Mokapenin opas

Tehtävät-opas

Tehtävät-alue on Mokapenin operatiivinen keskus tiimisi päivittäisen työn organisointiin. Jokainen tehtävä on konkreettinen suoritettava toimenpide — puhelu, tarkistus, jatkotoimenpide — vastuuhenkilöllä, eräpäivällä ja etenemistilalla.

Mihin Tehtävät-alue on tarkoitettu

Tehtävillä voit:

• Suunnitella tiimityötä eräpäivillä, jotka näkyvät kalenterissa ja päivämäärän mukaisissa näkymissä.
• Osoittaa selkeät vastuut: jokaisella tehtävällä on vastuuhenkilö, joka tietää mitä tehdä ja milloin.
• Linkittää aktiviteetit CRM:ään: tehtävä voidaan yhdistää yhteystietoihin ja yrityksiin, tiketteihin tai sijoittaa projektiin.
• Seurata etenemistä sisäisillä tarkistuslistoilla, kirjatuilla tunneilla ja kootuilla raporteilla.
• Koordinoida hajautettuja tiimejä: kaikki näkevät samat tehtävät (tai vain ne, joihin heillä on oikeus, jos yksityinen) ja voivat päivittää niitä reaaliaikaisesti.

Erillinen tehtävä on nopea toimenpide; ryhmittelemällä useita tehtäviä projektiin saat laajempien aloitteiden kokonaiskuvan. Pääset alueelle Tehtävät-sivulta Aktiviteetit-valikosta.

Tehtävän linkittäminen projektiin

Jokainen tehtävä voidaan liittää projektiin, joka ryhmittää toimenpiteet yhteiseen tavoitteeseen (esim. «Verkkosivun lanseeraus 2026» tehtävillä «Design-brief», «Frontend-kehitys», «QA-testaus»). Kun osoitat tehtävän projektiin:

• tehtävä näkyy projektitietueen Tehtävät-välilehdellä etenemislaskurilla (esim. 3/8 valmis);
• tehtävä-kanbanissa voit ryhmitellä projektin mukaan ja nähdä kaikki saman projektin tehtävät;
• jaat organisaatiokontekstin: työalue, omistaja, eräpäivät ja raportit aloitetasolla.

Tehtävä ilman projektia on kelvollinen kertaluonteisiin aktiviteetteihin; strukturoiduissa aloitteissa on parasta luoda projekti ensin ja lisätä tehtävät sen sisään. Projektien ja työalueiden hallintaan katso Projektit-opas.

Tehtävän Data-välilehdellä Projekti-kenttä antaa valita tai vaihtaa projektin milloin tahansa (Valikko → Siirrä siirtääksesi tehtävän toiseen projektiin).

Tehtävät-sivun yläpalkki

Tehtävälistasivulla (Kanban, Kortit, Kalenteri tai Lista) yläpalkissa on:

• Suodattimet (Premium): edistynyt paneeli projektille, päiville, vastuuhenkilölle, tageille, mukautetuille kentille.
• Toiminnot: tuonti/vienti, pääsy arkistoon ja roskakoriin, sarakkeiden muokkaus (Lista).
• Näkymät: Kanban | Kortit | Kalenteri | Lista — aktiiviset suodattimet pysyvät näkymää vaihdettaessa.
• Käyttäjät / Tiimit: avatar-valikko kollegan tai tiimin tehtävien katseluun.
• + Tehtävä: luo uusi tehtävä.

Tehtäväpaneeli

Tehtävän otsikkoa napsauttamalla avautuu sivupaneeli. Sieltä hallitset koko tehtävän elinkaaren. Premium-suunnitelmalla voit avata saman paneelin koko sivuna (laajennusnuolet → page task): sama asettelu, enemmän tilaa ja kiinteä Tallenna-painike oikeassa yläkulmassa.

Paneelin otsikko

• Checkbox (otsikon vieressä): merkitse tehtävä valmiiksi tai avaa uudelleen.
• Title: napsauta muokataksesi inline.
• Archived badge: näkyy, jos tehtävä on arkistossa.
• Save (vain page task): vahvista kaikki muutokset kerralla.

Paneelin toimintopalkki

Otsikon alla kuvakepalkki tarjoaa pikatoimintoja avaamatta välilehtiä:

• Priority (lippukuvake): aseta Normal tai Urgent. Kiireelliset tehtävät näyttävät keltaisen huutomerkin näkymissä.
• Privacy (lukko): Public (näkyy organisaation jäsenille) tai Private (vain vastuuhenkilölle ja nimetyille stakeholderille).
• Labels: värikkäät tunnisteet luokitukseen. Katso Tunnisteet-opas.
• Color (pisara): otsikon taustaväri paneelissa ja Kanban-korteilla.
• Attachments (paperiliitin): lataa tiedostoja tietokoneelta tai pilvestä. Badge näyttää linkitettyjen tiedostojen määrän. Katso Liitteet-opas.
• Sticky notes (Premium): post-it-muistilaput paneelissa nopeisiin muistutuksiin.
• Copy link: kopioi tehtävän suora URL ja jaa kollegoille.
• Full page (laajennusnuolet, Premium): avaa page task uuteen selainvälilehteen.
• Options (kolme pystysuuntaista pistettä): valikko Clone, Move, Convert to project, Archive, Edit panel, Delete. Selitetty alla.
• + Create and connect (vihreä painike): luo heti linkitetty entiteetti (uusi tehtävä, tiketti, yhteystieto, diili…) tästä tehtävästä.

Options-valikko (kolme pistettä)

Avaa tehtäväpaneeli → kolme pystysuuntaista pistettä oikeassa yläkulmassa:

• Clone: monista tehtävä otsikolla, kentillä ja checklistillä (hyödyllinen toistuviin aktiviteetteihin).
• Move: siirrä tehtävä toiseen projektiin organisaatiossa.
• Convert to project: muuntaa tehtävän projektiksi; checklist-kohteet tulevat tehtäviksi uuteen projektiin.
• Archive / Restore (Premium): siirrä tehtävä arkistoon tai palauta operatiivisiin näkymiin.
• Edit panel (admin): avaa tehtäväpaneelin asetteluasetukset uudessa ikkunassa.
• Delete / Restore: pehmeä poisto roskakoriin tai palautus, jos jo poistettu.

Paneelin välilehdet

Toimintopalkin alla olevat välilehdet järjestävät tehtävän sisällön:

• Data: kaikki tehtäväkentät (projekti, vastuuhenkilö, päivämäärät, kuvaus, mukautetut kentät).
• Checklist, Connections, Time: entiteettien väliset ominaisuudet — katso Liittyvät osiot.
• Lisävalikko: Marketing, Integrations (synkronointi ulkoisiin appeihin), Updates (paneelin historia).

Liittyvät osiot (yhteiset entiteeteillä)

Osa tehtäväpaneelista on identtinen projekteilla, yhteystiedoilla, tiketeillä ja muilla entiteeteillä. Operatiiviset yksityiskohdat omissa oppaissa:

• Checklist — pienet toimenpiteet ruksittavaksi, etenemispalkki, järjestys vetämällä.
• Connections — linkitä tehtäviä yhteystietoihin, yrityksiin, tiketteihin, diileihin ja muihin CRM-entiteetteihin.
• Time — kirjaa työtunnit ja vertaa arvioon (Premium).
• Labels — väritunnisteet suodattamiseen ja ryhmittelyyn Kanbanissa.
• Attachments — asiakirjat tietokoneelta tai pilvestä (Drive, OneDrive).
• Updates — muutoshistoria, kommentit, yhteydet ja tehtävään linkitetyt sähköpostit.

Tehtävän luonti

Menettely

1. Siirry Tehtävät-sivulle.
2. Napsauta + Task oikeassa yläkulmassa.
3. Syötä title (pakollinen): ole tarkka («Soita Rossille Q2-tarjouksesta», ei «Soita»).
4. Data-välilehdellä täytä projekti, vastuuhenkilö, päivämäärät, kuvaus ja mukautetut kentät.
5. Valinnainen: lisää checklist, connections tai time omilla välilehdillään.
6. Tallenna paneeli.

Voit luoda tehtäviä myös projektin Tasks-välilehdeltä, yhteystiedon/yrityksen connectionista tai automaatioista.

Data-välilehden pääkentät

• Project: linkitä tehtävä projektiin. Katso myös Tehtävän linkittäminen projektiin.
• Assignee: kenen tehtävä on suorittaa.
• Stakeholders: muut osalliset jäsenet, joille tulee näkyvyys.
• Start / due dates: näkyvät Calendar- ja Cards-näkymissä.
• Description: operatiiviset yksityiskohdat; käytä @name mainitaksesi kollegoja.
• Custom fields: määritelty Task Settings -kohdassa.

Tehtävän muokkaus

Yksittäinen muokkaus

1. Avaa paneeli napsauttamalla otsikkoa.
2. Muokkaa Data-välilehden kenttiä (napsauta arvoa → inline-muokkaus) tai käytä toimintopalkkia priority, labels, color jne.
3. Tallenna: automaattinen kenttä kerrallaan sivupaneelissa tai Save-painike page task -näkymässä.

Sulkeminen ja uudelleenavaus

Otsikon vieressä oleva checkbox: yksi napsautus sulkee tehtävän, toinen avaa sen uudelleen. Suljetut tehtävät pysyvät näkymissä, kunnes arkistoit tai poistat ne.

Massamuokkaus (List-näkymä, Premium)

1. Vaihda List-näkymään.
2. Valitse tehtävät vasemman reunan valintaruuduilla.
3. Napsauta Edit taulukon yläpuolella olevassa toimintopalkissa.
4. Modaalissa lisää päivitettävät kentät (project, assignee, dates, priority…) ja aseta arvot.
5. Vahvista: arvot koskevat kaikkia valittuja tehtäviä.

Tehtävän poisto

Poista vahingossa luodut tehtävät, kaksoiskappaleet tai käyttämättömät luonnokset. Älä sekoita Archive-toimintoon: poisto poistaa tietueen näkymistä (tai roskakorista); arkistointi piilottaa valmiit tehtävät säilyttäen luettavan historian.

Yksittäinen poisto

1. Avaa tehtäväpaneeli.
2. Options-valikko (kolme pistettä) → Delete (punainen kohta).
3. Vahvista modaalissa.

Advanced Premium -suunnitelmalla tehtävä menee trash-koriin (Tehtävät-sivu → Actions → Task trash). Sieltä voit Restore tai Delete permanently. Jos avaat jo roskakorissa olevan tehtävän, bannerissa on Restore / Delete permanently.

Ilmainen-suunnitelmalla (ilman Advanced Premiumia) poisto on yleensä pysyvä heti vahvistuksen jälkeen, ilman roskakoria — tarkista organisaatiosi oikeudet.

Usean tehtävän poisto

1. List-näkymässä valitse tehtävät.
2. Napsauta Delete (punainen painike taulukon yläpuolella).
3. Vahvista.

Tehtävän arkistointi

Arkisto on oikea valinta valmiille tai keskeytetyille tehtäville, jotka haluat säilyttää historiassa täyttämättä Kanbania, Kortteja ja Kalenteria.

Arkistoi yksi tehtävä

1. Avaa paneeli → Options → Archive (Premium).
2. Vahvista modaalissa.

Arkistoi useita tehtäviä / näytä arkisto

• Multiple: List-näkymä → valitse → Archive toimintopalkissa.
• View: Tehtävät-sivu → Actions → Task archive.
• Restore: arkistosta valitse ja napsauta Restore, tai Options → Restore from archive yksittäisessä paneelissa.

Arkistoidut tehtävät eivät näy tavallisissa operatiivisissa näkymissä, mutta ne ovat saavutettavissa arkistosta, yhteyksistä ja historiallisista raporteista.

Tehtävänäkymät

Neljä näyttötapaa, valittavissa ylhäältä. Suodattimet ja valittu käyttäjä/tiimi pysyvät aktiivisina näkymää vaihdettaessa.

Kanban (oletus)

Interaktiiviset sarakkeet vetämällä. Group by-valikko: Project (oletus), Due date, Assignee, Labels, Color (Premium). Ihanteellinen visuaalisiin työnkulkuihin ja stand-up-kokouksiin.

Cards

Tehtävät järjestettynä eräpäivän mukaan: myöhässä olevat tai lähestyvät ylhäällä. Hyödyllinen päivittäiseen suunnitteluun «mitä tehdä tänään».

Calendar

Tehtävät kalenterissa erä-/alkupäivän mukaan. Näyttää työkuorman ajassa.

List (Premium)

Taulukko konfiguroitavilla sarakkeilla, lajittelulla, tekstihaulla ja massatoiminnoilla (Edit, Clone, Archive, Delete). Lukkokuvake = yksityinen tehtävä; värillinen piste = äskettäin päivitetty.

Suodattimet

• Filters (Premium): modaali suodattimilla projektille, päiville, assignee, labels, status, mukautetuille kentille.
• Users / Teams: rajaa tehtävät valittuun assigneehen tai tiimiin.
• List search: suodatinkenttä taulukon yläpuolella.

Task Settings

Task Settings -kohdassa (admin):

• Fields: luo mukautettuja kenttiä (text, number, select…).
• Panel: kenttien järjestys ja näkyvyys tehtäväpaneelissa.
• List and columns: sarakkeet List-näkymässä.
• Charts: widgetit tehtäväraporteissa.

List-näkymästä: Actions → Edit columns avaa sarakemuokkaimen suoraan.

Task Reports

Task Reports -osio (Premium) tiivistää tehtävät, joihin sinulla on pääsy roolisi ja organisaation oikeuksien mukaan: näet vain valtuutetut tietueet ja kentät, et koko työtilaa. Käytä työkuorman analyysiin, viivästyksiin ja vientiin — päivittäiseen työhön Kanban, Cards ja List.

• Dashboard: kaaviot statuksesta, projektista, prioritystä, tiimistä, assigneesta, tunneista, labels.
• Report list: analyyttinen taulukko suodattimilla ja CSV/Excel-viennillä.
• Task Gantt (Premium): aikajana projektin ja eräpäivien mukaan.

Käytä raportteja viivästysten, kuormituksen epätasapainon jäsenten välillä ja toteutuneiden vs. arvioitujen tuntien tunnistamiseen.