Mokapenin opas

OneDrive

Yhdistä OneDrive Mokapeniin liittääksesi tiedostoja CRM-tietueista (yhteystiedot, mahdollisuudet, tiketit, projektit…) ja, jos haluat, tallentaaksesi pilveen tietokoneelta ladatut tiedostot sen sijaan, että ne olisivat vain Mokapen-palvelimella.

Yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Microsoft-tili, jossa on OneDrive-tallennustilaa.
• Oikeus Mokapenille käyttää tiedostoja, jotka sovellus luo tai avaa OneDrivella (ei koko asemasi sisältöä).

Yhdistä OneDrive

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → OneDrive.
2. Klikkaa Synkronoi OneDrive.
3. Kirjaudu Microsoftiin ja Salli pääsy Mokapenin hallitsemiin tiedostoihin.
4. Määritä asetukset ja jako (vain yhdistänyt käyttäjä näkee nuo osiot).
5. Klikkaa Synkronoi sivun alareunassa.

Jos et hyväksy, et voi liittää tiedostoja OneDrivesta etkä tallentaa latauksia pilveen.

Mitä Mokapen pyytää Microsoftilta

Mokapen pyytää pääsyä tiedostoihin, jotka se luo tai avaa integraation kautta — ei lukuoikeutta koko henkilökohtaiseen OneDriveen. Tätä tarvitaan erilliseen kansioon, latauksiin ja liitteiden avaamiseen CRM-tietueista.

Asetukset

• Tallenna tietokoneen tiedostot pilveen (kytkin päällä): PC:ltä ladatut tiedostot menevät myös OneDriveen, ei vain Mokapeniin.
• Erillinen kansio: Mokapen luo tai käyttää uudelleen kansiota nimellä Sovelluksen nimi – Organisaation nimi ja sijoittaa linkitetyt tiedostot sinne, jotta löydät ne ryhmiteltyinä OneDrivesta.

Jakaminen tiimin kanssa

• Ota käyttöön muille käyttäjille — kollegat tai koko org voivat käyttää sinun OneDrive-yhteyttäsi liittääkseen tiedostoja ilman uutta kirjautumista. Hyödyllinen yrityksen OneDrivelle, jota yksi yhteyshenkilö hallitsee.
• Jaa kaikki OneDrive-tiedostot jäsenille — päällä ollessa Mokapen-tiedostot OneDrivella ovat jaetulla linkillä org-jäsenten käytettävissä; pois päältä oikeudet ovat rajoittavampia.

Jokaisen muutoksen jälkeen klikkaa Synkronoi.

Päivittäinen käyttö — liitä tiedostoja tietueesta

Avaa tietue (yhteystieto, mahdollisuus, tiketti, projekti…), klikkaa paperiliitintä (Liitteet) ja valitse lähde. OneDrive yhdistettynä näkyy kaksi erillistä tilaa:

1. Tietokoneeltasi (OneDriveen)

Valikkokohta: Tietokoneesi OneDrivella.

1. Valitse tiedosto PC:ltä (tai vedä se latausalueeseen, missä saatavilla).
2. Mokapen lataa sen integraatioon linkitettyyn OneDrive -tiliin — ei vain Mokapen-tallennukseen.
3. Jos otit erillisen kansion käyttöön Integraatioissa, Mokapen luo (tai käyttää) kansiota Sovelluksen nimi – Organisaation nimi ja sijoittaa tiedoston sinne.
4. Tiedosto liitetään tietueeseen linkillä, joka avaa asiakirjan OneDrivella.

Hyödyt: asiakirja pysyy org-OneDrivella (tai tiimin kanssa jaetulla tilillä); et käytä Mokapen-liitetallennusta; Microsoftin varmuuskopiointi ja jako pysyvät CRM:n ulkopuolella. Ihanteellinen sopimuksille, PDF:ille ja uusille tietokoneella luoduille tiedostoille.

2. OneDrive online — tiedostovalitsin

Valikkokohta: OneDrive online.

1. Microsoftin valitsin avautuu (OneDrive-ikkuna).
2. Valitse yksi tai useampi jo OneDrivella oleva tiedosto tai kansio.
3. Mokapen ei lataa uudelleen tiedostoa PC:ltä: se linkittää tietueen OneDrivella olevaan tiedostoon (tai tiedostoihin) avauslinkillä.

Hyödyt: ei kaksoislatausta; käytät jo OneDrive-kansioihin järjestettyjä asiakirjoja; hyödyllinen malleille, esityksille tai jaetuille kansioille, joita tiimi ylläpitää OneDrivessa. Tiedosto pysyy siellä, mihin laitit sen OneDrivella — Mokapen lisää vain CRM-linkin.

Kumpi valita?

• Uusi tiedosto PC:ltä → «Tietokoneesi OneDrivella».
• Tiedosto jo OneDrivella → «OneDrive online».

Jos OneDrive-integraatio on jaettu kollegoille, molemmat vaihtoehdot käyttävät orgille aktiivista yhteyttä (sinun tai jaettua), joten liitteet osoittavat samaan yritysarkistoon.

Liitteen poistaminen Mokapen-tietueesta ei poista tiedostoa OneDrivesta. Jos tiedosto katoaa OneDrivesta, linkki Mokapenissa voi lakata toimimasta — siinä tapauksessa katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen tai korvaa liite.

Yleistä tietoa liitteistä: Liitteet-opas.

Yleiset ongelmat

• Latausvirhe — tiedosto liian suuri, tuettu muoto puuttuu, OneDrive täynnä tai oikeus peruutettu. Yhdistä integraatio uudelleen.
• Kollega ei näe asetuksia — vain yhteyden luonut käyttäjä voi muuttaa asetuksia ja jakoa; muut käyttävät jaettua tiliä jos käytössä.

Katkaise yhteys

Klikkaa Katkaise yhteys ja vahvista kirjoittamalla pyydetty sana. Ikkunassa voit valita, mitä tehdään olemassa oleville OneDrive-liitelinkeille Mokapenissa.

Vaihtoehdot Mokapenissa:

• Normaali katkaisu (kytkin «Poista kaikki linkit…» pois) — peruutat vain tilin yhteyden. OneDrive-linkeillä varustetut liitteet jäävät tietueille Mokapenissa, mutta ilman aktiivista integraatiota linkit voivat lakata toimimasta, kunnes yhdistät uudelleen tai korvaat liitteet.
• Poista kaikki OneDrive -tiedostolinkit Mokapenista (kytkin päällä) — Mokapen poistaa orgista viittaukset OneDrive-liitteisiin (kyseiseen synkkaan linkitetyt tietueet). Tiedostoja ei poisteta OneDrivesta: ne jäävät pilveen; vain CRM-linkit katoavat.

Joka tapauksessa ulkoisen OneDriven asiakirjoja ei tuhota automaattisesti Mokapenista. Tilaa vapauttaaksesi tai arkiston sulkeaksesi toimi suoraan OneDrivella.

Liitteiden tiedot: Liitteet-opas.