Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po ofertach

Oferta to Twoja pisemna propozycja dla klienta: oferta z cenami, rabatami, VAT i warunkami. W Mokapen oferta to nie plik Word zapomniany w folderze. To żywy dokument, powiązany z kontaktem i firmą, śledzony w CRM, który możesz wysłać e-mailem z linkiem do akceptacji online i zamienić w zamówienie jednym kliknięciem, gdy klient wyrazi zgodę.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez codzienne użytkowanie: przygotowanie profesjonalnej oferty w kilka minut, wysłanie jej do klienta, uzyskanie akceptacji bez konieczności dzwonienia i wiedza w każdej chwili, na jakim etapie jest każda transakcja. Znajdziesz tu również ustawienia umożliwiające dostosowanie pipeline'ów, szablonów PDF i automatycznych zachowań — są w ostatnich sekcjach, ale nie musisz niczego dotykać, żeby zacząć: domyślne wartości działają od razu.

Obszar ofert znajduje się w menu Sprzedaż → Oferty. Wymaga planu Large z aktywną aplikacją Sprzedaż i skonfigurowanymi stawkami podatkowymi na poziomie organizacji (jednorazowo, w Ustawienia → Sprzedaż → Podatki).

Jak oferty wpisują się w resztę Twojej pracy

Zanim przejdziemy do szczegółów technicznych, warto zrozumieć, gdzie oferta wpisuje się w proces sprzedaży — bo właśnie to sprawi, że będziesz używać Mokapen zamiast z nim walczyć.

W typowym scenariuszu klient trafia do systemu jako kontakt (być może z formularza na stronie, targów lub polecenia). Gdy pojawia się konkretna szansa sprzedaży — "chcą wiedzieć koszt rocznej konserwacji", "pytają o instalację", "oceniają odnowienie" — otwierasz szansę sprzedaży, aby śledzić transakcję (szacowana kwota, prawdopodobieństwo, kiedy spodziewasz się zamknięcia). Jeśli transakcja wymaga formalnej oferty z cenami, przygotowujesz ofertę: tutaj wymieniasz pozycje, stosujesz rabaty i definiujesz warunki. Klient akceptuje, a oferta staje się zamówieniem — punktem, od którego Twój księgowy lub ERP może wystawić fakturę.

Możesz pomijać kroki: nie każdy korzysta z szans sprzedaży (mała agencja może przejść bezpośrednio do oferty po pierwszym kontakcie). Ważne jest zrozumienie, że oferta dziedziczy i zasila wszystko inne: gdy otwierasz ją z rekordu firmy już w Twoim katalogu, dane odbiorcy (adres, NIP, dedykowany rabat) wypełniają się automatycznie; gdy klient zaakceptuje, system może automatycznie zaproponować utworzenie powiązanego zamówienia bez ponownego wprowadzania czegokolwiek.

Praktyczna zaleta jest następująca: gdy ktoś z zespołu otwiera kontakt klienta sześć miesięcy później, widzi pełną historię handlową — wysłane oferty, które zostały zaakceptowane, a które nie, jakie rabaty zastosowano, jakie pozycje były uwzględnione. Żaden wspólny plik Excel, żaden folder "oferty 2026" do przeszukiwania.

Przypadki użycia

• Konsulting: linie usług rozliczane godzinowo/dziennie, warunki płatności w bloku warunków handlowych, markowy PDF z szablonem Twojej organizacji.
• Odsprzedaż produktów: pozycje katalogowe z ceną i VAT; automatyczny rabat klienta, jeśli skonfigurowany w firmie.
• Oferta mieszana: kombinacja produktów + usług + linia rabatu procentowego (ogólna pozycja %).
• Integracja podatkowa: synchronizacja z Fatture in Cloud w celu ujednolicenia klientów, katalogu i zamówień na potrzeby e-fakturowania.

Strona Oferty: gdzie zaczyna się każdy dzień

Gdy przechodzisz do Sprzedaż → Oferty, trafiasz na tablicę Kanban: tablicę podzieloną na kolumny, gdzie każda kolumna to etap Twojego procesu sprzedaży (Szkic, Wysłana, W trakcie oceny, Zaakceptowana, Odrzucona, Wygasła). Każda oferta to karta w kolumnie odpowiadającej jej bieżącemu etapowi. Na pierwszy rzut oka widzisz, ile ofert czeka na odpowiedź, ile jest w negocjacji i ile jest zamkniętych.

To właściwy widok do codziennej pracy: otwierasz Mokapen rano, patrzysz na kolumnę "Wysłana" — to są oczekujące oferty, może warto je podjąć. Patrzysz na "W trakcie oceny" — to są gorące transakcje, te, nad którymi klient aktywnie pracuje. Kolumna "Zaakceptowana" pokazuje Twoje sukcesy w danym okresie z łączną kwotą na górze kolumny.

Na górze znajdziesz dwa narzędzia, z których będziesz często korzystać: selektor pipeline'u (jeśli masz różne procesy sprzedaży — np. B2B vs B2C — każdy ma własny pipeline z własnymi etapami) i przycisk Filtry. Filtry zawężają widok: tylko oferty dla określonego klienta, powyżej określonej kwoty, należące do określonego handlowca, z określonym tagiem. Jeśli często stosujesz tę samą kombinację (na przykład: "tylko moje, powyżej €10 000, z ostatnich 30 dni"), zapisz ją jako zapisany filtr i przywoływuj go jednym kliknięciem za każdym razem.

Gdy chcesz przenieść transakcję do następnego etapu, nie musisz otwierać oferty: przeciągnij kartę z kolumny "Wysłana" do "W trakcie oceny" a status się zaktualizuje. To szybki sposób pracy podczas spotkań sprzedażowych: cały pipeline widoczny, przesuwasz rzeczy razem, aby odzwierciedlić to, co wydarzyło się w tygodniu.

Przycisk + Oferta w prawym górnym rogu otwiera edytor do tworzenia nowej oferty — patrz sekcja "Tworzenie oferty" poniżej.

Strony i widoki

Strona Oferty oferuje dwa sposoby przeglądania tych samych danych, zaprojektowane na różne momenty pracy. Filtry i aktywny pipeline pozostają takie same po przełączeniu między nimi: jeśli w Kanbanie przeglądasz tylko oferty Acme, na Liście widzisz tylko te, bez ponownego stosowania czegokolwiek.

Widok Kanban (domyślny)

Tablica podzielona na kolumny, gdzie każda kolumna to etap pipeline'u (Szkic, Wysłana, W trakcie oceny, Zaakceptowana, Odrzucona, Wygasła), a każda oferta to karta w kolumnie odpowiadającej jej etapowi. Na pierwszy rzut oka widzisz, ile ofert czeka na odpowiedź, ile jest w negocjacji, ile jest zamkniętych — z łączną kwotą na górze każdej kolumny. Aby posunąć transakcję do przodu, przeciągnij kartę z jednej kolumny do drugiej: status aktualizuje się bez otwierania oferty.

Widok listy

Klasyczna tabela: jeden wiersz na ofertę, konfigurowalne kolumny (kod, klient, kwota, status, właściciel, data, tagi i inne, których potrzebujesz). Sortuj klikając nagłówek kolumny — przydatne do znajdowania ofert o najwyższej wartości lub tych, które wkrótce wygasną — i zaznaczaj wiele wierszy za pomocą pól wyboru do operacji zbiorczych: zmiana właściciela 20 ofert jednocześnie, archiwizacja partii na koniec roku, eksport danych do CSV dla księgowości.

Który używać, jak i kiedy

Ogólna zasada: Kanban do pracy (posuwanie transakcji do przodu, otwieranie, komentowanie, zarządzanie pipeline'em podczas spotkań sprzedażowych), Lista do przeglądu i korygowania (przeglądanie liczb, sortowanie według kwoty, zbiorcze edycje, eksport, analiza). Przełączaj między nimi za pomocą selektora w prawym górnym rogu.

Karta oferty

Gdy klikniesz kartę w Kanbanie (lub wiersz na Liście), oferta się otwiera. Jeśli masz plan Premium, możesz przełączyć się na pełną stronę za pomocą ikony rozwinięcia na górze — przydatne, gdy pracujesz nad długimi ofertami z wieloma pozycjami lub szczegółowymi warunkami.

Na górze znajdziesz kod oferty (np. #3-2026) i tytuł. Kod to numer sekwencyjny identyfikujący ofertę — patrz dedykowana sekcja, aby zrozumieć, jak to działa. Tytuł to opis, który mu nadajesz, na przykład "Propozycja konserwacji instalacji 2026 — klient Acme": pomaga szybko go rozpoznać, ale nie pojawia się jako taki w PDF.

Poniżej tytułu znajduje się pasek akcji z operacjami, z których korzystasz najczęściej. Stamtąd zmieniasz status pipeline'u (lista rozwijana ze wszystkimi etapami), ustawiasz prywatność (kto może to widzieć w organizacji), dodajesz tagi do klasyfikacji, dołączasz pliki i robisz prywatne notatki. Jest też przycisk Kopiuj link, aby udostępnić wewnętrznie odniesienie do oferty, i menu Opcje (trzy kropki) z rzadziej używanymi akcjami: Klonuj, Archiwizuj, Usuń.

Najważniejszy przycisk na pasku to + Utwórz i połącz: stąd szybko tworzysz powiązane zadanie ("zadzwoń do klienta w piątek"), spotkanie ("rozmowa przeglądowa"), zamówienie (gdy klient zaakceptuje) lub inną encję Mokapen. Powiązanie jest tworzone automatycznie — wszystko znajdziesz razem na karcie oferty i na karcie klienta.

Reszta karty jest zorganizowana w bloki reprezentujące samą ofertę: odbiorca, nadawca, dane handlowe, pozycje, sumy, projekt dokumentu, warunki handlowe, powiązania i synchronizacja z oprogramowaniem zewnętrznym. Każdy z nich omawiamy w kolejnych sekcjach.

Kod oferty: automatyczna numeracja (i jak ją zmienić)

Każda oferta ma unikalny kod służący dwóm celom: identyfikacji wewnętrznej (w Kanbanie, listach, powiązaniach) i pojawianiu się w PDF wysyłanym do klienta jako "numer referencyjny oferty".

Mokapen generuje kod automatycznie, gdy zapisujesz ofertę, która go nie ma: pobiera numer sekwencyjny bieżącego roku i dołącza rok w formacie NUMER-ROK. Pierwsza oferta 2026 będzie 1-2026, druga 2-2026 i tak dalej. Każdego 1 stycznia licznik resetuje się do 1.

Jeśli zmienisz datę oferty na poprzedni rok (być może wystawiasz ofertę z datą wsteczną pod koniec grudnia ze względów księgowych), kod regeneruje się tak, aby pasował do roku daty: oferta datowana na 2025 → kod N-2025.

Możesz też ustawić kod ręcznie: kliknij kod w nagłówku, wpisz co chcesz, zapisz. Przydatne w dwóch typowych przypadkach: importujesz oferty z poprzedniego systemu i chcesz zachować historyczną numerację; lub Twój księgowy lub ERP wymaga numeracji z określonymi prefiksami/sufiksami (jak PREV-2026-005). Mokapen akceptuje dowolny format, ale pamiętaj, że kody poza standardowym schematem (NUMER-ROK tylko) nie są liczone dla automatycznej sekwencji — więc jeśli ręcznie wprowadzisz PREV-2026-005, następna automatycznie wygenerowana oferta nie stanie się PREV-2026-006, ale zacznie od następnego wolnego numeru w automatycznej sekwencji.

Uważaj na duplikaty: Mokapen nie blokuje tworzenia dwóch ofert z tym samym kodem, jeśli wymuszasz to ręcznie. Jeśli pracujesz w zespole, lepiej pozostawić automatyczną numerację i interweniować tylko gdy naprawdę jest to potrzebne.

Odbiorca i nadawca: kto kupuje i kto sprzedaje

Oferta ma dwie "twarze" pojawiające się na górze PDF: nadawca (Ty, Twoja organizacja) i odbiorca (klient).

Nadawca jest wstępnie wypełniony z ustawień Twojej organizacji: nazwa, adres, NIP, e-mail, logo. Nie musisz nic robić: jeśli poprawnie skonfigurowałeś dane organizacji, każda oferta je już posiada. Możesz je nadal modyfikować w indywidualnej ofercie, jeśli wymaga tego szczególny przypadek (oddział wystawiający z innymi danymi).

Odbiorca to to, co ustawiasz, i tu dzieje się magia, jeśli klient jest już w Twoim katalogu. Wybierając firmę z listy rozwijanej, Mokapen automatycznie ładuje nazwę, adres, NIP, główny e-mail i telefon do bloku odbiorcy. Jeśli powiążesz też konkretny kontakt w firmie (referent, nabywca, technik), jego imię i nazwisko oraz e-mail stają się osobistym odniesieniem dla oferty — przydatne przy wysyłaniu e-mailem i akceptacji online, które użyją dokładnie tego adresu.

Jeśli klient nie istnieje jeszcze w katalogu, wpisując jego nazwę w polu firmy Mokapen oferuje możliwość utworzenia go w locie. W takim przypadku rekord jest tworzony z minimalnymi danymi, które wprowadzasz w ofercie — możesz go uzupełnić później z Katalogu.

Ważny szczegół handlowy: jeśli firma klienta ma skonfigurowany dedykowany rabat w swoim rekordzie (w Katalog → Firma → Dedykowany rabat), gdy powiążesz ją z ofertą, rabat jest ładowany automatycznie i stosowany do wszystkich pozycji. Nie musisz go pamiętać za każdym razem — jeśli "Klient Beta zawsze dostaje 15%", Mokapen pamięta za Ciebie.

Pozycje: budowanie oferty handlowej

Pozycje to serce oferty: wiersze opisujące klientowi, co proponujesz i ile to kosztuje. Każdy wiersz ma tytuł, ilość, cenę jednostkową, stawkę VAT i sumę. Wszystko inne — rabaty, obliczenie netto/brutto, marża, podatki — jest obliczane w czasie rzeczywistym podczas pracy.

Gdy klikniesz + Pozycja, otwiera się okno modalne z pierwszym wyborem: jaki typ wiersza chcesz dodać. Jest pięć opcji, a różnica między nimi nie jest kosmetyczna — zmienia to, co wiersz reprezentuje w ofercie.

Pięć typów pozycji

Każdy wiersz może być jednym z pięciu typów, a wybór zmienia to, co wiersz reprezentuje w ofercie:

• Usługa — pobiera z katalogu Usług. Użyj, gdy proponujesz coś niematerialnego (konsulting, subskrypcja, interwencja dzienna). Wybierz usługę z menu, a cena, VAT, kod i opis są wstępnie wypełniane z katalogu. Możesz je nadal modyfikować w wierszu, jeśli dla tego konkretnego klienta stosujesz inną cenę: katalog pozostaje niezmieniony.
• Produkt — działa tak samo jak Usługa, ale pobiera z katalogu Produktów: sprzęt, materiały, licencje oprogramowania, cokolwiek namacalnego lub z SKU.
• Pozycja ogólna — wolny wiersz: bez powiązania z katalogiem, wpisujesz tytuł, cenę i ilość ręcznie. Idealne dla okazjonalnych pozycji, które nie mają sensu w katalogu ("Podróż do Warszawy", "Jednorazowa konfiguracja początkowa", "Graficzna personalizacja logo").
• Pozycja ogólna % — wiersz obliczany: wprowadź wartość procentową (dodatnią lub ujemną), a Mokapen oblicza kwotę jako procent wartości netto poprzednich wierszy. Klasycznym przypadkiem użycia jest rabat w zamówieniu ("Rabat lojalnościowy −10%" po wymienieniu wszystkich pozycji) lub dopłata ("Usługa pilna +15%"). Liczba przelicza się w czasie rzeczywistym, jeśli dodasz wiersz powyżej lub zmienisz cenę.
• Pozycja tylko tekstowa % — jak poprzednia, ale bez obliczonej kwoty: pokazuje tylko etykietę w dokumencie. Użyj, gdy chcesz poinformować klienta o czymś bez wpływu na sumy ("Rabat już wliczony w ceny", "Obniżony VAT na niektóre pozycje").

Co wypełniasz w każdym wierszu

Niezależnie od typu, każdy wiersz pozycji ma te same pola do wypełnienia (z niewielkimi różnicami dla typów %):

• Tytuł i notatka — to, co klient czyta w PDF. Tytuł to główna linia ("Rutynowa konserwacja serwera"), notatka to opis poniżej ("Obejmuje dwie kwartalne wizyty, zarządzanie zgłoszeniami, aktualizacje bezpieczeństwa"). Jeśli wybrałeś z katalogu, jest wstępnie wypełniony; jeśli ogólny, piszesz go sam.
• Ilość i cena jednostkowa — tworzą sumę wiersza. Domyślna ilość to 1, więc dla jednorazowej usługi wystarczy podać cenę. Dla wierszy zużycia (godziny, dni, licencje) wprowadź rzeczywistą ilość.
• Stawka VAT — wybrana z menu spośród skonfigurowanych w Twojej organizacji (Ustawienia → Sprzedaż → Podatki). Jeśli nie skonfigurowałeś jeszcze stawek, Mokapen ostrzega przed tworzeniem pozycji. System domyślnie przyjmuje stawkę produktu/usługi z katalogu lub standardową stawkę Twojego kraju, jeśli ogólna.
• Rabat wiersza — procent rabatu na pojedynczą pozycję (0–100%): przydatne gdy dajesz specjalną cenę na jedną pozycję bez dotykania pozostałych. Różni się od rabatu klienta i rabatu dokumentu — patrz poniżej.
• Koszt jednostkowy — pole wewnętrzne, niewidoczne dla klienta: używane do obliczania marży i narzutu. Jeśli je wypełnisz, oferta pokazuje, ile zarabiasz na tym wierszu. Nie jest obowiązkowe, ale jeśli pracujesz z cienkimi marżami lub chcesz zrozumieć rentowność oferty, warto je wprowadzić przynajmniej dla głównych pozycji.

Ceny netto czy brutto: co wybrać

Nad listą pozycji znajduje się przełącznik "Użyj cen brutto". To nie jest szczegół techniczny: zmienia znaczenie liczby, którą wpisujesz w polu ceny.

• Ceny netto (domyślnie) — wprowadzasz cenę bez VAT. Jeśli wpiszesz €100 w wierszu z VAT 23%, klient widzi €100 netto + €23 VAT = €123 łącznie. To jest standardowe zachowanie B2B: Twój kontrahent myśli w cenach netto, ponieważ odlicza VAT.
• Ceny brutto — wprowadzasz cenę włącznie z VAT. Jeśli wpiszesz €123 w wierszu z VAT 23%, Mokapen podzieli to: €100 netto, €23 VAT. To jest naturalne zachowanie B2C: prywatny klient chce wiedzieć, ile płaci przy kasie, nie obchodzi go podział.

Przełącznik stosuje się do całej oferty: nie możesz mieć jednych wierszy netto, a innych brutto. Wybieraj na podstawie klienta: jeśli jest to firma, prawie zawsze netto; jeśli konsument końcowy, prawie zawsze brutto.

Rabaty: jak łączą się trzy poziomy

System rabatów Mokapen jest potężny, ale wymaga zrozumienia, ponieważ działa na trzech nakładających się poziomach stosowanych kaskadowo (nie sumują się). Wyjaśniam kolejność na konkretnym przykładzie.

Wyobraź sobie przygotowanie oferty netto na €1 000 (jeden wiersz) dla klienta z 10% dedykowanym rabatem w jego rekordzie, stosując 5% rabat wiersza i dodając 3% rabat dokumentu na końcu, aby zamknąć transakcję. Obliczenie przebiega następująco:

1. Zaczynasz od €1 000.
2. Stosujesz 10% rabatu klienta (z rekordu firmy) → €900.
3. Stosujesz 5% rabatu wiersza → €855.
4. Stosujesz 3% ręcznego rabatu dokumentu → €829,35.
5. Obliczasz VAT od końcowej kwoty.

Trzy rabaty nie dają łącznie 18%: stosowane kaskadowo dają matematycznie inny wynik i inne kwoty.

W praktyce rzadko będziesz używać wszystkich trzech jednocześnie. Typowy wzorzec to:

• Rabat klienta — automatyczny dla lojalności, ustawiony raz w rekordzie firmy i stosowany do wszystkich jej ofert.
• Rabat wiersza — taktyczny na pojedynczych pozycjach, gdy dajesz specjalną cenę na jedną pozycję bez dotykania pozostałych.
• Ręczny rabat dokumentu — "ostatnia dźwignia" do zamknięcia negocjowanej transakcji w ostatniej rundzie.

Blok sum w ofercie pokazuje każdy poziom osobno, więc zawsze wiesz, co zastosowałeś i dlaczego. Ręczny rabat dokumentu jest włączany z panelu "Dodaj rabat" pojawiającego się poniżej pozycji: dopóki go nie aktywujesz, oferta działa tylko z rabatami klienta i wiersza.

Zmiana kolejności, edytowanie, usuwanie wierszy

Wiersze można przeciągać, aby zmienić kolejność: kolejność widoczna na ekranie to kolejność, jaką klient zobaczy w PDF. Umieść główne pozycje jako pierwsze, następnie akcesoria, a potem rabaty procentowe — aby oferta dobrze się czytała.

Aby edytować wiersz, kliknij ikonę edycji: to samo okno tworzenia ponownie się otworzy. Aby go usunąć, ikona kosza. Mokapen nie prosi o potwierdzenie przy usuwaniu wierszy (odtworzenie zajmuje sekundy), ale jeśli pracujesz nad ważną ofertą, warto regularnie zapisywać.

Sumy: co widzi klient i co widzisz tylko Ty

Blok sum na dole zakładki pozycji pokazuje całą matematykę oferty. Pozycje widoczne dla klienta w PDF to:

• Suma netto — suma podstaw opodatkowania wierszy.
• Rabaty zastosowane — jeden po drugim, jeśli są różne typy.
• Podatki — rozdzielone według stawki VAT.
• Suma brutto — końcowa kwota, którą widzi klient.

Są też trzy pozycje, które widzisz tylko wewnętrznie i które nigdy nie pojawiają się w PDF. Pojawiają się tylko jeśli wypełniłeś koszt jednostkowy w wierszach:

• Marża — różnica między ceną netto a łącznym kosztem.
• Marża % — marża w stosunku do ceny sprzedaży.
• Narzut % — marża w stosunku do kosztu.

To Twoje wewnętrzne wskaźniki rentowności, przydatne do decydowania, czy możesz jeszcze obniżyć cenę, aby zamknąć transakcję.

Projekt dokumentu: szablony PDF i jak je dostosować

PDF, który otrzymuje klient, nie jest za każdym razem tworzony przez Mokapen od zera: zaczyna od szablonu definiującego układ, kolory, pozycję logo, strukturę tabeli pozycji, gdzie trafia podpis. Na karcie oferty znajdziesz blok Projekt z listą rozwijaną do wyboru szablonu.

Szablony systemowe (gotowe do użycia)

Mokapen zawiera cztery domyślne szablony — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — z różnymi układami. Różnią się umiejscowieniem logo (lewy górny róg, wyśrodkowane, prawy), stylem tabeli pozycji (z lub bez naprzemiennych wierszy, z obramowaniami lub tylko separatorami), układem bloku nadawca/odbiorca, pozycją bloku podpisu. Są już skonfigurowane i automatycznie używają danych Twojej organizacji (logo, kolory, dane podatkowe).

Jeśli zaczynasz i nie masz czasu na dostosowywanie, wypróbuj cztery standardowe szablony z tą samą ofertą (wystarczy zmienić szablon i kliknąć Podgląd) i wybierz ten, który najbardziej Ci odpowiada. Wielu użytkowników zostaje przy standardowych szablonach przez lata bez problemów.

Niestandardowe szablony Twojej organizacji

Jeśli masz specyficzne potrzeby — precyzyjne kolory marki, układ wymagany przez Twoją branżę, dodatkowe bloki jak warunki gwarancji lub podpis elektroniczny — możesz tworzyć niestandardowe szablony w obszarze Szablony organizacji (menu boczne). Każdy szablon jest konkretnego typu (Oferta, Zamówienie, Faktura...) i definiuje strukturę dokumentu z dostosowywalnymi blokami.

Niestandardowy szablon pozwala Ci:

• Definiować, które bloki pokazywać i ich pozycję (nagłówek, nadawca, odbiorca, tabela pozycji, warunki, podpis, uwagi prawne).
• Ustawiać kolory, czcionki i styl tabeli zgodny z marką.
• Wstępnie ładować standardowy tekst do warunków handlowych: gdy tworzysz nową ofertę z tym szablonem, tekst warunków wypełnia się automatycznie klauzulami, które przygotowałeś (ważność, warunki płatności, odwołania regulacyjne).

Na liście szablonów organizacji możesz oznaczyć szablon jako domyślny: będzie proponowany automatycznie we wszystkich nowych ofertach. Przydatne, gdy cały zespół sprzedaży musi używać tego samego układu bez zastanawiania się nad tym.

Jeśli zmienisz szablon istniejącej oferty (na przykład dlatego, że ten klient wymaga innego układu) i zapiszesz, podgląd i pobieranie będą używać nowego projektu — bez dotykania pozycji, cen ani warunków, które już napisałeś.

Warunki handlowe: tekst swobodny oferty

W bloku Dokument znajdziesz edytor warunków handlowych: obszar tekstu sformatowanego (pogrubienie, kursywa, listy, linki, tabele), gdzie piszesz wszystko wokół pozycji i liczb. Warunki płatności ("30 dni od daty faktury"), ważność oferty ("ważna do 31/03/2026"), klauzule poufności, terminy dostawy, gwarancje, kary, odwołania regulacyjne.

Jeśli ustawiłeś szablon z wstępnie załadowanymi warunkami, edytor wypełnia się przy tworzeniu oferty — edytujesz tylko to, co jest potrzebne dla konkretnego przypadku. Jeśli szablon nie ma wstępnie załadowanych warunków, zaczynasz od pustego miejsca i piszesz swobodnie.

Tekst warunków pojawia się w PDF poniżej tabeli pozycji, przed blokiem podpisu. Nie jest indeksowany ani analizowany przez Mokapen: to czysta treść dokumentu, formatowanie widoczne w edytorze jest tym, co widzi klient.

Podgląd, pobieranie i wysyłanie do klienta

Gdy oferta jest gotowa — pozycje wprowadzone, warunki napisane, klient powiązany — czas dostarczyć ją klientowi. Mokapen daje Ci trzy ścieżki, od najprostszej do najbardziej profesjonalnej.

Podgląd: sprawdź przed wysłaniem

Przycisk Podgląd w prawym górnym rogu karty pokazuje PDF dokładnie tak, jak zobaczy go klient, bezpośrednio w przeglądarce w formacie A4. Nie generuje pliku do pobrania: to renderowanie na bieżąco dokumentu z aktualnymi danymi i szablonem.

Używaj go zawsze przed wysłaniem. W dwie sekundy ujawnia rzeczy, które umykają podczas przeglądania karty: tytuł pozycji obcięty za długi, notatka słabo zawijana, logo umieszczone w sposób, który nie podoba Ci się przy tym szablonie, błędna stawka VAT w wierszu. Edytuj, zapisz, otwórz podgląd ponownie — iteruj do momentu satysfakcji.

Ważny szczegół: podgląd odzwierciedla zapisany stan oferty. Jeśli właśnie zmieniłeś pozycje lub warunki i nie zapisałeś, podgląd może nie pokazywać ostatnich zmian. Zapisz i spróbuj ponownie.

Pobieranie: PDF lub Word

Przycisk Pobierz otwiera menu z dwiema opcjami: PDF i Word (docx). PDF to standardowy format dostarczania — nie edytowalny przez klienta, profesjonalny, uniwersalny. Nazwa pliku jest automatycznie komponowana jako NazwaNadawcy - KodOferty.pdf (przykład: "Acme Sp.z o.o. - 3-2026.pdf"), więc gdy klient zapisze go na komputerze, jest już zidentyfikowany.

Word służy dwóm konkretnym przypadkom: gdy musisz ręcznie dostosować dokument przed wysłaniem (dodać niestandardowy akapit, którego nie chcesz w systemie) lub gdy klient prosi o edytowalny format, ponieważ integruje go w większym dokumencie. Uwaga: wyeksportowany Word to migawka oferty — zmiany tam dokonane nie wracają do Mokapen.

Wysyłanie e-mailem: dostarcz bezpośrednio z oferty

Przycisk Wyślij e-mail otwiera okno modalne umożliwiające wysłanie oferty do klienta bez opuszczania Mokapen, z załączonym PDF i opcjonalnie linkiem do akceptacji online.

Odbiorca jest wstępnie wypełniony e-mailem powiązanego kontaktu lub firmy. Możesz dodać wielu odbiorców oddzielonych średnikami — przydatne gdy kontakt chce skopiować kierownika zakupów lub księgowego. Pole Od proponuje adresy e-mail skonfigurowane jako połączenia SMTP w organizacji: jeśli nie masz żadnego, Mokapen używa swojego adresu systemowego (e-mail dociera, ale z ogólnego adresu). Aby wyglądać profesjonalnie, warto połączyć przynajmniej jeden firmowy adres (info@, sprzedaz@, Twój osobisty) w sekcji połączeń e-mail.

Temat jest wstępnie wypełniony "Oferta {kod}" — zmień go jeśli wolisz coś bardziej konkretnego ("Nasza propozycja konserwacji na 2026 rok"). Treść jest już ustawiona ze standardowym pozdrowieniem, ale możesz ją całkowicie przepisać: Twoja ostatnia notatka handlowa, odniesienie do rozmowy, kolejne kroki.

Poniżej znajdziesz dwie ważne opcje:

• Załącz dokument PDF (aktywne domyślnie) — generuje PDF oferty i dołącza go do e-maila, aby klient zawsze miał kopię, nawet jeśli nie kliknie linku.
• Otrzymaj kopię BCC — wysyła Ci ukrytą kopię e-maila na Twój adres, przydatne do śledzenia dokładnie tego, co wysłałeś i kiedy.

Po wysłaniu zdarzenie jest rejestrowane w historii oferty (data, godzina, odbiorcy): nawet jeśli wrócisz do oferty trzy tygodnie później, wiesz dokładnie, kiedy ją wysłałeś.

Akceptacja online z OTP: uzyskaj zgodę w bezpieczny sposób

Klasyczna pięta achillesowa ofert to akceptacja. Klient pisze "ok, proszę kontynuować" i kończysz z ogólnym e-mailem w skrzynce odbiorczej bez wartości umownej, który możesz zgubić, co do którego nie masz pewności, czy obejmuje wszystkie pozycje oferty. Potem kłócisz się o to, kto co powiedział.

Mokapen rozwiązuje to za pomocą akceptacji online przez OTP: klient otrzymuje link, otwiera ofertę na stronie internetowej, otrzymuje kod weryfikacyjny e-mailem (aby mieć pewność, że to on, a nie ktoś inny), i potwierdza akceptację jednym kliknięciem. Wszystko jest rejestrowane w ofercie: data, godzina, adres IP, które wiersze zaakceptował.

Jak aktywować akceptację przy wysyłaniu

W oknie modalnym wysyłania e-maila, poniżej opcji PDF i BCC, znajdziesz blok "Publiczny link z akceptacją". Jeśli odbiorca ma prawidłowy e-mail w ofercie, system automatycznie proponuje jego aktywację. Masz dwa przełączniki:

• Wymagaj akceptacji — jeśli aktywne, e-mail otrzymany przez klienta zawiera link do publicznej strony oferty, gdzie może kliknąć "Zaakceptuj tę ofertę". Jeśli tego nie aktywujesz, link prowadzi tylko do strony podglądu (klient widzi ofertę i pobiera PDF, bez przycisku akceptacji).
• Częściowa akceptacja — jeśli aktywne, na stronie publicznej klient widzi pole wyboru przy każdym wierszu pozycji i może wybrać akceptację tylko niektórych pozycji. Użyj tego, gdy oferta jest modułowa ("Chcę tylko konserwację, nie przedłużenie gwarancji"). Jeśli to wyłączysz, klient może tylko zaakceptować wszystko lub nic — co często jest lepsze, bo wymusza jasny wybór i nie zmusza Cię do przeformułowania oferty dla nieakceptowanych pozycji.

Co przeżywa Twój klient po swojej stronie

Warto wiedzieć, co dzieje się po stronie klienta, ponieważ jest to ta część procesu, której nie widzisz, ale od której zależy wskaźnik akceptacji.

Klient otrzymuje Twój e-mail z załączonym PDF i linkiem. Klika link i otwiera się publiczna strona internetowa z ofertą pokazaną w formacie A4, dokładnie tak jak w PDF. Jest przycisk do pobrania PDF (do archiwizacji) i jeśli aktywowałeś akceptację, widoczny przycisk "Zaakceptuj tę ofertę".

Gdy klient kliknie "Zaakceptuj", Mokapen wysyła mu sześciocyfrowy kod na ten sam e-mail, na który otrzymał link (e-mail ustawiony jako odbiorca oferty). Klient sprawdza skrzynkę odbiorczą, otrzymuje kod, wprowadza go na stronie — i w tym momencie potwierdzenie jest zweryfikowane. Kod jest ważny przez godzinę, potem wygasa i musi być ponownie zażądany.

Jeśli aktywowałeś częściową akceptację, po weryfikacji kodu klient widzi listę pozycji z polem wyboru przy każdej: wybiera, co zaakceptować i potwierdza. Wiersze procentowe (automatyczne rabaty/dopłaty) są pomijane — byłoby dziwne akceptować je jeden po drugim.

Dużą zaletą tego przepływu jest to, że nie wymaga od klienta rejestracji w Mokapen. Jest szybki, działa na smartfonie, a weryfikacja OTP nadaje akceptacji wagę prawną (jest jak lekki podpis elektroniczny).

Co dzieje się w Mokapen gdy klient zaakceptuje

Akceptacja nie jest zdarzeniem, które przechodzi niezauważone: zmienia status oferty i rejestruje go w sposób możliwy do śledzenia.

Zaakceptowane wiersze pokazują zieloną ikonę potwierdzenia z datą akceptacji. W historii oferty pojawia się zdarzenie "Zaakceptowana przez klienta" z e-mailem klienta, który potwierdził, i adresem IP, z którego przyszło żądanie. Jeśli zostawiłeś domyślną automatyzację aktywną (ustawienia pipeline'u), status oferty automatycznie przesuwa się do "Zaakceptowana" — karta przesuwa się do ostatniej kolumny Kanbanu.

Jeśli masz też aktywną automatyzację "Utwórz zamówienie przy zamknięciu" (domyślnie tak), Mokapen oferuje natychmiastowe wygenerowanie powiązanego zamówienia z tymi samymi pozycjami, klientem i kwotami. Jedno kliknięcie, a oferta staje się zamówieniem gotowym do realizacji lub synchronizacji z ERP do fakturowania.

Przypadki brzegowe, które warto znać

• Oferta bez e-maila odbiorcy — akceptacja online nie jest dostępna, ponieważ Mokapen nie ma dokąd wysłać kodu OTP. Publiczny link nadal działa tylko do podglądu: przydatne do udostępniania PDF innymi kanałami (WhatsApp, czat, portal klienta), ale bez formalnego przepływu potwierdzenia.
• Wygasły lub zgubiony kod OTP — klient może zażądać nowego ze strony publicznej klikając ponownie "Wyślij kod". Poprzednie kody są automatycznie unieważniane.
• Akceptacja poza Mokapen — jeśli klient podpisał papierową kopię lub odpowiedział e-mailem jasnymi słowami, możesz ręcznie oznaczyć wiersze jako zaakceptowane z okna modalnego edycji wiersza pozycji, zaznaczając "Zaakceptowane przez klienta". Mniej możliwe do śledzenia niż ścieżka OTP, ale obejmuje przypadki, gdy klient po prostu nie chce korzystać z linku online.

Tworzenie oferty

Są dwa sposoby rozpoczęcia, a wybór zmienia ilość pracy, którą musisz wykonać.

• Metoda bezpośrednia — na stronie Oferty kliknij + Oferta w prawym górnym rogu, a otworzy się edytor na pełnej stronie. Odpowiednia gdy klient nie jest jeszcze powiązany z szansą sprzedaży lub kontaktem w katalogu (być może jest to żądanie od okazjonalnego kontaktu). Robisz wszystko tam: tworzysz rekord klienta wpisując jego nazwę, ustawiasz pozycje, warunki, zapisujesz.
• Metoda kontekstowa (zalecana) — otwórz kartę szansy sprzedaży, kontaktu lub firmy, nad którą pracujesz, i użyj + Utwórz i połącz → Oferta. Oferta rodzi się już powiązana z rekordem źródłowym, z odbiorcą, kontaktem i — jeśli obecny — dedykowanym rabatem wypełnionym automatycznie. Mało pól do dotknięcia, automatyczne powiązanie, spójna historia na karcie klienta.

W obu przypadkach sekwencja operacyjna jest taka sama:

1. Nadaj mu jasny tytuł. Ktokolwiek otworzy go dwa miesiące później musi rozumieć, o co chodzi bez otwierania: "Propozycja konserwacji 2026 — Acme Sp.z o.o." jest lepsze niż "Oferta Acme".
2. Sprawdź odbiorcę i nadawcę.
3. Wybierz szablon dokumentu lub pozostaw domyślny organizacji.
4. Dodawaj pozycje jedna po drugiej: najpierw główne linie oferty, potem akcesoria, potem rabaty procentowe jeśli są.
5. Napisz warunki handlowe lub popraw tekst wstępnie załadowany z szablonu.
6. Ustaw właściciela, datę i prawdopodobieństwo zamknięcia, jeśli masz pomysł.
7. Zapisz. Mokapen przypisuje kod sekwencyjny, jeśli go nie ustawiłeś, oblicza końcowe sumy, a oferta jest gotowa do wysłania.

Kliknij Podgląd w celu ostatecznej weryfikacji, a następnie Wyślij e-mail lub Pobierz PDF w zależności od sposobu dostarczenia.

Nie wszystkie pola muszą być idealne przy pierwszym zapisie: karta aktualizuje się w czasie rzeczywistym, możesz wrócić w dowolnym momencie, aby edytować pozycje, ceny, teksty. Tylko wysłanie jest ostateczne, w tym sensie, że klient ma wersję — jeśli coś zmienisz potem, będziesz musiał wysłać ponownie.

Edytowanie oferty

Edycje ofert wykonuje się na trzy różne sposoby, w zależności od tego, co musisz zmienić i ile rekordów.

Bezpośrednia edycja na karcie

Otwórz kartę oferty (z Kanbanu lub Listy) i edytuj bezpośrednio tam, gdzie potrzeba: kliknij tytuł, aby go zmienić, ikonę ołówka obok pól, aby je poprawić, dodaj/usuń wiersze pozycji, przepisz warunki. Pola panelu bocznego zapisują się automatycznie jedno po drugim po opuszczeniu fokusu. Na pełnej stronie musisz kliknąć Zapisz po zakończeniu bloku, nad którym pracowałeś.

Uwaga: jeśli edytujesz pozycje lub teksty warunków, pamiętaj, aby najpierw zapisać przed generowaniem podglądu lub wysyłaniem — w przeciwnym razie wysłany PDF jest nadal poprzednią wersją.

Przesuwanie statusu w Kanbanie

Jeśli jedyną rzeczą, którą chcesz zmienić, jest etap oferty (ponieważ klient odpowiedział, wysłałeś ją, odbyłeś rozmowę przeglądową), nie otwieraj nawet karty: przeciągnij kartę w Kanbanie z jednej kolumny do drugiej. Status aktualizuje się natychmiast. To najefektywniejszy sposób zarządzania pipeline'em podczas spotkań sprzedażowych lub rano podczas przeglądania otwartych transakcji.

Ograniczenie, które warto znać: statusy "terminalne" — te na 100% (jak Zaakceptowana) lub 0% (Odrzucona, Wygasła) — mogą być zmieniane na inne statusy tylko przez użytkowników z rolą członka w organizacji. Jest to zabezpieczenie zapobiegające "ponownemu otwieraniu" już zamkniętych transakcji przez zewnętrznych współpracowników.

Zbiorcza edycja z widoku listy

Gdy musisz zmienić coś w wielu ofertach jednocześnie — ponownie przypisać wszystkie oferty handlowca, który opuścił firmę, dodać tag do partii letnich ofert, zbiorczo przenieść status — przełącz się na widok Lista, przefiltruj, aby znaleźć odpowiednie oferty, zaznacz polami wyboru i kliknij Edytuj na pasku akcji, który pojawi się na górze.

Okno modalne zbiorczej edycji pokazuje tylko pola, które mają sens do edycji zbiorczej: właściciel, status, tagi, proste pola niestandardowe. Nie możesz zbiorczej edytować pozycji ani tekstów — te są z definicji specyficzne dla każdej oferty. Potwierdź, a edycja stosuje się do wszystkich zaznaczonych.

Inne zbiorcze akcje dostępne na tym samym pasku to Klonuj, Archiwizuj i Usuń — patrz dedykowane sekcje.

Klonowanie oferty

Jeśli masz ofertę szablonową, którą często używasz ponownie — ta sama struktura pozycji z niewielkimi zmianami dla innego klienta — nie twórz jej od zera za każdym razem: sklonuj ją. Sklonowana oferta zachowuje wszystkie pozycje, warunki, szablon i wybrane załączniki; zmieniasz firmę odbiorcy i dostosowujesz ceny w razie potrzeby.

Pojedynczy klon

1. Otwórz kartę → Opcje (trzy kropki) → Klonuj.
2. W oknie modalnym wybierz polami wyboru, co przenieść do kopii: pozycje (zawsze) i opcjonalnie załączniki, powiązania, komentarze, historię. Jeśli pracujesz w wielu organizacjach z tym samym kontem, możesz sklonować ofertę do innej organizacji.
3. Potwierdź.

Mokapen tworzy nową ofertę z sufiksem w tytule, aby odróżnić ją od oryginału. Otrzymuje nowy kod (sekwencyjny bieżącego roku) i nie jest powiązana z oryginalnym klientem — ustawiasz właściwego odbiorcę. Oryginał pozostaje niezmieniony: klonowanie to kopia, a nie przeniesienie.

Zbiorczy klon

1. Widok listy → zaznacz polami wyboru → Klonuj na pasku akcji zbiorczych → wybierz opcje raz dla wszystkich → potwierdź.

Archiwizowanie oferty

Oferta nie jest jak zadanie, które zostaje "ukończone" i znika. Nawet gdy transakcja dobiegnie końca — wygrana, przegrana, wygasła — rekord pozostaje przydatny: to historia handlowa klienta, i dobrze jest go znaleźć w powiązaniach jego karty, rocznych raportach, analizach poprzednich ofert. Archiwizuj robi dokładnie to: przenosi ofertę poza aktywne widoki (Kanban i Lista już jej nie pokazują), ale zachowuje ją nienaruszoną. Nadal pojawia się na powiązanej karcie klienta i w raportach historycznych, a możesz ją przeglądać w dowolnym momencie w Oferty → Akcje → Archiwum ofert.

Pojedyncze archiwizowanie

1. Otwórz kartę → Opcje → Archiwizuj.
2. Potwierdź w oknie modalnym.

Aby ją ponownie otworzyć (klient dzwoni kilka miesięcy później i chcesz zacząć od nowa): znajdź ją w archiwum, otwórz kartę, Opcje → Przywróć, a wraca do aktywnego Kanbanu w statusie, który miała przed archiwizacją.

Zbiorcze archiwizowanie

1. Widok listy → zaznacz → Archiwizuj na pasku akcji zbiorczych → potwierdź.

Kiedy archiwizować, a kiedy usuwać? Praktyczna zasada: archiwizuj jeśli oferta naprawdę miała miejsce (wysłałeś ją, były dyskusje, ma wartość historyczną), usuń jeśli jest błędem (utworzona przez pomyłkę, duplikat, test). Nie archiwizuj dla "porządków": Kanban z filtrami już daje Ci wszystkie porządki, których potrzebujesz, a stare, ale dobre oferty to wartość dodana na karcie klienta.

Usuwanie oferty

Usuwaj oferty utworzone przez pomyłkę lub testowe duplikaty. Preferuj Archiwizuj jeśli oferta ma przydatną historię (wysłana, zaakceptowana, powiązania z klientem lub szansą sprzedaży) i nie chcesz stracić jej śladu w kontakcie lub firmie.

Pojedyncze usunięcie

1. Otwórz kartę → Opcje (trzy kropki) → Usuń (czerwona pozycja).
2. Potwierdź w oknie modalnym.

Z planem Advanced Premium oferta trafia do kosza (strona Oferty → Akcje → Kosz ofert). Stamtąd możesz Przywrócić lub Usunąć trwale. Jeśli otworzysz ofertę już w koszu, pojawi się baner Przywróć / Usuń trwale.

W planie Free (bez Advanced Premium) usunięcie jest generalnie trwałe zaraz po potwierdzeniu, bez kosza — sprawdź uprawnienia swojej organizacji.

Zbiorcze usunięcie

1. Widok listy → zaznacz → Usuń (czerwony przycisk) → potwierdź.

Zamiana oferty w zamówienie

Oferta to propozycja, zamówienie to potwierdzenie wykonawcze: reprezentuje zobowiązanie klienta do zakupu i — dalej — jest punktem, od którego zaczyna się fakturowanie. W przepływie Mokapen przejście od oferty do zamówienia jest naturalne i w wielu przypadkach automatyczne.

Są trzy sposoby zamiany oferty w zamówienie, w kolejności praktyczności:

• Automatyzacja przy zamknięciu (zalecane) — jeśli pozostawiłeś aktywną domyślną automatyzację pipeline'u ("Utwórz zamówienie przy zamknięciu" w Ustawienia → Sprzedaż → Oferty), gdy przenosisz ofertę do statusu 100% (np. Zaakceptowana), Mokapen szybko otwiera okno modalne proponujące utworzenie powiązanego zamówienia z tymi samymi pozycjami, klientem, kwotami i warunkami. Potwierdź i w dwie sekundy masz zamówienie gotowe z własnym kodem sekwencyjnym, powiązane z ofertą źródłową.
• Wyzwolona przez akceptację online — jeśli klient zaakceptuje przez OTP z publicznego linku, oferta automatycznie przesuwa się do Zaakceptowana i ta sama propozycja zamówienia się uruchamia. Zero ręcznych działań z Twojej strony, poza potwierdzeniem okna modalnego.
• Ręcznie — z oferty, przycisk + Utwórz i połącz → Zamówienie. Użyj, gdy automatyzacja nie uruchomiła się (np. zamknąłeś status przed aktywowaniem automatyzacji) lub gdy chcesz utworzyć częściowe zamówienie względem oferty.

We wszystkich przypadkach oryginalna oferta pozostaje w systemie (nie jest usuwana ani przenoszona) i jest powiązana z zamówieniem przez zakładkę Powiązania: z jednego widać drugie. Ma to znaczenie dla historii — karta klienta pokaże "oferta wysłana w marcu, zaakceptowana w kwietniu, zamówienie wystawione w kwietniu" bez ręcznego pisania czegokolwiek. Szczegóły zarządzania zamówieniami znajdziesz w Przewodniku po zamówieniach.

Pipeline i statusy: modelowanie procesu sprzedaży

Pipeline to ścieżka, którą oferta przebywa od początku do końca — etapy (lub statusy), przez które przechodzi, każdy z precyzyjnym znaczeniem w Twojej sprzedaży. Mokapen zawiera domyślny, który działa w 90% przypadków, ale jeśli masz szczególne procesy, możesz go dostosować lub stworzyć więcej niż jeden.

Domyślny pipeline

Domyślnie oferty mają jeden pipeline z sześcioma statusami obejmującymi typowy cykl handlowy:

• Szkic (10%) — oferta jest przygotowywana, wciąż wewnętrzna, nie wysłana do klienta.
• Wysłana (20%) — wysłałeś ją, teraz czekasz.
• W trakcie oceny (60%) — klient odpowiedział, ocenia, może dyskutuje zmiany.
• Zaakceptowana (100%) — transakcja jest wygrana.
• Odrzucona (0%) — transakcja jest przegrana.
• Wygasła (0%) — oferta zakończyła się bez odpowiedzi po upływie ważności.

Wartości procentowe przy każdym statusie — to, co nazywamy "postępem" — nie są dekoracyjne: wpływają na pasek postępu na kartach Kanbanu i określają, które statusy są uważane za "wygrane" (100%) lub "przegrane/zamknięte" (0%). Automatyzacje Mokapen podłączają się do tych wartości: gdy oferta osiąga 100%, uruchamia się propozycja zamówienia.

Dostosowywanie statusów

Jeśli standardowy proces nie pasuje — być może pracujesz na przetargach publicznych z etapami jak "Wyrażenie zainteresowania → Dokumentacja → Przyznanie", lub zarządzasz projektami z etapem "Zatwierdzenie techniczne" przed akceptacją handlową — możesz modyfikować statusy w Ustawienia → Sprzedaż → Oferty → Pipeline i statusy.

Tam dodajesz nowe statusy, zmieniasz nazwy istniejących, porządkujesz je (kolejność określa sekwencję kolumn Kanbanu) i ustawiasz wartość postępu (0–100%) dla każdego. Praktyczna wskazówka: używaj postępu konsekwentnie — 100% tylko dla statusów reprezentujących pewne zwycięstwo, 0% tylko dla definitywnych statusów zamknięcia. Statusy pośrednie (20%, 50%, 80%) powinny mówić, jak "blisko" jesteś zwycięstwa w wiarygodny sposób — aby raporty prognoz (kwota × prawdopodobieństwo) dawały realistyczne liczby.

Wiele pipeline'ów dla różnych procesów

Jeśli masz różne kanały sprzedaży z różną logiką transakcji — długi B2B z większą liczbą etapów, szybki B2C z kilkoma etapami, przetargi ze specyficzną biurokracją — możesz tworzyć oddzielne pipeline'y, każdy z własnymi statusami. Na stronie Kanbanu menu pipeline'u na górze pozwala wybrać, który przeglądasz; przełącz jednym kliknięciem.

Aby utworzyć nowy pipeline przejdź do Ustawienia → Sprzedaż → Oferty → Pipeline i statusy lub bezpośrednio z menu pipeline'u w Kanbanie (gdzie znajdziesz "Nowy pipeline"). Pipeline'y mogą być ograniczone do określonych zespołów organizacji: tylko zespół sprzedaży "Enterprise" widzi pipeline "Duże konta", zespół "SMB" widzi swój. Przydatne dla dużych organizacji z oddzielnymi działami.

Automatyzacje pipeline'u

W ustawieniach pipeline'u znajdziesz dwie automatyzacje warte poznania, ponieważ zmieniają automatyczne zachowanie ofert:

• Utwórz zamówienie przy zamknięciu (aktywne domyślnie) — gdy oferta osiąga status 100%, Mokapen oferuje natychmiastowe wygenerowanie powiązanego zamówienia. Omawialiśmy to w "Zamiana oferty w zamówienie". Jeśli tego nie używasz (bo zarządzasz zamówieniami w zewnętrznym ERP), możesz to wyłączyć.
• Przesuń status po akceptacji przez klienta (aktywne domyślnie) — gdy klient zaakceptuje ofertę z publicznego linku OTP, Mokapen automatycznie przenosi ją do "wygranego" statusu, który konfigurujesz. Domyślnie trafia do pierwszego statusu 100%, który znajdzie (Zaakceptowana), ale możesz wskazać inny, przydatny jeśli masz pośredni krok jak "Zaakceptowana w oczekiwaniu na umowę" przed końcowym statusem.

Synchronizacja z oprogramowaniem do fakturowania

Mokapen jest CRM i narzędziem do ofert handlowych, nie oprogramowaniem do fakturowania: e-fakturowanie, rejestry VAT, księgowość ogólna są prowadzone przez Twój ERP (Fatture in Cloud, Twój księgowy ze swoim oprogramowaniem lub dedykowany ERP). Abyś nie musiał wprowadzać danych dwa razy, istnieje zakładka Synchronizacja na karcie oferty i w module Integracji organizacji.

Najbardziej dojrzałą integracją jest z Fatture in Cloud: pełne szczegóły w dedykowanym przewodniku Fatture in Cloud. Krótko mówiąc, jeśli połączysz swoje konto FIC z Mokapen, rekordy klientów, produkty katalogowe, usługi i zamówienia (z ich wierszami pozycji) przepływają z Mokapen do Fatture in Cloud — gdzie następnie stają się e-fakturami. Kierunek jest konfigurowalny: możesz zdecydować o przesyłaniu danych tylko w jednym kierunku lub w obu.

W indywidualnej ofercie zakładka Synchronizacja pokazuje stan rekordu względem integracji: czy jest zsynchronizowany, kiedy ostatnia operacja się powiodła, czy były błędy. Jeśli oferta została zamieniona w zamówienie, synchronizacja dotyczy głównie zamówienia — to wtedy dane mają znaczenie dla cyklu podatkowego.

Rekordy klientów są dopasowywane między dwoma systemami przy użyciu NIP i numeru podatkowego jako kluczy anty-duplikujących, więc jeśli masz "Klienta Beta" już w Fatture in Cloud i tworzysz ofertę w Mokapen dla tego samego klienta, system rozpoznaje, że to ten sam rekord bez duplikowania go.

Powiązane sekcje

Oferta nie żyje w izolacji: wokół niej są inne obszary Mokapen warte poznania, aby naprawdę ją wykorzystać.

• Powiązania — połącz ofertę z szansami sprzedaży, zamówieniami, zadaniami uzupełniającymi, zgłoszeniami wsparcia, innymi powiązanymi ofertami. Każde powiązanie jest dwukierunkowe (z oferty widzisz zadanie, z zadania widzisz ofertę). Gdy otworzysz kartę klienta sześć miesięcy później, odtworzysz na pierwszy rzut oka wszystko, co się wydarzyło.
• Załączniki — dołącz specyfikacje, dane techniczne, szkice umów, zrzuty ekranu, które klient Ci przesłał, do oferty. Zostają na karcie oferty i są możliwe do znalezienia przez wyszukiwanie plików organizacji.
• Aktualizacje — historia (lub dziennik aktywności) to kompletna historia wszystkiego, co przydarzyło się ofercie: kiedy została utworzona, kto co zmienił i kiedy, każdy wysłany e-mail (z odbiorcami), każda akceptacja klienta (z IP i datą). Przydatne kryminalistycznie: jeśli jest dyskusja o "co powiedzieliśmy", historia daje odpowiedź z danymi.
• Tagi — swobodna klasyfikacja do szybkiego filtrowania i wyszukiwania: "Enterprise", "Odnowienie", "Do ponownego uruchomienia", "Złożona", jakakolwiek taksonomia, która ma dla Ciebie sens. Filtry strony Oferty działają bardzo dobrze z tagami.

Ustawienia ofert

Ustawienia są dostępne dla administratorów i właścicieli organizacji i znajdują się w Ustawienia → Sprzedaż → Oferty. Są trzy główne obszary:

• Pipeline i statusy — już to omówiliśmy: definiowanie etapów, postępu, automatyzacji.
• Konfiguracja pól — które pola pokazywać na karcie oferty, w jakiej kolejności, które są wymagane. Możesz też dodawać pola niestandardowe (liczby, tekst, daty, listy) do przechwytywania informacji specyficznych dla biznesu: "CIG" dla przetargów publicznych, "wewnętrzny kod projektu", oczekiwana data instalacji. Pojawiają się na karcie, w kolumnach widoku Lista (jeśli je dodasz) i w filtrach.
• Konfiguracja kolumn listy — jakie informacje widzieć w widoku Lista i w jakiej kolejności. Możesz je zmieniać na bieżąco z widoku Lista przez Akcje → Edytuj kolumny, bez wchodzenia do ustawień.

Poza obszarem ofert, ale ważne dla jego dobrego działania, są jeszcze dwie konfiguracje:

• Stawki podatkowe (Ustawienia → Sprzedaż → Podatki) — jeśli nie skonfigurowałeś przynajmniej jednej, nie możesz tworzyć pozycji.
• Szablony dokumentów (menu Szablony organizacji) — gdzie dostosowujesz szablony PDF omówione w "Projekt dokumentu".

Raporty ofert

Kanban i Lista służą do pracy nad indywidualnymi ofertami; aby zrozumieć ogólną wydajność — ile ofert zrobiłeś w kwartale, kto jest najlepiej działającym handlowcem, które produkty najczęściej trafiają do ofert, jaki jest wskaźnik konwersji oferta→zamówienie — są dedykowane raporty, dostępne na stronie Raporty ofert (wymaga planu Premium).

Dostępne raporty obejmują najbardziej użyteczne widoki analityczne w cyklu sprzedaży:

• Rozkład według statusu — ile ofert jest na każdym etapie pipeline'u: niezbędne do wykrywania wąskich gardeł.
• Rozkład według pipeline'u — jeśli używasz więcej niż jednego, zobacz, jak praca rozkłada się na kanały.
• Wydajność według właściciela — liczba ofert i wolumen ekonomiczny na handlowca.
• Najczęściej wyceniane pozycje — które produkty/usługi najczęściej trafiają do ofert. Kopalnia złota do rozumienia, czego rynek naprawdę potrzebuje.
• Oferty na klienta — kogo obsłużyłeś i za jaką wartość.
• Wolumeny ekonomiczne według okresu — trendy miesięczne, kwartalne, roczne.
• Marża i narzut — rentowność ofert. Działa tylko jeśli wypełniłeś koszty jednostkowe w wierszach pozycji: bez kosztów raport pozostaje pusty.

Jak we wszystkim w Mokapen, raporty respektują uprawnienia organizacji: każdy użytkownik widzi tylko rekordy, do których ma dostęp na podstawie swojej roli. Handlowiec nie widzi automatycznie ofert kolegów, chyba że uprawnienia na to pozwalają — przydatne dla zespołów z wewnętrzną dynamiką konkurencyjną lub wrażliwymi danymi.