Mokapen-guiden

Opgaver — guide

Området Tasks er Mokapens operative centrum til at organisere teamets daglige arbejde. Hver opgave er en konkret handling, der skal udføres — et opkald, en gennemgang, en opfølgningsaktivitet — med ansvarlig, forfaldsdato og status for fremskridt.

Hvad Tasks-området bruges til

Tasks giver dig mulighed for at:

• Planlægge teamarbejde med forfaldsdatoer synlige i kalenderen og i datobaserede visninger.
• Tildele klare ansvarsområder: hver opgave har en owner, der ved, hvad der skal gøres, og hvornår.
• Koble aktiviteter til CRM: en opgave kan forbindes til kontakter og virksomheder, til tickets, eller placeres i et projekt.
• Overvåge fremskridt med interne tjeklister, registrerede timer og samlede rapporter.
• Koordinere distribuerede teams: alle ser de samme opgaver (eller kun dem, de har adgang til, hvis private) og kan opdatere dem i realtid.

En enkeltstående opgave forbliver en hurtig handling; ved at gruppere flere opgaver i et projekt får du overblik over bredere initiativer. Adgang til området fra Tasks-siden i menuen Activities.

Knytte en opgave til et projekt

Hver opgave kan knyttes til et projekt, der samler handlinger mod et fælles mål (fx «Website launch 2026» med opgaverne «Design brief», «Frontend development», «QA testing»). Når du tilknytter en opgave til et projekt:

• opgaven vises på fanen Tasks på projektposten med en fremskridtstæller (fx 3/8 fuldført);
• i task-Kanban kan du gruppere efter projekt og se alle opgaver fra samme projekt;
• I deler organisatorisk kontekst: workarea, owner, forfaldsdatoer og rapporter på initiativniveau.

En opgave uden projekt er stadig gyldig til engangsaktiviteter; ved strukturerede initiativer er det bedst at oprette projektet først og derefter tilføje opgaver. For projekter og workareas, se Projects-guiden.

På fanen Data på opgaven lader feltet Project dig vælge eller ændre projekt når som helst (menuen Options → Move for at flytte opgaven til et andet projekt).

Topbar på Tasks-siden

På opgavelistesiden (Kanban, Cards, Calendar eller List) indeholder topbaren:

• Filters (Premium): avanceret panel for projekt, datoer, ansvarlig, labels, brugerdefinerede felter.
• Actions: import/export, adgang til arkiv og papirkurv, rediger kolonner (List).
• Views: Kanban | Cards | Calendar | List — aktive filtre forbliver ved skift af visning.
• Users / Teams: avatar-menu til at se en kollegas eller et teams opgaver.
• + Task: opret ny opgave.

Opgavepanelet

Klik på en opgavetitel åbner sidepanelet. Derfra administrerer du hele opgavens livscyklus. Med Premium-plan kan du åbne samme panel som fuld side (expand-pile-ikon → page task): identisk layout, mere plads og fast Save-knap øverst til højre.

Panelheader

• Checkbox (ved titlen): marker opgaven som fuldført, eller genåbn den.
• Title: klik for inline-redigering.
• Archived badge: vises, hvis opgaven er i arkivet.
• Save (kun page task): bekræft alle ændringer på én gang.

Panel-handlingslinje

Under headeren giver ikonlinjen hurtige handlinger uden at åbne faner:

• Priority (flag-ikon): sæt Normal eller Urgent. Urgent-opgaver viser gult ikon med udråbstegn i visninger.
• Privacy (lås): Public (synlig for org-medlemmer) eller Private (kun ansvarlig og udpegede stakeholders).
• Labels: tildel farvede labels til kategorisering. Se Labels-guiden.
• Color (dråbe): baggrundsfarve på titel i panel og på Kanban-kort.
• Attachments (paperclip): upload filer fra computer eller cloud. Badge viser antal linkede filer. Se Attachments-guiden.
• Sticky notes (Premium): post-its synlige på panelet til hurtige påmindelser.
• Copy link: kopiér direkte URL til opgaven for at dele med kolleger.
• Full page (expand-pile, Premium): åbner page task i ny browserfane.
• Options (tre lodrette prikker): menu med Clone, Move, Convert to project, Archive, Edit panel, Delete. Forklaret nedenfor.
• + Create and connect (grøn knap): opret øjeblikkeligt en linket enhed (ny opgave, ticket, kontakt, deal…) udgående fra denne opgave.

Options-menu (tre prikker)

Åbn opgavepanelet → ikon tre lodrette prikker øverst til højre:

• Clone: dupliker opgaven med titel, felter og tjekliste (nyttigt ved tilbagevendende aktiviteter).
• Move: flyt opgaven til et andet projekt i organisationen.
• Convert to project: konverterer opgaven til et projekt; tjeklistepunkter bliver opgaver i det nye projekt.
• Archive / Restore (Premium): flyt opgaven til arkiv, eller bring den tilbage til operative visninger.
• Edit panel (admin): åbner indstillinger for opgavepanel-layout i nyt vindue.
• Delete / Restore: blød sletning til papirkurv, eller gendan, hvis allerede slettet.

Panelfaner

Fanerne under handlingslinjen organiserer opgaveindholdet:

• Data: alle opgavefelter (projekt, ansvarlig, datoer, beskrivelse, brugerdefinerede felter).
• Checklist, Connections, Time: funktioner delt på tværs af enheder — se afsnittet Relaterede sektioner.
• Ekstra dropdown-menu: Marketing, Integrations (sync med eksterne apps), Updates (panelhistorik).

Relaterede sektioner (delt på tværs af enheder)

Dele af opgavepanelet er identiske på projekter, kontakter, tickets og andre enheder. For operative detaljer, se de dedikerede guides:

• Checklist — mikrohandlinger at afkrydse, fremskridtslinje, omrokering med træk-og-slip.
• Connections — link opgaver til kontakter, virksomheder, tickets, deals og andre CRM-enheder.
• Time — registrer arbejdede timer, og sammenlign med estimat (Premium).
• Labels — farvede labels til filtrering og gruppering i Kanban.
• Attachments — dokumenter fra computer eller cloud (Drive, OneDrive).
• Updates — ændringshistorik, kommentarer, connections og e-mails knyttet til opgaven.

Oprette en opgave

Procedure

1. Gå til Tasks-siden.
2. Klik + Task øverst til højre.
3. Indtast title (påkrævet): vær specifik («Ring til Rossi om Q2-tilbud», ikke «Ring»).
4. På fanen Data udfyld projekt, ansvarlig, datoer, beskrivelse og brugerdefinerede felter.
5. Valgfrit: tilføj tjekliste, connections eller time på de respektive faner.
6. Gem panelet.

Du kan også oprette opgaver fra et projekts Tasks-fane, fra en connection på kontakt/virksomhed, eller via automations.

Hovedfelter på fanen Data

• Project: knyt opgaven til dens projekt. Se også Knytte en opgave til et projekt.
• Assignee: hvem der skal fuldføre opgaven.
• Stakeholders: andre involverede medlemmer med synlighed.
• Start / due dates: vises i Calendar og Cards.
• Description: operative detaljer; brug @name til at nævne kolleger.
• Custom fields: defineret i Task Settings.

Redigere en opgave

Enkelt redigering

1. Åbn panelet ved at klikke på titlen.
2. Rediger felter på fanen Data (klik værdi → inline-redigering), eller brug handlingslinjen til priority, labels, color osv.
3. Gem: automatisk felt for felt i sidepanel, eller knappen Save i page task.

Lukke og genåbne

Checkbox ved titlen: ét klik lukker opgaven, andet klik genåbner den. Lukkede opgaver forbliver synlige i visninger, indtil du arkiverer eller sletter dem.

Masse-redigering (List-visning, Premium)

1. Skift til List-visning.
2. Vælg opgaver med afkrydsningsfelter til venstre.
3. Klik Edit i handlingslinjen over tabellen.
4. I modalen tilføj felter at opdatere (projekt, ansvarlig, datoer, priority…) og sæt værdier.
5. Bekræft: værdier gælder alle valgte opgaver.

Slette en opgave

Slet opgaver oprettet ved en fejl, dubletter eller ubrugte kladder. Forveksl ikke med Archive: sletning fjerner posten fra visninger (eller fra papirkurv); arkivering skjuler fuldførte opgaver, mens historik forbliver læsbar.

Enkelt sletning

1. Åbn opgavepanelet.
2. Menuen Options (tre prikker) → Delete (rød post).
3. Bekræft i modalen.

Med Advanced Premium går opgaven til trash (Tasks-siden → Actions → Task trash). Derfra kan du Restore eller Delete permanently. Hvis du åbner en opgave allerede i trash, vises banner med Restore / Delete permanently.

På Gratis-planen (uden Advanced Premium) er sletning som regel permanent straks efter bekræftelse, uden papirkurv — tjek organisationens tilladelser.

Flere sletninger

1. I List-visning vælg opgaverne.
2. Klik Delete (rød knap over tabellen).
3. Bekræft.

Arkivere en opgave

Arkivet er det rigtige valg for fuldførte eller suspenderede opgaver, I vil beholde i historik uden at fylde Kanban, Cards og Calendar.

Arkiver én opgave

1. Åbn panelet → Options → Archive (Premium).
2. Bekræft i modalen.

Arkiver flere opgaver / se arkivet

• Flere: List-visning → vælg → Archive i handlingslinjen.
• Vis: Tasks-siden → Actions → Task archive.
• Restore: fra arkivet vælg og klik Restore, eller Options → Restore from archive på enkelt panel.

Arkiverede opgaver vises ikke i standard operative visninger, men forbliver tilgængelige fra arkiv, connections og historiske rapporter.

Opgavevisninger

Fire visningstilstande, valgbare øverst. Filtre og valgt bruger/team forbliver aktive ved skift af visning.

Kanban (standard)

Interaktive kolonner med træk-og-slip. Menuen Group by: Project (standard), Due date, Assignee, Labels, Color (Premium). Ideel til visuelle workflows og stand-up-møder.

Cards

Opgaver sorteret efter forfaldsdato: forsinkede eller nært forestående øverst. Nyttigt til daglig planlægning «hvad skal gøres i dag».

Calendar

Opgaver i kalenderen efter forfalds-/startdato. Viser arbejdsbyrde fordelt over tid.

List (Premium)

Tabel med konfigurerbare kolonner, sortering, tekstsøgning og massehandlinger (Edit, Clone, Archive, Delete). Lås-ikon = privat opgave; farvet prik = nyligt opdateret.

Filtre

• Filters (Premium): modal med filtre på projekt, datoer, ansvarlig, labels, status, brugerdefinerede felter.
• Users / Teams: begræns opgaver til valgt ansvarlig eller team.
• List search: filterfelt over tabellen.

Task Settings

I Task Settings (admin):

• Fields: opret brugerdefinerede felter (tekst, tal, select…).
• Panel: rækkefølge og synlighed af felter i opgavepanelet.
• List and columns: kolonner i List-visning.
• Charts: widgets i opgaverapporter.

Fra List: Actions → Edit columns åbner kolonneeditoren direkte.

Task Reports

Sektionen Task Reports (Premium) opsummerer opgaver, du har adgang til, efter rolle og org-tilladelser: du ser kun autoriserede poster og felter, ikke hele workspace. Brug den til arbejdsbyrde, forsinkelser og eksport — til dagligt arbejde brug Kanban, Cards og List.

• Dashboard: diagrammer over status, projekt, priority, team, ansvarlig, timer, labels.
• Report list: analytisk tabel med filtre og CSV/Excel-eksport.
• Task Gantt (Premium): tidslinje efter projekt og forfaldsdatoer.

Brug rapporter til at identificere forsinkelser, ubalanceret arbejdsbyrde mellem medlemmer og faktiske vs. estimerede timer.