Mokapenin opas

Organisaatiot ja käyttöoikeudet

Mokapenissa työskentelet aina organisaation sisällä: erillinen työtila tiimillesi, yrityksellesi tai osastollesi. Jokaisella organisaatiolla on omat tietonsa, käyttäjänsä, asetuksensa ja oikeutensa, erillään muista. Henkilökohtainen tilisi (sähköposti ja salasana) voi kuulua yhteen tai useampaan organisaatioon, kussakin eri roolilla. Tämä opas selittää, miten organisaatiot, käyttöoikeudet ja tietojen erottelu toimivat.

Tili, organisaatio ja suljettu työtila

Keskeinen ero:

• Käyttäjätili — kirjautumisidentiteettisi (sähköposti, henkilökohtainen profiili, kieliasetukset). Yksi tili, voimassa kaikissa organisaatioissa, joihin olet yhdistetty.
• Organisaatio — työympäristö, jolla on omat yhteystiedot, tehtävät, diilit, tiketit, käyttäjät, tiimit, asetukset ja Premium-suunnitelma. Se on suljettu työtila: toisen organisaation data ei näy toisesta.
• Käyttöoikeus — linkki tilisi ja organisaation välillä, tallennettu roolilla (Guest, User, Member, Owner…). Ilman käyttöoikeutta et pääse kyseiseen organisaatioon.

Kun olet kirjautuneena, Mokapen näyttää aina yhden aktiivisen organisaation (istunto-organisaatio). Kaikki mitä näet — valikot, listat, tietueet, raportit — kuuluu sille organisaatiolle. Organisaation vaihtaminen muuttaa kontekstin kokonaan: kuin siirtyisit yrityksestä toiseen, riippumattomilla tiedoilla ja oikeuksilla.

Yksi käyttäjä, useita organisaatioita

On normaalia, että sinulla on samanaikaisesti käyttöoikeus useisiin organisaatioihin, esimerkiksi:

• pääyrityksesi (Owner- tai Member-rooli);
• asiakasprojekti, jossa olet Guest tai User kutsulla;
• toinen osasto tai konserniyhtiö, eri roolilla;
• whitelabel- tai kumppaniympäristö omalla brändillä.

Jokaisessa organisaatiossa voit olla eri roolissa: esimerkiksi Owner omassa yrityksessäsi ja Guest toimittajan organisaatiossa. Oikeudet koskevat vain aktiivista organisaatiota, eivät koko tiliäsi. Lisätietoja: Roolit ja oikeudet -opas.

Organisaation vaihtaminen

Siirtyäksesi organisaatiosta toiseen käytä valitsinta navigointipalkin yläosassa (nykyisen organisaation logo ja nimi). Pudotusvalikossa näkyvät kaikki organisaatiot, joihin sinulla on pääsy: napsauta riviä siirtyäksesi kyseiseen työtilaan.

Kun vaihdat organisaatiota:

• valikot, data, asetukset ja näkyvä Premium-suunnitelma päivittyvät;
• roolisi ja oikeutesi kyseisessä organisaatiossa tulevat voimaan;
• pysyt mahdollisuuksien mukaan samassa sovellusalueessa (esim. Tehtävät Org A:ssa → Tehtävät Org B:ssä);
• näet vahvistusviestin («Olet siirtynyt organisaatioon…»).

Ei ole «kaikki organisaatiot yhdessä» -näkymää yhteystiedoille tai tehtäville: työskentelet aina yhdessä organisaatiossa kerrallaan.

Ensisijainen organisaatio

Voit asettaa ensisijaisen organisaation (oletus): joka kirjautumiskerta Mokapen avaa sen ensin. Hyödyllistä, jos työskentelet pääasiassa yhdessä työtilassa mutta käytät satunnaisesti muita.

Organisaatiovalitsimessa ensisijainen organisaatio on merkitty tähtikuvakkeella. Voit muuttaa sitä profiilista tai organisaatioasetuksista. Jos poistat ensisijaisen organisaation, ehdotetaan toista organisaatiota, johon kuulut.

Kutsut ja organisaatioon liittyminen

Liittyäksesi organisaatioon tarvitset kutsun käyttäjältä, jolla on oikeudet (yleensä User tai korkeampi), tai luot uuden organisaation itse.

• Sähköpostikutsu — saat linkin, hyväksyt sen ja sinut lisätään kutsujan määrittämällä roolilla.
• Kutsulinkki — jotkut organisaatiot jakavat rekisteröitymislinkin (jos käytössä).
• Uusi organisaatio — organisaatiovalikosta «Uusi organisaatio»: luot tyhjän työtilan ja sinusta tulee Owner.

Liittymisen jälkeen organisaatio näkyy valitsimessa. Roolisi määrittää, mitä voit tehdä siellä (ks. Roolit-opas). Käyttöoikeuden voi peruuttaa ylläpitäjä: silloin organisaatio katoaa tai ei ole enää saatavilla.

Tietojen erottelu

Jokainen organisaatio on suljettu vuokralainen. Tämä tarkoittaa, että:

• Org A:ssa luodut yhteystiedot, yritykset, tehtävät, diilit, tiketit ja asiakirjat eivät näy Org B:ssä;
• käyttäjät ja tiimit listataan organisaatiokohtaisesti: kollega Org A:ssa ei välttämättä ole Org B:ssä;
• integraatiot, mukautetut kentät, putket ja sovellusasetukset määritetään erikseen kullekin orgille;
• laskutus ja Premium-suunnitelma (Ilmainen, Small, Medium, Large…) ovat organisaatiokohtaisia, eivät käyttäjätilikohtaisia.

Myös yhteydet entiteettien välillä pysyvät saman työtilan sisällä: et voi linkittää tehtävää Org A:ssa yhteystietoon Org B:ssä. Näin varmistetaan yksityisyys asiakkaiden, toimipisteiden tai erillisten projektien välillä.

Tiimit ja lisäoikeudet

Jokaisessa organisaatiossa on tiimejä: käyttäjäryhmiä (Myynti, Tuki, Johto…). Organisaatioroolin lisäksi oikeuksia voidaan tarkentaa tiimitasolla tietyillä resursseilla tai alueilla.

Limited User näkee vain tiimit, joihin kuuluu; User tai korkeampi hallitsee tiimejä ja jäseniä. Tiimit eivät ylitä organisaatiorajoja: «Myyntitiimi» Org A:ssa on erillinen Org B:n tiimistä.

Julkinen tai yksityinen organisaatio

Jokainen organisaatio voi olla Mokapen Networkissa julkinen tai yksityinen:

• Julkinen — sivu Networkissa; hyödyllinen, jos potentiaaliset asiakkaat tai kumppanit löytävät sinut.
• Yksityinen — vain sisäiseen käyttöön; ei näy Networkissa. Yleisin valinta suljetuille yritystyötiloille.

Julkinen/yksityinen koskee ulkonäkyvyyttä Networkissa, ei sisäisiä oikeuksia: molemmissa tapauksissa data on vain kutsutuille käyttäjille.

Whitelabel ja omat domainit

Jotkut organisaatiot käyttävät whitelabelia: mukautettu domain, logo ja viestintä (esim. kumppanin CRM omalla brändillä). Pysyt suljetussa työtilassa kuten muissakin orgissa, mutta visuaalinen kokemus ja jotkin ominaisuudet voivat poiketa. Käyttöoikeudet ja tietojen erottelu toimivat samalla tavalla.

Käyttöoikeuden tila

Organisaatiovalitsimessa varoitusikoni kertoo keskeytetystä tai rajoitetusta pääsystä (esim. keskeneräinen kutsu, deaktivoitu organisaatio, kiintiö ylittynyt). Organisaatio voi näkyä harmaana: ota yhteyttä Owneriin tai organisaation ylläpitäjään pääsyn palauttamiseksi.

Käytännön esimerkkejä

• Freelance-konsultti — Owner omassa orgissaan; Guest tai User asiakasorganisaatioissa, joissa työskentelee määrättyjä tehtäviä. Vaihtaa orgia valitsimesta päivän alussa.
• Konserni kahdella yhtiöllä — kaksi erillistä organisaatiota (Holding Org, Sivuliike Org). Samat johtajat yhdellä tilillä, erillinen data ja laskutus.
• Ulkoinen toimittaja — kutsuttu Guestina projektiin: näkee vain jaetut tehtävät/projektit, ei koko hakemistoa tai asetuksia.
• HR ja myynti — sama org, eri Member- ja User-roolit; HR-tiimi ja Myyntitiimi osastotason näkyvyydellä.

Usein kysytyt kysymykset

K: Synkronoituvatko yhteystietoni kaikkiin organisaatioihin?

V: Ei. Jokaisella organisaatiolla on oma hakemistonsa. Sama tili voi sisältää eri yhteystietoja eri orgissa.

K: Voinko olla eri rooleissa eri organisaatioissa?

V: Kyllä. Rooli sidotaan käyttöoikeuteen kussakin organisaatiossa, ei koko tiliisi.

K: Mitä tapahtuu, jos minut poistetaan organisaatiosta?

V: Menetät pääsyn kyseiseen työtilaan ja sen dataan. Tilisi ja muut organisaatiot pysyvät aktiivisina.

K: Pitääkö Premium maksaa jokaisesta organisaatiosta?

V: Kyllä, Premium-suunnitelma on organisaatiokohtainen. Eri orgit voivat olla eri suunnitelmilla (Ilmainen, Small, Medium, Large…).

K: Mistä näen, mitä roolillani voi tehdä?

V: Roolit ja oikeudet -oppaassa, vertailutaulukko ja UKK Guest-, User-, Member-, Owner- ja Admin-rooleille.