Mokapenin opas

Läsnäolot-opas

Läsnäolot-alue on Mokapenin HR-moduuli henkilöiden tuntien ja päivien kirjaamiseen: työ paikan päällä, sairausloma, loma, vapaat ja muut tyypit. Jokaisella läsnäololla on henkilö, sijainti, päivämäärä, alku/loppuaika, tyyppi, muistiinpanot ja (tarvittaessa) yksityisyys. Se voi linkittyä suunniteltuun Vuoroon samana päivänä/samassa sijainnissa.

Pääset siihen valikosta Human Resources → Presences tai Record presence -kohdasta «+»-valikosta (tyypillinen pikanäppäin: R). Oletusnäkymä on Kalenteri; voit vaihtaa Listaan. Moduuli vaatii Läsnäolot-sovelluksen aktiivisena, oikeat oikeudet ja sopivan Premium-suunnitelman (HR-paketti). Tarkista saatavuus suunnitelmastasi.

Mitä Läsnäolot eivät ole: ei automaattista leimausjärjestelmää (sisään/ulos), ei pakollista geolokaatiota eikä «esimiehen hyväksyntä» -virtaa (odottaa/hyväksytty). Sinä (tai muokkaaja) kirjaat päivämäärät ja ajat — manuaalisesti, myös massana tai suunnittelusta. Timesheet, jos Mokapenissa on, on erillinen sovellus.

Rooli CRM:ssä ja suhde Vuoroihin

• Vuorot = suunnitelma («sinun pitäisi olla täällä näinä aikaväleinä»).
• Läsnäolot = toteuma («olit / kirjasit nämä tunnit / tämän tyypin»).

Yhdessä käyttö on suositeltu virtaus: muokkaaja suunnittelee vuorot, sitten kirjaat (tai annat kirjata) läsnäolot. Vuorokortilta voit avata pikayhteydet läsnäolon luontiin/muokkaukseen ja nähdä tuntipoikkeaman. Läsnäoloa luodessa, jos samalle käyttäjälle + sijainnille + päivälle on vuoro, Mokapen voi linkittää sen automaattisesti (shift_id). Raporteissa, missä tarjolla, löydät myös risti-dataa vuoroista + läsnäoloista.

Käyttöoikeudet: kuka näkee, kuka luo, kuka muokkaa

«Hyväksyjä»-roolia ei ole. Merkitsee sovellus, muokkaaja, raportoitavat ja yksittäisen läsnäolon yksityisyys.

1. Sovellus ja suunnitelma

Läsnäolot-sovelluksen on oltava aktiivinen (sopiva Premium-suunnitelma). Omistaja ottaa sen käyttöön Settings → Applications. Ilman sovellusta et näe valikkoa, listaa tai Läsnäolot-raportteja.

2. Läsnäolojen muokkaajat

Settings → Human Resources → Presences -kohdassa omistaja valitsee, kuka voi luoda ja muokata läsnäoloja kaikille (valitut käyttäjät tai koko organisaatio). Muokkaajat:

• kirjaavat läsnäoloja kenelle tahansa (myös usealle kerralla);
• muokkaavat, siirtävät (drag&drop), kloonaavat, suunnittelevat, arkistoivat ja poistavat;
• voivat asettaa yksityisyyden, yhteistyökumppanit/stakeholderit ja ryhmät läsnäoloon;
• aikapäällekkäisyydessä saavat varoituksen mutta voivat silti tallentaa (joustavampi kuin tavallinen käyttäjä).

Läsnäolojen muokkaaja on myös Vuorojen muokkaaja (suunnittelun ja toteuman linjaus).

3. Muokkaaja, joka ei ole editori

He voivat tyypillisesti kirjata ja hallita omia läsnäolojaan ja, tarvittaessa, raportoitaviensa (hallitsemiensa tiimien jäsenet). He eivät hallitse koko orgin aikataulua. Aikapäällekkäisyydessä Mokapen voi estää tallennuksen (toisin kuin muokkaaja).

4. Yksityisyys yksittäisessä läsnäolossa

Kuten muissa Mokapen-entiteeteissä: julkinen läsnäolo (orgissa, oikeuksien mukaan) tai yksityinen — näkyy niille, joilla on eksplisiittinen pääsy (läsnäolossa oleva henkilö, luonut, ilmoitetut yhteistyökumppanit/stakeholderit, yksityisyussäännöt). Muokkaajat asettavat yksityisyyden ja stakeholderit luonnissa/kortilla. Käytä yksityistä sairauslomalle tai arkaluonteiselle datalle, jota ei pitäisi näyttää kaikille.

5. «Läsnäolojen näkyvyys» -asetus

Läsnäolot-asetuksissa on myös Visibility -lohko (vain omani / myös tiimi / myös raportoitavat / valitut käyttäjät). Se määrittää, kenen pitäisi nähdä mitä. Päivittäisessä käytössä tärkeimmät säännöt ovat kuitenkin: kuka on muokkaaja, raportoitavat muokkaukseen ja yksityisyys yksittäisessä tietueessa. Jos jokin ei vastaa tiimin odotuksia, tarkista ensin muokkaaja ja yksityisyys, sitten Visibility ylläpitäjän kanssa.

Yhteenveto:

• Owner — ottaa sovelluksen, sijainnit, tyypit, muokkaajat (ja näkyvyysvaihtoehdot) käyttöön.
• Muokkaaja — kirjaat ja korjaat kaikille; suunnittelet ja teet massatoimintoja.
• Ei-muokkaaja — hallitsee itseään (ja raportoitavia); ei koko orgia.
• Yksityisyys — rajoittaa arkaluonteisen yksittäistietueen lukemista.

Läsnäolotyypit

Jokaisella läsnäololla on tyyppi (muokattava kenttä). Jos organisaatiolla ei vielä ole omia tyyppejä, Mokapen tarjoaa tyypilliset oletukset:

• Work — työpäivä/tunnit.
• Sick leave
• Vacation
• Time off
• Other

Voit mukauttaa tyyppejä Settings → Human Resources → Presences (tyyppien hallinta). Tyypit syöttävät raportteja (tunnit tyypeittäin) ja suodattimia: käytä niitä johdonmukaisesti koko tiimissä.

Läsnäolot-sivu — työkalurivi ja näkymät

Kuten Vuoroissa, löydät Kalenterin ja Listan.

• Kalenteri – Rivit: koko kuukausi, kuukauden navigointi; rivit = päivät; sarakkeet ryhmittelyn mukaan.
• Kalenteri – Sarakkeet: päiväikkuna tämän päivän ympärillä; jos Vuoro-esiasetuksia aikaväleillä on, ruudukko voi jakaa sarakkeet aikaväleittäin.
• Group by: Location → User tai User → Location.
• Today: vieritä nykyiseen päivään.
• Advanced filters: perus-Premium-suunnitelmalla (missä tarjolla).
• Record presence / actions: luonti; muokkaajille myös Plan, duplicate, archive, massatoiminnot listassa.

Listassa (taulukko): henkilö, päivämäärä, ajat, tyyppi, sijainti, muistiinpanot, kuka loi/päivitti (ja ryhmät, jos muokkaaja). Sopii massakorjauksiin ja analyyttiseen vientiin raportteihin.

Läsnäolokortti

Napsauta korttia tai riviä avataksesi kortin (modaali). Tyypilliset kentät:

• Person — muokattavissa muokkaajalle; muuten yleensä kiinnitetty sinuun.
• Location, Date, Start time / End time.
• Shift preset (valinnainen, jos Vuorot-sovellus aktiivinen) — täyttää ajat esiasetetuista aikaväleistä.
• Type, Notes.
• Privacy / collaborators / groups — muokkaajille.
• Archived -merkki, jos aktiivisten näkymien ulkopuolella.

Options-valikko: Clone, Archive / Restore, Delete. Kalenterissa oikeuksilla voit vetää läsnäoloa (vaihda päivä/sijainti/käyttäjä; aika voi snapata vuoroajan samaan päivään).

Läsnäolon kirjaaminen

1. «+»-valikko → Record presence, tai HR → Presences, tai Vuorokortilta.
2. Valitse henkilö (jos muokkaaja; voit valita useamman), sijainti, päivämäärät (myös väli), tyyppi, ajat (manuaalisesti tai vuoro-esiasetuksesta).
3. Lisää muistiinpanot; jos muokkaaja, aseta tarvittaessa yksityisyys/stakeholderit.
4. Tallenna. Aikapäällekkäisyydessä: esto (tavallinen käyttäjä) tai varoitus (muokkaaja). Org-sulkeutumispäivinä varoitus: voit silti tallentaa (ei palvelinblokkia).

Suunnittele ja monista

Plan (muokkaaja) kopioi läsnäolojakson kohdekuukauteen säilyttäen viikonpäivän ja kuukauden sijainnin — sama logiikka kuin Vuoroissa. Hyödyllistä toistuviin kuvioihin (esim. kiinteä osa-aika), ei korvaamaan päivittäistä vaihtelevan työn kirjausta.

Duplicate / Clone luo kopioita kortilta tai monivalinnasta listassa; päivitä sitten päivämäärät ja ajat.

Muokkaus, arkistointi, poisto

• Edit — inline kortilla tai massana listassa (muokkaaja).
• Move — drag&drop kalenterissa.
• Archive — poistaa aktiivisista näkymistä säilyttäen historian; palautus arkistosta tai kortin valikosta.
• Delete — pysyvä tietueen poisto; käytä virheisiin, ei suljettuihin kuukausiin (parempi arkistoida).

Läsnäolot-asetukset

Polku: Organisaatioasetukset → Human Resources → Presences.

• Users who can create and edit presences — muokkaajalista (pääoikeusvipu).
• Visibility — vaihtoehdot «only mine / team / reportees / users»; ks. oikeudet-osio.
• Types — luo/muokkaa tyyppejä (Work, Vacation, … tai mukautetut).
• Locations and closures — yleisissä org-asetuksissa; jaettu Vuorojen kanssa.

Läsnäoloissa ei ole GPS-, geofence- tai automaattisen «etätyö» -asetuksia: jos työskentelet etänä, kirjaa sijainti/tyyppi/muistiinpanot sisäisten käytäntöjen mukaan.

Läsnäolot-raportit

Valikko Reports → Presences: kaaviot ja lista. Tyypilliset analyysit:

• Tunnit sijainnin mukaan
• Tunnit tyypin mukaan
• Viikonloppu / arkipäivätunnit
• Tunnit käyttäjittäin (sijainnin ja taulukon mukaan)
• Tunnit käyttäjä / viikonpäivä
• Cross-data (shifts and presences) — jos Vuorot-sovellus on myös aktiivinen

Edistyneet suodattimet vaativat usein perus-Premium-suunnitelman. Käytä raportteja sisäiseen palkanlaskentaan, sijaintikuormaan ja poikkeamaan suunnitelmasta — ei päivittäiseen kirjaamiseen (se pysyy Kalenterissa/Listassa ja «Record presence» -toiminnossa).

Käyttötapauksia

• Myymälä: muokkaaja = myymäläpäällikkö; henkilökunta kirjaa (tai saa kirjatuksi) työpäivät; loma/sairaus omalla tyypillä ja yksityisyydellä tarvittaessa.
• Tiimi esimiehen kanssa: ei-muokkaaja esimies hallitsee raportoitavia; HR-muokkaaja näkee ja korjaa kaiken.
• Vuorojen linjaus: suunnittele kuukausi Vuoroissa → kiraa Läsnäolot viikon lopussa → tarkista risti-data raporteissa.
• Poissaolot: Vacation/Time off/Sick leave -tyyppi koko päivälle (ajat sisäisen käytännön mukaan).

Suositellut prosessit

• Määritä tyypit ja muokkaajat ennen henkilöstön käyttöönottoa.
• Kirjaa läsnäolot samana päivänä tai viikon lopussa, ei kuukausia myöhemmin.
• Arkalle datalle (sairausloma) käytä yksityistä yksityisyyttä.
• Vältä päällekkäisyyksiä: käyttäjällä ei pitäisi olla kahta koskettavaa aikaväliä samana päivänä ilman syytä.
• Arkistoi suljetut jaksot; poista vain virheet.
• Yhdistä aina Vuoroihin, jos suunnittelet sijainteja.

Usein kysytyt kysymykset

K: Voinko leimata sisään/ulos sovelluksesta?

V: Mokapenin Läsnäolot ovat päivä/aika-kirjauksia (manuaalisia tai suunniteltuja), ei GPS-leimausjärjestelmää.

K: Pitääkö esimiehen hyväksyä läsnäoloni?

V: Hyväksyntävirtaa ei ole. Muokkaaja voi luoda/korjata; muut hallitsevat itseään (ja raportoitavia).

K: Miksi en voi tallentaa? Sanotaan, että on päällekkäisyys.

V: Sinulla on jo läsnäolo samana päivänä päällekkäisellä tai koskettavalla aikavälillä. Korjaa ajat tai pyydä muokkaajaa (joka voi tallentaa varoituksella).

K: Ero Läsnäolojen ja Vuorojen välillä?

V: Vuorot = suunnittelu. Läsnäolot = kirjatut tunnit/tyypit. Ihanteellinen yhdessä; yksityiskohdat Vuorot-oppaassa.

K: En näe Record presence -toimintoa.

V: Sovellus ei aktiivinen, suunnitelma ei riitä tai oikeudet puutteelliset. Tarkista organisaation ylläpitäjän kanssa.

K: Mihin tyyppi on tarkoitettu?

V: Erottamaan työ, loma, sairausloma, vapaat… suodattimia ja raportteja varten. Mukauta Läsnäolot-asetuksissa.