Mokapenguiden

Bilagor

De Bilagor associera filer med en Mokapen-enhet: kontrakt, briefer, skärmdumpar, fakturor, presentationer. De stannar i spela in sammanhang (uppgift, projekt, kontakt, biljett, affär...) så att alla som öppnar posten hittar relevanta dokument omedelbart, utan att söka efter e-post eller personliga enheter som kopplas bort från CRM.

Roll i CRM

Bilagor kompletterar strukturerad data och anslutningar:

• Deal/offert: signerad PDF, specifikationer, skickat erbjudande.
• Biljett: felskärmsbild, logg, leverantörssvar.
• Projekt/uppgift: mockup, specifikationer, kundgodkänd leverans.
• Kontakt / företag: företagsregister, NDA, onboarding-dokument.

Det numrerade märket på gemen visar hur många filer som är länkade - en snabb signal i lista och Kanban.

Ladda upp en fil

1. Öppna enhetsposten.
2. Översta fältet → gem ikon (bilagor).
3. Välj källa:
   • Din dator — ladda upp till organisationens Mokapen-lagring.
   • Google Drive eller OneDrive (med aktiv integration) — länka molnfiler utan att duplicera lokal Mokapen-lagring.
4. Välj filen och vänta tills den är klar.

På vissa skivor kan du också dra och släpp filer till registreringsområdet för att börja ladda upp.

Visa och hantera

I menyn Bilagor: lista med namn, storlek och datum. Öppna, ladda ner eller ta bort från enheten. Att ta bort en bilaga från posten tar inte nödvändigtvis bort filen på Drive/OneDrive om den är länkad via molnintegrering – det kopplar bara bort CRM-referensen.

På Data fliken (helsida) den bifogade filavsnittet sammanfattar samma dokument i linje med kommentarer och beskrivningar.

Tillgängligt utrymme

Gratis planorganisationer: begränsat onlineutrymme (100 MB) för direktuppladdningsbilagor. Premiumplaner (liten, medelstor, stor): utbyggbart utrymme. Kontrollera plan och användning i Organisationsinformation. För höga volymer, föredra Drive/OneDrive-integrering och länkfiler istället för att ladda upp allt till Mokapen.

Kloning

Vid kloning av uppgifter, projekt, kontakter, biljetter, erbjudanden etc. kan du inkludera bilagor i kopian (kryssrutan i Clone modal). Titta totalt: modalen kan visa totalt MB filer som ska dupliceras. Avmarkera om kopian ska vara lätt (endast struktur, inga dokument).

Rekommenderade processer

• Enskild källa till sanning: undertecknat kontrakt på affären, inte bara i e-post — bilaga + kontakt/företagsanslutning.
• Biljetter med bevis: kräver bifogad skärmdump/logg innan du stänger tekniska biljetter (checklista + fil).
• Projektöverlämning: delad Drive-mapp + i Mokapen länk/referens PDF-filer på projektet.
• GDPR/retention: ta bort föråldrade bilagor från kontaktuppgifter när de inte längre behövs; överväg företagets moln för långsiktig arkivering.
• Klonade mallar: uppgiftsmall med interna instruktioner bifogade, klonas för varje ny onboarding.

Bilagor, Anslutningar och kommentarer utgör det operativa «minnet» i CRM-posten.