruik het Duplicaten-hulpmiddel na de eerste import.
• Sync geblokkeerd — controleer het autorisatievakje; ontkoppel en koppel opnieuw.
• Contacten niet zichtbaar voor het team — zichtbaarheid «alleen ik» of rolmachtigingen.

Ontkoppelen

Klik op Ontkoppelen: er opent een bevestigingsvenster met het gedeelte Behouden. Daar kies je wat te doen met data die al met deze sync in Mokapen is geïmporteerd.

Opties in Mokapen (aangevinkte vakjes = behouden, standaard):

• Contacten — laat je het vakje aangevinkt, blijven contacten geïmporteerd uit Outlook in Mokapen maar synchroniseren niet meer. Vink je het uit, dan verwijdert Mokapen uit de org contacten gekoppeld aan deze Outlook Contacts-integratie.
• Bedrijven — dezelfde logica voor bedrijfsrecords geïmporteerd via sync (behouden of verwijderen uit Mokapen).

In beide gevallen verwijdert ontkoppelen contacten op Outlook Contacts niet automatisch: ze blijven in het Outlook-adresboek tenzij je ze daar verwijdert.

Na je keuze typ je het bevestigingswoord en bevestig je Ontkoppelen. Het verwijderen van veel contacten kan enkele minuten duren.

Meer info: Handleiding Contacten.