Mokapenguiden

Säkerhet

De Säkerhet sidan definierar standardläge för synlighet för data som din organisation skapar i Mokapen: uppgifter, projekt, kontakter, företag, möjligheter, biljetter, offerter, beställningar, möten och andra register som stöder Samarbetspartners och låsikonen.

Detta är inte en lösenordspolicy eller tvåfaktorsautentisering (de stannar i varje användares Personlig profil). Här bestämmer du om ny data börjar synas för hela organisationen (Offentlig) eller redan begränsad till en liten grupp (Privat), med automatiska regler för vem som läggs till som medarbetare.

För att hantera vem som arbetar i organisationen, se Guide för användare och team; för detaljer om varje rolls behörigheter, se Roll- och behörighetsguide.

Översikt

Mokapen särskiljer två synlighetsnivåer på varje post:

• Offentlig (öppen låsikon) — alla organisationsmedlemmar med behörighet att visa den typen av data kan öppna posten.
• Privat (stängt låsikon) — endast posten Ägare, valt Samarbetspartners (användare eller team), och personer med lämpliga administratörsbehörigheter kan se det; andra hittar det inte i listor, filter eller sökningar.

Säkerhetssidan ställer inte in låset på varje post en efter en: den ställer in standardbeteende vid skapandet och, i privat läge, vem som automatiskt läggs till som en kollaboratör.

Nyckelregel (visas även på sidan): Säkerhetsläge gäller endast till data som sparats efter att du ändrat inställningen. Befintliga rekord är inte räknas om i bulk: de behåller den synlighet och samarbetspartners de hade när de sparades.

Var man kan hitta den och vem som kan komma åt den

Öppna Organisation meny (byggnadsikon) → i sidofältet, under organisationens namn, välj Säkerhet.

Endast organisationsägare se detta menyalternativ och kan ändra det. Medlemmar, användare och lägre roller kan inte komma åt de globala säkerhetsinställningarna (de kan fortfarande arbeta på enskilda poster enligt reglerna som beskrivs nedan).

Efter varje lagring loggar Mokapen uppdateringen i organisationens aktivitetslogg.

Offentligt läge

Med Offentlig utvalda, varje ny skivan börjar med Offentlig synlighet: alla kollegor som har behörighet att använda det området (t.ex. försäljning, kontakter) kan se det utan att läggas till som medarbetare.

Vad du kan göra innan du sparar — om du har åtminstone Användare roll, i förhandsgranskningen av skapande kan du klicka på låsikonen och byta posten till Privat, välj sedan redigeringsbehöriga manuellt. Detta är användbart för enstaka undantag (t.ex. en kontakt reserverad för direktören) utan att ändra inställningen för hela organisationen.

Exempel — Organisation "Studio Alfa" i offentligt läge. Säljare Laura skapar en möjlighet: den visas redan som offentlig, synlig för hela säljteamet. Innan hon sparar kan hon göra det privat och bara lägga till chefen och "Direction"-teamet om det är en strategisk kund.

I offentligt läge är Samarbetspartners fältet visas inte som standard i snabbskapsdialoger: synlighet är implicit "hela organisationen" tills du gör den enskilda posten privat.

Privat läge

Med Privat utvalda, varje ny skivan börjar som Privat. Initiala medarbetare är inte "hela organisationen" utan gruppen som definieras i inställningar (se följande avsnitt).

Vad du inte kan göra vid skapandet — alla som inte är en organisationsägare kan inte ställ in en ny post till Offentlig från dialogrutan: låsikonen förblir på Privat. Detta förhindrar att en operativ användare av misstag utökar synlighet utöver företagets policy.

Vad du kan göra efteråt — Medlemmar (och högre roller) kan fortfarande lägg till andra medarbetare på den individuella posten, vilket ökar vem som ser den informationen utan att göra den offentlig för alla. Endast den organisationens ägare kan byta en post från Privat till Offentlig (låsikon vid redigering).

Exempel — Organisation "Consulenza Beta" i privat läge. Marco (användare) skapar en uppgift: den börjar privat med förifyllda medarbetare (Marco, hans chef, teammästaren). Han kan inte ta bort låset, men en medlem kan lägga till en kollega från Project X-teamet om det behövs för den aktiviteten.

Automatiska samarbetspartners (intressenter)

I privat läge, under alternativet Offentlig/Privat, visas Samarbetspartners avsnittet visas med tre alternativ (plus du, alltid inkluderad):

• Mig — alltid aktiv: den som skapar uppgifterna stannar bland samarbetspartnerna och kan öppna den.
• Min chef — lägger till den hierarkiska hanteraruppsättningen i skaparens användarprofil (Managerfält i Användare och Team).
• Mina lag — tillägger lag som skaparen tillhör som kollaboratörer (inte slumpmässiga enskilda kollegor: teamgrupperna).

Du kan kombinera kryssrutorna: endast manager, endast team eller båda. Om du avmarkerar manager och team, bara du plus Lagmästare kvar (nästa avsnitt).

Praktiskt exempel — Alternativ: Jag + Min chef + Mina lag. Sara är med i "Customer Care"-teamet och hennes chef är Luca. Sara skapar en biljett: initiala medarbetare = Sara, Luca, kundtjänstteam, Team Master. En kollega från en annan avdelning kommer inte att se den förrän den läggs till manuellt.

Notera — om en användare inte har någon chefsuppsättning i sin profil lägger kryssrutan "Min chef" ingen till. Om de inte tillhör några lag lägger "Mina lag" inga grupper till. Håll användarprofiler och team uppdaterade innan du aktiverar privat läge.

Lagmästare

De Lagmästare är ett speciellt team skapat av Mokapen för organisationssäkerhet. Medlemmar du väljer på sidan Säkerhet bildar denna grupp och är alltid läggs till som medarbetare på varje ny post som skapas i privat läge – även om skaparen inte känner till dem eller inte väljer dem manuellt.

Vanligtvis inkluderar du: Ägaren, intern IT, DPO eller en efterlevnadsledare som behöver övergripande synlighet på känsliga uppgifter.

När du skapar och redigerar poster — Team Master visas som ett märke med en kronikon. Organisationens ägare kan ta bort det på en enda post (med en varning) om det inte behövs för det specifika fallet; andra roller ser det men kan inte ta bort det från den globala policyn.

Aviseringar — när någon läggs till i Team Master skickar Mokapen ett meddelande i appen (och e-post enligt inställningar), samma som att gå med i ett vanligt team.

Exempel — Lagmästare: Anna (Ägare) och Paolo (IT). Varje ny privat kontakt som skapas av en säljare är också synlig för Anna och Paolo, förutom säljaren och de automatiska samarbetspartners som valts i alternativen.

Vad händer när du byter läge

Förändringen räknas från det ögonblick du sparar och framåt. Tänk på två uppsättningar data: redan sparat och nytt som ska sparas.

Från offentlig till privat (t.ex. idag)

• Befintliga poster – stanna som de är. En offentlig kontakt som skapades i går förblir offentlig; en uppgift som redan är privat förblir privat med sina medarbetare. Ingen automatisk migrering.
• Poster skapade från och med nu — följ Privat läge: stängt lås som standard, automatiska medarbetare + Team Master.
• Lagmästare — Mokapen skapar laget (om det inte fanns) och sparar de medlemmar du väljer. Minst ett krävs: fältet är obligatoriskt i privat läge.
• Skapa dialoger — från omedelbart efter sparandet visas det förifyllda fältet Collaborators och Team Master-märket; för alla som inte är en organisationsägare kan det privata låset inte ändras.

"Blir privat från och med idag" scenario — Måndag morgon aktiverar ägaren Private with Me + Manager + Team Master (själv och efterlevnad). Måndag eftermiddag skapar en säljare ett företag: det börjar privat, synligt för dem, deras chef och Team Master. De 2 000 företag som redan finns i katalogen förbli offentlig tills du ändrar dem en efter en (eller med bulkverktyg där sådana finns). Om du också behöver göra historisk data privat, planera ett projekt för att granska samarbetspartners/synlighet på befintliga poster: det sker inte av sig självt.

Från privat till offentlig

• Befintliga poster — ännu en gång oförändrad. En privat affär med tre medarbetare förblir privat.
• Nya rekord — börja som Offentlig; alla med användarroll eller högre kan ställa in Privat på den individuella posten innan du sparar igen.
• Lagmästare — specialteamet är tas bort från organisationen (tillträde och medlemskap). Äldre poster som hade det bland redigeringsbehöriga kan fortfarande visa det som en referens tills du uppdaterar redigeringsbehöriga.
• Intressentinställningar — kryssrutorna för chef/team gäller inte längre för ny data.

"Gå tillbaka till allmänheten" scenario — Efter ett konfidentiellt projekt byter organisationen tillbaka till Public. Privata projekt från den perioden förblir privata; uppgifter som skapas från och med imorgon kommer att vara offentliga som standard. Teammästaren försvinner: personer som bara var där för tillsyn måste läggas till manuellt där det behövs, eller så ställer du in en annan policy.

Synlighet och samarbetspartners på enskilda poster

Utöver den globala policyn har varje post:

• Synlighetsikon (lås) — Offentlig eller Privat för den posten.
• Ägare — Person som är ansvarig för uppgifterna. nästan alltid bland de faktiska kollaboratörerna.
• Samarbetspartners — användare och/eller team som kan öppna ett privat register.

I en Offentlig organisation kräver ett offentligt register inte medarbetare: alla kan se det. Om du gör det privat måste du ange vem som har åtkomst.

I en Privat organisation, nya poster börjar privata med förinställda medarbetare; Medlemmar och högre roller kan utöka listan vid redigering. Användare med lägre roller ser medarbetare i skrivskyddat läge.

I sparade filter, är synlighetsfältet i en privat organisation endast tillgängligt för ägare; kollaboratörer kan filtreras efter medlemmar och högre roller.

Vem kan ändra vad (efter roll)

• Organisationsägare — konfigurerar säkerhet; på vilken post som helst kan byta Public ↔ Privat; hanterar Team Master på individuella poster; ser synlighetsfilter.
• Medlem — kan inte öppna säkerhetssidan; på privata poster kan redigera medarbetare (lägg till/ta bort, med förbehåll för Team Master-begränsningar för icke-ägare).
• Användare / Begränsad användare — skapar data enligt policy. i en privat organisation kan inte låsa upp Public; kollaboratörer skrivskyddat på privata register.
• Gäst — hanterar inte organisationens säkerhet; fungerar bara på det som delas (t.ex. tilldelade projekt).

Applikationsexempel

• Advokatbyrå — Privat + Team Master (senior partners). Varje ny kundkontakt börjar endast synlig för skaparen, deras chef, deras team och partners. Medarbetare i andra team ser inte andras kunder av misstag.
• Kreativ byrå — Offentlig, med manuella undantag. Projekt och uppgifter är öppna; Innan han sparar en offert för ett hemligt varumärke, ändrar kontoansvarig posten till Privat och lägger bara till "Direction"-teamet.
• GDPR-övergång — Från offentlig till privat på ett avtalat datum. Intern kommunikation: "från och med 1 mars är ny data privat; historisk data måste granskas." Team Master = integritetsledare + IT.
• Chefen är alltid i slingan — Privat med "Min chef" markerad. Varje ny affär är synlig för skaparens försäljningschef utan att lägga till dem manuellt varje gång.
• Tillfälligt konfidentiellt projekt — Org förblir offentlig; PM gör det enskilda projektet privat och lägger till utvecklingsteamet. När de är klara arkiverar de projektet utan att ändra den globala policyn.

Relaterade guider

• Användare och team — chefer, team, organisationsroller.
• Roller och behörigheter — vad gäst, användare, medlem och ägare kan göra.
• Organisationer och tillgång — isolering mellan olika organisationer.
• Automatiseringar — Flödesägare och behörigheter vid körning.

Vanliga frågor

F: Om jag byter till Privat idag, blir gårdagens data privat?

A: Inga. Endast data sparas efter ändringen följer det nya läget. Historiska data måste uppdateras explicit om det behövs.

F: Kan en användare skapa offentliga data i en privat organisation?

A: Inga vid skapandet. Endast organisationens ägare kan ställa in offentlig på en enskild post (när du skapar eller redigerar).

F: Kan jag ha en privat organisation men ett offentligt register?

A: Ja, om organisationens ägare ställer in låset till Public för den posten. Det är det avsedda undantaget från standardregeln.

F: Vad händer med Team Master om jag byter tillbaka till Public?

A: Teamet är tas bort från organisationen. Ny data kommer inte längre att inkludera den. Gamla privata poster kan fortfarande lista dem bland medarbetare tills du redigerar dem.

F: Lägger "Mina team" till enskilda personer eller hela laget?

A: Det lägger till lag du tillhör som kollaboratörer (gruppsynlighet). Kollegor ser data om de tillhör det teamet eller läggs till individuellt.

F: Var konfigurerar jag lösenord och 2FA för hela organisationen?

S: Inte på den här sidan. Varje användare hanterar sitt eget lösenord och tvåfaktorsautentisering från Profil → Säkerhet. Denna sida handlar bara om CRM-datasynlighet.