O guia do Mokapen

Guia de Presenças

A área Presenças é o módulo HR da Mokapen para registrar as horas e as jornadas das pessoas: trabalho na sede, baixa por doença, férias, licenças e outras tipologias. Cada presença tem pessoa, sede, data, hora início/fim, tipologia, notas e (se previsto) privacidade. Pode ligar-se a um Turno planificado no mesmo dia/sede.

Acesse pelo menu Recursos humanos → Presenças, ou use Registrar presença no menu «+» (atalho habitual: tecla R). A vista predefinida é o Calendário; pode passar para a Lista. O módulo requer a app Presenças ativa, as permissões corretas e um plano Premium adequado (pacote HR). Verifique a disponibilidade no seu plano.

O que não são as Presenças: não é um sistema de registro automático (clock-in/out), não há geolocalização obrigatória nem um fluxo de «aprovação do manager» (pending/approved). Registra você (ou um editor) data e horários — manualmente, também em bloco ou a partir da planificação. O Timesheet, se existir na Mokapen, é uma app distinta.

Papel no CRM e relação com os Turnos

• Turnos = plano («deveria estar aqui nestas faixas»).
• Presenças = real («esteve / registrou estas horas / esta tipologia»).

Usá-los em conjunto é o fluxo recomendado: o editor planifica os turnos, depois registra (ou faz registrar) as presenças. A partir da ficha de turno pode abrir atalhos para criar/modificar a presença e ver o desvio de horas. Ao criar uma presença, se existir um turno do mesmo usuário + sede + dia, a Mokapen pode ligá-lo automaticamente (shift_id). Nos relatórios, onde previsto, encontra também dados cruzados turnos + presenças.

Permissões de usuário: quem vê, quem cria, quem modifica

Não há um papel «aprovador». Contam a app, o editor, os reportees e a privacidade em cada presença.

1. App e plano

É necessária a app Presenças ativa (plano Premium adequado). O owner ativa-a em Configurações → Aplicações. Sem app não vê menu, lista nem relatórios de Presenças.

2. Editor de presenças

Em Configurações → Recursos humanos → Presenças, o owner escolhe quem pode criar e modificar presenças para todos (usuários selecionados ou toda a organização). Os editores:

• registram presenças para qualquer pessoa (também várias de uma vez);
• modificam, movem (drag&drop), clonam, planificam, arquivam e excluem;
• podem definir privacidade, colaboradores/stakeholder e grupos na presença;
• em caso de sobreposição horária recebem um aviso mas podem salvar na mesma (política mais flexível do que a do usuário normal).

Ser editor de Presenças torna-o também editor de Turnos (para alinhar planificação e real).

3. Usuário não editor

Pode normalmente registrar e gerir as próprias presenças e, onde previsto, as dos seus reportees (membros das equipes de que é manager). Não gere a agenda de toda a org. Com sobreposição horária, a Mokapen pode bloquear o salvar (ao contrário do editor).

4. Privacidade em cada presença

Como noutras entidades Mokapen: presença pública (na org, consoante permissões) ou privada — visível para quem tem acesso explícito (pessoa da presença, quem a criou, colaboradores/stakeholder indicados, regras de privacidade). Os editores definem privacidade e stakeholder na criação/ficha. Use privacidade privada para baixas por doença ou dados sensíveis que não devem aparecer para todos.

5. Configuração «Visibilidade de presenças»

Nas configurações de Presenças encontra também um bloco Visibilidade (só as minhas / também equipe / também reportees / usuários selecionados). Serve para declarar as intenções de quem vê o quê. Na prática quotidiana, porém, as regras que mais contam continuam a ser: quem é editor, reportees para a modificação, e a privacidade em cada registro. Se algo não corresponde às expectativas da equipe, verifique primeiro editor e privacidade, depois a configuração de Visibilidade com um admin.

Em resumo:

• Owner — ativa app, sedes, tipologias, editores (e opções de visibilidade).
• Editor — registra e corrige para todos; planifica e faz ações em massa.
• Não editor — gere o seu (e reportees); não toda a org.
• Privacidade — restringe a leitura do registro sensível individual.

Tipologias de presença

Cada presença tem uma tipologia (campo configurável). Se a organização ainda não tem tipos personalizados, a Mokapen propõe os predefinidos habituais:

• Laboral — jornada/horas de trabalho.
• Doença
• Férias
• Licença
• Outro

Pode personalizar as tipologias em Configurações → Recursos humanos → Presenças (gestão de tipos). As tipologias alimentam os relatórios (horas por tipo) e os filtros: use-as de forma coerente em toda a equipe.

Página Presenças — barra e vistas

Como nos Turnos, encontra Calendário e Lista.

• Calendário – Linhas: mês inteiro, navegação por mês; linhas = dias; colunas consoante agrupamento.
• Calendário – Colunas: janela de dias à volta de hoje; se existirem preset de Turnos com faixas, a grelha pode dividir colunas por slot horário.
• Agrupar por: Sede → Usuário ou Usuário → Sede.
• Hoje: desloque-se para o dia atual.
• Filtros avançados: com plano Premium base (onde previsto).
• Registrar presença / ações: criação; para editores também Planificar, duplicar, arquivo, ações em massa na lista.

Na Lista (tabela): pessoa, data, horários, tipologia, sede, notas, quem criou/atualizou (e grupos se editor). Ideal para correções em massa e export analíticos para os relatórios.

Ficha de presença

Clique num cartão ou linha abre a ficha (modal). Campos típicos:

• Pessoa — editável pelo editor; caso contrário normalmente fixa em si.
• Sede, Data, Hora início / Hora fim.
• Preset de turno (opcional, se app Turnos ativa) — preenche horários a partir das faixas do preset.
• Tipologia, Notas.
• Privacidade / colaboradores / grupos — para editores.
• Badge Arquivada se estiver fora das vistas ativas.

Menu Opções: Clonar, Arquivar / Restaurar, Excluir. No calendário, com as permissões certas, pode arrastar a presença (mudança de data/sede/usuário; o snap horário pode alinhar-se a um slot de turno do mesmo dia).

Registrar uma presença

1. Menu «+» → Registrar presença, ou a partir de RH → Presenças, ou a partir da ficha de um Turno.
2. Escolha pessoa (se editor; pode selecionar várias), sede, datas (também intervalo), tipologia, horários (manuais ou a partir de preset de turno).
3. Adicione notas; se editor, defina privacidade/stakeholder se necessário.
4. Salve. Em caso de sobreposição horária: bloqueio (usuário normal) ou aviso (editor). Nos dias de encerramento da org aparece um aviso: pode salvar na mesma (não é um bloqueio do servidor).

Planificar e duplicar

Planificar (editor) copia um período de presenças para um mês de destino, mantendo dia da semana e posição no mês — mesma lógica dos Turnos. Útil para padrões recorrentes (ex.: meio período fixo), não para substituir o registro diário do trabalho variável.

Duplicar / Clonar cria cópias a partir da ficha ou seleção múltipla na lista; depois atualiza datas e horários.

Modificar, arquivar, excluir

• Modificar — inline na ficha, ou em massa na lista (editor).
• Mover — drag&drop no calendário.
• Arquivar — remove das vistas ativas sem perder histórico; restaura a partir do arquivo ou menu da ficha.
• Excluir — remoção definitiva do registro; use para erros, não para meses fechados (melhor arquivar).

Configurações de Presenças

Percurso: Configurações organização → Recursos humanos → Presenças.

• Usuários que podem criar e modificar presenças — lista de editores (alavanca principal das permissões).
• Visibilidade — opções «só minhas / equipe / reportees / usuários»; ver seção permissões acima.
• Tipologias — crie/modifique tipos (Laboral, Férias, … ou personalizados do seu setor).
• Sedes e encerramentos — nas configurações gerais da org; compartilhadas com Turnos.

Não existem configurações de Presenças para GPS, geofence ou «trabalho remoto» automático: se trabalha remotamente, registre na mesma sede/tipologia/notas consoante as políticas internas.

Relatórios de Presenças

Menu Relatórios → Presenças: gráficos e lista. Análises habituais:

• Horas por sede
• Horas por tipologia
• Horas fim de semana / dias úteis
• Horas por usuário (por sede e em tabela)
• Horas por usuário / dia da semana
• Dados cruzados (turnos e presenças) — se também a app Turnos estiver ativa

Os filtros avançados exigem frequentemente um plano Premium base. Use os relatórios para folha de pagamento interna, carga de sedes e desvios face ao planificado — não para o registro diário (esse continua a ser Calendário/Lista e «Registrar presença»).

Casos de aplicação

• Loja: editor = responsável do ponto de venda; o staff registra (ou faz registrar) as jornadas laborais; férias/doença com tipologia dedicada e privacidade se necessário.
• Equipe com manager: o manager não-editor gere reportees; RH editor vê e corrige tudo.
• Alinhamento com turnos: planifique o mês em Turnos → no fim de semana registre Presenças → verifique dados cruzados nos relatórios.
• Ausências: tipologia Férias/Licença/Doença em jornada completa (horários convencionais consoante política interna).

Processos recomendados

• Defina tipologias e editores antes do go-live com o staff.
• Registre presenças no próprio dia ou no fim de semana, não meses depois.
• Para dados sensíveis (doença) use privacidade privada.
• Evite sobreposições: um usuário não deveria ter duas faixas que se toquem no mesmo dia sem motivo.
• Arquive períodos fechados; exclua apenas erros.
• Combine sempre com Turnos se planifica sedes.

Perguntas frequentes

P: Posso registrar entrada/saída na app?

R: As Presenças Mokapen são registros de data/horário (manuais ou planificados), não um badge clock-in/out com GPS.

P: O manager tem de aprovar a minha presença?

R: Não há um fluxo de aprovação. Quem é editor pode criar/corrigir; os outros gerem o seu (e reportees).

P: Porque não consigo salvar? Diz que há sobreposição.

R: Já tem uma presença no mesmo dia com faixa que coincide ou se toca. Corrija horários ou peça a um editor (que pode salvar com aviso).

P: Diferença entre Presenças e Turnos?

R: Turnos = planificação. Presenças = horas/tipologias registradas. Ideais em conjunto; detalhes na guia Turnos.

P: Não vejo Registrar presença.

R: App não ativa, plano não adequado, ou permissões insuficientes. Verifique com um admin da organização.

P: Para que serve a tipologia?

R: Para distinguir trabalho, férias, doença, licença… em filtros e relatórios. Personalize-a nas configurações de Presenças.