Lernen sie mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Verbinden Sie das Adressbuch Microsoft Outlook Contacts mit den Kontakten Ihrer Mokapen-Organisation. Importieren Sie Kunden und Leads, die bereits in Outlook sind, halten Sie Daten abgestimmt oder exportieren Sie in Outlook Kontakte, die im CRM erstellt wurden — gemäß den von Ihnen gewählten Regeln.

Allgemeine Übersicht: Integrationen.

Voraussetzungen

• Microsoft-Konto mit Kontakt-Adressbuch.
• Berechtigung, Mokapen das Lesen und Schreiben von Kontakten in Outlook zu erlauben.
• Mokapen-Berechtigungen für Kontakte in der Org (siehe Rollen und Berechtigungen).

Outlook Contacts verbinden

1. Benutzermenü → Integrationen → Microsoft Outlook Contacts.
2. Klicken Sie auf Microsoft Outlook Contacts synchronisieren.
3. Wählen Sie das Microsoft-Konto (es kann von der Mokapen-E-Mail abweichen).
4. Akzeptieren Sie die Berechtigungen für das Kontakt-Adressbuch.
5. Kehren Sie zu Mokapen zurück: prüfen Sie Verbundenes Konto und konfigurieren Sie die Optionen unten.

Wenn Sie nicht akzeptieren, werden keine Kontakte importiert oder exportiert. Die Seite bleibt ohne aktive Synchronisation.

Was Mokapen von Microsoft anfordert

Profil (Name, E-Mail) und vollständiger Zugriff auf das Kontakt-Adressbuch: vorhandene Kontakte lesen, neue erstellen, aktualisieren. Erforderlich für bidirektionale Synchronisation oder Massenimport.

Einstellungen

Synchronisationsrichtung

• Nur zu Mokapen — Outlook → CRM.
• Nur zu Outlook — CRM → Outlook.
• Beide — Abstimmung in beide Richtungen.

Bei einer gemeinsamen Verbindung in bestimmten Modi kann Mokapen die Richtung einschränken: folgen Sie dem, was auf der Seite angezeigt wird.

Kontaktlisten

• Hauptliste — standardmäßig «Kontakte» (nicht bearbeitbar: die Microsoft-API stellt keine andere Hauptliste bereit).
• Weitere Listen — zusätzliche Kontaktordner oder -listen in Outlook; wählen Sie diejenigen aus, die in die Synchronisation einbezogen werden sollen.

Sichtbarkeit

• Alle Mitglieder — importierte Kontakte in der Org sichtbar (gemeinsames CRM).
• Nur ich — importiertes Adressbuch auf Ihren Zugriff beschränkt (persönliche Kontakte).

Duplikate und Konflikte

• E-Mail-Vergleich — in Outlook Contacts ist er immer aktiv (Kästchen nicht deaktivierbar): vermeidet die Erstellung eines zweiten Kontakts, wenn die E-Mail bereits in Mokapen existiert.
• Konflikte behandeln — bei abweichenden Daten wählen Sie, ob Mokapen oder Outlook Contacts Vorrang hat.

Feldzuordnung

Verknüpfen Sie Outlook-Felder (Name, Telefon, Adresse…) mit Mokapen-Spalten. Die primäre E-Mail bleibt im E-Mail-Feld des Kontakts.

Jede Mokapen-Spalte kann nur einmal verwendet werden: weisen Sie dasselbe Mokapen-Feld nicht zwei verschiedenen Outlook-Spalten zu.

Automatische oder manuelle Synchronisation

Wählen Sie, ob die Synchronisation automatisch startet, wenn Sie Daten ändern, oder nur wenn Sie auf Synchronisieren klicken (manuelle Synchronisation).

Synchronisation teilen

Mit einem passenden Plan können andere Mitglieder Ihre Verbindung nutzen, ohne sich erneut bei Microsoft anzumelden.

Pflichtgenehmigung

Aktivieren Sie «Ich autorisiere Mokapen, eine Kopie zu erstellen…» — ohne dieses Kästchen bleiben die Schaltflächen Speichern und Synchronisieren deaktiviert.

Klicken Sie dann auf Synchronisieren. Die Synchronisation kann bei großen Adressbüchern Zeit in Anspruch nehmen.

Verhalten in Mokapen

• Aus der Kontaktliste können Sie die Synchronisation über das Menü erneut starten (falls berechtigt).
• Bei aktivem Export kann das Erstellen oder Bearbeiten eines Kontakts in Mokapen Outlook aktualisieren.
• Beim Zusammenführen von Duplikaten im Adressbuch kann Mokapen den Kontakt in Outlook aktualisieren oder entfernen — testen Sie zuerst mit Testdaten.

Häufige Probleme

• Zu viele Duplikate — E-Mail-Vergleich aktivieren; Duplikate-Tool nach dem ersten Import verwenden.
• Synchronisation blockiert — Genehmigungskästchen prüfen; trennen und erneut verbinden.
• Kontakte für das Team nicht sichtbar — Sichtbarkeit «nur ich» oder Rollenberechtigungen.

Trennen

Klicken Sie auf Trennen: ein Bestätigungsfenster öffnet sich mit dem Abschnitt Beibehalten. Dort entscheiden Sie, was mit den bereits über diese Synchronisation in Mokapen importierten Daten geschieht.

Optionen in Mokapen (angekreuzte Kästchen = beibehalten, Standard):

• Kontakte — wenn das Kästchen aktiv bleibt, bleiben aus Outlook importierte Kontakte in Mokapen, werden aber nicht mehr synchronisiert. Wenn Sie es deaktivieren, entfernt Mokapen aus der Org die mit dieser Outlook-Contacts-Integration verknüpften Kontakte.
• Unternehmen — gleiche Logik für über die Synchronisation importierte Unternehmensdaten (beibehalten oder aus Mokapen entfernen).

In beiden Fällen löscht das Trennen nicht automatisch Kontakte in Outlook Contacts: sie bleiben im Outlook-Adressbuch, sofern Sie sie dort nicht selbst löschen.

Nach der Auswahl geben Sie das Bestätigungswort ein und bestätigen Trennen. Das Entfernen vieler Kontakte kann einige Minuten dauern.

Weitere Informationen: Kontakte-Leitfaden.