Mokapenguiden

Bokningsguide

De Bokningar area är Mokapens modul för att registrera när en kund eller prospekt bokar en eller flera bokningsbara tjänster: konsultationer, behandlingar, sessioner, uthyrning, operationstider. Varje bokning har ett namn, status (Bekräftad / I avvaktan på / Avvisad), kontakt, tjänster, datum/tidsperiod, ägare, sekretess, plats och länkar till resten av CRM.

Få åtkomst till den från Aktiviteter → Bokningar meny. Standardvyn är Kalender; du kan byta till Lista. Modulen kräver att bokningsappen är aktiv, rätt behörigheter och en lämplig Premium-plan — kontrollera tillgänglighet på din plan och i din organisations roller.

Roll i CRM och skillnad från möten

En bokning i Mokapen är inte bara en kalenderplats: det är en länkad post till tjänstekatalogen och kundkontakt, med en typisk bekräftelsecykel för förfrågningar (inklusive från offentliga formulär).

• Bokning: begäran eller lucka kopplad till en eller flera bokningsbara tjänster och a kontakta. Typiskt flöde: kunden bokar (internt eller via formulär) → teamet bekräftar eller avvisar → bokningen stannar kvar i kundhistoriken och kan länka till möjlighet, biljett, projekt.
• Utnämning: möte, ring eller besök i kalendern med deltagare (Mokapen-användare, kontakter, företag), arrangör och öppen/stängd status — inte nödvändigtvis bundna till en tjänstekatalog. Se den Utnämningsguide.

I praktiken: använd Bokningar när du säljer eller levererar serviceplatser från katalogen; använda Utnämningar för möten och allmän agenda (demo, kick-off, stand-up). De två modulerna kan samexistera och länka till andra enheter. Praktisk regel: varje bokning med en kund förtjänar rätt Kontakta – så att historiken finns kvar i kundregistret, inte bara i bokningskalendern.

Förkunskaper: bokningsbara tjänster

I det interna skapandet Tjänster fältet listar endast tjänster markerade som bokningsbart (bokningsbart filter i select). Om listan är tom kan du inte slutföra bokningen från det interna formuläret.

1. Gå till Försäljning → Tjänster (katalog).
2. Öppna eller skapa en tjänst och aktivera bokning (alternativ / Aktivera bokning på tjänsten).
3. Återgå till Bokningar och försök igen: tjänsten visas i urvalet.

Markera som bokningsbara endast de tjänster du verkligen vill erbjuda i agendan eller online. För offentliga flöden använder formulär av bokningstyp tjänster, produkter eller tillgänglighet som konfigurerats i formuläret – anpassa katalog och formulär innan du publicerar länken.

Bokningsstatus

Status är inte en kanban: du hanterar den från rullgardinsmenyn i åtgärdsfältet/skapandet. Tre värden:

• Bekräftad — slot accepteras. Detta är den typiska startstatusen när du skapar bokningen internt (teamet har redan validerat).
• I avvaktan på — väntar på bekräftelse. Vanligt efter en förfrågan om offentligt formulär eller när en operatör vill validera tillgängligheten innan den anlitar luckan.
• Avvisad — inte accepterat (plats otillgänglig, klient inte kvalificerad, schemakonflikt...). Det finns kvar i historien och kan generera meddelanden; du kan arkivera senare.

Vid ändring av status kan Mokapen meddela ägare och medarbetare (e-post/aviseringar enligt organisationens preferenser) och i vissa fall uppdatera kontakten om bokningsstatus.

Bokningssida — övre fältet

Huvudsidan erbjuder två vyer: Kalender och Lista, på samma verksamhetsmodell som Utnämningar.

• Kalender (standard): se bokningar över tid; klicka på händelsen öppnar posten. Där det stöds kan du flytta facket (dra/flytta) — användbart för att ändra schemaläggning utan att öppna hela formuläret igen.
• Lista: tabell med sökning, användar-/teamfilter, kolumner (titel, status, kontakt, tjänster, datum, etiketter, medarbetare...). Idealisk för bulkåtgärder och att hitta allt I avvaktan på förfrågningar.
• Ny bokning: öppnar skapande modal.
• Åtgärder: Arkiv (och papperskorgen om planen innehåller det).

Om du väljer rader med kryssrutor i listvyn visas åtgärdsfältet: duplicera, arkivera, ta bort (och andra tillgängliga åtgärder i din plan).

Bokningsrekord

Klicka på en händelse i kalendern eller en titel i listan för att öppna sidopanel. Med en lämplig Premium-plan kan du öppna den som en helsida: samma innehåll, mer utrymme och bekväm besparing.

Åtgärdsfält

• Status (rullgardinsmeny): Bekräftad, Väntande, Avvisad — se avsnittet om status.
• Privatliv (låsa): Offentlig (synlig för organisationens medlemmar enligt åtkomstregler) eller Privat (endast ägare, medarbetare och de med explicit åtkomst – inte alla organisationsmedlemmar).
• Etiketter, Färg, Bilagor, Klisterlappar (Premie).
• Kopiera länk, + Skapa och anslut / nya anslutningar.

Alternativmeny (tre punkter)

• Duplicera: kopierar bokningen; i modalen kan du inkludera checklista, anslutningar och bilagor (om sådana finns).
• Arkivera/återställa: gömmer sig från operativa vyer eller återgår till kalender/lista.
• Radera (röd post): bekräfta i modal; med en lämplig plan mjuk borttagning (papperskorgen) eller permanent radering.

Spela in flikar

• Data — titel, status, sekretess, etiketter, färg, kontakta (krävs om appen Kontakter är aktiv; du kan också skapa en kontakt i farten), bokningsbara tjänster (obligatoriskt), datumperiod, ägare, samarbetspartners (om datasekretess är aktiv i org), adress (ofta i förväg med organisationens plats), beskrivning, bilagor, klisterlappar.
• Anslutningar — länkar till andra enheter (om din roll inte är skrivskyddad). Se Relaterade avsnitt.
• Marknadsföring — Enhetsmarknadsföringsfält, om de används i din organisation.
• Uppdateringar — Tidslinje för ändringar i hela posten.

Sekretess och samarbetspartners

Som på möten och andra enheter: kollaboratörer är Mokapen användare eller team som behöver synlighet på bokningen och att arbeta med den, utan att vara kundkontakt. Exempel: receptionisten som hanterar väntande förfrågningar; den professionella som levererar tjänsten; en chef som övervakar veckobelastning.

Med privat integritet (lås i åtgärdsfältet), är bokningen endast synlig för ägaren, utsedda samarbetspartners och de med explicit åtkomst enligt integritetsreglerna – inte alla organisationsmedlemmar. Använd privat integritet för känsliga slots eller VIP-klienter; lämna offentligt (enligt organisationens behörigheter) när hela operativa teamet behöver se bokningsagendan.

Relaterade avsnitt

• Anslutningar — länka möjligheter, uppgifter, biljetter, projekt, dokument, kampanjer och andra aktiverade enheter. När du öppnar kontakten ser du länkade bokningar i historiken.
• Etiketter och Bilagor — som på andra Mokapen-enheter (signerade bekräftelser, briefs, foton på plats...).

Kontakten finns redan på fliken Data: det är fortfarande användbart att lägga till kopplingar till erbjudanden eller biljetter när bokningen är en del av en försäljnings- eller supportresa.

Skapa en bokning

Internt (kalender eller lista)

1. Öppna bokningar (kalender eller lista) → Ny bokning.
2. Ange namn (nödvändig).
3. Uppsättning status (som standard ofta bekräftas om du skapar den efter att ha kommit överens med klienten).
4. Välj eller skapa i farten Kontakta.
5. Välj en eller flera bokningsbara Tjänster.
6. Ställ in period (datum/tid datumintervall).
7. Valfri ägare, medarbetare, adress, beskrivning, bilagor.
8. Lägg sedan till användbara länkar på fliken Anslutningar Spara.

Från offentlig form

Kunden fyller i bokningsformuläret på webbplatsen eller landningssidan: väljer vad som ska bokas (tjänster, produkter eller tillgänglighet/bokningar enligt formulärkonfiguration), datum/tid och deras detaljer. I Mokapen kommer bokningen — ofta I avvaktan på — för att bekräfta eller förkasta. Kunden kan ha en länk för att hantera eller avboka sin bokning om formuläret tillhandahåller det. Innan du publicerar länken: anpassa bokningsbar servicekatalog, organisationsstängningar/helgdagar och formulärkopia.

Redigera en bokning

1. Öppna bokningsposten.
2. Redigera dataflikens fält (kontakt, tjänster, datum, beskrivning, ägare, medarbetare).
3. Uppdatera status när du bekräftar eller avvisar en väntande begäran.
4. I Kalender, dra eller flytta luckan om gränssnittet tillåter — användbart för snabb omläggning.
5. Spara; ändringar kan generera meddelanden till ägaren/samarbetspartners och, i vissa fall, statusmeddelanden till kontakten.

Ta bort en bokning

Ta bort bokningar som skapats av misstag eller testa dubbletter. Föredra Arkiv om platsen är komplett och du vill behålla historik och anslutningar utan att belamra kalender och lista.

Enkel radering

1. Öppna posten → Alternativ → Radera (röd post).
2. Bekräfta i modalen.

Med en lämplig Premium-plan kan bokningen gå till skräp (från vilken Återställ eller Ta bort permanent). På planer utan mjuk borttagning kan radering vara permanent omedelbart efter bekräftelse - kontrollera plan och behörigheter.

Massradering

1. Listvy → välj med kryssrutor.
2. Klick Radera → bekräfta.

Arkivera en bokning

Arkiv är för genomförda eller avvisade bokningar som inte längre ska visas i kalendern och verksamhetslistan, behåller anslutningar och historik – samma logik som möten.

Arkivera enstaka/flera bokningar

• Enda: spela in → Alternativ → Arkiv → bekräfta.
• Multipel: Lista → välj → Arkiv i handlingsfältet.
• Återställa: från Arkiv (menyn Åtgärder) eller från post → Alternativ → Återställa.

Duplicerar en bokning

Användbar för återkommande slots med samma struktur (samma tjänst och samma klient, nytt datum).

1. Spela in → Alternativ → Duplicera.
2. Välj i modalen om du vill kopiera checklista, anslutningar och bilagor.
3. Bekräfta; uppdatera datum (och status vid behov) på den nya bokningen.

I Lista kan du också duplicera flera markerade poster om åtgärden är tillgänglig.

Bokningsvyer

Kalender (standard)

Rutnätsvy för att planera operationsveckan: varje bokning visas i matchningsdatum och tid. Klicka på händelsen öppnar posten. Idealisk för att se överlappningar mellan tjänster och belastning per dag. Om det stöds, dra för att flytta platsen.

Lista

Tabellformad lista med sökning, användar-/teamfilter och kolumner (titel, status, kontakt, tjänster, datum...). Välj flera rader för duplicera, arkivera, ta bort. Använd Lista för att arbeta med väntande köer och för analytisk export om tillgängligt.

Sidvy

Fullskärmspost (baspremiumplan, där tillgänglig): samma innehåll som modal, mer utrymme för beskrivning, bilagor och anslutningar.

Det finns ingen dedikerad kanban: Bekräftad / Väntande / Avvisad status hanteras från statusfältet.

Bokningsinställningar

Från Organisationsinställningar → Bokningar (auktoriserade medlemmar) du hanterar preferenser kopplade till tjänster och slots – till exempel referenslängd och, där exponerad, slotkapacitet (hur många samtidiga bokningar i samma tidslucka). Vissa gränssnittsområden för inställningar kan fortfarande vara ofullständiga: verifiera i organisationen vad som faktiskt fungerar innan du lovar det till teamet.

• Stängningar / helgdagar — I allmänna organisationsinställningar kan du ställa in stängningsdagar: på dessa dagar kan bokningar eller andra deadlines som du inte kan hantera i tid blockeras.
• Fält / kort / kolumner — om tillgängligt för bokningsenheten i din organisation, följ Fält, Kort, och Kolumner guider.
• Appar och behörigheter — Bokningsappen måste vara aktiv; roller styr vem som skapar, ser och redigerar.

Bokningsrapporter

Om menyn Rapporter är tillgänglig för bokningar, använd den för volymer per period, statusfördelning och belastning per ägare eller tjänst – för analys, inte daglig planering (kalendern återstår för det). Om du inte ser dedikerade rapporter, analysera från List med datum- och statusfilter, eller länka bokningar till möjligheter/biljetter och använd rapporter från dessa områden.

Offentliga former och självbetjäning

Bokningsformulär låter kunden välja vad som ska bokas, datum/tid och deras uppgifter utan att behöva gå in i Mokapen. Efter inlämning:

• i Mokapen verkar bokningen klara sig (ofta Väntande);
• kunden kan ha länkar för att hantera/avboka sin bokning om formuläret tillhandahåller dem.

I den typiska interna formen är det obligatoriska fältet bokningsbart tjänster; offentliga formulär kan också erbjuda produkter eller tillgänglighet (bokningar) enligt modulkonfiguration. Justera alltid katalog, stängningar och blankettkopia innan du publicerar.

Användningsfall

• Studio / konsultation: bokningsbar tjänst «60 min konsultation» → blankett på plats → team bekräftar → valfritt kopplat tillfälle och uppföljningsuppgift.
• Servicecenter/klinik: flera tjänster i samma plats; platskapacitet i inställningar om den används; kalender för att undvika dubbelbokningar.
• Uthyrning / session: bokning med lång period (datumintervall) och platsadress.
• Efterförsäljning: bokning kopplad till biljett eller beställning för installation eller utbildning på plats.
• Omplanering: flytta på kalender eller redigera datum; uppdatera status och meddela kontakten om processen tillåter det.

Rekommenderade processer

• Markera som bokningsbara endast de tjänster du verkligen vill erbjuda online eller i agendan.
• Använda I avvaktan på för formulärförfrågningar; bekräfta först efter tillgänglighetskontroll.
• Länka alltid rätt kontakt: historiken finns kvar i klientregistret.
• För interna möten utan katalogtjänst, föredrar Utnämningar.
• Arkivera genomförda bokningar för att hålla kalendern läsbar; radera endast utkast och tester.
• Rikta in organisationens stängningar/helgdagar för att undvika fantomslitsar.

Kombinera bokningar med Tjänster, Kontakter, och när det behövs Möjligheter eller Biljetter för ett sammanhängande flöde från förfrågan till leverans.

Vanliga frågor

F: Jag ser inga tjänster i utvalda. Varför?

A: Bara bokningsbart tjänster visas. Aktivera bokning på tjänsten i Försäljning → Tjänstekatalog.

F: Skillnad mellan bokning och möte?

S: Bokning = plats på bokningsbara tjänster + kontakt + status för bekräfta/avvisa (även från formulär). Tidsbeställning = möte/agenda med deltagare, inget krav på tjänstekatalog. Detaljer i Utnämningsguide.

F: Varför kan jag inte komma åt bokningar?

S: Du behöver appen aktiv, visningsbehörighet och en lämplig Premium-plan. Kontrollera med en organisationsadministratör.

F: Kan kunden boka på egen hand?

S: Ja, via offentliga bokningsformulär konfigurerade i Mokapen och publicerade på din webbplats eller en landningssida.

F: Vad händer om jag avvisar?

S: Ställ in status på Avvisad. Historik och meddelanden finns kvar; du kan arkivera senare.

F: Kan jag boka produkter och tjänster?

S: I den typiska interna formen är det obligatoriska fältet bokningsbart tjänster. Offentliga formulär kan också erbjuda produkter eller tillgänglighet (bokningar) enligt modulkonfiguration.