Mokapenin opas

Projektit-opas

Projektit-alue on organisointitaso tehtävien yläpuolella: se ryhmittää toisiinsa liittyviä toimia yhteistä tavoitetta kohti omistajan, määräaikojen, osallistujien ja kokonaisedistymisen kanssa. Projekti vastaa kysymykseen «kuka tekee mitä ja milloin» strukturoidussa aloitteessa — tuotelanseeraus, asiakas onboarding, markkinointikampanja.

Mihin Projektit-alue on tarkoitettu

Projektit antavat:

• Strukturoida työn aloitteittain, kullakin omat tehtävänsä.
• Seurata edistymistä valmiiden/tehtävien laskurilla (esim. 5/12) paneelissa ja Kanbanissa.
• Järjestää Workarean mukaan — makrokategoriat kuten Marketing, Sales, Operations — yleiskatsaus liiketoiminta-alueittain.
• Koordinoida tiimejä omistajalla, osallistujilla (stakeholderit) ja julkisella tai yksityisellä näkyvyydellä.
• Linkittää CRM:ään yhteystietoja, yrityksiä ja tikettejä Connections -kautta.
• Analysoida aggregoitua dataa projektiraporteissa.

Pääset Projektit-sivulta Activities-valikosta. Projektin tehtävät hallitaan projektipaneelin Tasks-välilehdellä tai tehtäväoppaasta.

Projektit-sivun yläpalkki

• Group by (Kanban): Workarea (oletus), Due date, Owner, Labels, Color (Premium).
• Filters (Premium): edistyneiden suodattimien modaali.
• Actions: tuonti/vienti, projektiarkisto, roskakori, sarakkeiden muokkaus (List).
• Views: Kanban | Cards | List (ei erillistä kalenteria — käytä eräpäiviä Cards-näkymässä).
• Users / Teams: suodata omistajan tai tiimin mukaan.
• + Project: luo uusi projekti.

Projektipaneeli

Napsauta projektin otsikkoa avataksesi sivupaneelin. Premiumilla Full page -kuvake avaa page project -koko näytön kiinteällä Save -painikkeella.

Paneelin otsikko

• Checkbox: sulkee projektin, kun kaikki tehtävät on valmis; jos avoimia tehtäviä on, napsautus avaa ohjatun sulkemis modaalin.
• Title: inline-muokkaus tekstiä napsauttamalla.
• Archived badge: jos projekti on arkistossa.

Paneelin toimintopalkki

Sama logiikka kuin tehtävissä, kolme prioriteettitasoa (Low, Medium, High):

• Priority (lippu): Low / Medium / High.
• Privacy (lukko): Public tai Private (näkyy omistajalle, osallistujille ja mainituille).
• Labels: ks. Tunnisteet-opas.
• Color: otsikon ja kortin tausta.
• Attachments: ks. Liitteet-opas.
• Sticky notes, Copy link, Full page (Premium).
• Options (kolme pistettä): Clone, Move, Convert to task, Archive, Edit panel, Delete.
• + Create and connect: luo linkitettyjä entiteettejä (tehtävä, tiketti, yhteystieto…) jo projektiin liitettynä.

Options-valikko (kolme pistettä)

• Clone: monista projekti; modaalissa valitse mitä kopioidaan (checklist, liitteet, yhteydet, kommentit, alitehtävät tarvittaessa).
• Move: siirrä projekti toiseen workareaan tai organisaatioon (multi-org).
• Convert to task: muuntaa projektin yhdeksi tehtäväksi; projektin tehtävät tulevat checklist-kohteiksi uudessa tehtävässä.
• Archive / Restore (Premium).
• Edit panel (admin): projektipaneelin kenttäasettelu.
• Delete / Restore: pehmeä poisto roskakoriin.

Projektipaneelin välilehdet

• Data: otsikko, workarea, omistaja, osallistujat, päivämäärät, kuvaus, mukautetut kentät.
• Tasks: projektin tehtävälista laskurilla (suljettu/yhteensä); luo ja hallitse tehtäviä täällä. Operatiiviset yksityiskohdat Tehtävät-opas.
• Connections, Time: yhteiset oppaat Related sections.
• Lisävalikko: Marketing, Integrations, Updates.

Workarea

Workareat ovat makrokategorioita projektien ryhmittelyyn: liiketoimintafunktiot (Marketing, Sales, HR), tuotelinjat tai mikä tahansa tiimillesi hyödyllinen jako. Projektin Kanbanissa oletusnäkymä järjestää sarakkeet Workarean mukaan.

Mihin ne on tarkoitettu

• Erottaa visuaalisesti eri laajuuden projektit sekoittamatta niitä yhdelle taululle.
• Suodattaa ja raportoida alueittain (esim. montako aktiivista projektia Sales vs Marketing).
• Liittää workareaan viitetiimin (valinnainen asetuksissa).

Workarean luominen

1. Siirry Project Settings → Workarea -kortti, tai suoraan Workarea-sivulle.
2. Napsauta New workarea (raja suunnitelmasi mukaan: Small, Medium, Large).
3. Syötä otsikko ja tarvittaessa liitä tiimi.
4. Tallenna: workarea näkyy listassa ja Kanban-sarakkeena.

Projektin liittäminen Workareaan

1. Avaa projektipaneeli → Data-välilehti.
2. Workarea-kentässä valitse haluttu kategoria.
3. Tallenna: projekti näkyy vastaavassa Kanban-sarakkeessa (group by Workarea).

Voit myös vetää projektin Workarea-sarakkeiden välillä Kanbanissa nopeaan siirtoon.

Workarean muokkaus ja poisto

Workarea-sivulla napsauta otsikkoa muokataksesi tai käytä kortin toimintoja (edit/delete). Workarean poisto ei poista projekteja: ne jäävät ilman workarea-määritystä («No workarea» -sarake Kanbanissa).

Liittyvät osiot (yhteisiä useille entiteeteille)

• Connections — linkitä projekti asiakkaisiin, kumppaneihin, tiketteihin.
• Time — kirjatut ja arvioidut tunnit projektilla (Premium).
• Labels — luokittelu ja Kanban-ryhmittely.
• Attachments — projektiasiakirjat.
• Tasks — operatiiviset toimet projektin sisällä.

Projektin luominen

1. Siirry Projektit-sivulle.
2. Napsauta + Project.
3. Syötä title (pakollinen).
4. Data-välilehdellä: workarea, omistaja, osallistujat, alku/loppupäivät, kuvaus.
5. Tasks-välilehdellä lisää projektitehtäviä tai luo ne myöhemmin välilehdeltä tai + Task -suodattimella projektin mukaan.
6. Tallenna paneeli.

Pääkentät

• Workarea: makrokategoria.
• Owner: projektin yhteyshenkilö.
• Participants (stakeholders): yhteistyökumppanit, joilla näkyvyys projektiin.
• Dates: projektin alku ja eräpäivä.
• Description: tavoitteet ja muistiinpanot; maininnat @name.
• Visibility: Public (oletus) tai Private.
• Priority: Low, Medium, High.

Projektin muokkaus

Yksittäinen muokkaus

1. Avaa projektipaneeli.
2. Muokkaa Data-välilehdellä tai toimintopalkista.
3. Hallitse tehtäviä Tasks-välilehdellä (avaa, luo, sulje).
4. Tallenna (inline sivupaneelissa, Save page projectissa).

Sulkeminen ja uudelleenavaus

Otsikon vieressä oleva valintaruutu: jos kaikki tehtävät on suljettu, merkitsee projektin valmiiksi. Avoimia tehtäviä jäljellä ollessa Mokapen tarjoaa sulkea ne tai jatkaa silti. Napsauta uudelleen avataksesi.

Massamuokkaus (List, Premium)

1. Siirry List-näkymään.
2. Valitse projektit valintaruuduilla.
3. Napsauta Edit → aseta yhteiset kentät (workarea, omistaja, päivämäärät…).
4. Vahvista.

Projektin poistaminen

Poista vahingossa luodut tai testikopiot. Suosi Archive, jos projektilla on tehtäviä, kirjattuja tunteja tai yhteyksiä, jotka haluat säilyttää historiassa.

Yksittäinen poisto

1. Avaa paneeli → Options → Delete (punainen).
2. Vahvista modaalissa.

Advanced Premium -suunnitelmalla projekti menee roskakoriin (Projektit-sivu → Actions → Project trash). Sieltä Restore tai Delete permanently. Roskakorissa olevan projektin avaaminen näyttää Restore / Delete permanently -bannerin.

Ilmainen-suunnitelmalla (ilman Advanced Premiumia) poisto on yleensä pysyvä heti vahvistuksen jälkeen — tarkista organisaation oikeudet.

Usean poisto

1. List-näkymä → valitse projektit → Delete (punainen) → vahvista.

Projektin arkistointi

Arkisto sopii valmiille tai keskeytetyille projekteille, jotka haluat säilyttää historiassa ilman Kanban- ja Cards-sotkua.

Yhden projektin arkistointi

1. Avaa paneeli → Options → Archive (Premium) → vahvista.

Usean arkistointi / arkiston katselu

• Multiple: List-näkymä → valitse → Archive toimintopalkissa.
• View: Projektit-sivu → Actions → Project archive.
• Restore: arkistosta valitse Restore, tai Options → Restore from archive yksittäisessä paneelissa.

Arkistoidut projektit eivät näy tavallisissa operatiivisissa näkymissä mutta ovat saatavilla arkistosta, yhteyksistä ja historiallisista raporteista.

Projektin kloonaus

Yksittäinen kloonaus

1. Avaa paneeli → Options → Clone.
2. Modaalissa valitse: checklist, liitteet, yhteydet, kommentit.
3. Vahvista: uusi projekti avautuu; päivitä otsikko ja päivämäärät ennen operatiivista käyttöä.

Usean kloonaus

1. List-näkymä → valitse projektit → Clone → vaihtoehdot → vahvista.

Projektinäkymät

Kanban (oletus)

Sarakkeet Workarean mukaan oletuksena. Drag-and-drop sarakkeiden välillä vaihtaa workareaa. Group by: Workarea, Due date, Owner, Labels, Color (Premium).

Cards

Projektit eräpäivän mukaan; myöhässä tai lähestyvät ylhäällä. Jokainen kortti laajentaa projektin tehtävät.

List (Premium)

Taulukko muokattavilla sarakkeilla, haku, massatoiminnot (Edit, Clone, Archive, Delete).

Suodattimet

Filters-modaali (Premium), Users/Teams-valikko, haku Listassa — sama logiikka kuin tehtävissä.

Projektiasetukset

Project Settings -kohdassa:

• Workarea: luo ja hallitse makrokategorioita (ks. Workarea-osio).
• Fields: mukautetut projektikentät.
• Panel: projektipaneelin asettelu.
• List and columns: taulukkonäkymä.
• Charts: raporttiwidgetit.

Projektiraportit

Projektiraportit (Premium) tiivistävät projektit, joihin sinulla on pääsy roolin ja organisaation oikeuksien mukaan. Käytä kuormitusanalyysiin, viivästyksiin ja vientiin — päivittäiseen työhön Kanban, Cards ja List.

• Dashboard: tila, workarea, prioriteetti, tiimi, omistaja, tunnit, tunnisteet.
• Report list: taulukkoanalyysi ja vienti.
• Project Gantt (Premium): eräpäiväaikajana.

Hyödyllinen kuormitukselle workareittain, myöhässä oleville projekteille ja resurssien jakautumiselle.