Mokapenguiden

Växlingsguide

De Skifter område är Mokapens HR-modul för planera vem som jobbar var och när: platser, personer, tidsluckor och dagar. Det är inte en möteskalender (det vill säga möten) eller ett register över arbetade timmar (det vill säga Närvaro): Skift säger "den här teammedlemmen är tilldelad den här platsen, i dessa tidsluckor, på dessa datum".

Få åtkomst till den från Personal → Skift meny. Standardvyn är Kalender rutnät; du kan byta till Lista. Modulen kräver att Shifts-appen är aktiv, rätt behörigheter och en lämplig Premium-plan (Skiften ingår i HR-paketet). Kontrollera tillgänglighet på din plan och i din organisations applikationer.

Två nivåer: organisatoriska förändringar och uppdrag

För att använda Shifts bra hjälper det att förstå skillnaden mellan de två objekten direkt:

• Organisatoriska förändringar (förinställningar) — mallar för tidsluckor efter veckodag (t.ex. «Morgon mån–fre 09:00–13:00», «Helg 10:00–18:00»). En ägare (eller någon med tillgång till inställningar) skapar och hanterar dem i Organisationsinställningar → Personal → Skifter. Utan minst en förinställning kan rutnätet visa ett tomt tillstånd: «konfigurera organisatoriska skift först».
• Skifttilldelningar (användarskift) — Det konkreta rekordet: person + plats + datum (eller intervall) + tidluckor (+ valfri förinställning) + anteckningar. Det här är korten du ser i kalendern och listan, som du kan skapa, dra, klona, ​​planera, arkivera eller ta bort.

Förinställningen påskyndar saker och ting: att välja det när du skapar förutfyller tidsluckor. Du kan fortfarande definiera anpassade platser för varje uppdrag. Det finns ingen länk till Försäljningskatalogen Tjänster: Skift fungerar på organisation platser och användare.

Användarbehörigheter: vem ser och vem redigerar

Skift har inget «godkännande»-flöde (bekräfta/avvisa). Tre behörighetsnivåer är viktiga:

1. App och plan

Utan Shifts-appen aktiv (och en lämplig Premium-plan) kan du inte komma in i modulen eller Shifts-rapporterna. Ägaren aktiverar appen från Inställningar → Applikationer.

2. Skift redaktörer

I Inställningar → Personal → Skifter konfigurerar ägaren vem som kan skapa och redigera uppdrag för hela organisationen (enskilda användare eller «alla»). Alla på den här listan är en skiftredigerare: de ser skapandet av användargränssnittet, kan tilldela skift till vilken person som helst, använda plan/klona/arkivera/ta bort i bulk, dra kort och utföra massredigering i listan.

Obs: om en användare redan är en Närvaroredigerare, Mokapen behandlar dem också som en Shifts-redigerare — så den som hanterar timmar kan anpassa planering utan dubbelkonfiguration.

3. Användare som inte är redigerare (begränsad synlighet)

Icke-redaktörer ser vanligtvis bara sina egna skift och deras rapportörer – d.v.s. medlemmar i team som de leder. De ser (inte heller redigerar) hela schemat för hela organisationen. Att skapa nya uppdrag åt andra återstår för redaktörer.

4. Ägare och förinställningar

Skapa/redigera/ta bort organisatoriska förändringar (förinställningar) och att spara redaktörslistan förblir vanligtvis med ägare (organisationsinställningar). En medlemsredigerare kan hantera dagliga uppdrag, men veckomallar definieras av den som administrerar organisationen.

Sammanfattningsvis:

• Ägare — aktiverar app, platser, förinställningar, vem som är redaktör.
• Redaktör — planerar skift för alla (eller för de som valts ut i multi-create).
• Icke-redaktör — åsikter (och följer) sina egna förändringar och de personer som rapporterar till dem; hanterar inte det globala schemat.

Skiftar sida — verktygsfält och vyer

Överst växlar du mellan Kalender och Lista. I kalendern hittar du även:

• Radläge (standard) — hel månad: varje rad är en dag; kolumner beror på gruppering (platser eller användare). Navigering månad för månad.
• Kolumnläge — horisontellt fönster ungefär i går → +7 dagar, med underkolumner knutna till dagens förinställda tidsluckor. Användbar för den "korta" operationsveckan; det är inte en dedikerad ISO-kalender som heter "Vecka".
• Gruppera efter — Plats → Användare (standard) eller Användare → Plats. Ändrar hur korten läses: i ett fall ser du personer inom platsen; i den andra, platser inom personen.
• Avancerade filter — med en baspremiumplan (om sådan finns) avgränsad efter personer, platser, perioder; annars kan en uppgraderingsprompt visas.
• Nytt skift/åtgärder — skapande av uppdrag (om redaktör); härifrån eller åtgärdsmenyn också Planera, arkiv etc. enligt behörigheter.

I Lista du ser uppdrag i en tabell (person, datum, plats, tidluckor, anteckningar...). Med redaktörsbehörigheter kan du välja flera rader och använda massåtgärder (redigera, duplicera, arkivera, ta bort, planera enligt tillgängliga objekt).

Rutnätskort och uppdragskort

I rutnätet är varje uppgift en färgat kort (användarfärg i organisationen). Beroende på gruppering visar den avatar/namn + tidsluckor eller plats + lucka. Klicka öppnar uppdragskort.

Typiska kortfält

• Person, Plats (nödvändig), Datum, Tid (en eller flera platser), Förinställt skift (frivillig), Anteckningar.
• Arkiverad märke om uppdraget är utanför aktiva vyer.
• Om Närvaro appen är aktiv: skift vs närvaro jämförelse (planerade vs registrerade timmar, möjlig övertid), lista över länkade in-/utgångar och genvägar för att spela in eller redigera en närvaro på samma dag/plats.

Alternativmeny

• Klona — duplicerar uppgiften (användbart för att upprepa samma mönster på andra datum).
• Arkivera/återställa — tar bort eller återställer till aktiv kalender/lista utan att förlora historik.
• Radera — tar bort tilldelningen (och tar bort länkar till alla närvaron som pekade på det skiftet). Föredra arkivering om du behöver spår.

På kalendern, om du är redaktör, kan du också dra kort mellan celler (ändra datum/plats/användare/plats enligt rutnätet). Mokapen flaggor överlappar av tidsluckor på samma användare/dag och varningar på organisation stängningsdagar.

Skapa ett skiftuppdrag

1. Verifiera det platser finns (allmänna organisationsinställningar) och minst en organisation förinställa (rekommenderad).
2. HR → Skifter → Nytt skift (om du ser knappen är du vanligtvis en redaktör).
3. Välja person (eller flera personer, om redaktör), plats, valfritt förinställa.
4. Typ Enda (ett datum) eller Multipel (datumintervall).
5. Uppsättning tidsluckor (förifylld från förinställd eller anpassad) och anteckningar.
6. Spara: kort visas i rutnätet och listan.

Planering av skift (kopieringsperiod → månad)

De Planera funktionen kopierar tilldelningar från en källperiod till en målmånad och försöker hålla veckodagen och «position» i månaden (användbart för att upprepa återkommande mönster utan att återskapa allt manuellt). Du kan begränsa efter användare och platser enligt modala alternativ. Om det inte finns några skift att kopiera så anmäler Mokapen det. Använd Plan efter att ha konsoliderat en "mall"-månad.

Redigera, klona, ​​arkivera, ta bort

• Redigera — öppna fälten för kort och uppdatera; i listan, massredigera om tillgängligt. Eller dra i rutnätet.
• Klona / Duplicera — från kort eller flerval; korrigera sedan datum på den nya posten.
• Arkiv — Genomförda eller inte längre relevanta skift lämnar operativa synpunkter men förblir återvinningsbara.
• Radera — för fel och tester. titta på länken med närvaro.

Ändrar inställningar

Sökväg: Organisationsinställningar → Personal → Skifter kort (eller HR-nav).

• Användare som kan skapa och redigera skift — redaktörslista (användare eller hela organisationen). Detta är den huvudsakliga operativa behörighetsspaken.
• Organisatoriska förändringar (förinställningar) — titel + veckodagar med en eller flera TT:MM–HH:MM slots. Skapa de mönster du kommer att använda varje vecka (morgon/eftermiddag, helg, kvällsskift...).
• Platser — hanteras i allmänna organisationsinställningar (platser). utan platser kan du inte tilldela användbara skift.
• Stängningar / helgdagar — i allmänna inställningar: på stängningsdagar kan du få varningar eller blockeringar vid skapande.

Skift och närvaro tillsammans

Med båda apparna aktiva är det typiska flödet: planera med skift → spela in faktiska timmar med Närvaro (även från skiftkortet). Uppdragskortet kan visa hur mycket närvaron avviker från det planerade. En närvaro kan automatiskt länka till ett skift för samma användare/plats/dag. Detaljer i Närvaroguide.

Skift rapporterar

Från Rapporter → Skifter menyn du analyserar planerade timmar (härledd från tidsluckor för icke-arkiverade uppdrag): timmar per plats, timmar per användare, användare timmar × veckodag, plus en analytisk lista. Avancerade filter kräver ofta en baspremiumplan. Använd rapporter för arbetsbelastning och veckotäckning; för arbetad timmar använder Närvarorapporter (och korsdata där tillgängligt).

Användningsfall

• Detaljhandel / multi-location: förinställningar för morgon/eftermiddag; Plats→ Användarrutnät; redaktör = butikschef; Planera varje månad.
• Studio/klinik: kolumner efter förinställda platser; tilldela proffs till platser; jämför med närvaro.
• Team med chef: icke-redaktörer ser bara sig själva och reporter; HQ-redaktören ser allt.
• Stängningar: org helgdagar → undvik spökskift på stängda dagar.

Rekommenderade processer

• Skapa först platser och förinställningar, tilldela sedan personer – inte tvärtom.
• Begränsa redaktörer till de som faktiskt planerar (HR, butikschef); undvik «alla» om organisationen är stor.
• Använda Planera efter en stabil mallmånad.
• Arkiv gamla månader istället för att ta bort dem om du behöver historiska rapporter.
• Justera skift och närvaro: samma plats och samma tidsluckor minskar avvikelser och "överraskar" övertid.

Vanliga frågor

F: Jag ser inte knappen Nytt skift. Varför?

A: Vanligtvis är du inte bland skiftet redaktörer (inte heller en närvaroredigerare). Be ägaren att lägga till dig i Inställningar → Personal → Skifter.

F: Rutnätet är tomt / ber om organisatoriska förändringar.

A: Organisatorisk förinställning konfiguration saknas. En ägare måste skapa dem i Shifts-inställningarna.

F: Jag ser bara mina skift, inte kollegornas.

S: Förväntat beteende om du inte är redaktör: du ser dig själv och dina reporter. Det fullständiga schemat kräver att du är redaktör.

F: Finns det skiftgodkännande?

S: Nej. Det finns inget bekräftelse/avvisande flöde som vid bokningar. Driftstatus är planering → (valfri närvaro) → arkiv.

F: Skillnad mellan skift och möten?

S: Skift = HR-planering (plats + tidluckor + person). Möten = möten/samtal med CRM-deltagare. Se den Utnämningsguide.

F: Beror skift på tjänster?

S: Nej. De beror på organisationens platser, användare och förinställda tider.