Panduan Mokapen

Panduan Pergeseran

Itu Pergeseran area adalah modul HR Mokapen untuk merencanakan siapa yang bekerja di mana dan kapan: lokasi, orang, slot waktu, dan hari. Ini bukan kalender pertemuan (yaitu Janji) atau catatan jam kerja (yaitu Kehadiran): Pergeseran mengatakan «anggota tim ini ditugaskan ke lokasi ini, dalam slot waktu ini, pada tanggal-tanggal ini».

Akses dari Sumber Daya Manusia → Pergeseran menu. Tampilan defaultnya adalah Kalender jaringan; Anda dapat beralih ke Daftar. Modul ini memerlukan aplikasi Shifts yang aktif, izin yang benar, dan a paket Premium yang sesuai (Pergeseran adalah bagian dari paket HR). Periksa ketersediaan pada paket Anda dan di Aplikasi organisasi Anda.

Dua tingkat: pergeseran organisasi dan penugasan

Untuk menggunakan Shifts dengan baik, ada baiknya jika Anda memahami perbedaan antara kedua objek secara langsung:

• Pergeseran organisasi (preset) — templat slot waktu berdasarkan hari dalam seminggu (mis. «Pagi Senin–Jumat 09:00–13:00», «Akhir Pekan 10:00–18:00»). Sebuah pemilik (atau seseorang yang memiliki akses ke pengaturan) membuat dan mengelolanya di Pengaturan Organisasi → Sumber Daya Manusia → Pergeseran. Tanpa setidaknya satu preset, grid mungkin menunjukkan keadaan kosong: «konfigurasi shift organisasi terlebih dahulu».
• Penugasan shift (shift pengguna) — catatan konkret: orang + lokasi + tanggal (atau rentang) + slot waktu (+ preset opsional) + catatan. Ini adalah kartu yang Anda lihat di kalender dan daftar, yang dapat Anda buat, seret, tiru, rencanakan, arsipkan, atau hapus.

Prasetel mempercepat segalanya: memilihnya saat membuat akan mengisi slot waktu sebelumnya. Anda masih dapat menentukan slot khusus pada setiap tugas. Tidak ada tautan ke Katalog Penjualan Layanan: Pergeseran bekerja pada organisasi lokasi Dan pengguna.

Izin pengguna: siapa yang melihat dan siapa yang mengedit

Pergeseran tidak memiliki alur “persetujuan” (konfirmasi/tolak). Tiga tingkat izin penting:

1. Aplikasi dan rencana

Tanpa aplikasi Shifts yang aktif (dan paket Premium yang sesuai), Anda tidak dapat masuk ke modul atau laporan Shifts. Pemilik mengaktifkan aplikasi dari Pengaturan → Aplikasi.

2. Pergeseran editor

Di Pengaturan → Sumber Daya Manusia → Shift, pemilik mengonfigurasi siapa yang bisa membuat dan mengedit tugas untuk seluruh organisasi (pengguna individu atau «semua»). Siapa pun dalam daftar ini adalah a pergantian editor: mereka melihat UI pembuatan, dapat menetapkan giliran kerja kepada siapa pun, menggunakan rencana/klon/arsip/hapus secara massal, menyeret kartu, dan melakukan pengeditan massal dalam daftar.

Catatan: jika pengguna sudah a Editor kehadiran, Mokapen juga memperlakukannya sebagai editor Shifts — sehingga siapa pun yang mengelola jam kerja dapat menyelaraskan perencanaan tanpa konfigurasi ganda.

3. Pengguna non-editor (visibilitas terbatas)

Non-editor biasanya hanya melihat shift mereka sendiri dan milik mereka pelapor — yaitu anggota tim yang mereka kelola. Mereka tidak melihat (atau mengedit) jadwal lengkap seluruh organisasi. Membuat tugas baru untuk orang lain tetap menjadi tanggung jawab editor.

4. Pemilik dan preset

Membuat/mengedit/menghapus pergeseran organisasi (preset) dan menyimpan daftar editor biasanya tetap ada pada pemilik (pengaturan organisasi). Editor anggota dapat mengelola tugas sehari-hari, namun templat mingguan ditentukan oleh siapa pun yang mengelola organisasi.

Singkatnya:

• Pemilik — mengaktifkan aplikasi, lokasi, preset, siapa editor.
• Editor — perubahan rencana untuk semua orang (atau untuk mereka yang dipilih dalam beberapa pembuatan).
• Non-editor — melihat (dan mengikuti) perubahan yang mereka lakukan dan orang-orang yang melapor kepada mereka; tidak mengatur jadwal global.

Pergeseran halaman — toolbar dan tampilan

Di bagian atas Anda beralih di antara keduanya Kalender Dan Daftar. Di kalender Anda juga menemukan:

• Modus baris (default) — sebulan penuh: setiap baris adalah satu hari; kolom bergantung pada pengelompokan (lokasi atau pengguna). Navigasi bulan demi bulan.
• Modus kolom — jendela horizontal sekitar kemarin → +7 hari, dengan sub-kolom dikaitkan dengan hari itu slot waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Berguna untuk minggu operasional yang “pendek”; ini bukan kalender ISO khusus bernama «Minggu».
• Kelompokkan berdasarkan — Lokasi → Pengguna (standar) atau Pengguna → Lokasi. Mengubah cara membaca kartu: dalam satu kasus Anda melihat orang-orang di dalam lokasi; di sisi lain, lokasi di dalam orang tersebut.
• Filter tingkat lanjut — dengan paket Premium dasar (jika disediakan) yang dipersempit berdasarkan orang, lokasi, periode; jika tidak, perintah peningkatan mungkin muncul.
• Pergeseran/tindakan baru — pembuatan tugas (jika editor); dari sini atau menu tindakan juga Rencana, arsip, dll sesuai izin.

Di dalam Daftar Anda melihat tugas dalam tabel (orang, tanggal, lokasi, slot waktu, catatan…). Dengan izin editor, Anda dapat memilih beberapa baris dan menggunakan tindakan massal (edit, duplikat, arsipkan, hapus, rencanakan sesuai item yang tersedia).

Kartu kisi dan kartu tugas

Dalam grid, setiap tugas adalah a kartu berwarna (warna pengguna dalam organisasi). Tergantung pada pengelompokannya, ini menunjukkan avatar/nama + slot waktu, atau lokasi + slot. Klik membuka kartu tugas.

Bidang kartu yang khas

• Orang, Lokasi (diperlukan), Tanggal, Waktu (satu atau lebih slot), Pergeseran yang telah ditetapkan (opsional), Catatan.
• Diarsipkan lencana jika tugas berada di luar tampilan aktif.
• Jika Kehadiran aplikasi aktif: perbandingan shift vs kehadiran (jam yang direncanakan vs yang tercatat, kemungkinan lembur), daftar jam masuk/keluar yang tertaut dan pintasan untuk merekam atau mengedit kehadiran pada hari/lokasi yang sama.

Menu opsi

• Klon — menduplikasi tugas (berguna untuk mengulangi pola yang sama pada tanggal lain).
• Arsip / Pulihkan — menghapus atau mengembalikan ke kalender/daftar aktif tanpa kehilangan riwayat.
• Menghapus — menghapus penugasan (dan memutuskan tautan kehadiran apa pun yang mengarah ke pergeseran tersebut). Lebih suka pengarsipan jika Anda memerlukan jejak.

Di kalender, jika Anda seorang editor, Anda juga bisa menyeret kartu antar sel (ubah tanggal/lokasi/pengguna/slot sesuai dengan grid). Bendera Mokapen tumpang tindih slot waktu pada pengguna/hari yang sama dan peringatan pada organisasi hari penutupan.

Membuat tugas shift

1. Verifikasi itu lokasi ada (pengaturan organisasi umum) dan setidaknya satu organisasi telah ditentukan sebelumnya (direkomendasikan).
2. HR → Pergeseran → Pergeseran baru (jika Anda melihat tombol tersebut, Anda biasanya adalah seorang editor).
3. Memilih orang (atau beberapa orang, jika editor), lokasi, opsional telah ditentukan sebelumnya.
4. Jenis Lajang (satu kencan) atau Banyak (rentang tanggal).
5. Mengatur slot waktu (diisi sebelumnya dari preset atau kustom) dan catatan.
6. Simpan: kartu muncul di kisi dan daftar.

Pergeseran perencanaan (periode penyalinan → bulan)

Itu Rencana fungsi menyalin tugas dari periode sumber ke bulan target, mencoba mempertahankan hari dalam seminggu dan "posisi" dalam bulan tersebut (berguna untuk mengulangi pola berulang tanpa membuat ulang semuanya secara manual). Anda dapat mempersempit berdasarkan pengguna dan lokasi sesuai dengan opsi modal. Kalau tidak ada pergeseran yang harus ditiru, Mokapen melaporkannya. Gunakan Plan setelah mengkonsolidasikan bulan «templat».

Edit, klon, arsipkan, hapus

• Sunting — buka kartu dan perbarui bidang; dalam daftar, edit massal jika tersedia. Atau seret ke dalam grid.
• Klon / Duplikat — dari kartu atau multi-pilihan; lalu perbaiki tanggal pada catatan baru.
• Arsip — Pergeseran yang telah selesai atau tidak relevan lagi meninggalkan pandangan operasional namun tetap dapat dipulihkan.
• Menghapus — untuk kesalahan dan pengujian; tonton tautan dengan kehadiran.

Menggeser pengaturan

Jalur: Pengaturan organisasi → Sumber daya manusia → Pergeseran kartu (atau hub HR).

• Pengguna yang dapat membuat dan mengedit shift — daftar editor (pengguna atau seluruh organisasi). Ini adalah tuas izin operasional utama.
• Pergeseran organisasi (preset) — judul + hari dalam seminggu dengan satu atau lebih HH:MM–HH:MM slot. Buatlah pola yang akan Anda gunakan setiap minggu (pagi/siang, akhir pekan, shift malam…).
• Lokasi — dikelola dalam pengaturan organisasi umum (lokasi); tanpa lokasi Anda tidak dapat menetapkan shift yang berguna.
• Penutupan / hari libur — dalam pengaturan umum: pada hari penutupan Anda mungkin menerima peringatan atau pemblokiran saat pembuatan.

Pergeseran dan Kehadiran bersama

Dengan kedua aplikasi aktif, alur umumnya adalah: rencana dengan Pergeseran → catatan jam sebenarnya dengan Kehadiran (juga dari kartu shift). Kartu tugas dapat menunjukkan seberapa besar penyimpangan kehadiran dari yang direncanakan. Kehadiran dapat secara otomatis ditautkan ke shift untuk pengguna/lokasi/hari yang sama. Detail di Panduan kehadiran.

Pergeseran laporan

Dari Laporan → Pergeseran menu yang Anda analisis jam yang direncanakan (berasal dari slot waktu tugas yang tidak diarsipkan): jam menurut lokasi, jam menurut pengguna, jam pengguna × hari dalam seminggu, ditambah daftar analitis. Filter lanjutan sering kali memerlukan paket Premium dasar. Gunakan laporan untuk beban kerja lokasi dan cakupan minggu; untuk bekerja jam menggunakan laporan Kehadiran (dan data silang jika tersedia).

Kasus penggunaan

• Retail / multi-lokasi: preset pagi/siang; Lokasi→Kisi pengguna; editor = manajer toko; Rencanakan setiap bulan.
• Studio / klinik: kolom menurut slot yang telah ditentukan sebelumnya; menugaskan profesional ke lokasi; bandingkan dengan Kehadiran.
• Tim dengan manajer: non-editor hanya melihat diri mereka sendiri dan reporter; Editor HQ melihat segalanya.
• Penutupan: hari libur organisasi → hindari shift hantu pada hari libur.

Proses yang direkomendasikan

• Pertama buat lokasi Dan preset, lalu tetapkan orang — bukan sebaliknya.
• Membatasi editor kepada mereka yang benar-benar merencanakan (SDM, manajer toko); hindari "semua" jika organisasinya besar.
• Menggunakan Rencana setelah bulan template yang stabil.
• Arsip bulan-bulan lama daripada menghapusnya jika Anda memerlukan laporan historis.
• Sejajarkan Pergeseran dan Kehadiran: lokasi yang sama dan slot waktu yang sama mengurangi penyimpangan dan “kejutan” lembur.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Saya tidak melihat tombol Shift baru. Mengapa?

A: Biasanya Anda tidak termasuk dalam shift tersebut editor (atau editor kehadiran). Minta pemilik untuk menambahkan Anda di Pengaturan → Sumber Daya Manusia → Shift.

T: Gridnya kosong/meminta perubahan organisasi.

A: Prasetel organisasi konfigurasi tidak ada. Pemilik harus membuatnya di pengaturan Shifts.

Q: Saya hanya melihat shift saya, bukan shift rekan kerja.

A: Perilaku yang diharapkan jika Anda bukan seorang editor: Anda melihat diri Anda sendiri dan orang yang Anda liput. Jadwal lengkapnya membutuhkan menjadi editor.

Q: Apakah ada persetujuan shift?

A: Tidak. Tidak ada alur konfirmasi/penolakan seperti pada pemesanan. Status operasional adalah perencanaan → (kehadiran opsional) → arsip.

Q: Perbedaan Shift dan Janji?

A: Shift = Perencanaan SDM (lokasi + slot waktu + orang). Janji = pertemuan/panggilan dengan peserta CRM. Lihat Panduan janji temu.

T: Apakah Pergeseran bergantung pada Layanan?

J: Tidak. Mereka bergantung pada lokasi organisasi, pengguna, dan pengaturan waktu.