Ръководството на Мокапен

Сигурност

Страницата Сигурност дефинира режима на видимост по подразбиране за данните, които вашата организация създава в Mokapen: задачи, проекти, контакти, компании, възможности, тикети, оферти, поръчки, срещи и други записи, които поддържат Сътрудници и иконата катинар.

Това не е политика за пароли или двуфакторна автентикация (те остават в Личния профил на всеки потребител). Тук решавате дали новите данни започват видими за цялата организация (Публични) или вече ограничени до малка група (Частни), с автоматични правила кой се добавя като сътрудник.

За управление на това кой работи в организацията вижте ръководството Потребители и екипи; за подробности за правата на всяка роля — ръководството Роли и права.

Преглед

Mokapen разграничава две нива на видимост върху всеки запис:

• Публичен (отворена икона катинар) — всички членове на организацията с право да преглеждат този тип данни могат да отворят записа.
• Частен (затворена икона катинар) — само Отговорникът на записа, избраните Сътрудници (потребители или екипи) и хора с подходящи административни права могат да го видят; другите няма да го намерят в списъци, филтри или търсене.

Страницата Сигурност не задава катинара върху всеки запис един по един: задава поведението по подразбиране при създаване и, в частен режим, кой автоматично се добавя като сътрудник.

Ключово правило (показано и на страницата): режимът на Сигурност важи само за данни, запазени след като промените настройката. Съществуващите записи не се преизчисляват масово: запазват видимостта и сътрудниците, които са имали при запазване.

Къде се намира и кой има достъп

Отворете менюто Организация (икона сграда) → в страничната лента, под името на организацията, изберете Сигурност.

Само Собствениците на организацията виждат този елемент от менюто и могат да го променят. Членове, Потребители и по-ниски роли не достъпват глобалните настройки за сигурност (все още могат да работят върху отделни записи според правилата по-долу).

След всяко запазване Mokapen записва актуализацията в дневника на активността на организацията.

Публичен режим

С избран Публичен всеки нов запис започва с видимост Публичен: всички колеги, оторизирани да ползват тази област (напр. Продажби, Контакти), могат да го видят без да бъдат добавени като сътрудници.

Какво можете да направите преди запазване — ако имате поне роля Потребител, в прегледа при създаване можете да кликнете иконата катинар и да превключите записа на Частен, после да изберете сътрудници ръчно. Полезно за еднократни изключения (напр. контакт, запазен за директора), без да променяте настройката за цялата организация.

Пример — Организация „Студио Алфа“ в Публичен режим. Търговският представител Лаура създава възможност: вече се появява като публична, видима за целия търговски екип. Преди запазване може да я направи частна и да добави само мениджъра и екипа „Дирекция“, ако е стратегически клиент.

В Публичен режим полето Сътрудници не се появява по подразбиране в диалозите за бързо създаване: видимостта е имплицитно „цялата организация“, докато не направите този отделен запис частен.

Частен режим

С избран Частен всеки нов запис започва като Частен. Началните сътрудници не са „цялата организация“, а групата, дефинирана в настройките (вижте следващите раздели).

Какво не можете да направите при създаване — който не е Собственик на организацията не може да зададе нов запис като Публичен от диалога: иконата катинар остава на Частен. Това предотвратява оперативен потребител случайно да разшири видимостта отвъд фирмената политика.

Какво можете да направите след това — Членовете (и по-високи роли) все още могат да добавят други сътрудници върху отделния запис, като разширяват кой вижда тези данни, без да ги правят публични за всички. Само Собственикът на организацията може да превключи запис от Частен към Публичен (икона катинар при редакция).

Пример — Организация „Консултация Бета“ в Частен режим. Марко (Потребител) създава задача: започва частна с предварително попълнени сътрудници (Марко, неговият мениджър, Team Master). Не може да махне катинара, но Член може да добави колега от екипа на Проект X, ако е нужно за тази дейност.

Автоматични сътрудници (Stakeholders)

В Частен режим, под избора Публичен/Частен, се появява секцията Сътрудници с три опции (плюс вие, винаги включени):

• Аз — винаги активно: който създава данните остава сред сътрудниците и може да ги отвори.
• Моят мениджър — добавя йерархичния мениджър, зададен в потребителския профил на създателя (поле Мениджър в Потребители и екипи).
• Моите екипи — добавя като сътрудници екипите, към които принадлежи създателят (не случайни отделни колеги: груповите екипи).

Можете да комбинирате квадратчетата: само мениджър, само екипи или и двете. Ако махнете отметките за мениджър и екипи, оставате само вие плюс Team Master (следващ раздел).

Практически пример — Опции: Аз + Моят мениджър + Моите екипи. Сара е в екипа „Customer Care“ и мениджърът ѝ е Лука. Сара създава тикет: начални сътрудници = Сара, Лука, екип Customer Care, Team Master. Колега от друг отдел няма да го види, докато не бъде добавен ръчно.

Бележка — ако потребител няма зададен мениджър в профила, квадратчето „Моят мениджър“ не добавя никого. Ако не принадлежи към екипи, „Моите екипи“ не добавя групи. Дръжте потребителските профили и екипите актуални, преди да активирате частен режим.

Team Master

Team Master е специален екип, създаден от Mokapen за сигурността на организацията. Членовете, които изберете на страницата Сигурност, формират тази група и се добавят винаги като сътрудници върху всеки нов запис, създаден в Частен режим — дори ако създателят не ги познава или не ги избира ръчно.

Обикновено включвате: Собственика, вътрешен IT, DPO или compliance водещ, който се нуждае от напречна видимост върху чувствителни данни.

При създаване и редакция на записи — Team Master се появява като badge с икона корона. Собственикът на организацията може да го премахне върху отделен запис (с предупреждение), ако не е нужен за този конкретен случай; другите роли го виждат, но не могат да го премахнат от глобалната политика.

Известия — когато някой бъде добавен към Team Master, Mokapen изпраща in-app известие (и имейл според предпочитанията), същото като при присъединяване към обикновен екип.

Пример — Team Master: Анна (Собственик) и Паоло (IT). Всеки нов частен контакт, създаден от търговски представител, е видим и за Анна и Паоло, в допълнение към търговския представител и автоматичните сътрудници, избрани в опциите.

Какво се случва при смяна на режимите

Промяната важи от момента на запазване нататък. Мислете за два набора данни: вече запазени и нови за запазване.

От Публичен към Частен (напр. днес)

• Съществуващи записи — остават както са. Публичен контакт, създаден вчера, остава публичен; задача, вече частна, остава частна със своите сътрудници. Няма автоматична миграция.
• Записи, създадени отсега нататък — следват Частен режим: затворен катинар по подразбиране, автоматични сътрудници + Team Master.
• Team Master — Mokapen създава екипа (ако не е съществувал) и запазва членовете, които изберете. Нужен е поне един: полето е задължително в Частен режим.
• Диалози за създаване — веднага след запазване се появяват предварително попълненото поле Сътрудници и badge-ът Team Master; за който не е Собственик на организацията, Частният катинар не може да се сменя.

Сценарий „преминаване към частно от днес“ — В понеделник сутринта Собственикът активира Частен с Аз + Мениджър + Team Master (себе си и compliance). В понеделник следобед търговски представител създава компания: започва частна, видима за него, неговия мениджър и Team Master. 2 000-те компании, вече в адресната книга, остават публични, докато не ги промените една по една (или с масови инструменти, където са налични). Ако трябва да направите и историческите данни частни, планирайте проект за преглед на сътрудници / видимост върху съществуващите записи: не се случва само.

От Частен към Публичен

• Съществуващи записи — отново непроменени. Частна сделка с трима сътрудници остава частна.
• Нови записи — започват като Публични; всеки с роля Потребител или по-висока може да зададе Частен върху отделния запис преди следващо запазване.
• Team Master — специалният екип се премахва от организацията (достъп и членство). По-стари записи, които са го имали сред сътрудниците, може все още да го показват като референция, докато не актуализирате сътрудниците.
• Настройки на Stakeholders — квадратчетата мениджър/екип вече не се прилагат към нови данни.

Сценарий „връщане към публично“ — След поверителен проект организацията се връща към Публичен. Частните проекти от този период остават частни; задачите, създадени от утре нататък, ще бъдат публични по подразбиране. Team Master изчезва: хората, които са били там само за надзор, трябва да се добавят ръчно където е нужно, или да зададете друга политика.

Видимост и сътрудници върху отделни записи

Отвъд глобалната политика всеки запис има:

• Икона за видимост (катинар) — Публичен или Частен за този запис.
• Отговорник — лице, отговорно за данните; почти винаги сред реалните сътрудници.
• Сътрудници — потребители и/или екипи, които могат да отворят частен запис.

В Публична организация публичният запис не изисква сътрудници: всички могат да го видят. Ако го направите частен, трябва да посочите кой има достъп.

В Частна организация новите записи започват частни с предварително зададени сътрудници; Членовете и по-високите роли могат да разширят списъка при редакция. Потребители с по-ниски роли виждат сътрудниците в режим само за четене.

В запазените филтри полето за видимост в частна организация е налично само за Собственици; сътрудниците могат да се филтрират от Членове и по-високи роли.

Кой какво може да променя (по роля)

• Собственик на организацията — конфигурира Сигурност; върху всеки запис може да превключва Публичен ↔ Частен; управлява Team Master върху отделни записи; вижда филтри за видимост.
• Член — не може да отвори страницата Сигурност; върху частни записи може да редактира сътрудници (добавяне/премахване, при ограниченията на Team Master за не-собственици).
• Потребител / Ограничен потребител — създава данни според политиката; в частна организация не може да отключи Публичен; сътрудниците са само за четене върху частни записи.
• Гост — не управлява сигурността на организацията; работи само върху това, което е споделено (напр. назначени проекти).

Примери за приложение

• Адвокатска кантора — Частен + Team Master (старши партньори). Всеки нов клиентски контакт започва видим само за създателя, неговия мениджър, неговите екипи и партньорите. Сътрудниците от други екипи не виждат случайно чуждите клиенти.
• Креативна агенция — Публичен, с ръчни изключения. Проектите и задачите са отворени; преди да запази оферта за тайна марка, account manager-ът превключва записа на Частен и добавя само екипа „Дирекция“.
• Преход GDPR — От Публичен към Частен на договорена дата. Вътрешна комуникация: „от 1 март новите данни са частни; историческите трябва да се прегледат.“ Team Master = отговорник поверителност + IT.
• Мениджърът винаги в кръга — Частен с отметнато „Моят мениджър“. Всяка нова сделка е видима за търговския мениджър на създателя без да го добавяте ръчно всеки път.
• Временен поверителен проект — Организацията остава Публична; PM прави единичния проект частен и добавя екипа за разработка. Когато приключи, архивира проекта без да променя глобалната политика.

Свързани ръководства

• Потребители и екипи — мениджъри, екипи, роли в организацията.
• Роли и права — какво могат Гост, Потребител, Член и Собственик.
• Видимост на данните — какво се появява в списъци, kanban, търсене и отчети (катинар, дневен филтър, Network).
• Организации и достъп — изолация между различни организации.
• Автоматизации — Отговорник на потока и права по време на изпълнение.

Често задавани въпроси

В: Ако превключа към Частен днес, вчерашните данни стават ли частни?

О: Не. Само данните, запазени след промяната, следват новия режим. Историческите данни трябва да се актуализират изрично, ако е нужно.

В: Може ли Потребител да създава публични данни в Частна организация?

О: Не при създаване. Само Собственикът на организацията може да зададе Публичен върху отделен запис (при създаване или редакция).

В: Мога ли да имам Частна организация, но публичен запис?

О: Да, ако Собственикът на организацията зададе катинара на Публичен за този запис. Това е предвиденото изключение от правилото по подразбиране.

В: Какво се случва с Team Master, ако се върна към Публичен?

О: Екипът се премахва от организацията. Новите данни вече няма да го включват. Старите частни записи може все още да го показват сред сътрудниците, докато не ги редактирате.

В: „Моите екипи“ добавя ли отделни хора или целия екип?

О: Добавя екипите, към които принадлежите, като сътрудници (групова видимост). Колегите виждат данните, ако принадлежат към този екип или са добавени индивидуално.

В: Къде конфигурирам парола и 2FA за цялата организация?

О: Не на тази страница. Всеки потребител управлява собствената си парола и двуфакторна автентикация от Профил → Сигурност. Тази страница е само за видимост на CRM данните.