Lernen sie mokapen

Kundenportal

Das Portal ist der Bereich, in dem ein Kunde mit eigenen Zugangsdaten eintritt, nicht mit einem Mokapen-Benutzer. Von dort öffnet er Tickets, sieht Bestellungen und, wenn Sie es aktivieren, die Pinnwand. Sie arbeiten weiter im CRM: Ticket und Bestellung entstehen in den Pipelines, die Sie gewählt haben, mit dem Verantwortlichen, den Sie angegeben haben.

Sie finden es unter Support → Portal. Jedes Portal hat eine eigene Adresse, etwa Domain / Sprache / portal / Slug. Der Kunde sieht den Rest der Organisation nicht.

Portal anlegen und ausgeschaltet lassen, bis es bereit ist

In der Liste drücken Sie die Schaltfläche für ein neues Portal. Wenn die Organisation die Höchstzahl bereits erreicht hat, öffnet Mokapen das Planfenster statt ein weiteres anzulegen. Auf der Karte jedes Portals sehen Sie Titel, Logo, ob es aktiv oder ausgeschaltet ist, und den externen Link zur Startseite des Kunden.

Unter Allgemein setzen Sie Titel, URL-Slug, Standardsprache, Portal-E-Mail und den Status. Aktiv bedeutet, dass der Link antwortet. Inaktiv bedeutet, dass das Portal nicht erreichbar ist: nutzen Sie das, während Sie Pipelines, Themen und Katalog vorbereiten, damit ein Kunde nicht auf eine leere Seite gelangt. Der Satz auf der Seite ist klar: Sie richten das Portal ein und aktivieren nur die Bereiche, die Sie zeigen wollen.

Die Portal-E-Mail ist die, die der Kunde als Absender der Zugangsdaten sieht. Ist sie leer oder ein Postfach, das niemand liest, gehen die Zugangsmails trotzdem raus, aber Antworten gehen verloren.

Welche Bereiche der Kunde sieht

Unter Anwendungen schalten Sie für dieses Portal die Bereiche ein, mit denen der Kunde interagieren kann. Es gibt drei Einträge, und nicht jede Organisation sieht sie alle:

• Ticket — der Kunde sendet Anfragen und liest die Antwort dort.
• Bestellungen — er sieht Produkte und Dienstleistungen in einem Katalog und sendet Kaufbestellungen.
• Pinnwand — erscheint nur, wenn die News-App für die Organisation aktiv ist. Zeigt die Pinnwand auf der Portal-Startseite.

Den Bereich einzuschalten reicht nicht. Ein Portal mit eingeschalteten Tickets und ohne gewählte Pipeline erzeugt Anfragen, die Sie nirgends finden. Ein Portal mit eingeschalteten Bestellungen ohne Währung, Pipeline und Status lässt die Bestellung ohne Platz in der Vertriebspipeline.

Wer eintreten kann

Die Seite Benutzer des Portals listet die bereits freigeschalteten Kontakte: Name, E-Mail, Konto, Status, Erstellungsdatum und das Datenschutz-Schloss. Es ist eine Kontrollliste, nicht der Ort, an dem Sie den Zugang anlegen. Der Filter oben schränkt die Zeilen ein.

Der Zugang wird auf der Kontaktkarte gegeben, Registerkarte Portal. Der Satz auf der Karte sagt, dass Sie den Kontakt für den Zugang zu einem oder mehreren Portalen Ihrer Organisation freischalten, um zu kommunizieren und Support zu erhalten. Für jedes Portal gibt es einen Schalter. Eingeschaltet legt Mokapen einen Portal-Benutzer für diesen Kontakt an und sendet eine E-Mail mit den Zugangsdaten: Sie bitten ihn, einzutreten und das Passwort zu ändern. Schalten Sie den Schalter aus, wird der Portal-Benutzer gelöscht. Bestellungen und Tickets, die bereits mit dem Kontakt verknüpft sind, bleiben im CRM.

Auf derselben Karte wählen Sie die Sichtbarkeit:

• Privat — der Kunde sieht seine eigenen Tickets und Bestellungen.
• Unternehmen — er sieht auch Tickets und Bestellungen, die mit demselben Unternehmen verknüpft sind. Nutzen Sie das für den Ansprechpartner, der die Anfragen des gesamten Kunden verfolgen soll, nicht für jede Person im Unternehmen: sonst sieht ein Vertriebler die Tickets, die ein Kollege geöffnet hat.

E-Mail, Vorname, Nachname und Passwort sind die Login-Daten des Portals. Sie sind nicht der Mokapen-Benutzer und erben keine CRM-Rolle. Wenn Sie E-Mail oder Passwort ändern, erhält der Kontakt eine Aktualisierungs-E-Mail.

Ein Kontakt ohne E-Mail kann die Zugangsdaten nicht erhalten. Ein archivierter oder gelöschter Kontakt verschwindet aus der Benutzerliste des Portals, auch wenn der Zugang eingeschaltet war.

Vom Kunden geöffnete Tickets

Unter Ticket wählen Sie die Pipeline, in der die Anfragen landen, und die Themen, die angeboten werden. Die Themen sind die, die bereits für diese Pipeline definiert sind: ist die Liste leer, hat der Kunde nichts zur Auswahl. Die Schaltfläche auf der Seite führt zu den Themeneinstellungen dieser Pipeline, wo Sie sie anlegen und bei Bedarf einem Thema einen Verantwortlichen zuweisen.

Der Standardverantwortliche erhält alle Tickets, die aus dem Portal entstehen. Beim Erstellen können Sie sie trotzdem einem anderen Mitglied zuweisen. Ohne Verantwortlichen landet die Anfrage in der Pipeline und niemand sieht sie in seiner Kanban «meine Arbeit», bis sich jemand darum kümmert.

Der Kunde sieht, sobald er drin ist, seine offenen Tickets und kann deren Status verfolgen. Er sieht keine internen Tickets, die nicht mit ihm verknüpft sind (oder, bei Sichtbarkeit Unternehmen, mit seinem Unternehmen).

Bestellungen aus dem Katalog

Unter Bestellungen legen Sie fest, wie die Bestellung entsteht, wenn der Kunde den Warenkorb bestätigt. Sie setzen Währung, Pipeline, Anfangsstatus und Verantwortlichen. Titel und Beschreibung akzeptieren Variablen des Portal-Benutzers: Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen, Kontakt, Notiz, Datenschutz, Sprache. Ein Titel wie «Bestellung von {nome} {cognome}» bleibt in der Pipeline lesbar; ein leerer Titel lässt eine Zeile ohne Kontext.

Im Portal blättert der Kunde durch den Katalog, legt Artikel in den Warenkorb und bestätigt. Sind im Warenkorb Produkte zum Versand, wird das Land für die Versandkosten abgefragt. Steuern, inkl. MwSt., werden nach der Bestätigung berechnet. Nach Anlage der Bestellung erhält der Kunde Updates und kann sie in seinem Bereich verfolgen.

Bei Sichtbarkeit Unternehmen enthält die Bestellliste auch die Bestellungen desselben Unternehmens, nicht nur die des eingeloggten Kontakts.

Wann die Wahl falsch ist

• Portal aktiv vor den Anwendungen. Der Kunde tritt ein und findet die Startseite ohne Tickets und ohne Bestellungen. Lassen Sie es inaktiv, bis Pipeline, Themen und Verantwortliche gesetzt sind.
• Sichtbarkeit Unternehmen für alle. Jeder Kontakt des Unternehmens sieht die Anfragen der anderen. Lassen Sie das dem Ansprechpartner.
• Dasselbe Portal für Kunden, die sich nicht sehen dürfen. Ein Portal ist eine URL. Die Daten bleiben nach Kontakt gefiltert, aber Titel, Sprache und Bereiche sind gemeinsam. Zwei Kunden mit unterschiedlichen Bedürfnissen (nur Tickets, oder Tickets und Katalog) sind besser auf zwei Portalen.
• Portal-Benutzer und Mokapen-Benutzer verwechseln. Der erste tritt nur ins Portal ein. Der zweite arbeitet im CRM und hat eine Rolle. Dem Kunden einen CRM-Gast-Benutzer zu geben ist nicht das Portal: er sieht interne Karten, nicht den Katalog.

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