Mokapenguiden

Uppgiftsguide

De Uppgifter område är Mokapens operativa nav för att organisera ditt teams dagliga arbete. Varje uppgift representerar en konkret åtgärd att slutföra – ett telefonsamtal, en granskning, en uppföljningsaktivitet – med en mottagare, ett förfallodatum och en förloppsstatus.

Vad området Uppgifter är till för

Uppgifter låter dig:

• Planera lagarbete med förfallodatum synliga i kalendern och i datumbaserade vyer.
• Tilldela tydligt ansvar: varje uppgift har en ägare som vet vad som ska göras och när.
• Länk aktiviteter till CRM: en uppgift kan kopplas till kontakter och företag, till biljetter, eller placeras i en projekt.
• Övervaka framsteg med interna checklistor, loggade timmar och aggregerade rapporter.
• Samordna distribuerade team: alla ser samma uppgifter (eller bara de som de har behörighet att se om de är privata) och kan uppdatera dem i realtid.

En fristående uppgift förblir en snabb åtgärd; genom att gruppera flera uppgifter i en projekt, får du en överblick över bredare initiativ. Åtkomst till området från Uppgifter sida i menyn Aktiviteter.

Länka en uppgift till ett projekt

Varje uppgift kan associeras med en projekt som grupperar åtgärder mot ett gemensamt mål (t.ex. «Webbplatslansering 2026» med uppgifterna «Designbrief», «Frontendutveckling», «QA-testning»). När du tilldelar en uppgift till ett projekt:

• uppgiften visas i Uppgifter flik i projektposten, med en framstegsräknare (t.ex. 3/8 slutförd);
• i uppgift Kanban kan du gruppera efter projekt och se alla uppgifter från samma projekt;
• du delar organisatoriska sammanhang: arbetsområde, ägare, förfallodatum och rapporter på initiativnivå.

En uppgift utan projekt förblir giltig för engångsaktiviteter; för strukturerade initiativ är det bäst att skapa projektet först och sedan lägga till uppgifter inom det. För att hantera projekt och arbetsområden, se Projektguide.

I uppgiften Data fliken, den Projekt fältet låter dig välja eller ändra projektet när som helst (menyn Alternativ → Flytta för att flytta uppgiften till ett annat projekt).

Översta fältet på sidan Uppgifter

På uppgiftslistans sida (Kanban, Cards, Calendar eller List) innehåller den översta raden:

• Filter (Premium): avancerad panel för projekt, datum, mottagare, etiketter, anpassade fält.
• Åtgärder: import/export, tillgång till arkiv och papperskorgen, redigera kolumner (lista).
• Visningar: Kanban | Kort | Kalender | Lista – aktiva filter förblir tillämpade när du byter vy.
• Användare / Team: avatarmeny för att se en kollegas eller ett teams uppgifter.
• + Uppgift: skapa en ny uppgift.

Uppgiftspanelen

Genom att klicka på en uppgiftsrubrik öppnas sidopanel. Därifrån hanterar du hela uppgiftens livscykel. Med Premium-planen kan du öppna samma panel som en helsida (ikonen expandera pilar → siduppgift): identisk layout, mer utrymme och en fast Spara knappen uppe till höger.

Panelhuvud

• Kryssruta (bredvid rubriken): markera uppgiften som slutförd eller öppna den igen.
• Titel: klicka för att redigera inline.
• Arkiverat märke: visas om uppgiften finns i arkivet.
• Spara (endast siduppgift): bekräfta alla ändringar på en gång.

Panelens åtgärdsfält

Under rubriken tillåter ikonfältet snabba åtgärder utan att öppna flikar:

• Prioritet (flaggaikon): ställ in Normal eller Brådskande. Brådskande uppgifter visar den gula ikonen med utropstecken i vyerna.
• Privatliv (låsa): Offentlig (synlig för organisationens medlemmar) eller Privat (endast uppdragstagare och utsedda intressenter).
• Etiketter: tilldela färgade etiketter att kategorisera. Se den Etikettguide.
• Färg (släpp): bakgrundsfärgen på titeln i panelen och på Kanban-kort.
• Bilagor (gem): ladda upp filer från dator eller moln. Märket visar antalet länkade filer. Se den Bilagor guide.
• Klisterlappar (Premium): post-it-lappar synliga på panelen för snabba påminnelser.
• Kopiera länk: kopiera den direkta URL-adressen till uppgiften för att dela med kollegor.
• Hela sidan (expandera pilar, Premium): öppnar siduppgiften i en ny webbläsarflik.
• Alternativ (tre vertikala punkter): meny med Klona, ​​Flytta, Konvertera till projekt, Arkiv, Redigera panel, Ta bort. Förklaras nedan.
• + Skapa och anslut (grön knapp): skapa omedelbart en länkad enhet (ny uppgift, biljett, kontakt, affär...) med start från denna uppgift.

Alternativmeny (tre punkter)

Öppna aktivitetspanelen → tre vertikala prickar ikonen uppe till höger:

• Klona: duplicera uppgiften med titel, fält och checklista (användbart för återkommande aktiviteter).
• Flytta: överför uppgiften till ett annat projekt i organisationen.
• Konvertera till projekt: omvandlar uppgiften till ett projekt; checklistobjekt blir uppgifter i det nya projektet.
• Arkivera/återställa (Premium): flytta uppgiften till arkivet eller återför den till operativa vyer.
• Redigera panel (admin): öppnar layoutinställningarna för aktivitetspanelen i ett nytt fönster.
• Ta bort/återställ: mjuk radering till papperskorgen, eller återställ om redan raderats.

Panelflikar

Flikarna under åtgärdsfältet organiserar uppgiftens innehåll:

• Data: alla uppgiftsfält (projekt, mottagare, datum, beskrivning, anpassade fält).
• Checklista, Anslutningar, Tid: funktioner som delas mellan enheter — se Relaterade avsnitt avsnitt.
• Ytterligare rullgardinsmeny: Marknadsföring, Integrationer (synkronisera med externa appar), Uppdateringar (panelhistorik).

Relaterade avsnitt (delas mellan enheter)

Vissa delar av aktivitetspanelen är identiska för projekt, kontakter, biljetter och andra enheter. För driftsinformation, se de dedikerade guiderna:

• Checklista — mikroåtgärder för att bocka av, förloppsindikator, dra-och-släpp-omordning.
• Anslutningar — länka uppgifter till kontakter, företag, biljetter, erbjudanden och andra CRM-enheter.
• Tid — Logga arbetade timmar och jämföra med uppskattningen (Premium).
• Etiketter — färgade etiketter att filtrera och gruppera i Kanban.
• Bilagor — dokument från dator eller moln (Drive, OneDrive).
• Uppdateringar — ändra historik, kommentarer, anslutningar och e-postmeddelanden kopplade till uppgiften.

Skapar en uppgift

Förfarande

1. Gå till Uppgifter sida.
2. Klick + Uppgift uppe till höger.
3. Ange titel (obligatoriskt): var specifik («Ring Rossi för Q2 offert», inte «Ring»).
4. I den Data flik, fyll i projekt, mottagare, datum, beskrivning och anpassade fält.
5. Valfritt: lägg till checklista, anslutningar eller tid på respektive flik.
6. Spara panelen.

Du kan också skapa uppgifter från ett projekts flik Uppgifter, från en anslutning på en kontakt/företag eller via automatiseringar.

Huvudfält på fliken Data

• Projekt: länka uppgiften till dess projekt. Se även Länka en uppgift till ett projekt.
• Uppdragstagare: vem måste slutföra uppgiften.
• Intressenter: andra involverade medlemmar som får synlighet.
• Start-/förfallodatum: visas i kalender och kort.
• Beskrivning: operativa detaljer; använda @namn för att nämna kollegor.
• Anpassade fält: definieras i Uppgiftsinställningar.

Redigera en uppgift

Enstaka redigering

1. Öppna panelen genom att klicka på titeln.
2. Redigera fält på fliken Data (klicka på värdet → inline redigera) eller använd åtgärdsfältet för prioritet, etiketter, färg etc.
3. Spara: automatiskt fält för fält i sidopanelen, eller Spara knappen i siduppgift.

Stängning och återöppning

Kryssrutan bredvid titeln: ett klick stänger uppgiften, ett andra klick öppnar den igen. Stängda uppgifter förblir synliga i vyer tills du arkiverar eller tar bort dem.

Massredigering (Listvy, Premium)

1. Byt till Listvy.
2. Välj uppgifter med kryssrutorna till vänster.
3. Klick Redigera i åtgärdsfältet ovanför bordet.
4. I modalen, lägg till fälten som ska uppdateras (projekt, mottagare, datum, prioritet...) och ställ in värdena.
5. Bekräfta: värden gäller för alla valda uppgifter.

Ta bort en uppgift

Ta bort uppgifter som skapats av misstag, dubbletter eller utkast som aldrig har använts. Förväxla inte med Arkiv: radering tar bort posten från vyer (eller från papperskorgen); arkivering döljer slutförda uppgifter samtidigt som läsbar historik behålls.

Enkel radering

1. Öppna aktivitetspanelen.
2. Alternativ meny (tre punkter) → Radera (röd post).
3. Bekräfta i modalen.

Med Advanced Premium, uppgiften går till skräp (Sidan Uppgifter → Åtgärder → Uppgiftsskräp). Därifrån kan du Återställa eller Ta bort permanent. Om du öppnar en uppgift som redan ligger i papperskorgen, visas en banner med Återställ/Ta bort permanent.

På Gratis plan (utan Advanced Premium), är radering i allmänhet permanent omedelbart efter bekräftelse, utan skräp – kontrollera din organisations behörigheter.

Flera raderingar

1. I Listvy, välj uppgifterna.
2. Klick Radera (röd knapp ovanför bordet).
3. Bekräfta.

Arkivera en uppgift

Arkivet är det rätta valet för slutförda eller avbrutna uppgifter som du vill behålla i historien utan att belamra Kanban, kort och kalender.

Arkivera en enskild uppgift

1. Öppna panelen → Alternativ → Arkiv (Premie).
2. Bekräfta i modalen.

Arkivera flera uppgifter / visa arkivet

• Multipel: Listvy → välj → Arkiv i åtgärdsfältet.
• Se: Uppgifter sida → Åtgärder → Uppgiftsarkiv.
• Återställa: från arkivet välj och klicka på Återställ, eller Alternativ → Återställ från arkiv på den enskilda panelen.

Arkiverade uppgifter visas inte i standardoperativa vyer utan förblir tillgängliga från arkivet, anslutningarna och historiska rapporter.

Uppgiftsvyer

Fyra visningslägen, valbara överst. Filter och vald användare/team förblir aktiva när du byter vy.

Kanban (standard)

Interaktiva kolumner med dra-och-släpp. Gruppera efter meny: Projekt (standard), Förfallodatum, Tilldelad, Etiketter, Färg (Premium). Idealisk för visuella arbetsflöden och ståuppmöten.

Kort

Uppgifter sorterade efter förfallodatum: försenade eller förestående uppgifter överst. Användbar för daglig planering "vad man ska göra idag".

Kalender

Uppgifter i kalendern efter förfallo-/startdatum. Visar arbetsbelastningen fördelad över tiden.

Lista (Premium)

Tabell med konfigurerbara kolumner, sortering, textsökning och massåtgärder (Redigera, Klona, ​​Arkivera, Ta bort). Låsikon = privat uppgift; färgad prick = nyligen uppdaterad.

Filter

• Filter (Premium): modal med filter på projekt, datum, mottagare, etiketter, status, anpassade fält.
• Användare / Team: begränsa uppgifter till den valda mottagaren eller teamet.
• Listsökning: filterfält ovanför tabellen.

Uppgiftsinställningar

I Uppgiftsinställningar (administration):

• Fält: skapa anpassade fält (text, nummer, välj...).
• Panel: ordning och synlighet av fält i uppgiftspanelen.
• Lista och kolumner: kolumner i listvyn.
• Diagram: widgets i uppgiftsrapporter.

Från lista: Åtgärder → Redigera kolumner öppnar kolumnredigeraren direkt.

Uppgiftsrapporter

De Uppgiftsrapporter avsnitt (Premium) sammanfattar uppgifter som du har tillgång till baserat på roll- och organisationsbehörigheter: du ser bara auktoriserade poster och fält, inte hela arbetsytan. Använd den för arbetsbelastningsanalys, förseningar och export - för dagligt arbete kan du använda Kanban, Cards och List.

• Instrumentbräda: diagram över status, projekt, prioritet, team, mottagare, timmar, etiketter.
• Rapportlista: analytisk tabell med filter och CSV/Excel export.
• Uppgift Gantt (Premium): tidslinje per projekt och förfallodatum.

Använd rapporter för att identifiera förseningar, obalanser i arbetsbelastningen bland medlemmar och faktiska kontra beräknade timmar.