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Leitfaden Schichten

Der Bereich Schichten ist Mokapens HR-Modul zum Planen, wer wo und wann arbeitet: Standorte, Personen, Zeitfenster und Tage. Es ist kein Meeting-Kalender (das sind Termine) und keine Erfassung geleisteter Stunden (das sind Anwesenheiten): Schichten sagen «dieser Mitarbeitende ist diesem Standort, in diesen Zeitfenstern, an diesen Daten zugewiesen».

Zugriff über das Menü Personal → Schichten. Die Standardansicht ist der Kalender als Raster; Sie können zur Liste wechseln. Das Modul erfordert die aktive App Schichten, die richtigen Berechtigungen und einen passenden Premium-Plan (Schichten gehören zum HR-Paket). Prüfen Sie die Verfügbarkeit in Ihrem Plan und unter Anwendungen der Organisation.

Zwei Ebenen: Organisationsschichten und Zuweisungen

Um Schichten gut zu nutzen, lohnt es sich, den Unterschied zwischen den beiden Objekten sofort zu verstehen:

• Organisationsschichten (Presets) — Zeitfenster-Vorlagen nach Wochentag (z. B. «Vormittag Mo–Fr 09:00–13:00», «Wochenende 10:00–18:00»). Ein Owner (oder wer Zugriff auf Einstellungen hat) erstellt und verwaltet sie unter Organisationseinstellungen → Personal → Schichten. Ohne mindestens ein Preset kann das Raster den leeren Zustand zeigen: «konfigurieren Sie zuerst die Organisationsschichten».
• Schichtzuweisungen (Benutzerschicht) — der konkrete Datensatz: Person + Standort + Datum (oder Bereich) + Zeitfenster (+ optionales Preset) + Notizen. Das sind die Karten, die Sie im Kalender und in der Liste sehen und die Sie erstellen, ziehen, klonen, planen, archivieren oder löschen können.

Das Preset beschleunigt: Bei Auswahl bei der Erstellung werden die Zeitfenster vorausgefüllt. Sie können trotzdem auf jeder Zuweisung individuelle Slots definieren. Es gibt keine Verknüpfung zu Services im Verkaufskatalog: Schichten arbeiten mit Standorten und Benutzern der Organisation.

Benutzerberechtigungen: wer sieht und wer bearbeitet

Schichten haben keinen «Genehmigungs»-Ablauf (Bestätigen/Ablehnen). Drei Berechtigungsebenen zählen:

1. App und Plan

Ohne aktive App Schichten (und passenden Premium-Plan) gelangen Sie weder ins Modul noch in Schichten-Berichte. Der Owner aktiviert die App unter Einstellungen → Anwendungen.

2. Schichten-Editoren

Unter Einstellungen → Personal → Schichten konfiguriert der Owner, wer Zuweisungen für die gesamte Organisation erstellen und bearbeiten darf (einzelne Benutzer oder «alle»). Wer auf dieser Liste steht, ist Editor: sieht die Erstellungs-UI, kann Schichten jeder Person zuweisen, Planen/Klonen/Archivieren/Löschen in Masse nutzen, Karten ziehen und Bulk-Bearbeitung in der Liste durchführen.

Hinweis: Ist ein Benutzer bereits Anwesenheiten-Editor, behandelt Mokapen ihn auch als Schichten-Editor — wer Stunden verwaltet, kann so die Planung ohne doppelte Konfiguration abstimmen.

3. Nicht-Editor (eingeschränkte Sichtbarkeit)

Nicht-Editoren sehen in der Regel nur eigene Schichten und die ihrer Reportees — also Mitglieder der Teams, die sie führen. Sie sehen (und bearbeiten) nicht den vollständigen Plan der gesamten Organisation. Neue Zuweisungen für andere bleiben Editoren vorbehalten.

4. Owner und Presets

Erstellen/Bearbeiten/Löschen von Organisationsschichten (Presets) und Speichern der Editor-Liste bleiben typischerweise beim Owner (Organisationseinstellungen). Ein Member-Editor kann Zuweisungen tageweise verwalten, wöchentliche Vorlagen definiert aber, wer die Org administriert.

Kurz zusammengefasst:

• Owner — aktiviert App, Standorte, Presets, wer Editor ist.
• Editor — plant Schichten für alle (oder für Ausgewählte bei Mehrfacherstellung).
• Nicht-Editor — sieht (und folgt) eigene Schichten und die der Reportees; verwaltet nicht den globalen Plan.

Seite Schichten — Leiste und Ansichten

Oben wechseln Sie zwischen Kalender und Liste. Im Kalender finden Sie außerdem:

• Zeilenmodus (Standard) — ganzer Monat: jede Zeile ist ein Tag; Spalten hängen von der Gruppierung ab (Standorte oder Benutzer). Navigation Monat für Monat.
• Spaltenmodus — horizontales Fenster etwa gestern → +7 Tage, mit Unterspalten zu den Presets-Zeitfenstern des Tages. Nützlich für die «kurze» operative Woche; kein dedizierter ISO-Kalender mit Namen «Woche».
• Gruppieren nach — Standort → Benutzer (Standard) oder Benutzer → Standort. Ändert, wie Karten gelesen werden: einmal Personen innerhalb des Standorts, einmal Standorte innerhalb der Person.
• Erweiterte Filter — mit Basis-Premium-Plan (wo vorgesehen) nach Personen, Standorten, Zeiträumen einschränken; sonst kann ein Upgrade erscheinen.
• Neue Schicht / Aktionen — Zuweisungserstellung (wenn Editor); von hier oder aus dem Aktionsmenü auch Planen, Archiv usw. je nach Berechtigungen.

In der Liste sehen Sie Zuweisungen in einer Tabelle (Person, Daten, Standort, Zeitfenster, Notizen…). Mit Editor-Berechtigungen können Sie mehrere Zeilen wählen und Bulk-Aktionen nutzen (Bearbeiten, Duplizieren, Archivieren, Löschen, Planen je nach verfügbaren Einträgen).

Rasterkarten und Zuweisungskarte

Im Raster ist jede Zuweisung eine farbige Karte (Benutzerfarbe in der Organisation). Je nach Gruppierung zeigt sie Avatar/Name + Zeitfenster oder Standort + Fenster. Klick öffnet die Zuweisungskarte.

Typische Kartenfelder

• Person, Standort (Pflicht), Datum, Zeit (ein oder mehrere Fenster), Preset-Schicht (optional), Notizen.
• Badge Archiviert, wenn die Zuweisung außerhalb aktiver Ansichten liegt.
• Ist die App Anwesenheiten aktiv: Vergleich Schicht vs. Anwesenheit (geplante vs. erfasste Stunden, ggf. Überstunden), Liste verknüpfter Ein-/Ausstempelungen und Shortcuts zum Erfassen oder Bearbeiten einer Anwesenheit am selben Tag/Standort.

Menü Optionen

• Klonen — dupliziert die Zuweisung (nützlich, um dasselbe Muster an anderen Daten zu wiederholen).
• Archivieren / Wiederherstellen — entfernt aus oder bringt zurück in aktiven Kalender/Liste, ohne Historie zu verlieren.
• Löschen — entfernt die Zuweisung (und trennt Anwesenheiten, die auf diese Schicht verwiesen). Archivieren bevorzugen, wenn Sie eine Spur brauchen.

Im Kalender können Sie als Editor auch Karten zwischen Zellen ziehen (Datum/Standort/Benutzer/Fenster je nach Raster ändern). Mokapen markiert Überlappungen von Zeitfenstern am selben Benutzer/Tag und Warnungen zu Schließtagen der Organisation.

Schichtzuweisung erstellen

1. Prüfen Sie, dass Standorte existieren (allgemeine Org-Einstellungen) und mindestens ein organisatorisches Preset (empfohlen).
2. Personal → Schichten → Neue Schicht (sehen Sie die Schaltfläche, sind Sie typischerweise Editor).
3. Wählen Sie Person (oder mehrere, wenn Editor), Standort, optional Preset.
4. Typ Einzeln (ein Datum) oder Mehrfach (Datumsbereich).
5. Setzen Sie Zeitfenster (vom Preset vorausgefüllt oder individuell) und Notizen.
6. Speichern: Karten erscheinen im Raster und in der Liste.

Schichten planen (Zeitraum → Monat kopieren)

Die Funktion Planen kopiert Zuweisungen von einem Quellzeitraum in einen Zielmonat und versucht, Wochentag und «Position» im Monat beizubehalten (nützlich für wiederkehrende Muster ohne alles manuell neu anzulegen). Einschränkung nach Benutzern und Standorten gemäß Modal-Optionen möglich. Gibt es nichts zu kopieren, meldet Mokapen das. Planen nach Konsolidierung eines «Vorlagen»-Monats nutzen.

Bearbeiten, klonen, archivieren, löschen

• Bearbeiten — Karte öffnen und Felder aktualisieren; in der Liste Bulk-Bearbeitung falls verfügbar. Oder im Raster ziehen.
• Klonen / Duplizieren — von Karte oder Mehrfachauswahl; dann Daten am neuen Datensatz korrigieren.
• Archivieren — abgeschlossene oder nicht mehr relevante Schichten verlassen operative Ansichten, bleiben aber abrufbar.
• Löschen — für Fehler und Tests; auf Verknüpfung mit Anwesenheiten achten.

Einstellungen Schichten

Pfad: Organisationseinstellungen → Personal → Karte Schichten (oder HR-Hub).

• Benutzer, die Schichten erstellen und bearbeiten können — Editor-Liste (Benutzer oder ganze Org). Das ist der Haupthebel operativer Berechtigungen.
• Organisationsschichten (Presets) — Titel + Wochentage mit einem oder mehreren HH:MM–HH:MM-Fenstern. Erstellen Sie die Muster für jede Woche (Vormittag/Nachmittag, Wochenende, Spätschichten…).
• Standorte — in den allgemeinen Organisationseinstellungen (Standorte/Locations); ohne Standorte weisen Sie keine sinnvollen Schichten zu.
• Schließungen / Feiertage — in allgemeinen Einstellungen: an Schließtagen können Warnungen oder Sperren bei der Erstellung erscheinen.

Schichten und Anwesenheiten zusammen

Mit beiden Apps aktiv ist der typische Ablauf: mit Schichten planen → mit Anwesenheiten die tatsächlichen Stunden erfassen (auch von der Schichtkarte). Die Zuweisungskarte kann zeigen, wie stark die Anwesenheit vom Geplanten abweicht. Eine Anwesenheit kann automatisch mit einer Schicht desselben Benutzers/Standorts/Tags verknüpft werden. Details im Leitfaden Anwesenheiten.

Berichte Schichten

Über das Menü Berichte → Schichten analysieren Sie geplante Stunden (aus Zeitfenstern nicht archivierter Zuweisungen): Stunden pro Standort, Stunden pro Benutzer, Benutzerstunden × Wochentag, plus eine analytische Liste. Erweiterte Filter erfordern oft einen Basis-Premium-Plan. Nutzen Sie Berichte für Standortauslastung und Wochenabdeckung; für gearbeitete Stunden Anwesenheitsberichte (und Kreuzdaten, wo verfügbar).

Anwendungsfälle

• Einzelhandel / Multi-Standort: Vormittag/Nachmittag-Presets; Raster Standort→Benutzer; Editor = Filialleiter; jeden Monat Planen.
• Studio / Klinik: Spalten nach Preset-Fenstern; Fachkräfte Standorten zuweisen; mit Anwesenheiten vergleichen.
• Team mit Manager: Nicht-Editoren sehen nur sich und Reportees; HQ-Editor sieht alles.
• Schließungen: Org-Feiertage → keine Geisterschichten an geschlossenen Tagen.

Empfohlene Prozesse

• Zuerst Standorte und Presets anlegen, dann Personen zuweisen — nicht umgekehrt.
• Editoren auf echte Planer beschränken (HR, Filialleiter); «alle» vermeiden, wenn die Org groß ist.
• Planen nach einem stabilen Vorlagenmonat nutzen.
• Archivieren alter Monate statt Löschen, wenn Sie historische Berichte brauchen.
• Schichten und Anwesenheiten abstimmen: gleicher Standort und gleiche Fenster reduzieren Abweichungen und «Überraschungs»-Überstunden.

Häufig gestellte Fragen

F: Ich sehe die Schaltfläche Neue Schicht nicht. Warum?

A: Meist sind Sie nicht unter den Schichten-Editoren (noch Anwesenheiten-Editor). Bitten Sie den Owner, Sie unter Einstellungen → Personal → Schichten hinzuzufügen.

F: Das Raster ist leer / verlangt Organisationsschichten.

A: Die Konfiguration organisatorischer Presets fehlt. Ein Owner muss sie in den Schichten-Einstellungen anlegen.

F: Ich sehe nur meine Schichten, nicht die der Kollegen.

A: Erwartetes Verhalten ohne Editor-Rolle: Sie sehen sich und Ihre Reportees. Für den vollständigen Plan braucht es Editor-Rechte.

F: Gibt es eine Schichtgenehmigung?

A: Nein. Kein Bestätigen/Ablehnen wie bei Buchungen. Operativer Status: Planung → (optional Anwesenheit) → Archiv.

F: Unterschied zwischen Schichten und Terminen?

A: Schichten = HR-Planung (Standort + Zeitfenster + Person). Termine = Meetings/Calls mit CRM-Teilnehmern. Siehe den Leitfaden Termine.

F: Hängen Schichten von Services ab?

A: Nein. Sie hängen von Standorten, Benutzern und Zeit-Presets der Organisation ab.