Ръководството на Мокапен

Ръководство за присъствия

Областта Присъствия е HR модулът на Mokapen за отчитане на часове и дни на хората: работа на място, болничен, отпуск, отсъствие и други типове. Всяко присъствие има лице, локация, дата, начален/краен час, тип, бележки и (където е приложимо) поверителност. Може да се свърже с планирана смяна в същия ден/локация.

Достъп от менюто Човешки ресурси → Присъствия или чрез Запиши присъствие от менюто «+» (типичен пряк път: клавиш R). Изгледът по подразбиране е Календар; можете да преминете към Списък. Модулът изисква активно приложение Присъствия, подходящи права и подходящ Premium план (HR пакет). Проверете наличността във вашия план.

Какво не са присъствията: не са автоматична система за отчитане на време (clock-in/out), няма задължителна геолокация и няма поток «одобрение от мениджър» (чакащ/одобрен). Вие (или редактор) записвате дати и часове — ръчно, също наведнъж за много хора или от планиране. Timesheet, ако присъства в Mokapen, е отделно приложение.

Роля в CRM и връзка със смените

• Смени = план («трябва да си тук в тези интервали»).
• Присъствия = факт («бе/записа тези часове / този тип»).

Препоръчително е да ги използвате заедно: редакторът планира смени, после записва (или има записани) присъствия. От картата на смяната можете да отворите преки пътища за създаване/редакция на присъствие и да видите отклонение в часовете. При създаване на присъствие, ако има смяна за същия потребител + локация + ден, Mokapen може да я свърже автоматично (shift_id). В докладите, където е предвидено, намирате и кръстосани данни за смени + присъствия.

Права на потребителите: кой вижда, кой създава, кой редактира

Няма роля «одобряващ». Важни са приложението, редакторът, подчинените (reportees) и поверителността на отделното присъствие.

1. Приложение и план

Приложението Присъствия трябва да е активно (подходящ Premium план). Собственикът го включва в Настройки → Приложения. Без приложението не виждате менюто, списъка или докладите за присъствия.

2. Редактори на присъствия

В Настройки → Човешки ресурси → Присъствия собственикът избира кой може да създава и редактира присъствия за всички (избрани потребители или цялата организация). Редакторите:

• записват присъствия за всяко лице (също за няколко наведнъж);
• редактират, преместват (drag&drop), клонират, планират, архивират и изтриват;
• могат да задават поверителност, сътрудници/stakeholders и групи върху присъствието;
• при припокриване на часове получават предупреждение, но все пак могат да запазят (по-гъвкава политика от обикновен потребител).

Редактор на присъствия е също редактор на смени (за подравняване на план и факт).

3. Потребител без права на редактор

Обикновено може да записва и управлява своите присъствия и, където е предвидено, тези на подчинените си (членове на екипи, които ръководи). Не управлява графика на цялата организация. При припокриване на часове Mokapen може да блокира запазването (за разлика от редактор).

4. Поверителност на отделното присъствие

Както при други записи в Mokapen: публично присъствие (в организацията, според правата) или частно — видимо за тези с изричен достъп (лицето в присъствието, създалият го, посочени сътрудници/stakeholders, правила за поверителност). Редакторите задават поверителност и stakeholders при създаване/карта. Използвайте частна поверителност за болничен или чувствителни данни, които не трябва да се виждат от всички.

5. Настройка «Видимост на присъствия»

В настройките на присъствия има и блок Видимост (само мои / и екип / и подчинени / избрани потребители). Декларира кой какво трябва да вижда. На практика обаче най-важни остават правилата: кой е редактор, подчинени за редакция и поверителност на отделния запис. Ако не съвпада с очакванията на екипа, първо проверете редактора и поверителността, после конфигурацията на видимост с администратор.

Обобщено:

• Собственик — активира приложение, локации, типове, редактори (и опции за видимост).
• Редактор — записва и коригира за всички; планира и извършва масови действия.
• Без права на редактор — управлява себе си (и подчинени); не цялата организация.
• Поверителност — ограничава четенето на чувствителния отделен запис.

Типове присъствие

Всяко присъствие има тип (конфигурируемо поле). Ако организацията все още няма персонализирани типове, Mokapen предлага типични стойности по подразбиране:

• Работа — работен ден/часове.
• Болничен
• Отпуск
• Отсъствие
• Друго

Типовете можете да персонализирате в Настройки → Човешки ресурси → Присъствия (управление на типове). Типовете захранват докладите (часове по тип) и филтрите: използвайте ги последователно в екипа.

Страница Присъствия — лента и изгледи

Както при смените, има Календар и Списък.

• Календар – Редове: пълен месец, навигация по месец; редове = дни; колони според групирането.
• Календар – Колони: прозорец от дни около днес; ако има preset-и на смени с времеви слотове, мрежата може да разделя колоните по слот.
• Групирай по: Локация → Потребител или Потребител → Локация.
• Днес: превъртане до текущия ден.
• Разширени филтри: с базов Premium план (където е предвидено).
• Запиши присъствие / действия: създаване; за редактори също План, дублиране, архив, масови действия в списъка.

В Списък (таблица): лице, дата, часове, тип, локация, бележки, кой е създал/обновил (и групи, ако сте редактор). Подходящо за масови корекции и аналитичен export към доклади.

Карта на присъствие

Кликнете карта или ред, за да отворите картата (модал). Типични полета:

• Лице — редактируемо от редактор; иначе обикновено фиксирано към вас.
• Локация, Дата, Начален час / Краен час.
• Preset на смяна (по избор, ако приложението Смени е активно) — попълва часовете от preset слотове.
• Тип, Бележки.
• Поверителност / сътрудници / групи — за редактори.
• Бадж Архивирано, ако е извън активните изгледи.

Меню Опции: Клонирай, Архивирай / Възстанови, Изтрий. В календара, с подходящите права, можете да плъзнете присъствието (промяна на дата/локация/потребител; snap на времето може да се подравни към слот на смяна в същия ден).

Записване на присъствие

1. Меню «+» → Запиши присъствие, или от ЧР → Присъствия, или от карта на смяна.
2. Изберете лице (ако сте редактор; може повече от едно), локация, дати (и диапазон), тип, часове (ръчно или от preset на смяна).
3. Добавете бележки; ако сте редактор, задайте поверителност/stakeholders при нужда.
4. Запазете. При припокриване на часове: блок (обикновен потребител) или предупреждение (редактор). В дни с организационно затваряне се показва предупреждение: все пак можете да запазите (не е блок на сървъра).

План и дублиране

План (редактор) копира период от присъствия в целеви месец, като запазва ден от седмицата и позиция в месеца — същата логика като при смените. Полезно за повтарящи се модели (напр. фиксиран непълен работен ден), не за замяна на ежедневно записване на променлива работа.

Дублирай / Клонирай създава копия от карта или множествен избор в списъка; после актуализирайте дати и часове.

Редакция, архив, изтриване

• Редакция — inline в картата, или наведнъж в списъка (редактор).
• Преместване — drag&drop в календара.
• Архив — премахва от активните изгледи без загуба на история; възстановяване от архив или меню на картата.
• Изтриване — окончателно премахване на записа; за грешки, не за затворени месеци (по-добре архив).

Настройки на присъствия

Път: Настройки на организацията → Човешки ресурси → Присъствия.

• Потребители, които могат да създават и редактират присъствия — списък на редактори (основен лост за права).
• Видимост — опции «само мои / екип / подчинени / потребители»; вижте секцията за права по-горе.
• Типове — създаване/редакция на типове (Работа, Отпуск, … или персонализирани за вашия сектор).
• Локации и затваряния — в общите настройки на организацията; споделени със смените.

Няма настройки на присъствия за GPS, geofence или автоматична «дистанционна работа»: ако работите дистанционно, все пак записвайте локация/тип/бележки според вътрешните политики.

Доклади за присъствия

Меню Доклади → Присъствия: графики и списък. Типични анализи:

• Часове по локация
• Часове по тип
• Часове в уикенд / работни дни
• Часове по потребител (по локация и в таблица)
• Часове по потребител / ден от седмицата
• Кръстосани данни (смени и присъствия) — ако приложението Смени също е активно

Разширените филтри често изискват базов Premium план. Използвайте докладите за вътрешна заплата, натоварване по локации и отклонение от плана — не за ежедневно записване (това остава Календар/Списък и «Запиши присъствие»).

Примери за използване

• Магазин: редактор = управител; персоналът записва (или му е записано) работни дни; отпуск/болничен с отделен тип и поверителност при нужда.
• Екип с мениджър: мениджър без права на редактор управлява подчинени; HR редактор вижда и коригира всичко.
• Подравняване със смени: планирайте месеца в Смени → записвайте присъствия в края на седмицата → проверете кръстосани данни в докладите.
• Отсъствия: тип Отпуск/Отсъствие/Болничен за целия ден (конвенционални часове според вътрешна политика).

Препоръчани процеси

• Дефинирайте типове и редактори преди пускане с персонала.
• Записвайте присъствия същия ден или в края на седмицата, не месеци по-късно.
• За чувствителни данни (болничен) използвайте частна поверителност.
• Избягвайте припокривания: потребител не трябва да има два съвпадащи или съединени слота в същия ден без причина.
• Архивирайте затворени периоди; изтривайте само грешки.
• Винаги комбинирайте със Смени, ако планирате локации.

Често задавани въпроси

В: Мога ли да clock-in/out от приложението?

О: Присъствията в Mokapen са записи на дата/час (ръчни или планирани), не GPS badge clock-in/out.

В: Трябва ли мениджърът да одобрява присъствието ми?

О: Няма workflow за одобрение. Който е редактор може да създава/коригира; останалите управляват себе си (и подчинени).

В: Защо не мога да запазя? Пише, че има припокриване.

О: Вече имате присъствие в същия ден със слот, който съвпада или се докосва. Коригирайте часовете или помолете редактор (който може да запази с предупреждение).

В: Разлика между Присъствия и Смени?

О: Смени = планиране. Присъствия = записани часове/типове. Идеално заедно; подробности в ръководството за смени.

В: Не виждам Запиши присъствие.

О: Приложението не е активно, планът не е подходящ или правата са недостатъчни. Проверете с администратор на организацията.

В: За какво служи типът?

О: За разграничаване на работа, отпуск, болничен, отсъствие… за филтри и доклади. Персонализирайте го в настройките на присъствия.