Przewodnik po Mokapen

Role i uprawnienia

Rola mówi, co ta osoba może robić w organizacji: zapraszać kolegów, zmieniać ustawienia, widzieć rozliczenia, wchodzić do aplikacji. Nie mówi, które karty widzi. Prywatna karta pozostaje prywatna nawet dla Właściciela, jeśli nie jest odpowiedzialnym, współpracownikiem ani autorem. Ta zasada jest w przewodniku Widoczność danych. Jak zapraszać, zawieszać i jak działają zespoły — w przewodniku Użytkownicy i zespoły. Tu wybierasz właściwy poziom i rozumiesz, kiedy wyższy poziom nie rozwiązuje Twojego problemu.

Poziomy, od najwęższego do najszerszego, jest sześć: Gość, Użytkownik ograniczony, Użytkownik, Członek, Właściciel, Administrator. Nie możesz przypisać roli wyższej od swojej. Na karcie użytkownika pole tekstowe Rola to stanowisko (konsultant, kierownik sprzedaży): nie zmienia uprawnień. Uprawnienia to menu Uprawnienia.

Użytkownik i Użytkownik ograniczony wymagają planu Medium lub wyższego. Poniżej tego planu tych dwóch poziomów nie da się przypisać ani przy zaproszeniu, ani przy edycji. Nazwy planów w Mokapen to Bezpłatny, Small, Medium, Large, Extra Large.

Gość

Gość wchodzi tylko tam, gdzie go postawiłeś. Przy zaproszeniu musisz wskazać projekty: wszystkie albo listę. Mokapen dodaje go jako współpracownika tych projektów. Widzi zadania i postęp tych projektów. Nie zaprasza ludzi, nie zarządza zespołami, nie otwiera ustawień, nie importuje i nie eksportuje, nie widzi całej książki adresowej ani rozliczeń.

To rola zewnętrznego konsultanta na stronie klienta albo dostawcy aktualizującego zadania na budowie. Zła rola dla wewnętrznego kolegi, który jutro ma tworzyć kontakty lub szanse: każdą nową kartę trzeba by udostępniać ręcznie, a wcześniej czy później ktoś awansuje go w pośpiechu na zły poziom. Jeśli ma codziennie pracować w organizacji, to co najmniej Użytkownik ograniczony.

Użytkownik ograniczony

To rola operacyjna. Tworzy i aktualizuje karty aplikacji, do których organizacja mu dała dostęp (zadania, kontakty, szanse, tickety, zależnie od włączonych aplikacji). Widzi użytkowników i zespoły, by przypisać odpowiedzialnego lub współpracownika, w zasięgu swojej pracy. Nie zaprasza, nie tworzy zespołów, nie dotyka ustawień, importu, eksportu, bezpieczeństwa ani rozliczeń.

Wymaga planu Medium. Właściwy wybór dla kogoś, kto rozlicza godziny, prowadzi negocjacje lub odpowiada na tickety i nie musi administrować organizacją. Zły wybór, jeśli ta osoba ma wpuścić nowego kolegę: zaproszenie zaczyna się od Użytkownika w górę. Podniesienie do Członka tylko dla zaproszenia otwiera też import, eksport i ustawienia aplikacji.

Użytkownik

Robi wszystko, co Użytkownik ograniczony, a dodatkowo zarządza użytkownikami i zespołami: zaprasza, zmienia role nie wyższe od swojej, tworzy i ustawia zespoły. Nie zmienia ogólnych ustawień organizacji, nie importuje ani nie eksportuje hurtowo, nie dotyka bezpieczeństwa i rozliczeń.

Wymaga planu Medium. Rola kierownika działu, który składa swój zespół i nie musi decydować o planie ani polach niestandardowych. Jeśli musi dodać pole lub zaimportować CSV, to praca Członka, nie powód, by robić go Właścicielem.

Członek

Ma pełny dostęp do CRM i ustawień aplikacji: pola, kolumny, import i eksport, preferencje operacyjne aplikacji. Nie zarządza rozliczeniami, nie zmienia planu, nie zmienia bezpieczeństwa (hasło, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, polityka nowych kart) i nie usuwa organizacji.

Rola tego, kto konfiguruje CRM dla innych. Członek może dostosować pola kontaktów, kolumny listy produktów, zaimportować plik, zmienić nazwy szczegółów operacyjnych. Nie może włączać ani wyłączać aplikacji organizacji ani otwierać strony Bezpieczeństwo: te zostają u Właściciela. Jeśli problem to «nie widzę prywatnej karty», podniesienie roli jej nie pokaże.

Właściciel

Robi to, co Członek, a dodatkowo zarządza bezpieczeństwem, które aplikacje są aktywne, rozliczeniami i planami, integracjami, ewentualnym whitelabelem i może usunąć organizację. Jest też jedynym, kto przełącza użytkownika z Aktywny na Nieaktywny i z powrotem, w limicie miejsc planu.

Trzymaj ich niewielu. Właściciel do codziennej operacji to za dużo: każda osoba z tą rolą może zmienić plan, wyłączyć aplikację i dotknąć polityki, według której powstają nowe karty. Właściciel nie widzi automatycznie prywatnych kart innych. Do tego służy kłódka lub zespół Master, nie ta rola.

Administrator

Ma te same uprawnienia co Właściciel w organizacji plus obszary zarezerwowane dla tego poziomu: sekcję Partner, jeśli organizacja jest partnerem, oraz sekcję Developer (API i webhooki), gdy plan to Large lub wyższy. Jeśli nie używasz Partner ani Developer, Administrator i Właściciel w typowym dniu są równoważni. Nie przypisuj Administratora «żeby na pewno widział wszystko»: widoczność kart stąd nie wynika.

Porównanie

Tabela to ściągawka. Reguła, która nie mieści się w komórce: rola otwiera funkcje, kłódka i współpracownicy otwierają karty.

Zanim podniesiesz rolę

• Jeśli nie widzi karty, sprawdź kłódkę i współpracowników, potem filtr użytkowników / zespołu w kanban. Raport pokazuje wszystko, co może otworzyć; kanban pokazuje jego pracę. To nie brakujące uprawnienie.
• Jeśli nie może zapraszać, potrzebuje Użytkownika, nie Właściciela.
• Jeśli nie może zaimportować CSV ani dodać pola, potrzebuje Członka.
• Jeśli nie może zmienić planu, wyłączyć aplikacji ani otworzyć Bezpieczeństwa, potrzebuje Właściciela.
• Użytkownik i Użytkownik ograniczony na planie poniżej Medium nie są przypisywani: zaproszenie wraca albo poziom się nie pojawia.
• Użytkownik Nieaktywny nie wchodzi, jakąkolwiek ma rolę. Reaktywuje go Właściciel, jeśli w planie jest jeszcze miejsce.

Częste pytania

Właściciel nie widzi negocjacji. Jest prywatna i nie ma go na liście. Dodaj go jako współpracownika, dodaj zespół Master jeśli polityka to przewiduje, albo upublicznij kartę. Rola tu nic nie zmienia.

Ustawiłem Gościa i nie znajduje kontaktów. Tak ma być. Gość nie ma książki adresowej. Jeśli ma pracować z kontaktami, to Użytkownik ograniczony (plan Medium).

Czy mogę sam dać sobie wyższą rolę? Nie. Przypisuje ją ktoś już na tym poziomie lub wyżej. W profilu «Moje role» aktualizuje stanowisko i przełożonego, nie uprawnienia nadane przez administratora.

Administrator i Właściciel są równi? W organizacji tak, poza Partner i Developer. Developer wymaga planu Large lub wyższego.