Mokapenin opas

Aika

Aika-välilehti kirjaa työtunnit tehtäviin ja projekteihin ja vertaa niitä arvioon (suunniteltu aika). Large-suunnitelman ominaisuus. Data syöttää Toiminnot-raportteja, kuormitusanalyysiä ja projektin taloudellista tarkastelua — yhdistää operaatiot ja luvut ilman rinnakkaisia Excel-taulukoita.

Miksi seurata aikaa CRM:ssä

Tuntien seuranta Mokapenissa pitää toteutuneet kontekstin vieressä (kuvaus, yhteydet, tarkistuslista, kommentit). Hyödyt:

• Arvio vs toteutunut jokaisella tehtävällä/projektilla — huomaa ylitykset ennen kuin ne vaikuttavat toimitukseen.
• Kuormitus henkilöittäin — jokaisella merkinnällä on tekijä ja päivä.
• Koostetut raportit — tunnit jakson, vastuuhenkilön, projektin mukaan (raporttilinkit alla).
• Asiakasseurattavuus — yrityksiin/mahdollisuuksiin linkitetyissä projekteissa tunnit tukevat time-and-materials-laskutusta tai sisäisiä katselmuksia.

Missä se on

Tehtävä- tai projektitietue → välilehti/kortti, jossa on sekuntikello-kuvake. Välilehden laskuri näyttää kirjatut tunnit:minuutit yhteensä. Projekteissa Aika-välilehti voi myös koota linkitettyjen tehtävien tunnit (projektin summa).

Aseta arvio (suunniteltu aika)

1. Aika-välilehti → Suunniteltu aika -kenttä.
2. Klikkaa muokkaa ja syötä arvioidut tunnit (tuntimuoto, kiinteät minuutit :00).
3. Tallenna tietue.

Ylhäällä näet Kirjatut yhteensä / Suunnitellut yhteensä edistymispalkilla: vihreä arvioon asti, arvio ylitetty merkitsee ylitystä. Aseta arvio suunnittelussa (tehtävän luonti tai sprintin suunnittelu), jotta vertailu on merkityksellinen.

Kirjaa työtunnit

1. Aika-välilehti → nopea syöttörivi (päivä, kesto tunnit:minuutit, valinnainen muistiinpano).
2. Vahvista: merkintä ilmestyy alle listaan tekijän ja päivän kanssa.
3. Toista useille päiville tai työjaksoille.

Muokkaa tai poista merkintöjä listasta, jos tarvitset korjata. Muistiinpano (enintään 60 merkkiä nopeassa kentässä) auttaa raporteissa ja katselmuksissa («Asiakaspuhelu», «Korjaa kirjautumisbugi»).

Aika ja raportit

Kirjatut tunnit näkyvät tehtäväraporteissa ja projektiraporteissa. Käytä niitä:

• viikoittaiseen tiimikatselmukseen (tunnit jäsenittäin);
• arvio vs toteutunut -vertailuun asiakasprojektittain;
• syötteeksi tuleville tarjouksille historiadatan perusteella.

Prosessit ja hyvät käytännöt

• Tiimisääntö: kirjaa päivän lopussa tai tehtävää sulkiessa — luotettavampaa dataa kuin kuukauden lopun merkinnät.
• Pakollinen arvio: yli N tunnin tehtävissä täytä suunniteltu aika ennen siirtymistä «Käynnissä»-tilaan.
• Time-and-materials-projektit: linkitä projekti mahdollisuuteen/yritykseen (Yhteydet), seuraa aikapalkkia sovittua tuntibudjettia vasten.
• Retrospektiivi: suodata tehtävät, joissa toteutunut > 150 % arviosta, nähdäksesi missä arvioita pitää parantaa.
• Ei korvaa tarkistuslistaa: aika = kuinka kauan käytit; tarkistuslista = mitä teit. Käytä niitä yhdessä.