Mokapenguiden

Citatguide

En offert är ditt skriftliga erbjudande till en kund: ett förslag med prissättning, rabatter, moms och villkor. I Mokapen är ett citat inte en Word-fil du glömmer i en mapp. Det är ett levande dokument, kopplat till kontakten och företaget, spårat i CRM, som du kan skicka via e-post med en acceptlänk online och förvandla till en beställning med ett klick när kunden säger ja.

Den här guiden leder dig genom den dagliga användningen: att förbereda ett professionellt erbjudande på några minuter, skicka det till kunden, få det accepterat utan att jaga dem per telefon och att i varje ögonblick veta var varje affär står. Du hittar också inställningar för att anpassa pipelines, PDF-mallar och automatiska beteenden - de finns i de sista avsnitten, men du behöver inte röra något för att komma igång: standardinställningarna fungerar direkt.

Citatområdet är i Försäljning → Offerter meny. Det kräver Stor planera med försäljningsappen aktiv och skattesatser konfigurerade på organisationsnivå (en gång, i Inställningar → Försäljning → Skatter).

Hur citat passar in i resten av ditt arbete

Innan du dyker in i tekniska detaljer hjälper det att förstå var en offert sitter i försäljningsflödet — för det är det som får dig att använda Mokapen istället för att bekämpa den.

I den typiska vägen kommer en kund in som en kontakta (kanske från ett webbformulär, en mässa eller en remiss). När en konkret försäljningsmöjlighet dyker upp - "de vill veta kostnaden för årligt underhåll", "de ber om en installation", "de utvärderar en förnyelse" - öppnar du en möjlighet för att spåra affären (uppskattat belopp, sannolikhet, när du förväntar dig att avsluta). Om affären kräver ett formellt förslag med prissättning förbereder du citationstecken: här listar du rader, tillämpar rabatter och definierar villkoren. Kunden accepterar, och offerten blir en beställa — den tidpunkt då din revisor eller affärssystem kan utfärda en faktura.

Du kan hoppa över steg: alla använder inte möjligheter (en liten byrå kan gå direkt till en offert efter den första kontakten). Det viktiga är att förstå att citatet ärver från och matar allt annat: när du öppnar det från ett företags register som redan finns i din katalog, fylls mottagardata (adress, momsnummer, dedikerad rabatt) i automatiskt; när kunden accepterar, kan systemet automatiskt erbjuda att skapa den länkade beställningen utan att behöva ange något igen.

Den praktiska fördelen är denna: när någon i teamet öppnar en kundkontakt sex månader senare, ser de hela kommersiella historiken - skickade erbjudanden, vilka accepterades och vilka inte, vilka rabatter som tillämpades, vilka varor som ingick. Ingen delad Excel-fil, ingen "offers 2026"-mapp att leta igenom.

Användningsfall

• Konsultverksamhet: servicelinjer faktureras per timme/dag, betalningsvillkor i blocket ekonomiska villkor, märkt PDF med din organisations mall.
• Återförsäljning av produkter: katalogartiklar med pris och moms; automatisk kundrabatt om den är konfigurerad på företaget.
• Blandat förslag: mix av produkter + tjänster + procentuell rabattrad (generisk % artikel).
• Skatteintegrering: synkronisera till Fatture in Cloud för att anpassa kunder, katalogisera och beställningar mot e-fakturering.

Citatsidan: där du börjar varje dag

När du går till Försäljning → Offerter, landar du på Kanban styrelse: en tavla indelad i kolumner, där varje kolumn är ett steg i din försäljningsprocess (Utkast, Skickat, Under granskning, Accepterat, Avvisat, Utgått). Varje citat är ett kort i kolumnen för dess aktuella skede. På ett ögonblick kan du se hur många erbjudanden som väntar på svar, hur många som är i förhandling och hur många som är stängda.

Det här är rätt vy för det dagliga arbetet: du öppnar Mokapen på morgonen, tittar på kolumnen "Skickat" — det är de väntande erbjudandena, kanske värt att följa upp. Du tittar på "I recension" — det är de heta erbjudandena, de som kunden aktivt arbetar igenom. Kolumnen "Accepterad" visar dina vinster för perioden, med det totala beloppet överst i kolumnen.

Överst hittar du två verktyg du kommer att använda ofta: den pipeline väljare (om du har olika säljprocesser — t.ex. B2B vs B2C — har var och en sin egen pipeline med sina egna steg) och Filter knapp. Filter begränsar vyn: endast offerter för en viss kund, över ett visst belopp, som ägs av en viss representant, med en viss tagg. Om du ofta använder samma kombination (till exempel: "bara min, över 10 000 €, från de senaste 30 dagarna"), spara den som en sparat filter och återkalla det med ett klick varje gång.

När du behöver flytta en affär till nästa steg behöver du inte öppna offerten: dra kortet från kolumnen "Skickat" till "Under granskning" och statusuppdateringarna. Det är det snabba sättet att arbeta under säljmöten: hela pipelinen synlig, du flyttar ihop saker för att spegla vad som hänt under veckan.

De + Citat knappen uppe till höger öppnar redigeraren för att skapa ett nytt erbjudande — se avsnittet "Skapa en offert" senare.

Sidor och vyer

Citat-sidan erbjuder två sätt att visa samma data, utformade för olika moment av arbete. Filtren och den aktiva pipelinen förblir desamma när du växlar mellan dem: om du i Kanban bara tittar på Acmes citat, ser du bara de i Lista, utan att använda någonting igen.

Kanban-vy (standard)

En tavla indelad i kolumner, där varje kolumn är ett pipeline-steg (Utkast, Skickat, Under granskning, Accepterat, Rejected, Expired) och varje citat är ett kort i kolumnen för sitt stadium. Med ett ögonkast ser du hur många erbjudanden som väntar på svar, hur många som är i förhandling, hur många som är stängda — med det totala beloppet överst i varje kolumn. För att främja en affär, dra kortet från en kolumn till en annan: statusen uppdateras utan att öppna offerten.

Listvy

En klassisk tabell: en rad per offert, konfigurerbara kolumner (kod, kund, belopp, status, ägare, datum, taggar och alla andra du behöver). Sortera genom att klicka på en kolumnrubrik – användbart för att hitta de högsta värdena eller de som håller på att löpa ut – och välj flera rader med kryssrutor för massåtgärder: byt ägare på 20 offerter på en gång, arkivera en batch vid årsskiftet, exportera data till CSV för redovisning.

Vilket man ska använda, hur och när

Tumregel: Kanban till jobbet (förhandserbjudanden, öppna, kommentera, hantera pipeline under försäljningsmöten), Lista att granska och korrigera (granska siffror, sortera efter mängd, massredigeringar, export, analys). Växla mellan dem med väljaren uppe till höger.

Citat rekordet

När du klickar på ett kort på Kanban (eller en rad i listan) öppnas citatet. Om du har en Premium-plan kan du byta till helsida med expanderingsikonen överst — praktiskt när du arbetar med långa erbjudanden med många rader eller detaljerad termtext.

Överst hittar du offertkod (till exempel. #3-2026) och titel. Koden är det sekventiella numret som identifierar erbjudandet — se det dedikerade avsnittet för att förstå hur det fungerar. Titeln är beskrivningen du ger den, till exempel "2026 anläggningsunderhållsförslag — Acme-kund": den hjälper dig att känna igen den snabbt, men den visas inte som sådan på PDF:en.

Under rubriken finns åtgärdsfältet med de operationer du använder oftast. Därifrån ändrar du pipeline status (rullgardinsmeny med alla steg), ställ in privatliv (vem kan se det i organisationen), lägg till taggar att klassificera det, bifoga filer och göra privata anteckningar. Det finns också Kopiera länk knappen för att dela offertreferensen internt och Alternativ meny (tre punkter) med mindre frekventa åtgärder: Klona, ​​Arkivera, Ta bort.

Den viktigaste knappen på fältet är + Skapa och anslut: härifrån skapar du snabbt en länkad uppgift ("ring kundfredag"), ett möte ("granskningssamtal"), en beställning (när kunden accepterar), eller någon annan Mokapen-enhet. Länken upprättas automatiskt — du hittar allt tillsammans på offertposten och på kundposten.

Resten av posten är organiserad i block som representerar själva offerten: mottagare, avsändare, kommersiella data, rader, summor, dokumentdesign, ekonomiska förhållanden, anslutningar och synkronisering med extern programvara. Vi täcker var och en i följande avsnitt.

Offertkod: automatisk numrering (och hur man ändrar den)

Varje offert har en unik kod som tjänar två syften: identifiera den internt (i Kanban, listor, anslutningar) och visas på PDF-filen du skickar till kunden som "erbjudandereferens".

Mokapen genererar koden automatiskt när du sparar en offert som inte har en: den tar löpnumret för det aktuella året och lägger till året, i NUMBER-ÅR formatera. Det första citatet för 2026 kommer att vara 1-2026, den andra 2-2026, och så vidare. Varje 1 januari återställs räknaren till 1.

Om du ändrar offertdatumet till föregående år (kanske lämnar du en tillbakadaterad offert i slutet av december av redovisningsskäl), genereras koden för att matcha datumet år: offert daterat 2025 → kod N-2025.

Du kan också ställ in koden manuellt: klicka på koden i rubriken, skriv vad du vill, spara. Användbart i två typiska fall: du importerar citat från ett tidigare system och vill behålla den historiska numreringen; eller så kräver din revisor eller affärssystem numrering med specifika prefix/suffix (som PREV-2026-005). Mokapen accepterar alla format, men kom ihåg att koder utanför standarden (NUMBER-ÅR endast) scheman räknas inte för automatisk sekvensering - så om du anger manuellt PREV-2026-005, nästa automatiskt genererade offert blir inte PREV-2026-006 men kommer att börja från nästa lediga nummer i den automatiska sekvensen.

Se upp för dubbletter: Mokapen blockerar inte att skapa två citat med samma kod om du tvingar fram det manuellt. Om du arbetar i ett team är det bättre att lämna automatisk numrering och bara ingripa när det verkligen behövs.

Mottagare och avsändare: vem köper och vem säljer

Citatet har två "ansikten" som visas överst i PDF:en: den avsändare (du, din organisation) och mottagare (kunden).

Avsändaren är förifylld från din organisations inställningar: namn, adress, momsnummer, e-post, logotyp. Du behöver inte göra någonting: om du har konfigurerat organisationsdata korrekt har varje offert dem redan. Du kan fortfarande ändra dem på den individuella offerten om ett speciellt fall kräver det (en filial som utfärdar andra uppgifter).

Mottagaren är vad du anger, och det är här magin händer om kunden redan finns i din katalog. Genom att välja a företag från rullgardinsmenyn laddar Mokapen automatiskt in namn, adress, momsnummer, primär e-post och telefon i mottagarblocket. Om du sedan även länkar en specifik kontakta på företaget (referenten, köparen, teknikern) blir deras namn och e-postadress den personliga referensen för offerten - användbart för e-postsändning och onlineacceptans, som kommer att använda den exakta adressen.

Om kunden inte finns i katalogen ännu, genom att skriva sitt namn i företagsfältet erbjuder Mokapen att skapa dem i farten. I så fall skapas posten med den minsta information du anger i offerten - du kan slutföra den senare från katalogen.

En viktig kommersiell detalj: om kundföretaget har en dedikerad rabatt konfigurerat i sin post (i Katalog → Företag → Dedikerad rabatt), när du länkar den till offerten laddas rabatten automatiskt och tillämpas på alla rader. Du behöver inte komma ihåg det varje gång — om "Customer Beta alltid får 15%", kommer Mokapen ihåg för dig.

Rader: bygger det kommersiella erbjudandet

Rader är kärnan i offerten: raderna som beskriver för kunden vad du föreslår och hur mycket det kostar. Varje rad har en titel, kvantitet, enhetspris, momssats och totalt. Allt annat - rabatter, netto-/bruttoberäkning, marginal, skatter - beräknas i realtid medan du arbetar.

När du klickar + Objekt en modal öppnas med det första valet att göra: vilken typ av rad du vill lägga till. Det finns fem alternativ, och skillnaden mellan dem är inte kosmetisk - den ändrar vad raden representerar i citatet.

De fem objekttyperna

Varje rad kan vara en av dessa fem typer, och valet ändrar vad raden representerar i citatet:

• Service — drar från Tjänster katalog. Använd den när du föreslår något immateriellt (konsultation, en prenumeration, en dagsprisintervention). Välj tjänsten från menyn och pris, moms, kod och beskrivning är förifyllda från katalogen. Du kan fortfarande ändra dem på raden om du tillämpar ett annat pris för denna specifika kund: katalogen förblir oförändrad.
• Produkt — fungerar på samma sätt som Service men drar från Produktkatalog: hårdvara, material, mjukvarulicenser, allt påtagligt eller med en SKU.
• Generisk artikel — fri rad: ingen kataloglänk, du skriver titel, pris och kvantitet för hand. Perfekt för enstaka föremål som inte är meningsfulla att lägga i katalogen ("Milan-resor", "Engångsinstallation", "Logografisk anpassning").
• Generisk % artikel — beräknad rad: ange en procentsats (positiv eller negativ) och Mokapen beräknar beloppet i procent av nettot av föregående rader. Det klassiska användningsfallet är beställningsrabatt ("Lojalitetsrabatt −10%" efter listning av alla varor) eller en tilläggsavgift ("Brådskande service +15%"). Siffran räknas om i realtid om du lägger till en rad ovan eller ändrar ett pris.
• Endast text % objekt — som den föregående men utan en beräknad mängd: visar endast etiketten på dokumentet. Använd när du vill kommunicera något till kunden utan att påverka totalsummor ("Rabatt ingår redan i priserna", "Reducerad moms på vissa varor").

Vad du skriver på varje rad

Oavsett typ har varje artikelrad samma fält att fylla i (med små skillnader för %-typer):

• Titel och notera — vad kunden läser på PDF:en. Titeln är huvudraden ("Rutinmässigt serverunderhåll"), noteringen är beskrivningen nedan ("Inkluderar två kvartalsbesök, biljetthantering, säkerhetsuppdateringar"). Om du valt från katalogen är den förifylld; om det är generiskt skriver du det själv.
• Kvantitet och enhetspris — de gör raden total. Standardkvantiteten är 1, så för en engångstjänst anger du bara priset. För förbrukningsrader (timmar, dagar, licenser) anger du den faktiska kvantiteten.
• momssats — väljs från menyn bland de som är konfigurerade i din organisation (Inställningar → Försäljning → Skatter). Om du inte har konfigurerat priser ännu, varnar Mokapen dig innan du låter dig skapa objekt. Systemet använder standardpriset för katalogprodukt/tjänst, eller ditt lands standardpris om det är generiskt.
• Radrabatt — rabattprocenten på en enskild vara (0–100%): användbar när du ger ett specialpris på en vara utan att röra de andra. Det skiljer sig från kundrabatt och dokumentrabatt — se nedan.
• Enhetskostnad — internt fält, ej synligt för kunden: används för beräkning av marginal och påslag. Om du fyller i det, säger offerten dig hur mycket du tjänar på den raden. Inte obligatoriskt, men om du arbetar med snäva marginaler eller vill förstå erbjudandets lönsamhet är det värt att ange det åtminstone på huvudpunkter.

Netto- eller bruttopriser: vad ska man välja

Ovanför objektlistan finns en "Använd bruttopriser" växla. Det är inte en teknisk detalj: det ändrar vad siffran du skriver i prisfältet faktiskt betyder.

• Nettopriser (standard) — du anger priset utan moms. Om du skriver €100 på en rad med 22% moms, ser kunden €100 netto + €22 moms = €122 totalt. Detta är standard B2B-beteende: din motpart tänker i netto eftersom de drar av moms.
• Bruttopriser — du anger priset inklusive moms. Om du skriver €122 på en rad med 22% moms, delar Mokapen det: €100 netto, €22 moms. Detta är naturligt B2C-beteende: privatkunden vill veta vad de betalar i kassan, de bryr sig inte om splittringen.

Växlingen gäller för hela offerten: du kan inte ha vissa rader netto och andra brutto. Välj utifrån kunden: om det är ett företag, nästan alltid netto; om det är en slutkonsument, nästan alltid brutto.

Rabatter: hur de tre nivåerna kombineras

Mokapens rabattsystem är kraftfullt men måste förstås eftersom det fungerar på tre överlappande nivåer som tillämpas i kaskad (de går inte ihop). Jag förklarar ordningen med ett konkret exempel.

Föreställ dig att förbereda en 1 000 € netto offert (en rad) för en kund med 10 % dedikerad rabatt i sin post, tillämpa 5 % radrabatt och lägga till 3 % dokumentrabatt i slutet för att avsluta affären. Beräkningen går till enligt följande:

1. Börja från 1 000 €.
2. Använd 10 % kundrabatt (från företagets register) → 900 €.
3. Använd 5 % linjerabatt → €855.
4. Använd 3 % manuell dokumentrabatt → €829,35.
5. Kalkylera MOMS på slutbeloppet.

De tre rabatterna ger inte 18 % totalt: tillämpade i kaskad ger de ett matematiskt annorlunda resultat och olika belopp.

I praktiken kommer du sällan att använda alla tre tillsammans. Det vanliga mönstret är:

• Kundrabatt — automatisk för lojalitet, satt en gång i företagets register och tillämpas på alla dess erbjudanden.
• Radrabatt — taktiskt på enstaka föremål, när du ger ett specialpris på en vara utan att röra de andra.
• Manuell dokumentrabatt — den "sista spaken" för att avsluta en förhandlad affär vid den sista omgången.

Totalblocket i offerten visar varje nivå separat, så att du alltid vet vad du har använt och varför. Manuell dokumentrabatt är aktiverad från panelen "Lägg till rabatt" som visas under artiklarna: tills du aktiverar den fungerar offerten endast med kund- och radrabatter.

Ordna om, redigera, ta bort rader

Rader kan vara dras för att ändra ordning: beställningen du ser på skärmen är den beställning kunden kommer att se på PDF:en. Sätt huvudvarorna först, sedan tillbehör, sedan eventuella procentuella rabatter - så erbjudandet läser bra.

Till redigera en rad klicka på redigeringsikonen: samma skapelsemodal öppnas igen. För att ta bort det, papperskorgen ikonen. Mokapen ber inte om bekräftelse på radradering (återskapandet tar sekunder), men om du arbetar med ett viktigt citat är det värt att spara med jämna mellanrum.

Summor: vad kunden ser och vad bara du ser

Totalsummorsblocket längst ner på objektfliken visar all offertmatematik. Objekt som är synliga för kunden på PDF:en är:

• Totalt netto — summan av rad skattepliktiga belopp.
• Rabatter tillämpas — en efter en om det finns olika typer.
• Skatter — åtskilda av momssatsen.
• Totalt brutto — den slutliga siffran som kunden ser.

Det finns då tre objekt som du bara ser internt och som aldrig visas på PDF:en. De visas bara om du har fyllt i enhetskostnad på raderna:

• Marginal — Skillnaden mellan nettopriset och totalkostnaden.
• Marginal % — marginal i förhållande till försäljningspriset.
• Markup % — marginal i förhållande till kostnad.

Det här är dina interna lönsamhetsmått, användbara för att avgöra om du fortfarande kan sänka priset för att stänga.

Dokumentdesign: PDF-mallar och hur du anpassar dem

PDF-filen kunden får är inte komponerad av Mokapen från början varje gång: den börjar från a mall som definierar layout, färger, logotypposition, objekttabellstruktur, var signaturen går. På offertposten hittar du Design block med en rullgardinsmeny för att välja vilken mall som ska användas.

Systemmallar (färdiga att använda)

Mokapen inkluderar fyra standardmallar — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — med olika layouter. De skiljer sig i logotypplacering (överst till vänster, centrerad, höger), objekttabellstil (med eller utan alternerande rader, endast med kanter eller avgränsare), avsändar-/mottagareblocklayout, signaturblockposition. De är redan konfigurerade och använder automatiskt din organisationsdata (logotyp, färger, skattedata).

Om du precis har börjat och inte har tid att anpassa, prova de fyra standardmallarna med samma citat (byt bara mallen och klicka på Förhandsgranska) och välj den du gillar bäst. Många användare stannar kvar på standardmallar i flera år utan problem.

Din organisations anpassade mallar

Om du har specifika behov – exakta varumärkesfärger, en layout som krävs av din bransch, ytterligare block som garantivillkor eller digital signatur – kan du skapa anpassade mallar i organisationens Mallar område (sidomeny). Varje mall är av en specifik typ (Offert, Order, Faktura...) och definierar dokumentstrukturen med anpassningsbara block.

En anpassad mall låter dig:

• Definiera vilka block som ska visas och deras position (huvud, avsändare, mottagare, objekttabell, villkor, signatur, juridiska anteckningar).
• Ställ in färger, typsnitt och tabellstil för att passa varumärket.
• Förladda standardtext i ekonomiska förhållanden: när du skapar en ny offert med den mallen fylls villkorstexten automatiskt med de klausuler du förberett (giltighet, betalningsvillkor, regulatoriska referenser).

I din organisations malllista kan du markera en mall som standard: det kommer att föreslås automatiskt på alla nya offerter. Användbart när hela säljteamet måste använda samma layout utan att tänka på det.

Om du ändrar mallen för en befintlig offert (till exempel för att kunden kräver en annan layout) och sparar, förhandsgranska och laddar ner kommer den nya designen att användas – utan att röra objekt, priser eller villkor som du redan skrivit.

Ekonomiska förhållanden: citatets fritext

I den Dokumentera blockera hittar du ekonomiska förhållanden editor: ett område med rik text (fet, kursiv, listor, länkar, tabeller) där du skriver allt runt objekten och siffrorna. Betalningsvillkor ("30 dagar från fakturadatum"), erbjudandets giltighet ("giltigt till 2026-03-31"), sekretessklausuler, leveranstider, garantier, straffavgifter, regulatoriska referenser.

Om du ställer in en mall med förladdade villkor fyller editorn sig själv vid skapande av offert — du redigerar bara det som behövs för det specifika fallet. Om mallen inte har några förinstallerade villkor börjar du från tom och skriver fritt.

Villkorstexten visas i PDF:en under objekttabellen, före signaturblocket. Det är inte indexerat eller analyserat av Mokapen: det är rent dokumentinnehåll, formateringen du ser i editorn är vad kunden ser.

Förhandsgranska, ladda ner och skicka till kunden

När offerten är klar - inlagda varor, villkor skrivna, kundlänkade - är det dags att leverera den till kunden. Mokapen ger dig tre vägar, från enklaste till mest professionella.

Förhandsgranska: kontrollera innan du skickar

De Förhandsvisning knappen längst upp till höger i posten visar PDF-filen precis som kunden kommer att se den, direkt i webbläsaren i A4-format. Det genererar inte en fil att ladda ner: det är en direkt rendering av dokumentet med aktuella data och mall.

Använd den alltid innan du skickar. Det avslöjar på två sekunder saker som glider förbi när man tittar på posten: en artikeltitel avskuren eftersom den är för lång, en lapp som är dåligt inslagen, logotypen placerad på ett sätt som du inte gillar med den här mallen, en felaktig momssats på en rad. Redigera, spara, öppna förhandsgranskningen igen - upprepa tills du är nöjd.

En viktig detalj: förhandsgranskningen återspeglar sparat citatets tillstånd. Om du just har ändrat objekt eller villkor och inte har sparat, kanske förhandsgranskningen inte visar de senaste ändringarna. Spara och försök igen.

Ladda ner: PDF eller Word

De Ladda ner knappen öppnar en meny med två alternativ: PDF och Word (docx). PDF är standardleveransformatet – inte redigerbart av kunden, professionellt, universellt. Filnamnet sammanställs automatiskt som SenderName - QuoteCode.pdf (exempel: "Acme Ltd - 3-2026.pdf"), så när kunden sparar den på sin dator är den redan identifierad.

Ord tjänar två specifika fall: när du behöver anpassa dokumentet manuellt innan du skickar (lägg till ett anpassat stycke som du inte vill ha i systemet), eller när kunden ber om ett redigerbart format eftersom de integrerar det i ett större dokument. Obs: det exporterade ordet är en ögonblicksbild av citatet — ändringar som görs där återgår inte till Mokapen.

E-postsändning: leverera direkt från offerten

De Skicka e-post knappen öppnar en modal som låter dig skicka offerten till kunden utan att lämna Mokapen, med PDF-filen bifogad och eventuellt online-acceptlänken.

Mottagaren är förifylld med e-postadressen för den länkade kontakten eller företaget. Du kan lägga till flera mottagare separerade med semikolon — användbart när kontakten vill kopiera inköpschefen eller revisorn. De Från fältet föreslår e-postadresser som du konfigurerat som SMTP-anslutningar i organisationen: om du inte har några använder Mokapen sin systemadress (e-postmeddelandet kommer fortfarande, men från en generisk adress). För att framstå som professionell är det värt att koppla minst en företagsadress (info@, sales@, din personliga) i sektionen för e-postanslutningar.

De ämne är förifylld med "Quote {code}" — ändra det om du föredrar något mer specifikt ("Vårt förslag för underhåll 2026"). De kropp är redan inställd med en standardhälsning, men du kan skriva om den helt: din senaste kommersiella anteckning, en referens till en konversation, nästa steg.

Nedan hittar du två viktiga alternativ:

• Bifoga PDF-dokument (aktiv som standard) — genererar offert-PDF och bifogar den till e-postmeddelandet, så att kunden alltid har en kopia, även om de inte klickar på länken.
• Ta emot BCC-kopia — skickar en dold kopia av e-postmeddelandet till din adress, användbart för att spåra exakt vad du skickade och när.

Efter sändning registreras händelsen i citat tidslinje (datum, tid, mottagare): även om du återkommer till offerten tre veckor senare vet du exakt när du skickade den.

Onlineacceptans med OTP: få ett ja säkert

Den klassiska akilleshäl av citat är acceptans. Kunden skriver "ok fortsätt" och du får ett generiskt e-postmeddelande i din inkorg som inte har något avtalsmässigt värde, som du kan förlora, som du inte är säker på täcker alla erbjudanden. Då bråkar man om vem som sa vad.

Mokapen löser detta med onlineacceptans via OTP: kunden får en länk, öppnar offerten på en webbsida, får en verifieringskod via e-post (så vi är säkra på att det är dem och inte någon annan), och bekräftar godkännandet med ett klick. Allt spåras i offerten: datum, tid, IP-adress, vilka rader de accepterade.

Hur man aktiverar acceptans vid sändning

I modalen för att skicka e-post, under PDF- och BCC-alternativen, hittar du "Public länk med acceptans" blockera. Om mottagaren har en giltig e-postadress på offerten, föreslår systemet automatiskt att den aktiveras. Du har två växlar:

• Kräv acceptans — om den är aktiv innehåller e-postmeddelandet kunden får en länk till en offentlig offertsida där de kan klicka på "Acceptera detta erbjudande". Om du inte aktiverar den leder länken endast till en visningssida (kunden ser erbjudandet och laddar ner PDF-filen, utan en acceptknapp).
• Partiell acceptans — om den är aktiv, på den offentliga sidan ser kunden en kryssruta på varje artikelrad och kan välja att bara acceptera vissa varor. Använd den när erbjudandet är modulärt ("Jag vill bara ha underhåll, inte garantiförlängningen"). Om du lämnar det kan kunden bara acceptera allt eller inget — vilket ofta är bättre eftersom det tvingar fram ett tydligt val och inte får dig att omformulera erbjudandet för ej accepterade varor.

Vad din kund upplever på sin sida

Det hjälper att veta vad som händer på kundsidan, eftersom det är den del av processen du inte ser utan acceptansgraden beror på.

Kunden får ditt mejl med bifogad PDF och en länk. De klickar på länken och en offentlig webbsida öppnas med citatet i A4-format, precis som i PDF-filen. Det finns en knapp för att ladda ner PDF-filen (för att arkivera den) och, om du aktiverade acceptans, en framträdande "Acceptera det här erbjudandet" knapp.

När kunden klickar på "Acceptera" skickar Mokapen dem ett sexsiffrig kod till samma e-postmeddelande där de fick länken (e-postmeddelandet du anger som offertmottagare). Kunden kollar sin inkorg, får koden, anger den på sidan – och vid det tillfället verifieras bekräftelsen. Koden är giltig i en timme, går sedan ut och måste begäras igen.

Om du aktiverade partiell acceptans, efter kodverifiering ser kunden artikellistan med en kryssruta på varje: de väljer vad som ska accepteras och bekräftas. Procentuella rader (automatiska rabatter/tillägg) hoppas över — det skulle vara konstigt att låta dem acceptera en efter en.

Den stora fördelen med detta flöde är att det inte kräver att kunden registrerar sig på Mokapen. Det är snabbt, fungerar på smartphone och OTP-verifiering ger juridisk vikt åt acceptans (det är som en lätt elektronisk signatur).

Vad händer i Mokapen när kunden accepterar

Acceptans är inte en händelse som går obemärkt förbi: den ändrar offertstatusen och registrerar den på ett spårbart sätt.

Godkända rader visar en grön bekräftelseikon med godkännandedatum. I offertens tidslinje visas en "Accepted by customer"-händelse med kundens e-postmeddelande som bekräftades och IP-adressen som begäran kom från. Om du lämnade standardautomatiseringen aktiv (pipeline-inställningar), flyttas offertstatusen automatiskt till "Accepterad" — kortet flyttas till den sista Kanban-kolumnen.

Om du även har automatiseringen "Skapa order vid stängning" aktiv (standard ja), erbjuder Mokapen att omedelbart generera den länkade ordern med samma artiklar, kund och belopp. Ett klick, och offerten blir en beställning som är redo att utföras eller synkroniseras med fakturerings-ERP.

Kantfall att veta

• Offert utan mottagarens e-post — Onlineacceptans är inte tillgänglig eftersom Mokapen inte har någonstans att skicka OTP-koden. Den offentliga länken fungerar fortfarande endast för visning: användbar för att dela PDF:en på andra kanaler (WhatsApp, chatt, kundportal), men utan det formella bekräftelseflödet.
• Utgången eller förlorad OTP-kod — kunden kan begära en ny från den offentliga sidan genom att klicka på "Skicka kod" igen. Tidigare koder återkallas automatiskt.
• Acceptans utanför Mokapen — om kunden undertecknat en papperskopia eller svarat via e-post med tydliga ord, kan du manuellt markera rader som godkända från artikelradens redigeringsmodal, kryssa i "Godkänd av kund". Mindre spårbar än OTP-vägen men täcker fall där kunden helt enkelt inte vill använda onlinelänken.

Skapar en offert

Det finns två sätt att börja, och valet ändrar hur mycket arbete du behöver göra.

• Direkt metod — Klicka på sidan Offert + Citat uppe till höger och en helsidesredigerare öppnas. Fint när kunden ännu inte är kopplad till en möjlighet eller katalogkontakt (kanske är det en begäran från en tillfällig kontakt). Du gör allt där: skapa kundposten genom att skriva deras namn, ställa in objekt, villkor, spara.
• Kontextuell metod (rekommenderas) — öppna möjligheten, kontakten eller företagsposten du arbetar med och använd + Skapa och anslut → Citat. Offerten är född redan kopplad till källposten, med mottagare, kontakt och – om sådan finns – dedikerad rabatt fylls automatiskt. Få fält att röra vid, automatisk anslutning, sammanhängande historik på kundregistret.

På båda sätten är operationssekvensen densamma:

1. Ge det klart titel. Den som öppnar den två månader senare måste förstå vad den handlar om utan att öppna den: "2026 underhållsförslag — Acme Ltd" är bättre än "Acme-citat".
2. Kontrollera mottagare och avsändare.
3. Välj dokumentet mall, eller lämna organisationen som standard.
4. Tillägga föremål en i taget: huvuderbjudandena först, sedan tillbehör, sedan procentuella rabatter om några.
5. Skriv ekonomiska förhållanden, eller korrigera texten som laddats in från mallen.
6. Uppsättning ägare, datum, och nära sannolikhet om du har en idé.
7. Spara. Mokapen tilldelar den sekventiella koden om du inte har angett en, beräknar slutsummor och offerten är redo att skickas.

Klick Förhandsvisning för en sista kontroll då Skicka e-post eller Ladda ner PDF beroende på hur du vill leverera den.

Alla fält behöver inte vara perfekta vid första sparandet: posten uppdateras i realtid, du kan återvända när som helst för att redigera objekt, priser, texter. Endast sändning är definitiv, i den meningen att kunden har en version - om du ändrar något efter att du måste skicka om.

Redigera ett citat

Citatredigeringar görs på tre olika sätt, beroende på vad du behöver ändra och hur många poster.

Direktredigering på skivan

Öppna offertposten (från Kanban eller List) och redigera direkt där det behövs: klicka på titeln för att byta namn på den, pennikonen bredvid fälten för att korrigera dem, lägg till/ta bort objektrader, skriv om villkor. På sidopanelen sparas fälten automatiskt ett i taget när du lämnar fokus. På hela sidan måste du klicka på Spara när du är klar med blocket du arbetade med.

En anmärkning: kom ihåg att om du redigerar objekt eller villkorstexter spara först innan du genererar förhandsgranskning eller skickar — annars är den skickade PDF-filen fortfarande den tidigare versionen.

Avancerad status från Kanban

Om det enda du vill ändra är offertstadiet (eftersom kunden svarade, du skickade den, du hade granskningssamtalet), öppna inte ens posten: dra kortet i Kanban från en kolumn till en annan. Status uppdateras omedelbart. Det är det mest effektiva sättet att hantera pipeline under säljmöten eller på morgonen när du granskar öppna affärer.

En begränsning att veta: "terminal"-statusar — ​​de som är 100 % (som Accepted) eller 0 % (Rejected, Expired) — kan endast ändras till andra statusar av användare med medlem roll i organisationen. Det är ett skydd för att förhindra att externa samarbetspartners "återöppnar" redan avslutade affärer.

Massredigering från listvyn

När du behöver ändra något på många offerter samtidigt - tilldela alla de av en representant som lämnade företaget, lägg till en tagg till en grupp av sommarerbjudanden, flytta status på en batch - byt till Lista visa, filtrera för att hitta rätt citat, markera med kryssrutor och klicka Redigera i åtgärdsfältet som visas högst upp.

Massredigeringsmodalen visar endast fält som är vettiga att redigera samtidigt: ägare, status, taggar, enkla anpassade fält. Du kan inte massredigera objekt eller texter – de är per definition specifika för varje citat. Bekräfta och ändringen gäller alla val.

Andra bulkåtgärder tillgängliga i samma fält är Klona, Arkiv, och Radera — se de särskilda avsnitten.

Klona ett citat

Om du har ett mallerbjudande som du återanvänder ofta – samma artikelstruktur med små variationer för en annan kund – återskapa det inte från början varje gång: klona det. Det klonade citatet behåller alla objekt, villkor, mallar och valda bilagor; du ändrar mottagarkund och justerar priser vid behov.

Enkel klon

1. Öppna posten → Alternativ (tre punkter) → Klona.
2. I modalen väljer du med kryssrutor vad du ska ha med i kopian: objekt (alltid), och eventuellt bilagor, anslutningar, kommentarer, tidslinjehistorik. Om du arbetar på flera organisationer med samma konto kan du klona offerten till en annan organisation.
3. Bekräfta.

Mokapen skapar det nya citatet med ett suffix i titeln för att skilja det från originalet. Den får en ny kod (nuvarande års sekventiell) och är inte kopplad till den ursprungliga kunden – du anger rätt mottagare. Originalet förblir oförändrat: kloning är en kopia, inte ett drag.

Bulk klon

1. Listvy → välj med kryssrutor → Klona i bulkfältet → välj alternativ en gång för alla → bekräfta.

Arkivera en offert

Ett citat är inte som en uppgift som blir "klar" och försvinner. Även när affären är över — vunnen, förlorad, löpt ut — förblir rekordet användbart: det är kundens kommersiella historia, och det är bra att hitta det i deras rekordkopplingar, i årsredovisningar, i tidigare erbjudandeanalyser. Arkiv gör exakt detta: flyttar citatet från aktiva vyer (Kanban och List visar det inte längre) men behåller det intakt. Det visas fortfarande på den länkade kundposten och i historiska rapporter, och du kan konsultera den när som helst från Citat → Åtgärder → Citatarkiv.

Enstaka arkiv

1. Öppna posten → Alternativ → Arkiv.
2. Bekräfta i modalen.

För att öppna den igen (kunden ringer tillbaka månader senare och du vill starta om därifrån): hitta den i arkivet, öppna posten, Alternativ → Återställ, och den återgår till den aktiva Kanban i den status den hade innan arkiveringen.

Bulkarkiv

1. Listvy → välj → Arkiv i bulkfältet → bekräfta.

När ska man arkivera och när ska man radera? Praktisk regel: arkiv om citatet verkligen hände (du skickade det, det var diskussioner, det har historiskt värde), radera om det är ett fel (skapat av misstag, dubblett, test). Arkivera inte för "sanering": Kanban med filter ger dig redan all sanering du behöver, och gamla men bra offerter är mervärde på kundregistret.

Ta bort ett citat

Ta bort offerter skapade av misstag eller testa dubbletter. Föredra Arkiv om erbjudandet har användbar historik (skickat, accepterat, kopplingar till kund eller möjlighet) och du inte vill tappa spåret av det på kontakten eller företaget.

Enkel radering

1. Öppna posten → Alternativ (tre punkter) → Radera (röd post).
2. Bekräfta i modalen.

Med Advanced Premium citatet går till skräp (Citatsida → Åtgärder → Citat skräp). Därifrån kan du Återställa eller Ta bort permanent. Om du öppnar ett citat som redan ligger i papperskorgen, visas en banner för Återställ/Ta bort permanent.

På Gratis plan (utan Advanced Premium) radering är i allmänhet permanent direkt efter bekräftelse, utan papperskorgen – kontrollera dina organisationsbehörigheter.

Massradering

1. Listvy → välj → Radera (röd knapp) → bekräfta.

Att förvandla en offert till en beställning

Citatet är förslaget, den beställa är den verkställande bekräftelsen: den representerar kundens åtagande att köpa och - efterföljande - är den punkt från vilken faktureringen börjar. I Mokapen-flödet är det naturligt att gå från offert till order och i många fall automatiskt.

Det finns tre sätt att förvandla en offert till en beställning, i praktisk ordning:

• Automation på nära håll (rekommenderas) — om du lämnade standardautomatiseringen av pipeline aktiv ("Skapa order vid stängning" i Inställningar → Försäljning → Offerter), när du flyttar offerten till en 100 %-status (t.ex. Accepterad), öppnar Mokapen snabbt en modal som föreslår att skapa den länkade ordern med samma artiklar, kund, belopp och villkor. Bekräfta och på två sekunder har du en beställning klar med en egen sekventiell kod, kopplad till källcitatet.
• Utlöst av onlineacceptans — om kunden accepterar via OTP från den offentliga länken, flyttas offerten automatiskt till Accepterad och samma orderförslag avfyras. Noll manuella åtgärder från din sida, förutom att bekräfta modalen.
• Manuell — från citatet, + Skapa och anslut → Beställ knapp. Använd den när automatiseringen inte aktiveras (t.ex. du stängde statusen innan automatiseringen var aktiv) eller när du vill skapa en delorder i förhållande till offerten.

I alla fall det ursprungliga citatet stannar i systemet (det tas inte bort eller flyttas) och är kopplat till beställningen via fliken Anslutningar: från den ena ser du den andra. Detta har betydelse för historiken — kundposten kommer att visa "erbjudande skickat i mars, accepterat i april, beställning utfärdat i april" utan att du skriver något för hand. För information om orderhantering se Beställningsguide.

Pipeline och status: modellera din försäljningsprocess

De rörledning är vägen ett citat tar från början till slut — stadierna (eller statusar) det går igenom, var och en med en exakt innebörd i din försäljning. Mokapen inkluderar en standard som fungerar i 90 % av fallen, men om du har särskilda processer kan du anpassa den eller skapa mer än en.

Standardpipeline

Ur lådan har offerter en enda pipeline med sex statusar som täcker den typiska kommersiella livscykeln:

• Förslag (10%) — offerten förbereds, fortfarande intern, skickas inte till kunden.
• Skickat (20%) — du skickade det, nu väntar du.
• I recension (60%) — kunden svarade, utvärderar, kanske diskuterar förändringar.
• Accepterad (100%) — affären är vunnen.
• Avvisad (0%) — affären är förlorad.
• Utgått (0%) — erbjudandet upphörde utan svar efter giltighetstid.

Procentsatserna bredvid varje status — det vi kallar "framsteg" — är inte dekorativa: de påverkar förloppsindikatorn på Kanban-kort och avgör vilka statusar som anses vara "vunna" (100 %) eller "förlorade/stängda" (0 ​​%). Mokapen automations hakar in i dessa värden: när en offert når 100 % avfyras orderförslaget.

Anpassa statusar

Om standardprocessen inte passar — ​​kanske du arbetar med offentliga anbud med steg som "Intresseanmälan → Dokumentation → Award", eller du hanterar projekt med ett "Tekniskt godkännande" skede innan kommersiell acceptans — kan du ändra status i Inställningar → Försäljning → Offerter → Pipeline och status.

Där lägger du till nya statusar, byter namn på befintliga, ändrar ordning på dem (ordning bestämmer Kanban-kolumnsekvens) och ställer in förloppsvärde (0–100 %) för var och en. Praktiskt tips: använd framsteg konsekvent — 100 % endast för statusar som representerar viss seger, 0 % endast för definitiva stängningsstatusar. Mellanstatusar (20%, 50%, 80%) ska berätta hur "nära" du är segern på ett trovärdigt sätt — så prognosrapporter (belopp × sannolikhet) ger realistiska siffror.

Flera pipelines för olika processer

Om du har olika försäljningskanaler med olika affärslogik — lång B2B med fler steg, snabb B2C med få steg, anbud med specifik byråkrati — kan du skapa separata rörledningar, alla med sina egna statusar. På Kanban-sidan låter pipelinemenyn längst upp dig välja vilken du tittar på; växla med ett klick.

För att skapa en ny pipeline gå till Inställningar → Försäljning → Offerter → Pipeline och statusar, eller direkt från pipelinemenyn i Kanban (där du hittar "Ny pipeline"). Pipelines kan begränsas till specifika organisationsteam: endast "Enterprise"-säljteamet ser pipelinen "Stora konton", "SMB"-teamet ser sin egen. Användbar för stora organisationer med separata avdelningar.

Automatisering av rörledningar

I pipelineinställningar hittar du två automatiseringar värda att veta eftersom de ändrar hur offerter beter sig automatiskt:

• Skapa order vid stängning (aktiv som standard) — när en offert når en 100%-status, erbjuder Mokapen att omedelbart generera den länkade ordern. Vi tog upp detta i "Omvandla en offert till en beställning". Om du inte använder det (eftersom du hanterar beställningar i extern ERP) kan du inaktivera det.
• Flytta status efter kundacceptans (aktiv som standard) — när en kund accepterar ett citat från den offentliga OTP-länken, flyttar Mokapen den automatiskt till den "vunna" statusen du konfigurerar. Som standard går den till den första 100 %-statusen den hittar (Accepterad), men du kan ange en annan, användbar om du har ett mellansteg som "Accepterat väntande kontrakt" innan den slutliga statusen.

Synkronisera med faktureringsprogramvara

Mokapen är ett CRM- och kommersiellt erbjudandeverktyg, inte faktureringsprogramvara: e-fakturering, momsregister, huvudbok görs av ditt ERP (Fatture in Cloud, din revisor med deras programvara eller en dedikerad ERP). Så du är inte tvungen att ange data två gånger, det finns en Synkronisera fliken på offertposten och i modulen organisationsintegrationer.

Den mest mogna integrationen är med Fett i molnet: fullständiga detaljer i dedikerad Fatture in Cloud-guide. Kort sagt, om du kopplar ditt FIC-konto till Mokapen, flödar kundregister, katalogprodukter, tjänster och beställningar (med sina artikelrader) från Mokapen till Fatture in Cloud — där de sedan blir e-fakturor. Riktning är konfigurerbar: du kan välja att flytta data endast i en riktning, eller båda.

På den individuella offerten visar fliken Synkronisering poststatusen i förhållande till integrationen: om den är synkroniserad, när den senaste operationen lyckades, om det fanns fel. Om offerten förvandlades till en beställning, gäller synkroniseringen främst beställningen - det är då uppgifterna är viktiga för skattecykeln.

Kundregister är matchade mellan de två systemen med hjälp av VAT-nummer och skattekod som antiduplikatnycklar, så om du redan har "Customer Beta" i Fatture in Cloud och skapar en offert i Mokapen för samma kund, känner systemet igen att det är samma post utan att duplicera posten.

Relaterade avsnitt

Citatet lever inte isolerat: det finns andra Mokapen-områden runt det som är värt att veta för att verkligen använda det.

• Anslutningar — koppla offerten till möjligheter, beställningar, uppföljningsuppgifter, supportbiljetter, andra relaterade offerter. Varje anslutning är dubbelriktad (från citatet ser du uppgiften, från uppgiften ser du citatet). När du öppnar kundjournalen ett halvår senare rekonstruerar du med ett ögonkast allt som hänt.
• Bilagor — bifoga specifikationer, tekniska specifikationer, kontraktsutkast, skärmdumpar som kunden skickade till dig till offerten. De stannar kvar på offertposten och kan hittas genom att söka i organisationsfiler.
• Uppdateringar — tidslinjen (eller aktivitetsloggen) är den fullständiga historiken för allt som hände med offerten: när den skapades, vem ändrade vad och när, varje e-postmeddelande som skickats (med mottagare), varje kundacceptans (med IP och datum). Forensiskt användbar: om det förs en diskussion om "vad vi sa" ger tidslinjen svaret med data.
• Taggar — gratis klassificering för att filtrera och söka snabbt: "Företag", "Förnyelse", "Att starta om", "Komplext", vilken taxonomi som är meningsfull för dig. Citat sida filter fungerar mycket bra med taggar.

Citatinställningar

Inställningarna är tillgängliga för organisationens administratörer och ägare, och lever i Inställningar → Försäljning → Offerter. Det finns tre huvudområden:

• Pipeline och status — Vi har redan täckt detta: definiera stadier, framsteg, automatiseringar.
• Fältkonfiguration — vilka fält som ska visas på offertposten, i vilken ordning, vilka är obligatoriska. Du kan också lägga till anpassade fält (siffror, text, datum, listor) för att fånga företagsspecifik information: en "CIG" för offentliga anbud, en "intern projektkod", ett förväntat installationsdatum. De visas på posten, i listvykolumner (om du lägger till dem) och i filter.
• Listkolumnkonfiguration — vilken information som ska visas i listvyn och i vilken ordning. Du kan ändra dem direkt från listvyn med Åtgärder → Redigera kolumner, utan att gå till inställningarna.

Utanför citatområdet men viktigt för att det ska fungera bra finns det två andra konfigurationer:

• Skattesatser (Inställningar → Försäljning → Skatter) — om du inte har konfigurerat minst en kan du inte skapa objekt.
• Dokumentmallar (meny för organisationsmallar) — där du anpassar PDF-mallarna som vi täckte i "Dokumentdesign".

Citat rapporter

Kanban och List är till för att arbeta med individuella citat; att förstå övergripande prestanda — hur många offerter du gjorde under kvartalet, vem är den bäst presterande representanten, vilka produkter som oftast hamnar i erbjudanden, vad är offerten→orderomvandlingsfrekvensen — det finns dedikerade rapporterar, tillgänglig från Citat Rapporter sida (kräver Premium-plan).

Tillgängliga rapporter täcker de mest användbara analytiska vyerna i en försäljningscykel:

• Fördelning efter status — Hur många offerter finns i varje pipelinestadium: viktigt för att upptäcka flaskhalsar.
• Distribution per pipeline — om du använder mer än en, se hur arbetet fördelar sig över kanaler.
• Prestanda av ägaren — antal offerter och ekonomisk volym per rep.
• Mest citerade föremål — vilka produkter/tjänster som oftast hamnar i erbjudanden. En guldgruva för att förstå vad marknaden verkligen efterfrågar.
• Offerter per kund — vem du täckte och för vilket värde.
• Ekonomiska volymer per period — Månatliga, kvartalsvisa, årliga trender.
• Marginal och markering — erbjuda lönsamhet. Fungerar endast om du fyllt i enhetskostnader på artikelrader: utan kostnader förblir rapporten tom.

Som med alla Mokapen, respekterar rapporter organisationens behörigheter: varje användare ser bara poster de har tillgång till baserat på sin roll. En representant ser inte automatiskt kollegors citat om inte behörigheter tillåter — användbart för team med intern konkurrenskraftig dynamik eller känslig data.