Panduan Mokapen

Peran dan izin

Peran menyatakan apa yang dapat dilakukan orang itu di organisasi: mengundang rekan, menyentuh pengaturan, melihat penagihan, masuk ke aplikasi. Tidak menyatakan kartu mana yang dilihat. Kartu pribadi tetap pribadi bahkan untuk Pemilik, jika bukan penanggung jawab, kolaborator, atau pembuat. Aturan itu ada di panduan Visibilitas data. Cara mengundang, menangguhkan, dan cara kerja tim ada di panduan Pengguna dan tim. Di sini Anda memilih tingkat yang tepat dan memahami kapan tingkat lebih tinggi tidak menyelesaikan masalah yang Anda punya.

Tingkat, dari yang paling sempit ke paling luas, ada enam: Tamu, Pengguna terbatas, Pengguna, Anggota, Pemilik, Administrator. Anda tidak dapat menetapkan peran lebih tinggi dari milik Anda. Di kartu pengguna, bidang Peran teks bebas adalah jabatan kerja (konsultan, penanggung jawab penjualan): tidak mengubah izin. Izin ada di menu Izin.

Pengguna dan Pengguna terbatas memerlukan paket Medium atau lebih tinggi. Di bawah paket itu kedua tingkat itu tidak dapat ditetapkan saat undangan maupun saat sunting. Nama paket di Mokapen adalah Gratis, Small, Medium, Large, Extra Large.

Tamu

Tamu hanya masuk ke tempat yang Anda tempatkan. Saat undangan Anda harus menunjukkan proyek: semua, atau sebuah daftar. Mokapen menambahkannya sebagai kolaborator proyek itu. Melihat task dan kemajuan proyek itu. Tidak mengundang orang, tidak mengelola tim, tidak membuka pengaturan, tidak mengimpor dan mengekspor, tidak melihat seluruh buku alamat maupun penagihan.

Ini peran konsultan eksternal di situs klien, atau pemasok yang memperbarui task lokasi kerja. Peran salah untuk rekan internal yang besok harus membuat kontak atau peluang: setiap kartu baru harus dibagikan manual, dan cepat atau lambat seseorang mempromosikannya tergesa-gesa ke tingkat yang salah. Jika harus bekerja setiap hari di organisasi, setidaknya Pengguna terbatas.

Pengguna terbatas

Ini peran operasional. Membuat dan memperbarui kartu aplikasi yang aksesnya diberikan organisasi (task, kontak, peluang, ticket, sesuai aplikasi yang aktif). Melihat pengguna dan tim untuk menetapkan penanggung jawab atau kolaborator, dalam lingkup pekerjaannya. Tidak mengundang, tidak membuat tim, tidak menyentuh pengaturan, impor, ekspor, keamanan, atau penagihan.

Memerlukan paket Medium. Pilihan tepat bagi yang mencatat, mengikuti negosiasi, atau menjawab ticket dan tidak harus mengelola organisasi. Pilihan salah jika orang itu harus memasukkan rekan baru: undangan dimulai dari Pengguna ke atas. Menaikkannya ke Anggota hanya untuk satu undangan juga membuka impor, ekspor, dan pengaturan aplikasi.

Pengguna

Melakukan semua yang dilakukan Pengguna terbatas, dan tambahan mengelola pengguna serta tim: mengundang, mengubah peran yang tidak lebih tinggi dari miliknya, membuat dan mengatur tim. Tidak mengubah pengaturan umum organisasi, tidak mengimpor atau mengekspor massal, tidak menyentuh keamanan dan penagihan.

Memerlukan paket Medium. Peran penanggung jawab departemen yang menyusun timnya dan tidak harus memutuskan paket atau bidang kustom. Jika perlu menambah bidang atau mengimpor CSV, itu pekerjaan Anggota, bukan alasan menjadikannya Pemilik.

Anggota

Memiliki akses penuh ke CRM dan pengaturan aplikasi: bidang, kolom, impor dan ekspor, preferensi operasional aplikasi. Tidak mengelola penagihan, tidak mengubah paket, tidak mengubah keamanan (kata sandi, autentikasi dua faktor, kebijakan kartu baru) dan tidak menghapus organisasi.

Peran orang yang mengonfigurasi CRM untuk orang lain. Anggota dapat menyesuaikan bidang kontak, kolom daftar produk, mengimpor file, mengganti nama detail operasional. Tidak dapat mengaktifkan atau menonaktifkan aplikasi organisasi, maupun membuka halaman Keamanan: itu tetap pada Pemilik. Jika masalahnya «saya tidak melihat kartu pribadi», menaikkan peran tidak membuatnya muncul.

Pemilik

Melakukan apa yang dilakukan Anggota, dan tambahan mengelola keamanan, aplikasi mana yang aktif, penagihan dan paket, integrasi, whitelabel jika ada, dan dapat menghapus organisasi. Juga satu-satunya yang memindahkan pengguna dari Aktif ke Nonaktif dan sebaliknya, dalam batas kursi paket.

Pertahankan sedikit. Satu Pemilik untuk operasi harian terlalu banyak: setiap orang dengan peran ini dapat mengubah paket, mematikan aplikasi, dan menyentuh kebijakan lahirnya kartu baru. Pemilik tidak otomatis melihat kartu pribadi orang lain. Untuk itu diperlukan kunci atau Team Master, bukan peran ini.

Administrator

Memiliki izin yang sama dengan Pemilik di organisasi, plus area yang dicadangkan untuk tingkat ini: bagian Partner, jika organisasi adalah partner, dan bagian Developer (API dan webhook) ketika paket Large atau lebih tinggi. Jika Anda tidak memakai Partner maupun Developer, Administrator dan Pemilik pada hari tipikal setara. Jangan menetapkan Administrator «agar yakin melihat semuanya»: visibilitas kartu tidak lewat sini.

Perbandingan

Tabel adalah pengingat. Aturan yang tidak muat di sel: peran membuka fungsi, kunci dan kolaborator membuka kartu.

Sebelum menaikkan peran

• Jika tidak melihat kartu, periksa kunci dan kolaborator, lalu filter pengguna / tim kanban. Laporan menampilkan semua yang bisa dibuka; kanban menampilkan pekerjaannya. Bukan izin yang hilang.
• Jika tidak bisa mengundang, butuh Pengguna, bukan Pemilik.
• Jika tidak bisa mengimpor CSV atau menambah bidang, butuh Anggota.
• Jika tidak bisa mengubah paket, mematikan aplikasi, atau membuka Keamanan, butuh Pemilik.
• Pengguna dan Pengguna terbatas pada paket di bawah Medium tidak ditetapkan: undangan kembali atau tingkat tidak muncul.
• Pengguna Nonaktif tidak masuk, apa pun perannya. Diaktifkan kembali oleh Pemilik, jika masih ada kursi di paket.

Pertanyaan yang sering diajukan

Pemilik tidak melihat sebuah negosiasi. Bersifat pribadi dan ia tidak ada di daftar. Tambahkan sebagai kolaborator, tambahkan Team Master jika kebijakan mengizinkan, atau buat kartu publik. Peran tidak relevan.

Saya memasang Tamu dan tidak menemukan kontak. Itu wajar. Tamu tidak punya buku alamat. Jika harus mengerjakan kontak, itu Pengguna terbatas (paket Medium).

Bisakah saya memberi diri sendiri peran lebih tinggi? Tidak. Ditetapkan oleh yang sudah di tingkat itu atau lebih tinggi. Dari profil, «Peran saya» memperbarui jabatan dan manajer, bukan izin yang diberikan administrator.

Administrator dan Pemilik sama? Di organisasi ya, kecuali Partner dan Developer. Developer memerlukan paket Large atau lebih tinggi.