Apprendre mokapen

Guide des Devis

Un devis est votre offre écrite au client : une proposition avec tarifs, remises, TVA et conditions. Dans Mokapen, un devis n'est pas un fichier Word oublié dans un dossier. C'est un document vivant, lié au contact et à l'entreprise, suivi dans le CRM, que vous pouvez envoyer par e-mail avec un lien d'acceptation en ligne et transformer en commande d'un clic quand le client dit oui.

Ce guide vous accompagne dans l'usage quotidien : préparer une offre professionnelle en quelques minutes, l'envoyer au client, la faire accepter sans le relancer par téléphone, et savoir à tout moment où en est chaque affaire. Vous trouverez aussi les paramètres pour personnaliser pipelines, modèles PDF et comportements automatiques — ils sont dans les sections finales, mais vous n'avez rien à toucher pour commencer : les valeurs par défaut fonctionnent tout de suite.

La zone devis se trouve dans le menu Ventes → Devis. Elle nécessite le plan Large avec l'app Ventes active et les taux fiscaux configurés au niveau de l'organisation (une seule fois, dans Paramètres → Ventes → Taxes).

Comment les devis s'intègrent au reste du travail

Avant d'entrer dans les détails techniques, il est utile de comprendre où se situe un devis dans le flux commercial — car c'est ce qui vous fera utiliser Mokapen au lieu de le combattre.

Dans le parcours typique, un client entre comme contact (peut-être via un formulaire du site, un salon, une recommandation). Quand une occasion concrète de vente émerge — «il veut connaître le coût d'une maintenance annuelle», «il demande une installation», «il évalue un renouvellement» — vous ouvrez une opportunité pour suivre l'affaire (montant estimé, probabilité, date de clôture prévue). Si l'affaire nécessite une proposition formelle avec tarifs, vous préparez le devis : vous y listez les lignes, appliquez les remises, définissez les conditions. Le client accepte, et le devis devient commande — le moment où votre comptable ou l'ERP peut émettre la facture.

Vous pouvez sauter des étapes : tout le monde n'utilise pas les opportunités (une petite agence peut faire directement un devis après le premier contact). L'important est de comprendre que le devis hérite et alimente le reste : quand vous l'ouvrez depuis la fiche d'une entreprise déjà dans l'annuaire, les données du destinataire (adresse, n° TVA, remise dédiée) se remplissent seules ; quand le client accepte, le système peut vous proposer automatiquement de créer la commande liée sans rien ressaisir.

L'avantage pratique est celui-ci : six mois plus tard, quand quelqu'un de l'équipe ouvre le contact d'un client, il voit tout l'historique commercial — les offres envoyées, lesquelles ont été acceptées ou non, quelles remises, quels articles. Pas de fichier Excel partagé, pas de dossier «offres 2026» à chercher.

Cas d'usage

• Conseil : lignes de service à l'heure/journée, conditions de paiement dans le bloc conditions économiques, PDF aux couleurs de l'organisation avec son modèle.
• Revente de produits : articles du catalogue avec prix et TVA ; remise client automatique si configurée sur l'entreprise.
• Proposition mixte : mix produits + services + ligne de remise en pourcentage (article générique %).
• Intégration fiscale : synchronisation vers Fatture in Cloud pour aligner clients, catalogue et commandes vers la facture électronique.

La page Devis : d'où vous partez chaque jour

Quand vous allez dans Ventes → Devis, vous arrivez sur le tableau Kanban : un tableau divisé en colonnes, où chaque colonne est une phase de votre processus commercial (Brouillon, Envoyé, En révision, Accepté, Refusé, Expiré). Chaque devis est une carte dans la colonne de sa phase actuelle. D'un coup d'œil, vous voyez combien d'offres attendent une réponse, combien sont en négociation, combien sont closes.

C'est la vue idéale pour le travail quotidien : vous ouvrez Mokapen le matin, regardez la colonne «Envoyé» — ce sont les offres en attente, peut-être à relancer. Vous regardez «En révision» — ce sont les affaires chaudes, celles sur lesquelles le client travaille activement. La colonne «Accepté» montre vos victoires de la période, avec le montant total en haut de la colonne.

En haut vous trouvez deux outils que vous utiliserez souvent : le sélecteur de pipeline (si vous avez des processus commerciaux différents — ex. B2B vs B2C — chacun a sa pipeline avec ses phases) et le bouton Filtres. Les filtres restreignent la vue : seulement les devis d'un certain client, au-dessus d'un certain montant, d'un certain commercial, avec une certaine étiquette. Si vous appliquez souvent la même combinaison (exemple : «seulement les miens, au-dessus de 10 000 €, des 30 derniers jours»), enregistrez-la comme filtre sauvegardé et rappelez-la d'un clic à chaque fois.

Quand vous devez faire avancer une affaire de phase, inutile d'ouvrir le devis : faites glisser la carte de la colonne «Envoyé» vers «En révision» et le statut se met à jour. C'est le moyen rapide de travailler pendant les réunions commerciales : toute la pipeline visible, vous déplacez ensemble ce qui s'est passé dans la semaine.

Le bouton + Devis en haut à droite ouvre l'éditeur pour créer une nouvelle offre — voir la section «Créer un devis» plus loin.

Pages et visualisations

La page Devis offre deux façons de visualiser les mêmes données, pensées pour des moments de travail différents. Filtres et pipeline active restent les mêmes quand vous passez de l'une à l'autre : si en Kanban vous ne regardez que les devis du client Acme, en Liste vous ne voyez que ceux-là, sans rien réappliquer.

Vue Kanban (par défaut)

Un tableau divisé en colonnes, où chaque colonne est une phase de pipeline (Brouillon, Envoyé, En révision, Accepté, Refusé, Expiré) et chaque devis est une carte dans la colonne de sa phase. D'un coup d'œil vous voyez combien d'offres attendent une réponse, combien sont en négociation, combien sont closes — avec le montant total en haut de chaque colonne. Pour faire avancer une affaire, faites glisser la carte d'une colonne à l'autre : le statut se met à jour sans ouvrir le devis.

Vue Liste

Un tableau classique : une ligne par devis, colonnes configurables (code, client, montant, statut, responsable, date, étiquettes et toutes les autres dont vous avez besoin). Triez en cliquant sur l'en-tête — utile pour trouver les devis de plus forte valeur ou ceux qui expirent — et sélectionnez plusieurs lignes avec les cases à cocher pour les actions en masse : changer le responsable sur 20 devis d'un coup, archiver un lot en fin d'année, exporter les données en CSV pour la comptabilité.

Laquelle utiliser, comment et quand

Règle empirique : Kanban pour travailler (faire avancer les affaires, ouvrir, commenter, gérer la pipeline pendant les réunions commerciales), Liste pour réviser et corriger (revoir les chiffres, trier par montant, modifications massives, export, analyse). Passez de l'une à l'autre avec le sélecteur en haut à droite.

La fiche devis

Lorsque vous cliquez sur une carte du Kanban (ou une ligne en vue Liste), le devis s'ouvre. Si vous disposez d'un plan Premium, vous pouvez passer en pleine page grâce à l'icône d'expansion en haut — pratique quand vous travaillez sur des offres longues avec de nombreuses lignes ou des conditions détaillées.

En haut vous trouvez le code du devis (ex. #3-2026) et le titre. Le code est le numéro séquentiel qui identifie l'offre — voir la section dédiée pour comprendre son fonctionnement. Le titre est la description que vous lui donnez, par exemple «Proposition de maintenance 2026 — client Acme» : il vous aide à le reconnaître rapidement, mais n'apparaît pas tel quel sur le PDF.

Sous le titre se trouve la barre d'actions avec les opérations les plus courantes. De là vous changez le statut de pipeline (liste déroulante avec toutes les phases), définissez la confidentialité (qui peut le voir dans l'organisation), ajoutez des étiquettes pour le classer, joignez des fichiers et prenez des notes privées. Il y a aussi le bouton Copier le lien pour partager la référence du devis en interne, et le menu Options (trois points) avec les actions moins fréquentes : Cloner, Archiver, Supprimer.

Le bouton le plus important de la barre est + Créer et lier : depuis là vous créez rapidement une tâche liée («appeler le client vendredi»), un rendez-vous («appel de revue»), une commande (quand le client accepte), ou toute autre entité Mokapen. Le lien est établi automatiquement — vous trouvez tout ensemble sur la fiche du devis et sur la fiche client.

Le reste de la fiche est organisé en blocs qui représentent le devis lui-même : destinataire, expéditeur, données commerciales, lignes de détail, totaux, design du document, conditions économiques, connexions et synchronisation avec les logiciels externes. Nous abordons chacun dans les sections suivantes.

Code du devis : numérotation automatique (et comment la modifier)

Chaque devis possède un code unique qui remplit deux fonctions : l'identifier en interne (dans le Kanban, les listes, les connexions) et apparaître sur le PDF envoyé au client comme «référence de l'offre».

Mokapen génère le code automatiquement lorsque vous sauvegardez un devis qui n'en a pas : il prend le numéro séquentiel de l'année en cours et y ajoute l'année, au format NUMÉRO-ANNÉE. Le premier devis de 2026 sera 1-2026, le deuxième 2-2026, et ainsi de suite. Chaque 1er janvier le compteur se remet à 1.

Si vous modifiez la date du devis à l'année précédente (peut-être émettez-vous un devis antidaté fin décembre pour des raisons comptables), le code se régénère pour correspondre à l'année de la date : devis daté 2025 → code N-2025.

Vous pouvez aussi définir le code manuellement : cliquez sur le code dans l'en-tête, tapez ce que vous voulez, enregistrez. Utile dans deux cas typiques : vous importez des devis d'un système précédent et souhaitez conserver la numérotation historique ; ou votre comptable ou ERP exige une numérotation avec des préfixes/suffixes spécifiques (comme PREV-2026-005). Mokapen accepte n'importe quel format, mais gardez à l'esprit que les codes hors du schéma standard (NUMÉRO-ANNÉE uniquement) ne sont pas comptés pour la séquence automatique — donc si vous saisissez manuellement PREV-2026-005, le prochain devis généré automatiquement ne deviendra pas PREV-2026-006 mais partira du prochain numéro libre dans la séquence automatique.

Attention aux doublons : Mokapen ne bloque pas la création de deux devis avec le même code si vous le forcez manuellement. Si vous travaillez en équipe, mieux vaut laisser la numérotation automatique et n'intervenir que si vraiment nécessaire.

Destinataire et expéditeur : qui achète et qui vend

Le devis a deux «faces» qui apparaissent en haut du PDF : l'expéditeur (vous, votre organisation) et le destinataire (le client).

L'expéditeur est prérempli depuis les paramètres de votre organisation : nom, adresse, n° TVA, e-mail, logo. Vous n'avez rien à faire : si vous avez correctement configuré les données de l'org, chaque devis les contient déjà. Vous pouvez toutefois les modifier sur le devis individuel si un cas particulier l'exige (une filiale qui émet avec des données différentes).

Le destinataire est ce que vous définissez, et c'est là que la magie opère si le client est déjà dans votre annuaire. En sélectionnant une entreprise dans la liste déroulante, Mokapen charge automatiquement nom, adresse, n° TVA, e-mail principal et téléphone dans le bloc destinataire. Si vous liez ensuite aussi un contact spécifique de l'entreprise (le référent, l'acheteur, le technicien), son nom et son e-mail deviennent la référence personnelle du devis — utile pour l'envoi par e-mail et l'acceptation en ligne, qui utiliseront exactement cette adresse.

Si le client n'existe pas encore dans l'annuaire, en tapant son nom dans le champ entreprise Mokapen propose de le créer à la volée. Dans ce cas la fiche est créée avec les données minimales que vous saisissez dans le devis — vous pourrez la compléter ultérieurement depuis l'Annuaire.

Un détail commercial important : si l'entreprise cliente a une remise dédiée configurée dans sa fiche (dans Annuaire → Entreprise → Remise dédiée), lorsque vous la liez au devis la remise est chargée automatiquement et appliquée à toutes les lignes. Vous n'avez pas à vous en souvenir à chaque fois — si «le client Beta bénéficie toujours de 15%», Mokapen s'en souvient pour vous.

Lignes de détail : construire l'offre commerciale

Les lignes de détail sont le cœur du devis : les lignes qui décrivent au client ce que vous proposez et combien cela coûte. Chaque ligne a un titre, une quantité, un prix unitaire, un taux de TVA et un total. Tout le reste — remises, calcul net/brut, marge, taxes — est calculé en temps réel pendant que vous travaillez.

Lorsque vous cliquez sur + Article, une fenêtre modale s'ouvre avec le premier choix à faire : quel type de ligne vous souhaitez ajouter. Il y a cinq options, et la différence entre elles n'est pas cosmétique — elle change ce que la ligne représente dans le devis.

Les cinq types d'articles

Chaque ligne peut être l'un de ces cinq types, et le choix change ce que la ligne représente dans le devis :

• Service — issu du catalogue des Services. Utilisez-le quand vous proposez quelque chose d'immatériel (conseil, abonnement, intervention à la journée). Sélectionnez le service dans le menu, et prix, TVA, code et description sont préremplis depuis le catalogue. Vous pouvez toutefois les modifier sur la ligne si pour ce client spécifique vous appliquez un prix différent : le catalogue reste inchangé.
• Produit — fonctionne de la même façon que Service mais issu du catalogue des Produits : matériel, fournitures, licences logicielles, tout ce qui est tangible ou possède un SKU.
• Article générique — ligne libre : pas de lien avec le catalogue, vous écrivez titre, prix et quantité manuellement. Parfait pour les articles occasionnels qu'il ne vaut pas la peine d'inclure dans le catalogue («Déplacement Milan», «Installation initiale unique», «Personnalisation graphique du logo»).
• Article générique % — ligne calculée : saisissez un pourcentage (positif ou négatif) et Mokapen calcule le montant comme pourcentage du net des lignes précédentes. Le cas d'usage classique est la remise sur commande («Remise fidélité −10%» après la liste de tous les articles) ou une majoration («Service urgent +15%»). Le nombre se recalcule en temps réel si vous ajoutez une ligne au-dessus ou modifiez un prix.
• Article texte seul % — comme le précédent mais sans montant calculé : affiche uniquement le libellé sur le document. Utilisez-le quand vous souhaitez communiquer quelque chose au client sans affecter les totaux («Remise déjà incluse dans les prix», «TVA réduite sur certains articles»).

Ce que vous saisissez dans chaque ligne

Quel que soit le type, chaque ligne d'article a les mêmes champs à remplir (avec de légères différences pour les types %) :

• Titre et note — ce que le client lit sur le PDF. Le titre est la ligne principale («Maintenance courante du serveur»), la note est la description en dessous («Inclut deux visites trimestrielles, gestion des tickets, mises à jour de sécurité»). Si vous avez sélectionné depuis le catalogue c'est prérempli ; si générique vous l'écrivez vous-même.
• Quantité et prix unitaire — ils font le total de la ligne. La quantité par défaut est 1, donc pour un service ponctuel vous entrez simplement le prix. Pour les lignes à la consommation (heures, jours, licences) saisissez la quantité réelle.
• Taux de TVA — choisi dans le menu parmi ceux configurés dans votre organisation (Paramètres → Ventes → Taxes). Si vous n'avez pas encore configuré de taux, Mokapen vous avertit avant de vous laisser créer des articles. Le système applique par défaut le taux du produit/service du catalogue, ou le taux standard de votre pays si générique.
• Remise de ligne — le pourcentage de remise sur l'article individuel (0–100%) : utile quand vous accordez un prix spécial sur un article sans toucher aux autres. Elle est différente de la remise client et de la remise sur document — voir ci-dessous.
• Coût unitaire — champ interne, non visible par le client : utilisé pour le calcul de la marge et du markup. Si vous le remplissez, le devis vous indique combien vous gagnez sur cette ligne. Non obligatoire, mais si vous travaillez avec des marges serrées ou souhaitez comprendre la rentabilité de l'offre, cela vaut la peine de le saisir au moins sur les articles principaux.

Prix nets ou bruts : que choisir

Au-dessus de la liste des articles se trouve un interrupteur «Utiliser les prix bruts». Ce n'est pas un détail technique : il change ce que le chiffre que vous tapez dans le champ prix signifie réellement.

• Prix nets (défaut) — vous saisissez le prix hors TVA. Si vous écrivez 100 € sur une ligne à 20% de TVA, le client voit 100 € HT + 20 € TVA = 120 € TTC. C'est le comportement B2B standard : votre interlocuteur raisonne en net parce qu'il déduit la TVA.
• Prix bruts — vous saisissez le prix TVA comprise. Si vous écrivez 120 € sur une ligne à 20% de TVA, Mokapen décompose : 100 € HT, 20 € TVA. C'est le comportement naturel B2C : le client particulier veut savoir ce qu'il paie au total, il ne se préoccupe pas de la décomposition.

L'interrupteur s'applique à tout le devis : vous ne pouvez pas avoir certaines lignes en net et d'autres en brut. Choisissez selon le client : s'il s'agit d'une entreprise, presque toujours net ; s'il s'agit d'un consommateur final, presque toujours brut.

Remises : comment les trois niveaux se combinent

Le système de remises de Mokapen est puissant mais doit être compris, car il fonctionne sur trois niveaux superposés appliqués en cascade (ils ne s'additionnent pas). J'explique l'ordre avec un exemple concret.

Imaginez préparer un devis de 1 000 € HT (ligne unique) pour un client ayant une remise dédiée de 10% dans sa fiche, en appliquant 5% de remise de ligne et en ajoutant 3% de remise sur document pour conclure l'affaire. Le calcul se déroule comme suit :

1. Départ de 1 000 €.
2. Application de la remise client de 10% (depuis la fiche entreprise) → 900 €.
3. Application de la remise de ligne de 5% → 855 €.
4. Application de la remise manuelle sur document de 3% → 829,35 €.
5. Calcul de la TVA sur le montant final.

Les trois remises ne font pas 18% au total : appliquées en cascade elles donnent un résultat mathématiquement différent et des montants distincts.

En pratique vous utiliserez rarement les trois ensemble. Le schéma courant est :

• Remise client — automatique pour la fidélité, définie une fois sur la fiche entreprise et appliquée à toutes ses offres.
• Remise de ligne — tactique sur des articles individuels, quand vous accordez un prix spécial sur un article sans toucher aux autres.
• Remise manuelle sur document — le «levier final» pour conclure une affaire négociée en dernière minute.

Le bloc des totaux dans le devis affiche chaque niveau séparément, pour que vous sachiez toujours ce que vous avez appliqué et pourquoi. La remise manuelle sur document est activée depuis le panneau «Ajouter une remise» qui apparaît sous les articles : tant que vous ne l'activez pas, le devis fonctionne uniquement avec les remises client et de ligne.

Réordonner, modifier, supprimer des lignes

Les lignes peuvent être glissées pour les réordonner : l'ordre que vous voyez à l'écran est l'ordre que le client verra sur le PDF. Mettez les articles principaux en premier, puis les accessoires, puis les éventuelles remises en pourcentage — pour que l'offre se lise bien.

Pour modifier une ligne, cliquez sur l'icône de modification : la même fenêtre modale de création se rouvre. Pour la supprimer, l'icône corbeille. Mokapen ne demande pas de confirmation à la suppression d'une ligne (la recréer prend quelques secondes), mais si vous travaillez sur un devis important il vaut mieux sauvegarder périodiquement.

Totaux : ce que le client voit et ce que vous seul voyez

Le bloc des totaux en bas de l'onglet articles affiche toute la mathématique du devis. Les éléments visibles par le client sur le PDF sont :

• Total net — somme des montants imposables des lignes.
• Remises appliquées — une par une s'il y en a de différents types.
• Taxes — séparées par taux de TVA.
• Total brut — le chiffre final que le client voit.

Il y a ensuite trois éléments que vous voyez uniquement en interne et qui n'apparaissent jamais sur le PDF. Ils s'affichent uniquement si vous avez renseigné le coût unitaire sur les lignes :

• Marge — différence entre prix net et coût total.
• Marge % — marge par rapport au prix de vente.
• Markup % — marge par rapport au coût.

Ce sont vos métriques de rentabilité internes, utiles pour décider si vous pouvez encore baisser le prix pour conclure.

Design du document : modèles PDF et comment les personnaliser

Le PDF que reçoit le client n'est pas composé par Mokapen de zéro à chaque fois : il part d'un modèle qui définit la mise en page, les couleurs, la position du logo, la structure du tableau des articles, l'emplacement de la signature. Sur la fiche devis vous trouvez le bloc Design avec une liste déroulante pour choisir quel modèle utiliser.

Modèles système (prêts à l'emploi)

Mokapen inclut quatre modèles par défaut — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — avec des mises en page différentes. Ils diffèrent par la position du logo (en haut à gauche, centré, à droite), le style du tableau des articles (avec ou sans lignes alternées, avec bordures ou séparateurs seulement), la disposition du bloc expéditeur/destinataire, la position du bloc signature. Ils sont déjà configurés et utilisent automatiquement les données de votre organisation (logo, couleurs, données fiscales).

Si vous débutez et n'avez pas le temps de personnaliser, essayez les quatre modèles standard avec le même devis (changez simplement le modèle et cliquez sur Aperçu) et choisissez celui qui vous plaît le mieux. Beaucoup d'utilisateurs restent sur les modèles standard pendant des années sans problème.

Les modèles personnalisés de votre organisation

Si vous avez des besoins spécifiques — couleurs de marque précises, une mise en page requise par votre secteur, des blocs supplémentaires comme les conditions de garantie ou la signature numérique — vous pouvez créer des modèles personnalisés dans la zone Modèles de l'organisation (menu latéral). Chaque modèle est d'un type spécifique (Devis, Commande, Facture...) et définit la structure du document avec des blocs personnalisables.

Un modèle personnalisé vous permet de :

• Définir quels blocs afficher et leur position (en-tête, expéditeur, destinataire, tableau des articles, conditions, signature, mentions légales).
• Définir les couleurs, polices et le style du tableau pour s'aligner avec la marque.
• Précharger un texte standard dans les conditions économiques : lorsque vous créez un nouveau devis avec ce modèle, le texte des conditions se remplit automatiquement avec les clauses que vous avez préparées (validité, conditions de paiement, références réglementaires).

Dans la liste des modèles de votre organisation, vous pouvez marquer un modèle comme défaut : il sera proposé automatiquement sur tous les nouveaux devis. Utile quand toute l'équipe commerciale doit utiliser la même mise en page sans y penser.

Si vous modifiez le modèle d'un devis existant (par exemple parce que ce client exige une mise en page différente) et sauvegardez, l'aperçu et le téléchargement utiliseront le nouveau design — sans toucher aux articles, prix ou conditions déjà rédigés.

Conditions économiques : le texte libre du devis

Dans le bloc Document vous trouvez l'éditeur des conditions économiques : une zone de texte enrichi (gras, italique, listes, liens, tableaux) où vous écrivez tout ce qui entoure les articles et les chiffres. Conditions de paiement («30 jours à compter de la date de facturation»), validité de l'offre («valable jusqu'au 31/03/2026»), clauses de confidentialité, délais de livraison, garanties, pénalités, références réglementaires.

Si vous avez défini un modèle avec des conditions préchargées, l'éditeur se remplit à la création du devis — vous ne modifiez que ce qui est nécessaire pour le cas spécifique. Si le modèle n'a pas de conditions préchargées, vous partez de zéro et écrivez librement.

Le texte des conditions apparaît sur le PDF sous le tableau des articles, avant le bloc signature. Il n'est pas indexé ni analysé par Mokapen : c'est du contenu de document pur, la mise en forme que vous voyez dans l'éditeur est ce que le client verra.

Aperçu, téléchargement et envoi au client

Quand le devis est prêt — articles saisis, conditions rédigées, client lié — il est temps de le remettre au client. Mokapen vous offre trois chemins, du plus simple au plus professionnel.

Aperçu : vérifier avant d'envoyer

Le bouton Aperçu en haut à droite de la fiche vous montre le PDF exactement tel que le client le verra, directement dans le navigateur au format A4. Il ne génère pas de fichier à télécharger : c'est un rendu à la volée du document avec les données et le modèle actuels.

Utilisez-le toujours avant d'envoyer. Il révèle en deux secondes des choses qui échappent quand on regarde la fiche : un titre d'article tronqué parce que trop long, une note qui se présente mal, le logo positionné d'une façon qui ne vous plaît pas avec ce modèle, un taux de TVA incorrect sur une ligne. Modifiez, sauvegardez, rouvrez l'aperçu — itérez jusqu'à satisfaction.

Un détail important : l'aperçu reflète l'état sauvegardé du devis. Si vous venez de modifier des articles ou des conditions sans avoir sauvegardé, l'aperçu peut ne pas afficher les dernières modifications. Sauvegardez et réessayez.

Téléchargement : PDF ou Word

Le bouton Télécharger ouvre un menu avec deux options : PDF et Word (docx). Le PDF est le format de remise standard — non modifiable par le client, professionnel, universel. Le nom de fichier est composé automatiquement comme NomExpéditeur - CodeDevis.pdf (exemple : «Acme Sarl - 3-2026.pdf»), de sorte que lorsque le client l'enregistre sur son ordinateur il est déjà identifié.

Word sert deux cas spécifiques : quand vous devez personnaliser manuellement le document avant envoi (ajouter un paragraphe personnalisé que vous ne voulez pas dans le système), ou quand le client demande un format modifiable parce qu'il l'intègre dans un document plus vaste. Attention : le Word exporté est un instantané du devis — les modifications effectuées là-bas ne reviennent pas dans Mokapen.

Envoi par e-mail : livrer directement depuis le devis

Le bouton Envoyer par e-mail ouvre une fenêtre modale qui vous permet d'envoyer le devis au client sans quitter Mokapen, avec le PDF en pièce jointe et optionnellement le lien d'acceptation en ligne.

Le destinataire est prérempli avec l'e-mail du contact ou de l'entreprise liée. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires séparés par des points-virgules — utile quand le contact souhaite mettre en copie le responsable des achats ou le comptable. Le champ De propose les adresses e-mail que vous avez configurées comme connexions SMTP dans l'organisation : si vous n'en avez aucune, Mokapen utilise son adresse système (l'e-mail arrive quand même, mais depuis une adresse générique). Pour paraître professionnel, il vaut la peine de connecter au moins une adresse d'entreprise (info@, ventes@, la vôtre) dans la section connexions e-mail.

L'objet est prérempli avec «Devis {code}» — modifiez-le si vous préférez quelque chose de plus spécifique («Notre proposition pour la maintenance 2026»). Le corps est déjà défini avec une formule de politesse standard, mais vous pouvez le réécrire entièrement : votre dernière note commerciale, une référence à une conversation, les prochaines étapes.

En dessous vous trouvez deux options importantes :

• Joindre le document PDF (actif par défaut) — génère le PDF du devis et le joint à l'e-mail, de sorte que le client dispose toujours d'une copie, même s'il ne clique pas sur le lien.
• Recevoir une copie CCI — vous envoie une copie cachée de l'e-mail à votre adresse, utile pour garder une trace exacte de ce que vous avez envoyé et quand.

Après l'envoi, l'événement est enregistré dans le journal du devis (date, heure, destinataires) : même si vous revenez au devis trois semaines plus tard, vous savez exactement quand vous l'avez envoyé.

Acceptation en ligne avec OTP : obtenir un accord de façon sécurisée

Le talon d'Achille classique des devis est l'acceptation. Le client écrit «ok, allez-y» et vous vous retrouvez avec un e-mail générique dans votre boîte sans valeur contractuelle, que vous pourriez perdre, dont vous n'êtes pas sûr qu'il couvre tous les articles de l'offre. Puis vient la discussion sur qui a dit quoi.

Mokapen résout cela avec l'acceptation en ligne via OTP : le client reçoit un lien, ouvre le devis sur une page web, reçoit un code de vérification par e-mail (pour s'assurer que c'est bien lui et non quelqu'un d'autre), et confirme l'acceptation d'un clic. Tout est tracé dans le devis : date, heure, adresse IP, quelles lignes ont été acceptées.

Comment activer l'acceptation lors de l'envoi

Dans la fenêtre modale d'envoi par e-mail, sous les options PDF et CCI, vous trouvez le bloc «Lien public avec acceptation». Si le destinataire a un e-mail valide sur le devis, le système propose automatiquement de l'activer. Vous disposez de deux interrupteurs :

• Demander l'acceptation — si actif, l'e-mail que reçoit le client inclut un lien vers une page publique du devis où il peut cliquer sur «Accepter cette offre». Si vous ne l'activez pas, le lien mène uniquement à une page de consultation (le client voit l'offre et télécharge le PDF, sans bouton d'acceptation).
• Acceptation partielle — si actif, sur la page publique le client voit une case à cocher sur chaque ligne d'article et peut choisir de n'accepter que certains articles. Utilisez-le quand l'offre est modulaire («Je veux uniquement la maintenance, pas l'extension de garantie»). Si vous le laissez désactivé, le client ne peut qu'accepter tout ou rien — ce qui est souvent préférable car cela force un choix clair et ne vous oblige pas à reformuler l'offre pour les articles non acceptés.

Ce que vit votre client de son côté

Il est utile de savoir ce qui se passe du côté du client, car c'est la partie du processus que vous ne voyez pas mais dont dépend le taux d'acceptation.

Le client reçoit votre e-mail avec le PDF en pièce jointe et un lien. Il clique sur le lien, et une page web publique s'ouvre avec le devis affiché au format A4, exactement comme dans le PDF. Il y a un bouton pour télécharger le PDF (pour l'archiver) et, si vous avez activé l'acceptation, un bouton bien visible «Accepter cette offre».

Lorsque le client clique sur «Accepter», Mokapen lui envoie un code à six chiffres à l'adresse e-mail où il a reçu le lien (l'e-mail que vous avez défini comme destinataire du devis). Le client consulte sa boîte, récupère le code, le saisit sur la page — et à ce moment la confirmation est vérifiée. Le code est valable une heure, puis expire et doit être demandé à nouveau.

Si vous avez activé l'acceptation partielle, après vérification du code le client voit la liste des articles avec une case à cocher sur chacun : il choisit ce qu'il accepte et confirme. Les lignes en pourcentage (remises/majorations automatiques) sont ignorées — il serait étrange de les faire accepter une par une.

Le grand avantage de ce flux est qu'il ne nécessite pas que le client s'inscrive sur Mokapen. C'est rapide, ça fonctionne sur smartphone, et la vérification OTP donne un poids légal à l'acceptation (c'est comme une signature électronique légère).

Ce qui se passe dans Mokapen quand le client accepte

L'acceptation n'est pas un événement qui passe inaperçu : elle change le statut du devis et l'enregistre de façon traçable.

Les lignes acceptées affichent une icône de confirmation verte avec la date d'acceptation. Dans le journal du devis apparaît un événement «Accepté par le client» avec l'e-mail du client qui a confirmé et l'adresse IP depuis laquelle la demande est venue. Si vous avez laissé l'automatisation par défaut active (paramètres de pipeline), le statut du devis passe automatiquement à «Accepté» — la carte se déplace vers la dernière colonne du Kanban.

Si vous avez aussi l'automatisation «Créer une commande à la clôture» active (oui par défaut), Mokapen propose de générer immédiatement la commande liée avec les mêmes articles, client et montants. Un clic, et le devis devient une commande prête pour l'exécution ou la synchronisation avec l'ERP de facturation.

Cas particuliers à connaître

• Devis sans e-mail destinataire — l'acceptation en ligne n'est pas disponible parce que Mokapen n'a nulle part où envoyer le code OTP. Le lien public fonctionne quand même en consultation seule : utile pour partager le PDF sur d'autres canaux (WhatsApp, chat, portail client), mais sans le flux de confirmation formel.
• Code OTP expiré ou perdu — le client peut en demander un nouveau depuis la page publique en cliquant à nouveau sur «Envoyer le code». Les codes précédents sont automatiquement révoqués.
• Acceptation hors Mokapen — si le client a signé une copie papier ou répondu par e-mail avec des mots clairs, vous pouvez marquer manuellement des lignes comme acceptées depuis la fenêtre modale de modification de la ligne d'article, en cochant «Accepté par le client». Moins traçable que le parcours OTP, mais couvre les cas où le client ne souhaite tout simplement pas utiliser le lien en ligne.

Créer un devis

Il y a deux façons de commencer, et le choix change la quantité de travail nécessaire.

• Méthode directe — depuis la page Devis cliquez sur + Devis en haut à droite et un éditeur pleine page s'ouvre. Bien quand le client n'est pas encore lié à une opportunité ou à un contact de l'annuaire (peut-être s'agit-il d'une demande d'un contact occasionnel). Vous faites tout là : créez la fiche client en tapant son nom, définissez les articles, les conditions, sauvegardez.
• Méthode contextuelle (recommandée) — ouvrez la fiche opportunité, contact ou entreprise sur laquelle vous travaillez, et utilisez + Créer et lier → Devis. Le devis naît déjà lié à la fiche source, avec destinataire, contact et — si présent — remise dédiée remplis automatiquement. Peu de champs à toucher, connexion automatique, historique cohérent sur la fiche client.

Dans les deux cas la séquence opérationnelle est la même :

1. Donnez-lui un titre clair. Quiconque l'ouvre deux mois plus tard doit comprendre de quoi il s'agit sans l'ouvrir : «Proposition de maintenance 2026 — Acme Sarl» est mieux que «Devis Acme».
2. Vérifiez le destinataire et l'expéditeur.
3. Choisissez le modèle de document, ou laissez le défaut de l'organisation.
4. Ajoutez les articles un par un : les lignes principales de l'offre en premier, puis les accessoires, puis les remises en pourcentage le cas échéant.
5. Rédigez les conditions économiques, ou corrigez le texte préchargé depuis le modèle.
6. Définissez le responsable, la date et la probabilité de clôture si vous en avez une idée.
7. Sauvegardez. Mokapen attribue le code séquentiel si vous n'en avez pas défini, calcule les totaux finaux, et le devis est prêt à envoyer.

Cliquez sur Aperçu pour une vérification finale, puis Envoyer par e-mail ou Télécharger le PDF selon la façon dont vous voulez le remettre.

Tous les champs n'ont pas besoin d'être parfaits lors de la première sauvegarde : la fiche se met à jour en temps réel, vous pouvez revenir à tout moment pour modifier les articles, les prix, les textes. Seul l'envoi est définitif, dans le sens où le client dispose d'une version — si vous modifiez quelque chose après, vous devrez renvoyer.

Modifier un devis

Les modifications de devis se font de trois façons différentes, selon ce que vous devez changer et combien de fiches sont concernées.

Modification directe sur la fiche

Ouvrez la fiche devis (depuis le Kanban ou la Liste) et modifiez directement là où c'est nécessaire : cliquez sur le titre pour le renommer, l'icône crayon à côté des champs pour les corriger, ajoutez/supprimez des lignes d'articles, réécrivez les conditions. Dans le panneau latéral, les champs se sauvegardent automatiquement un par un quand vous perdez le focus. En pleine page vous devez cliquer sur Enregistrer lorsque vous terminez le bloc sur lequel vous travailliez.

Une remarque : si vous modifiez des articles ou des textes de conditions, pensez à sauvegarder d'abord avant de générer l'aperçu ou d'envoyer — sinon le PDF envoyé est encore la version précédente.

Faire avancer le statut depuis le Kanban

Si la seule chose que vous souhaitez changer est la phase du devis (parce que le client a répondu, vous l'avez envoyé, vous avez eu l'appel de revue), n'ouvrez même pas la fiche : faites glisser la carte dans le Kanban d'une colonne à l'autre. Le statut se met à jour instantanément. C'est la façon la plus efficace de gérer la pipeline pendant les réunions commerciales ou le matin quand vous passez en revue les affaires ouvertes.

Une restriction à connaître : les statuts «terminaux» — ceux à 100% (comme Accepté) ou à 0% (Refusé, Expiré) — ne peuvent être modifiés vers d'autres statuts que par les utilisateurs ayant le rôle membre dans l'organisation. C'est une protection pour empêcher les collaborateurs externes de «rouvrir» des affaires déjà closes.

Modification en masse depuis la vue Liste

Quand vous devez modifier quelque chose sur de nombreux devis à la fois — réaffecter tous ceux d'un commercial qui a quitté l'entreprise, ajouter une étiquette à un lot d'offres estivales, déplacer le statut sur un lot — passez en vue Liste, filtrez pour trouver les bons devis, sélectionnez avec les cases à cocher, et cliquez sur Modifier dans la barre d'actions qui apparaît en haut.

La fenêtre modale de modification en masse affiche uniquement les champs qu'il est pertinent de modifier en bloc : responsable, statut, étiquettes, champs personnalisés simples. Vous ne pouvez pas modifier en masse les articles ou les textes — ceux-ci sont par définition spécifiques à chaque devis. Confirmez, et la modification s'applique à toutes les sélections.

Les autres actions en masse disponibles dans la même barre sont Cloner, Archiver et Supprimer — voir les sections dédiées.

Cloner un devis

Si vous avez une offre type que vous réutilisez souvent — même structure d'articles avec de légères variations pour un client différent — ne la recréez pas de zéro à chaque fois : clonez-la. Le devis cloné conserve tous les articles, les conditions, le modèle et les pièces jointes sélectionnées ; vous changez le client destinataire et ajustez les prix si nécessaire.

Clonage individuel

1. Ouvrez la fiche → Options (trois points) → Cloner.
2. Dans la fenêtre modale, choisissez avec les cases à cocher ce qu'il faut transporter dans la copie : articles (toujours), et optionnellement pièces jointes, connexions, commentaires, historique du journal. Si vous travaillez sur plusieurs organisations avec le même compte, vous pouvez cloner le devis dans une autre organisation.
3. Confirmez.

Mokapen crée le nouveau devis avec un suffixe dans le titre pour le distinguer de l'original. Il obtient un nouveau code (séquentiel de l'année en cours) et n'est pas lié au client original — vous définissez le bon destinataire. L'original reste inchangé : cloner est une copie, pas un déplacement.

Clonage en masse

1. Vue Liste → sélectionnez avec les cases à cocher → Cloner dans la barre en masse → choisissez les options une fois pour toutes → confirmez.

Archiver un devis

Un devis n'est pas comme une tâche qui se «termine» et disparaît. Même quand l'affaire est close — gagnée, perdue, expirée — la fiche reste utile : c'est l'historique commercial du client, et il est bon de la retrouver dans les connexions de sa fiche, dans les rapports annuels, dans les analyses d'offres précédentes. Archiver fait exactement cela : retire le devis des vues actives (Kanban et Liste ne l'affichent plus) mais le conserve intact. Il apparaît encore sur la fiche client liée et dans les rapports historiques, et vous pouvez le consulter à tout moment depuis Devis → Actions → Archive des devis.

Archivage individuel

1. Ouvrez la fiche → Options → Archiver.
2. Confirmez dans la fenêtre modale.

Pour le rouvrir (le client rappelle des mois plus tard et vous souhaitez repartir de là) : trouvez-le dans l'archive, ouvrez la fiche, Options → Restaurer, et il revient dans le Kanban actif avec le statut qu'il avait avant l'archivage.

Archivage en masse

1. Vue Liste → sélectionnez → Archiver dans la barre en masse → confirmez.

Quand archiver et quand supprimer ? Règle pratique : archivez si le devis a vraiment eu lieu (vous l'avez envoyé, il y a eu des discussions, il a une valeur historique), supprimez si c'est une erreur (créé par erreur, doublon, test). N'archivez pas pour «nettoyer» : le Kanban avec les filtres vous donne déjà tout le nettoyage dont vous avez besoin, et les anciens mais bons devis sont une valeur ajoutée sur la fiche client.

Supprimer un devis

Supprimez les devis créés par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si l'offre a un historique utile (envoyée, acceptée, connexions avec le client ou l'opportunité) et que vous ne voulez pas en perdre la trace sur le contact ou l'entreprise.

Suppression individuelle

1. Ouvrez la fiche → Options (trois points) → Supprimer (élément rouge).
2. Confirmez dans la fenêtre modale.

Avec le plan Advanced Premium, le devis passe à la corbeille (page Devis → Actions → Corbeille des devis). De là vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez un devis déjà dans la corbeille, une bannière Restaurer / Supprimer définitivement apparaît.

Sur le plan Free (sans Advanced Premium), la suppression est généralement définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression en masse

1. Vue Liste → sélectionnez → Supprimer (bouton rouge) → confirmez.

Transformer un devis en commande

Le devis est la proposition, la commande est la confirmation exécutive : elle représente l'engagement d'achat du client et — en aval — est le point à partir duquel la facturation commence. Dans le flux Mokapen, passer du devis à la commande est naturel et dans de nombreux cas automatique.

Il y a trois façons de transformer un devis en commande, par ordre de praticité :

• Automatisation à la clôture (recommandée) — si vous avez laissé l'automatisation de pipeline par défaut active («Créer une commande à la clôture» dans Paramètres → Ventes → Devis), lorsque vous déplacez le devis vers un statut à 100% (ex. Accepté), Mokapen ouvre rapidement une fenêtre modale proposant de créer la commande liée avec les mêmes articles, client, montants et conditions. Confirmez et en deux secondes vous avez une commande prête avec son propre code séquentiel, liée au devis source.
• Déclenché par l'acceptation en ligne — si le client accepte via OTP depuis le lien public, le devis passe automatiquement à Accepté et la même proposition de commande se déclenche. Zéro action manuelle de votre part, sauf confirmer la fenêtre modale.
• Manuelle — depuis le devis, bouton + Créer et lier → Commande. Utilisez-le quand l'automatisation ne se déclenche pas (ex. vous avez clôturé le statut avant que l'automatisation soit active) ou quand vous souhaitez créer une commande partielle par rapport au devis.

Dans tous les cas le devis original reste dans le système (il n'est pas supprimé ni déplacé) et est lié à la commande via l'onglet Connexions : depuis l'un vous voyez l'autre. Cela compte pour l'historique — la fiche client affichera «offre envoyée en mars, acceptée en avril, commande émise en avril» sans que vous ayez rien écrit à la main. Pour les détails de gestion des commandes voir le guide des Commandes.

Pipeline et statuts : modéliser votre processus commercial

La pipeline est le chemin qu'un devis parcourt du début à la fin — les phases (ou statuts) qu'il traverse, chacun avec une signification précise dans votre vente. Mokapen en inclut une par défaut qui fonctionne pour 90% des cas, mais si vous avez des processus particuliers vous pouvez la personnaliser ou en créer plusieurs.

La pipeline par défaut

Par défaut, les devis disposent d'une pipeline unique avec six statuts couvrant le cycle de vie commercial typique :

• Brouillon (10%) — le devis est en cours de préparation, encore interne, non envoyé au client.
• Envoyé (20%) — vous l'avez envoyé, maintenant vous attendez.
• En révision (60%) — le client a répondu, évalue, peut-être discute des modifications.
• Accepté (100%) — l'affaire est gagnée.
• Refusé (0%) — l'affaire est perdue.
• Expiré (0%) — l'offre s'est terminée sans réponse au-delà de sa validité.

Les pourcentages à côté de chaque statut — ce que nous appelons «progression» — ne sont pas décoratifs : ils affectent la barre de progression sur les cartes Kanban et déterminent quels statuts sont considérés comme «gagnés» (100%) ou «perdus/clos» (0%). Les automatisations Mokapen s'accrochent à ces valeurs : quand un devis atteint 100%, la proposition de commande se déclenche.

Personnaliser les statuts

Si le processus standard ne convient pas — peut-être travaillez-vous sur des appels d'offres publics avec des phases comme «Expression d'intérêt → Documentation → Attribution», ou vous gérez des projets avec une phase «Validation technique» avant l'acceptation commerciale — vous pouvez modifier les statuts dans Paramètres → Ventes → Devis → Pipeline et statuts.

Là vous ajoutez de nouveaux statuts, renommez les existants, les réordonnez (l'ordre détermine la séquence des colonnes Kanban), et définissez la valeur de progression (0–100%) pour chacun. Conseil pratique : utilisez la progression de façon cohérente — 100% uniquement pour les statuts représentant une victoire certaine, 0% uniquement pour les statuts de clôture définitive. Les statuts intermédiaires (20%, 50%, 80%) doivent indiquer à quel point vous êtes «proche» de la victoire de façon crédible — pour que les rapports de prévision (montant × probabilité) donnent des chiffres réalistes.

Pipelines multiples pour des processus différents

Si vous avez des canaux de vente différents avec une logique d'affaire différente — B2B long avec plus de phases, B2C rapide avec peu de phases, appels d'offres avec une bureaucratie spécifique — vous pouvez créer des pipelines distinctes, chacune avec ses propres statuts. Sur la page Kanban, le menu pipeline en haut vous permet de choisir laquelle vous visualisez ; basculez d'un clic.

Pour créer une nouvelle pipeline, allez dans Paramètres → Ventes → Devis → Pipeline et statuts, ou directement depuis le menu pipeline dans le Kanban (où vous trouvez «Nouvelle pipeline»). Les pipelines peuvent être restreintes à des équipes spécifiques de l'organisation : seule l'équipe commerciale «Enterprise» voit la pipeline «Grands comptes», l'équipe «PME» voit la sienne. Utile pour les grandes organisations avec des départements séparés.

Automatisations de pipeline

Dans les paramètres de pipeline vous trouvez deux automatisations à connaître car elles changent la façon dont les devis se comportent automatiquement :

• Créer une commande à la clôture (actif par défaut) — quand un devis atteint un statut à 100%, Mokapen propose de générer immédiatement la commande liée. Nous l'avons abordé dans «Transformer un devis en commande». Si vous ne l'utilisez pas (parce que vous gérez les commandes dans un ERP externe), vous pouvez le désactiver.
• Déplacer le statut après acceptation du client (actif par défaut) — quand un client accepte un devis depuis le lien OTP public, Mokapen le déplace automatiquement vers le statut «gagné» que vous configurez. Par défaut il va vers le premier statut à 100% qu'il trouve (Accepté), mais vous pouvez en spécifier un différent, utile si vous avez une étape intermédiaire comme «Accepté en attente de contrat» avant le statut final.

Synchronisation avec le logiciel de facturation

Mokapen est un CRM et un outil d'offre commerciale, pas un logiciel de facturation : la facturation électronique, les registres de TVA, la comptabilité générale sont gérés par votre ERP (Fatture in Cloud, votre comptable avec son logiciel, ou un ERP dédié). Pour que vous ne soyez pas obligé de saisir les données deux fois, il y a un onglet Sync sur la fiche devis et dans le module Intégrations de l'organisation.

L'intégration la plus aboutie est avec Fatture in Cloud : tous les détails dans le guide dédié à Fatture in Cloud. En résumé, si vous connectez votre compte FIC à Mokapen, les fiches clients, les produits du catalogue, les services et les commandes (avec leurs lignes d'articles) transitent de Mokapen vers Fatture in Cloud — où ils deviennent ensuite des factures électroniques. La direction est configurable : vous pouvez décider de déplacer les données dans un sens uniquement, ou dans les deux.

Sur le devis individuel, l'onglet Sync affiche l'état de la fiche par rapport à l'intégration : si elle est synchronisée, quand la dernière opération a réussi, s'il y a eu des erreurs. Si le devis a été transformé en commande, la synchronisation concerne principalement la commande — c'est là que les données comptent pour le cycle fiscal.

Les fiches clients sont rapprochées entre les deux systèmes en utilisant le numéro de TVA et le code fiscal comme clés anti-doublon, de sorte que si vous avez «Client Beta» déjà dans Fatture in Cloud et créez un devis dans Mokapen pour le même client, le système reconnaît qu'il s'agit de la même fiche sans la dupliquer.

Sections connexes

Le devis ne vit pas en isolation : il y a d'autres zones Mokapen autour de lui qui valent la peine d'être connues pour vraiment l'utiliser.

• Connexions — liez le devis à des opportunités, des commandes, des tâches de suivi, des tickets de support, d'autres devis liés. Chaque connexion est bidirectionnelle (depuis le devis vous voyez la tâche, depuis la tâche vous voyez le devis). Quand vous ouvrez la fiche client six mois plus tard, vous reconstituez d'un coup d'œil tout ce qui s'est passé.
• Pièces jointes — joignez des spécifications, des cahiers des charges techniques, des brouillons de contrat, des captures d'écran que le client vous a envoyées au devis. Elles restent sur la fiche devis et sont trouvables en recherchant dans les fichiers de l'organisation.
• Mises à jour — le journal (ou journal d'activité) est l'historique complet de tout ce qui s'est passé avec le devis : quand il a été créé, qui a changé quoi et quand, chaque e-mail envoyé (avec les destinataires), chaque acceptation client (avec IP et date). Utile forensiquement : s'il y a une discussion sur «ce que nous avons dit», le journal donne la réponse avec les données.
• Étiquettes — classification libre pour filtrer et rechercher rapidement : «Enterprise», «Renouvellement», «À relancer», «Complexe», quelle que soit la taxonomie qui a du sens pour vous. Les filtres de la page Devis fonctionnent très bien avec les étiquettes.

Paramètres des devis

Les paramètres sont accessibles aux administrateurs et propriétaires de l'organisation, et se trouvent dans Paramètres → Ventes → Devis. Il y a trois zones principales :

• Pipeline et statuts — nous l'avons déjà abordé : définir les phases, la progression, les automatisations.
• Configuration des champs — quels champs afficher sur la fiche devis, dans quel ordre, lesquels sont obligatoires. Vous pouvez aussi ajouter des champs personnalisés (nombres, textes, dates, listes) pour capturer des informations spécifiques à votre activité : un «CIG» pour les appels d'offres publics, un «code projet interne», une date d'installation prévue. Ils apparaissent sur la fiche, dans les colonnes de la vue Liste (si vous les ajoutez), et dans les filtres.
• Configuration des colonnes Liste — quelles informations voir en vue Liste et dans quel ordre. Vous pouvez les modifier à la volée depuis la vue Liste avec Actions → Modifier les colonnes, sans aller dans les paramètres.

En dehors de la zone devis mais importantes pour le bon fonctionnement, il y a deux autres configurations :

• Taux de taxes (Paramètres → Ventes → Taxes) — si vous n'en avez pas configuré au moins un, vous ne pouvez pas créer d'articles.
• Modèles de document (menu Modèles de l'organisation) — où vous personnalisez les modèles PDF abordés dans «Design du document».

Rapports des devis

Le Kanban et la Liste servent à travailler sur des devis individuels ; pour comprendre la performance globale — combien de devis vous avez faits dans le trimestre, qui est le commercial le plus performant, quels produits se retrouvent le plus souvent dans les offres, quel est le taux de conversion devis→commande — il y a des rapports dédiés, accessibles depuis la page Rapports des devis (requiert le plan Premium).

Les rapports disponibles couvrent les vues analytiques les plus utiles dans un cycle de vente :

• Répartition par statut — combien de devis se trouvent dans chaque phase de pipeline : essentiel pour repérer les goulots d'étranglement.
• Répartition par pipeline — si vous en utilisez plusieurs, voyez comment le travail se répartit entre les canaux.
• Performance par responsable — nombre de devis et volume économique par commercial.
• Articles les plus devisés — quels produits/services se retrouvent le plus souvent dans les offres. Une mine d'or pour comprendre ce que le marché demande vraiment.
• Devis par client — qui vous avez couverts et pour quelle valeur.
• Volumes économiques par période — tendances mensuelles, trimestrielles, annuelles.
• Marge et markup — rentabilité des offres. Ne fonctionne que si vous avez renseigné les coûts unitaires sur les lignes d'articles : sans coûts, le rapport reste vide.

Comme pour tout Mokapen, les rapports respectent les permissions de l'organisation : chaque utilisateur ne voit que les fiches auxquelles il a accès selon son rôle. Un commercial ne voit pas automatiquement les devis de ses collègues sauf si les permissions le permettent — utile pour les équipes avec des dynamiques concurrentielles internes ou des données sensibles.