Mokapenguiden

Guide till datasynlighet

När du öppnar Mokapen ser du inte «allt som finns i företaget». Du ser data du har tillgång till och, på vardagssidorna, ofta bara det arbete som rör dig. Det är meningen: så har Laura i försäljningen sin pipeline framför sig, Marco i supporten sina biljetter, och ingen öppnar ett reserverat kort av misstag.

Den här guiden förklarar vad som syns i listor, kanban, kalender, sökning och rapporter — och varför siffrorna ibland skiljer sig från en sida till en annan. Låset, rollerna och Network använder alla ordet «offentlig»: här skiljer vi dem åt med exempel.

Roll i CRM

Två olika frågor, två olika svar:

• Vad du kan göra — skapa, redigera, bjuda in, öppna inställningar. Det avgör din roll (Gäst, Användare, Medlem, Ägare…). Detaljer i guiden Roller och behörigheter.
• Vilka kort du får — vilka möjligheter, biljetter eller kontakter du hittar i en lista. Det avgör synligheten: organisationen du är i, appar som är på, kortets lås, och (på operativa sidor) filtret på ditt namn eller team.

Du kan vara Medlem med alla befogenheter och ändå inte se en kollegas privata möjlighet, om du inte är samarbetspartner. Omvänt ser en Användare de offentliga korten i sin app även om hen inte kan ändra organisationens Säkerhet.

Vad du alltid ser

Gyllene regel: du får aldrig ett kort du inte kan öppna. Gäller i listor, kanban, kalender, sökning, startsida och rapporter. Om ett kort är privat och du inte är ägare, samarbetspartner eller författare, hittar du det inte ens genom att söka.

Först smalnar Mokapen världen till den här organisationen (den i väljaren högst upp). Sedan till appar som är på: om Biljetter är av, finns ingen sida Biljetter. Sedan till varje korts lås. Först därefter, på operativa sidor, slår filtret «mitt arbete» till.

Exempel — Samma företag, två personer. Laura (försäljning) och Marco (support). Lauras offentliga möjligheter syns inte i Marcos dag om han inte har appen Försäljning, eller om möjligheten är privat och han inte är samarbetspartner. Marcos offentliga biljetter, samma sak för Laura. Rapporterna respekterar samma lås: ingen av dem «upptäcker» data som är stängda för den andra.

Tre betydelser av «offentlig»

I Mokapen dyker ordet upp på tre olika ställen. De motsäger inte varandra: de talar om tre saker.

• Offentlig organisation på Network — det yttre skyltfönstret (en företagssida synlig för tänkbara kunder eller partner). Den öppnar inte dina möjligheter eller kontakter för världen. Mer i guiden Organisationer och tillgång.
• Offentligt kort (öppet lås) — inne i organisationen öppnar kollegor som kan använda den appen kortet utan att stå med som samarbetspartners.
• Filter på det dagliga arbetet — den grå listen i listor och kanban. Även med offentliga kort kan du se bara «mina» eller ett teams, så du inte drunknar i allas pipeline.

Exempel — «Studio Alfa» är offentlig på Network så att prospekt hittar den. Inuti är möjligheterna för en strategisk kund privata (stängt lås). I kanban ser Laura sina; i rapporterna ser ägaren alla hen har tillgång till. Ingen besökare på Network öppnar de möjligheterna.

Lås Offentlig och Privat

På nästan varje kort (uppgift, projekt, kontakt, företag, möjlighet, biljett, offert, order, utnämning, bokning, anpassade applikationer…) finns en låsikon:

• Offentlig (öppet lås) — medlemmar i organisationen som har den appen kan se det.
• Privat (stängt lås) — ägaren, samarbetspartners (personer eller team) och den som skapade det kan se det. Ingen annan, någonstans.

Att vara Ägare av organisationen visar inte automatiskt alla privata kort: du måste stå med (personligen, via ett team, eller i Team Master om policyn lägger till det på nya kort). Utnämningar följer främst vem som är inblandad: organisatör, deltagare, samarbetspartners.

Hur nya kort föds — Offentlig eller Privat som standard, automatiska samarbetspartners, Team Master — avgörs på sidan Säkerhet, bara för Ägare. Den inställningen gäller från det ögonblicket: historiken räknas inte om av sig själv. Allt detaljeras i guiden Säkerhet.

Operativa sidor och rapporter

Det här är punkten som förvirrar mest, och den är gjord för två olika jobb.

Operativa sidor — lista och kanban för Uppgifter, Projekt, Möjligheter, Biljetter, Utnämningar, Bokningar (och den kopplade kalendern). Här visar Mokapen som standard ditt arbete: kort du äger, samarbetar på, eller vars team står med. Den mörkgrå listen (ditt namn, en kollega eller ett team) är just det filtret. Den finns så att morgonen inte börjar med hela företagets pipeline i ansiktet.

Rapporter, sökning och startsida — här gäller det grå filtret inte (i rapporter, förrän du väljer ett team). Du ser alla kort du kan öppna: dina och, om de är offentliga eller du är samarbetspartner, kollegornas också. Låset står kvar: någon annans privata kort kommer inte in i rapporterna.

Exempel — Laura. I kanban Möjligheter har hon 8 kort (sina och dem hon samarbetar på). Hon öppnar försäljningsrapporterna: hon räknar 40, alla offentliga i teamet, plus sina privata. Det är ingen bugg: kanban är «vad jag följer idag», rapporten är «vilka siffror vi har».

Exempel — Marco. I kanban Biljetter ser han sina och teamet Customer Cares. I SLA-rapporten ser han alla biljetter han har tillgång till. Om en biljett är privat för en annan avdelning och han inte är samarbetspartner, finns den varken i kanban eller i rapporten.

Offerter, ordrar, produkter, tjänster och dokument smalnar som standard inte till «mitt arbete»: i listan ser du redan allt du kan öppna, som i en rapport. Kontakter och företag beter sig på samma sätt, om du inte anpassar dem.

Filter användare / team

Den mörkgrå knappen i listor och kanban (avatar och namn, eller ett team) är Filtret användare / team. Du väljer dig själv, en kollega eller en grupp: Mokapen visar korten kopplade till det valet — bland dem du redan kan öppna. Det är inte ett sätt att «se andras privata kort».

Som standard finns knappen på uppgifter, projekt, möjligheter, biljetter, utnämningar och bokningar. På ordrar, offerter, produkter, tjänster och dokument är den av: listan är redan «allt du har tillgång till».

Från Anpassning → Filter användare / team (planen Medium) kan du, för varje korttyp:

• slå på eller av knappen — av, beter sig lista och kanban som rapporterna;
• bestämma vad som räknas som «mitt arbete»: du som ägare, som samarbetspartner, dina team, författaren, (på utnämningar) deltagaren, Team Master.

Ägaren kan sätta en standard för hela organisationen; du kan ändå spara en personlig. Typiskt exempel: den som är i Team Master (ägare, IT, integritet) kan öppna nya privata kort, men i kanban kanske hen inte ser dem förrän «Team Master som samarbetspartner» slås på, eller tills hen går via rapporterna.

Fält på kortet

Att öppna ett kort betyder inte att se varje rad. Ett fält kan vara synligt eller redigerbart bara för vissa användare eller team — t.ex. marginal % bara för senior sälj, en HR-anteckning bara för HR-teamet. Det är ett extra lager, på ett kort du redan öppnat. Detaljer i guiden Fält, avsnittet villkorlig synlighet.

Användningsfall

• Byrå, offentliga möjligheter — var och en arbetar sin egen kanban; chefen läser rapporterna för hela pipelinen hen har tillgång till. Ingen ändrar Säkerhet: det dagliga filtret räcker.
• Advokatbyrå, privata kort — varje ärende föds reserverat (sidan Säkerhet). Team Master (partnerna) kan öppna akterna; i kanban slår partnern på Team Master i filtret, eller använder rapporterna för översikten.
• Support och försäljning tillsammans — Marco ser inte Lauras privata möjligheter; Laura ser inte interna IT-biljetter. Vars och ens rapporter stannar inom appen och låset.
• Skyltfönster Network och interna data — organisation offentlig på Network, HR-kontakter och känsliga affärer privata inuti. De två «offentlig» rör inte varandra.
• Två bolag, ett konto — byt organisation i väljaren: du byter dataset. Ingen gemensam adressbok eller pipeline, även om du är samma person.
• Gäst på ett projekt — ser bara det som delats med hen, inte hela listan. Trång roll och trång synlighet, tillsammans.
• Anpassad applikation (t.ex. Fordon, Ärenden) — samma lås och samma filter på dina kort. Se guiden Anpassade applikationer.

Relaterade guider

• Organisationer och tillgång — stängda arbetsytor, Network, byte av organisation.
• Roller och behörigheter — vad du kan göra, från Gäst till Ägare.
• Säkerhet — standard Offentlig/Privat på nya kort, Team Master.
• Användare och team — vem som är i vilken grupp, chefer.
• Ansökningar — slå på eller av Uppgifter, Försäljning, Biljetter…
• Fält — synlighet för en enskild rad på kortet.

Vanliga frågor

F: I rapporterna ser jag en kollegas möjlighet, i kanban inte. Är det ett fel?

A: Nej, det är det förväntade beteendet. Kanban (med filtret på) är ditt arbete; rapporterna visar alla kort du kan öppna. Samma sak om du hittar den i sökningen eller på startsidan och inte i pipelinen.

F: Hur ser jag hela teamets möjligheter i kanban?

A: Från den grå knappen väljer du teamet (eller en kollega). I Anpassning kan du slå av knappen på Möjligheter: listan blir som rapporterna. Privata kort du inte har tillgång till stannar utanför.

F: Jag är Ägare och ser inte ett privat kort. Varför?

A: Rollen låser inte upp låsen av sig själv. Du måste vara ägare, samarbetspartner, författare, eller i Team Master (och, i kanban, måste filtret inkludera det kriteriet). Be att bli tillagd, eller öppna rapporterna om du redan har tillgång men det dagliga filtret döljer kortet.

F: Organisationen är offentlig: syns data utåt?

A: Nej. Offentlig på Network är företagets skyltfönster, inte de interna korten. Utanför stannar bara de inbjudna.

F: Jag har satt Säkerhet till Privat: blev gårdagens data privata?

A: Nej. Bara kort som sparats efter ändringen. Det förklarar guiden Säkerhet.

F: Ser en gäst adressboken?

A: I regel inte: hen ser det som delats (t.ex. ett projekt eller en uppgift). Rollen Gäst är den trängsta; detaljerna finns i guiden Roller.

F: Varför ser jag inte Team Masters privata i kanban?

A: Du kan öppna dem om du är i Team Master, men det dagliga filtret tar inte med dem som standard. Slå på «Team Master som samarbetspartner» i Anpassning, eller använd rapporterna.