Panduan Mokapen

Keamanan

Itu Keamanan halaman mendefinisikan mode visibilitas default untuk data yang dibuat organisasi Anda di Mokapen: tugas, proyek, kontak, perusahaan, peluang, tiket, penawaran harga, pesanan, janji temu, dan catatan lain yang mendukung Kolaborator dan ikon kunci.

Ini bukan kebijakan kata sandi atau autentikasi dua faktor (yang tetap menjadi milik masing-masing pengguna Profil Pribadi). Di sini Anda memutuskan apakah baru data mulai terlihat oleh seluruh organisasi (Publik) atau sudah terbatas pada kelompok kecil (Pribadi), dengan aturan otomatis mengenai siapa yang ditambahkan sebagai kolaborator.

Untuk mengelola siapa saja yang bekerja di organisasi, lihat Panduan Pengguna dan Tim; untuk detail tentang izin setiap peran, lihat Panduan peran dan izin.

Ringkasan

Mokapen membedakan dua tingkat visibilitas pada setiap record:

• Publik (ikon kunci terbuka) — semua anggota organisasi yang memiliki izin untuk melihat tipe data tersebut dapat membuka catatan.
• Pribadi (ikon kunci tertutup) — hanya rekaman Pemilik, dipilih Kolaborator (pengguna atau tim), dan orang dengan izin admin yang sesuai dapat melihatnya; orang lain tidak akan menemukannya di daftar, filter, atau pencarian.

Halaman Keamanan tidak mengatur kunci pada setiap catatan satu per satu: halaman mengatur perilaku default saat pembuatan dan, dalam mode pribadi, siapa yang secara otomatis ditambahkan sebagai kolaborator.

Aturan kunci (juga ditampilkan di halaman): Mode keamanan berlaku hanya untuk data yang disimpan setelah Anda mengubah pengaturan. Catatan yang ada adalah tidak dihitung ulang secara massal: mereka menjaga visibilitas dan kolaborator yang mereka miliki saat disimpan.

Di mana menemukannya dan siapa yang dapat mengaksesnya

Buka Organisasi menu (ikon bangunan) → di sidebar, di bawah nama organisasi, pilih Keamanan.

Hanya Pemilik organisasi melihat item menu ini dan dapat mengubahnya. Anggota, Pengguna, dan peran yang lebih rendah tidak dapat mengakses pengaturan keamanan global (mereka masih dapat mengerjakan catatan individual sesuai dengan aturan yang dijelaskan di bawah).

Setelah setiap penyimpanan, Mokapen mencatat pembaruan di log aktivitas organisasi.

Modus publik

Dengan Publik dipilih, setiap baru catatan dimulai dengan Publik visibilitas: semua kolega yang diberi wewenang untuk menggunakan area tersebut (misalnya Penjualan, Kontak) dapat melihatnya tanpa ditambahkan sebagai kolaborator.

Apa yang dapat Anda lakukan sebelum menabung — jika Anda memiliki setidaknya Pengguna peran, dalam pratinjau pembuatan Anda dapat mengklik ikon kunci dan mengalihkan rekaman ke Pribadi, lalu pilih kolaborator secara manual. Hal ini berguna untuk pengecualian satu kali saja (misalnya kontak yang diperuntukkan bagi direktur) tanpa mengubah pengaturan untuk keseluruhan organisasi.

Contoh — Organisasi "Studio Alfa" dalam mode Publik. Tenaga penjualan Laura menciptakan peluang: peluang tersebut sudah muncul secara publik, dapat dilihat oleh seluruh tim penjualan. Sebelum menyimpannya, dia dapat menjadikannya pribadi dan hanya menambahkan manajer dan tim "Arah" jika itu adalah klien strategis.

Dalam mode Publik, Kolaborator bidang tidak muncul secara default dalam dialog pembuatan cepat: visibilitas secara implisit adalah "seluruh organisasi" hingga Anda menjadikan rekaman individual tersebut pribadi.

Modus pribadi

Dengan Pribadi dipilih, setiap baru catatan dimulai sebagai Pribadi. Kolaborator awal bukanlah "seluruh organisasi" namun kelompok yang ditentukan dalam pengaturan (lihat bagian berikut).

Apa yang tidak dapat Anda lakukan saat penciptaan — siapa pun yang bukan Pemilik organisasi tidak bisa buat rekor baru ke Publik dari dialog: ikon kunci tetap di Pribadi. Hal ini mencegah pengguna operasional memperluas visibilitas secara tidak sengaja di luar kebijakan perusahaan.

Apa yang dapat Anda lakukan setelahnya — Anggota (dan peran yang lebih tinggi) masih bisa menambahkan kolaborator lainnya pada catatan individu, memperluas siapa yang melihat data tersebut tanpa menjadikannya publik untuk semua orang. Hanya itu Pemilik organisasi dapat mengalihkan rekaman dari Pribadi ke Publik (ikon kunci saat mengedit).

Contoh — Organisasi "Consulenza Beta" dalam mode Pribadi. Marco (Pengguna) membuat tugas: dimulai secara pribadi dengan kolaborator yang telah diisi sebelumnya (Marco, manajernya, Master Tim). Dia tidak dapat membuka kuncinya, namun Anggota dapat menambahkan rekan dari tim Proyek X jika diperlukan untuk aktivitas tersebut.

Kolaborator otomatis (Pemangku Kepentingan)

Dalam mode Pribadi, di bawah pilihan Publik/Pribadi, itu Kolaborator bagian muncul dengan tiga opsi (plus Anda, selalu disertakan):

• Aku — selalu aktif: siapa pun yang membuat data tetap berada di antara kolaborator dan dapat membukanya.
• Manajer saya — menambahkan kumpulan manajer hierarki pada profil pengguna pembuat (bidang Manajer di Pengguna dan Tim).
• tim saya — menambahkan tim milik pencipta sebagai kolaborator (bukan kolega individu secara acak: kelompok tim).

Anda dapat menggabungkan kotak centang: hanya manajer, hanya tim, atau keduanya. Jika Anda menghapus centang manajer dan tim saja Anda ditambah itu Ketua Tim tetap (bagian berikutnya).

Contoh praktis — Pilihan: Saya + Manajer saya + Tim saya. Sara ada di tim "Layanan Pelanggan" dan manajernya adalah Luca. Sara membuat tiket: kolaborator awal = Sara, Luca, tim Layanan Pelanggan, Tim Master. Seorang kolega dari departemen lain tidak akan melihatnya sampai ditambahkan secara manual.

Catatan — jika pengguna tidak menetapkan manajer di profilnya, kotak centang "Manajer saya" tidak akan menambahkan siapa pun. Jika mereka tidak tergabung dalam tim apa pun, "Tim saya" tidak akan menambahkan grup apa pun. Selalu perbarui profil pengguna dan tim sebelum mengaktifkan mode pribadi.

Ketua Tim

Itu Ketua Tim adalah tim khusus yang dibuat oleh Mokapen untuk keamanan organisasi. Anggota yang Anda pilih di halaman Keamanan membentuk grup ini dan merupakan selalu ditambahkan sebagai kolaborator pada setiap rekaman baru yang dibuat dalam mode Pribadi — meskipun pembuatnya tidak mengetahuinya atau tidak memilihnya secara manual.

Biasanya Anda mencakup: Pemilik, TI internal, DPO, atau pimpinan kepatuhan yang memerlukan visibilitas lintas sektoral pada data sensitif.

Saat membuat dan mengedit catatan — Ketua Tim muncul sebagai lencana dengan ikon mahkota. Pemilik organisasi dapat menghapusnya pada satu catatan (dengan peringatan) jika tidak diperlukan untuk kasus tertentu; peran lain melihatnya tetapi tidak dapat menghapusnya dari kebijakan global.

Pemberitahuan — ketika seseorang ditambahkan ke Team Master, Mokapen mengirimkan notifikasi dalam aplikasi (dan email sesuai preferensi), sama seperti bergabung dengan tim biasa.

Contoh — Ketua Tim: Anna (Pemilik) dan Paolo (IT). Setiap kontak pribadi baru yang dibuat oleh perwakilan penjualan juga dapat dilihat oleh Anna dan Paolo, selain perwakilan penjualan dan kolaborator otomatis yang dipilih dalam opsi.

Apa yang terjadi saat Anda berpindah mode

Perubahan itu penting dari saat Anda menyimpan dan seterusnya. Bayangkan dua kumpulan data: sudah disimpan Dan baru untuk diselamatkan.

Dari Publik ke Pribadi (misalnya saat ini)

• Catatan yang ada — tetaplah apa adanya. Kontak publik yang dibuat kemarin tetap bersifat publik; tugas yang sudah bersifat pribadi tetap bersifat pribadi dengan kolaboratornya. Tidak ada migrasi otomatis.
• Rekor dibuat mulai sekarang — ikuti mode Pribadi: kunci tertutup secara default, kolaborator otomatis + Master Tim.
• Ketua Tim — Mokapen membuat tim (jika tidak ada) dan menyimpan anggota yang Anda pilih. Setidaknya ada satu hal yang wajib diisi: bidang ini wajib diisi dalam mode Pribadi.
• Dialog penciptaan — segera setelah disimpan, bidang Kolaborator dan lencana Master Tim yang telah diisi sebelumnya akan muncul; bagi siapapun yang bukan Pemilik org, kunci Pribadi tidak dapat diubah.

Skenario "Menjadi pribadi mulai hari ini". — Senin pagi Pemilik mengaktifkan Pribadi dengan Saya + Manajer + Master Tim (sendiri dan kepatuhan). Senin sore, seorang tenaga penjualan mendirikan sebuah perusahaan: perusahaan itu dimulai secara pribadi, dapat dilihat oleh mereka, manajer mereka, dan Ketua Tim. 2.000 perusahaan sudah ada di direktori tetap menjadi publik sampai Anda mengubahnya satu per satu (atau dengan alat massal jika tersedia). Jika Anda juga perlu menjadikan data historis bersifat pribadi, rencanakan proyek untuk meninjau kolaborator/visibilitas pada catatan yang ada: hal ini tidak terjadi dengan sendirinya.

Dari Pribadi ke Umum

• Catatan yang ada - sekali lagi tidak berubah. Kesepakatan pribadi dengan tiga kolaborator tetap bersifat pribadi.
• Rekor baru — mulai sebagai Publik; siapa pun dengan peran Pengguna atau lebih tinggi dapat mengatur Pribadi pada catatan individu sebelum menyimpannya lagi.
• Ketua Tim — tim khusus adalah DIHAPUS dari organisasi (akses dan keanggotaan). Catatan lama yang memilikinya di antara kolaborator mungkin masih menampilkannya sebagai referensi sampai Anda memperbarui kolaborator.
• Pengaturan pemangku kepentingan — kotak centang manajer/tim tidak lagi berlaku untuk data baru.

Skenario "Kembali ke publik". — Setelah proyek rahasia, organisasi beralih kembali ke Publik. Proyek-proyek swasta pada periode itu tetap bersifat pribadi; tugas yang dibuat mulai besok dan seterusnya akan bersifat publik secara default. Master Tim menghilang: orang-orang yang berada di sana hanya untuk pengawasan harus ditambahkan secara manual jika diperlukan, atau Anda menyiapkan kebijakan yang berbeda.

Visibilitas dan kolaborator pada catatan individu

Di luar kebijakan global, setiap catatan mempunyai:

• Ikon visibilitas (kunci) — Publik atau Pribadi untuk rekaman itu.
• Pemilik — orang yang bertanggung jawab atas data; hampir selalu di antara kolaborator sebenarnya.
• Kolaborator — pengguna dan/atau tim yang dapat membuka catatan pribadi.

Di sebuah Publik organisasi, catatan publik tidak memerlukan kolaborator: semua orang dapat melihatnya. Jika Anda menjadikannya pribadi, Anda harus menentukan siapa yang memiliki akses.

Di sebuah Pribadi organisasi, catatan baru dimulai secara pribadi dengan kolaborator yang telah ditentukan sebelumnya; Anggota dan peran yang lebih tinggi dapat memperluas daftar saat mengedit. Pengguna dengan peran lebih rendah melihat kolaborator dalam mode baca-saja.

Di dalam filter yang disimpan, bidang visibilitas di organisasi swasta hanya tersedia untuk Pemilik; kolaborator dapat disaring berdasarkan Anggota dan peran yang lebih tinggi.

Siapa yang dapat mengubah apa (berdasarkan peran)

• Pemilik Organisasi — mengkonfigurasi Keamanan; pada catatan apa pun dapat beralih Publik ↔ Pribadi; mengelola Tim Master pada catatan individu; melihat filter visibilitas.
• Anggota — tidak dapat membuka halaman Keamanan; pada catatan pribadi dapat mengedit kolaborator (menambah/menghapus, tunduk pada batasan Team Master untuk non-pemilik).
• Pengguna / Pengguna Terbatas — membuat data sesuai kebijakan; di organisasi swasta tidak dapat membuka kunci Publik; kolaborator hanya-baca pada catatan pribadi.
• Tamu — tidak mengelola keamanan organisasi; hanya berfungsi pada apa yang dibagikan (misalnya proyek yang ditugaskan).

Contoh aplikasi

• Firma hukum — Prajurit + Master Tim (mitra senior). Setiap kontak klien baru mulai terlihat hanya oleh pembuat, manajernya, timnya, dan mitranya. Rekan di tim lain tidak melihat klien orang lain secara tidak sengaja.
• Agensi kreatif — Publik, dengan pengecualian manual. Proyek dan tugas terbuka; sebelum menyimpan penawaran untuk merek rahasia, manajer akun mengalihkan catatan ke Pribadi dan hanya menambahkan tim "Arah".
• Transisi GDPR — Dari Publik ke Pribadi pada tanggal yang disepakati. Komunikasi internal: "mulai 1 Maret, data baru bersifat pribadi; data historis harus ditinjau." Team Master = pemimpin privasi + IT.
• Manajer selalu dalam lingkaran — Pribadi dengan "Manajer saya" dicentang. Setiap kesepakatan baru dapat dilihat oleh manajer penjualan pembuatnya tanpa menambahkannya secara manual setiap saat.
• Proyek rahasia sementara — Organisasi tetap Publik; PM menjadikan satu proyek pribadi dan menambahkan tim pengembangan. Setelah selesai, mereka mengarsipkan proyek tersebut tanpa mengubah kebijakan global.

Panduan terkait

• Pengguna dan Tim — manajer, tim, peran organisasi.
• Peran dan izin — apa yang dapat dilakukan Tamu, Pengguna, Anggota, dan Pemilik.
• Organisasi dan akses — isolasi antara organisasi yang berbeda.
• Otomatisasi — aliran Pemilik dan izin saat runtime.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Jika saya beralih ke Pribadi hari ini, apakah data kemarin menjadi pribadi?

A: TIDAK. Hanya data yang disimpan setelah perubahannya mengikuti mode baru. Data historis harus diperbarui secara eksplisit jika diperlukan.

T: Bisakah Pengguna membuat data publik di organisasi Swasta?

A: TIDAK pada saat penciptaan. Hanya Pemilik organisasi yang dapat menetapkan Publik pada rekaman individual (saat membuat atau mengedit).

T: Bolehkah saya memiliki organisasi Swasta namun memiliki catatan publik?

A: Ya, jika Pemilik organisasi menyetel kunci ke Publik untuk rekaman tersebut. Ini adalah pengecualian terhadap aturan default.

T: Apa yang terjadi pada Team Master jika saya beralih kembali ke Publik?

J: Timnya adalah DIHAPUS dari organisasi. Data baru tidak lagi menyertakannya. Catatan pribadi lama mungkin masih mencantumkannya di antara kolaborator sampai Anda mengeditnya.

T: Apakah "Tim saya" menambahkan satu orang atau seluruh tim?

A: Ini menambahkan tim Anda termasuk sebagai kolaborator (visibilitas grup). Rekan kerja melihat data apakah mereka termasuk dalam tim tersebut atau ditambahkan secara individu.

T: Di mana saya dapat mengonfigurasi kata sandi dan 2FA untuk seluruh organisasi?

J: Tidak di halaman ini. Setiap pengguna mengelola kata sandi dan autentikasi dua faktornya sendiri Profil → Keamanan. Halaman ini hanya tentang visibilitas data CRM.