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Leitfaden Aufgaben

Der Bereich Aufgaben ist das operative Zentrum von Mokapen zur Organisation der täglichen Teamarbeit. Jede Aufgabe steht für eine konkrete Handlung — ein Telefonat, eine Prüfung, eine Follow-up-Aktivität — mit Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum und Fortschrittsstatus.

Wofür der Bereich Aufgaben da ist

Mit Aufgaben können Sie:

• Planen — Teamarbeit mit sichtbaren Fälligkeiten im Kalender und in datumsbasierten Ansichten.
• Zuweisen — klare Verantwortlichkeiten: Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen, der weiß, was zu tun ist und bis wann.
• Verknüpfen — Aktivitäten mit dem CRM: Eine Aufgabe kann mit Kontakten und Unternehmen, mit Tickets verbunden oder in ein Projekt eingefügt werden.
• Überwachen — Fortschritt mit internen Checklisten, erfassten Stunden und aggregierten Berichten.
• Koordinieren — verteilte Teams: Alle sehen dieselben Aufgaben (oder nur autorisierte bei privaten) und können sie in Echtzeit aktualisieren.

Eine einzelne Aufgabe bleibt eine schnelle Aktion; durch Gruppierung mehrerer Aufgaben in einem Projekt erhalten Sie einen Überblick über größere Initiativen. Greifen Sie über die Aufgabenseite im Menü Aktivitäten auf den Bereich zu.

Eine Aufgabe mit einem Projekt verknüpfen

Jede Aufgabe kann einem Projekt zugeordnet werden, das Aktionen zu einem gemeinsamen Ziel bündelt (z. B. «Website-Launch 2026» mit den Aufgaben «Design-Brief», «Frontend-Entwicklung», «QA-Tests»). Wenn Sie eine Aufgabe einem Projekt zuweisen:

• erscheint die Aufgabe im Tab Aufgaben der Projektkarte mit Fortschrittszähler (z. B. 3/8 erledigt);
• im Aufgaben-Kanban können Sie nach Projekt gruppieren und alle Aufgaben desselben Projekts sehen;
• teilen Sie organisatorischen Kontext: Workarea, Verantwortlicher, Fälligkeiten und Berichte auf Initiativebene.

Eine Aufgabe ohne Projekt bleibt für punktuelle Aktivitäten gültig; für strukturierte Initiativen empfiehlt sich, zuerst das Projekt anzulegen und dann Aufgaben darin zu erstellen. Projekte und Workareas verwalten Sie in der Projekte-Anleitung.

Im Tab Daten der Aufgabe können Sie im Feld Projekt jederzeit ein Projekt wählen oder ändern (Menü Optionen → Verschieben, um die Aufgabe in ein anderes Projekt zu verschieben).

Obere Leiste der Aufgabenseite

Auf der Aufgabenlistenseite (Kanban, Karten, Kalender oder Liste) enthält die obere Leiste:

• Filter (Premium): erweitertes Panel für Projekt, Daten, Verantwortlichen, Labels, benutzerdefinierte Felder.
• Aktionen: Import/Export, Zugriff auf Archiv und Papierkorb, Spalten bearbeiten (Liste).
• Ansichten: Kanban | Karten | Kalender | Liste — aktive Filter bleiben beim Wechsel der Ansicht erhalten.
• Benutzer / Teams: Avatar-Menü, um Aufgaben eines Kollegen oder Teams anzuzeigen.
• + Aufgabe: neue Aufgabe erstellen.

Die Aufgabenkarte

Ein Klick auf den Aufgabentitel öffnet die Seitenleiste. Dort verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus der Aufgabe. Mit dem Premium-Plan können Sie dieselbe Karte als Vollseite öffnen (Symbol Pfeile erweitern → page task): identisches Layout, mehr Platz und fester Speichern-Button oben rechts.

Kopfzeile der Karte

• Checkbox (neben dem Titel): Aufgabe als erledigt markieren oder wieder öffnen.
• Titel: Klick zum Inline-Bearbeiten.
• Archiviert-Badge: erscheint, wenn die Aufgabe im Archiv ist.
• Speichern (nur page task): alle Änderungen auf einmal bestätigen.

Aktionsleiste der Karte

Unter der Kopfzeile ermöglicht die Symbolleiste schnelle Aktionen ohne Tabs zu öffnen:

• Priorität (Flaggen-Symbol): Normal oder Dringend setzen. Dringende Aufgaben zeigen in den Ansichten das gelbe Symbol mit Ausrufezeichen.
• Datenschutz (Schloss): Öffentlich (sichtbar für Organisationsmitglieder) oder Privat (nur Verantwortlicher und angegebene Stakeholder).
• Labels: farbige Labels zur Kategorisierung zuweisen. Siehe die Labels-Anleitung.
• Farbe (Tropfen): Hintergrundfarbe des Titels in der Karte und auf Kanban-Karten.
• Anhänge (Büroklammer): Dateien vom Computer oder Cloud hochladen. Badge mit Anzahl verknüpfter Dateien. Siehe die Anhänge-Anleitung.
• Haftnotizen (Premium): Post-its auf der Karte für schnelle Erinnerungen.
• Link kopieren: direkte URL zur Aufgabe kopieren, um sie mit Kollegen zu teilen.
• Vollseite (Pfeile erweitern, Premium): öffnet die page task in einem neuen Browser-Tab.
• Optionen (drei vertikale Punkte): Menü mit Klonen, Verschieben, In Projekt umwandeln, Archivieren, Karte bearbeiten, Löschen. Unten erläutert.
• + Erstellen und verknüpfen (grüner Button): verknüpfte Entität sofort erstellen (neue Aufgabe, Ticket, Kontakt, Deal…) ausgehend von dieser Aufgabe.

Menü Optionen (drei Punkte)

Aufgabenkarte öffnen → Symbol drei vertikale Punkte oben rechts:

• Klonen: Aufgabe mit Titel, Feldern und Checkliste duplizieren (nützlich für wiederkehrende Aktivitäten).
• Verschieben: Aufgabe in ein anderes Projekt der Organisation übertragen.
• In Projekt umwandeln: wandelt die Aufgabe in ein Projekt um; Checklisteneinträge werden Aufgaben im neuen Projekt.
• Archivieren / Wiederherstellen (Premium): Aufgabe ins Archiv verschieben oder in operative Ansichten zurückholen.
• Karte bearbeiten (Admin): öffnet Layout-Einstellungen der Aufgabenkarte in einem neuen Fenster.
• Löschen / Wiederherstellen: Soft-Delete in den Papierkorb oder Wiederherstellung, falls bereits gelöscht.

Tabs der Karte

Die Tabs unter der Aktionsleiste organisieren den Aufgabeninhalt:

• Daten: alle Aufgabenfelder (Projekt, Verantwortlicher, Daten, Beschreibung, benutzerdefinierte Felder).
• Checkliste, Verknüpfungen, Zeit: Funktionen, die Entitäten gemeinsam nutzen — siehe Abschnitt Verknüpfte Abschnitte.
• Zusätzliches Dropdown-Menü: Marketing, Integrationen (Sync mit externen Apps), Aktualisierungen (Kartenverlauf).

Verknüpfte Abschnitte (mehreren Entitäten gemeinsam)

Einige Teile der Aufgabenkarte sind bei Projekten, Kontakten, Tickets und anderen Entitäten identisch. Operatives Detail finden Sie in den jeweiligen Anleitungen:

• Checkliste — Micro-Aktionen zum Abhaken, Fortschrittsbalken, Drag-and-drop-Sortierung.
• Verknüpfungen — Aufgaben mit Kontakten, Unternehmen, Tickets, Deals und anderen CRM-Entitäten verbinden.
• Zeit — gearbeitete Stunden erfassen und mit Schätzung vergleichen (Premium).
• Labels — farbige Labels zum Filtern und Gruppieren im Kanban.
• Anhänge — Dokumente vom Computer oder Cloud (Drive, OneDrive).
• Aktualisierungen — Änderungsverlauf, Kommentare, Verknüpfungen und E-Mails zur Aufgabe.

Eine Aufgabe erstellen

Vorgehen

1. Gehen Sie zur Aufgabenseite.
2. Klicken Sie oben rechts auf + Aufgabe.
3. Geben Sie den Titel ein (Pflichtfeld): seien Sie konkret («Rossi für Q2-Angebot anrufen», nicht «Anruf»).
4. Im Tab Daten füllen Sie Projekt, Verantwortlichen, Daten, Beschreibung und benutzerdefinierte Felder aus.
5. Optional: Checkliste, Verknüpfungen oder Zeit in den jeweiligen Tabs hinzufügen.
6. Karte speichern.

Aufgaben können auch aus dem Tab Aufgaben eines Projekts, über eine Verknüpfung bei Kontakt/Unternehmen oder per Automatisierung erstellt werden.

Hauptfelder im Tab Daten

• Projekt: verknüpft die Aufgabe mit dem zugehörigen Projekt. Siehe auch Eine Aufgabe mit einem Projekt verknüpfen.
• Verantwortlicher: wer die Aufgabe erledigen soll.
• Stakeholder: weitere beteiligte Mitglieder mit Sichtbarkeit.
• Start- / Fälligkeitsdaten: erscheinen in Kalender und Karten.
• Beschreibung: operative Details; nutzen Sie @name, um Kollegen zu erwähnen.
• Benutzerdefinierte Felder: definiert in Aufgaben-Einstellungen.

Eine Aufgabe bearbeiten

Einzelbearbeitung

1. Karte öffnen, indem Sie auf den Titel klicken.
2. Felder im Tab Daten bearbeiten (Klick auf Wert → Inline-Bearbeitung) oder Aktionsleiste für Priorität, Labels, Farbe usw. nutzen.
3. Speichern: automatisch Feld für Feld in der Seitenleiste oder Speichern-Button in page task.

Schließen und wieder öffnen

Checkbox neben dem Titel: ein Klick schließt die Aufgabe, ein zweiter öffnet sie wieder. Geschlossene Aufgaben bleiben in den Ansichten sichtbar, bis Sie sie archivieren oder löschen.

Massenbearbeitung (Listenansicht, Premium)

1. Wechseln Sie zur Listenansicht.
2. Wählen Sie Aufgaben mit den Checkboxen links aus.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste über der Tabelle auf Bearbeiten.
4. Im Modal Felder zum Aktualisieren hinzufügen (Projekt, Verantwortlicher, Daten, Priorität…) und Werte setzen.
5. Bestätigen: Werte gelten für alle ausgewählten Aufgaben.

Eine Aufgabe löschen

Löschen Sie fälschlich erstellte Aufgaben, Duplikate oder ungenutzte Entwürfe. Nicht verwechseln mit Archivieren: Löschen entfernt den Datensatz aus Ansichten (oder aus dem Papierkorb); Archivieren blendet abgeschlossene Aufgaben aus und behält lesbaren Verlauf.

Einzelnes Löschen

1. Aufgabenkarte öffnen.
2. Menü Optionen (drei Punkte) → Löschen (roter Eintrag).
3. Im Modal bestätigen.

Mit Premium erweitert landet die Aufgabe im Papierkorb (Aufgabenseite → Aktionen → Aufgaben-Papierkorb). Dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Öffnen Sie eine Aufgabe bereits im Papierkorb, erscheint ein Banner mit Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Free-Plan (ohne Premium erweitert) ist das Löschen in der Regel sofort endgültig nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Mehrfaches Löschen

1. In der Listenansicht Aufgaben auswählen.
2. Auf Löschen klicken (roter Button über der Tabelle).
3. Bestätigen.

Eine Aufgabe archivieren

Das Archiv ist die richtige Wahl für abgeschlossene oder pausierte Aufgaben, die Sie im Verlauf behalten möchten, ohne Kanban, Karten und Kalender zu überladen.

Einzelne Aufgabe archivieren

1. Karte öffnen → Optionen → Archivieren (Premium).
2. Im Modal bestätigen.

Mehrere Aufgaben archivieren / Archiv ansehen

• Mehrfach: Listenansicht → auswählen → Archivieren in der Aktionsleiste.
• Ansehen: Aufgabenseite → Aktionen → Aufgaben-Archiv.
• Wiederherstellen: im Archiv auswählen und Wiederherstellen klicken, oder Optionen → Aus Archiv wiederherstellen auf der einzelnen Karte.

Archivierte Aufgaben erscheinen nicht in Standard-Ansichten, bleiben aber über Archiv, Verknüpfungen und historische Berichte erreichbar.

Aufgaben-Ansichten

Vier Anzeigemodi, oben wählbar. Filter und ausgewählter Benutzer/Team bleiben beim Wechsel der Ansicht aktiv.

Kanban (Standard)

Interaktive Spalten mit Drag-and-drop. Menü Gruppieren nach: Projekt (Standard), Fälligkeit, Verantwortlicher, Labels, Farbe (Premium). Ideal für visuelle Workflows und Stand-up-Meetings.

Karten

Aufgaben nach Fälligkeit sortiert: oben überfällige oder unmittelbar fällige. Nützlich für Tagesplanung «was heute zu tun ist».

Kalender

Aufgaben im Kalender nach Fällig-/Startdatum. Zeigt die Arbeitslast über die Zeit verteilt.

Liste (Premium)

Tabelle mit konfigurierbaren Spalten, Sortierung, Textsuche und Massenaktionen (Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen). Schloss-Symbol = private Aufgabe; farbiger Punkt = kürzlich aktualisiert.

Filter

• Filter (Premium): Modal mit Filtern für Projekt, Daten, Verantwortlichen, Labels, Status, benutzerdefinierte Felder.
• Benutzer / Teams: Aufgaben auf gewählten Verantwortlichen oder Team beschränken.
• Listen-Suche: Filterfeld über der Tabelle.

Aufgaben-Einstellungen

In Aufgaben-Einstellungen (Admin):

• Felder: benutzerdefinierte Felder erstellen (Text, Zahl, Select…).
• Karte: Reihenfolge und Sichtbarkeit der Felder in der Aufgabenkarte.
• Liste und Spalten: Spalten der Listenansicht.
• Diagramme: Widgets in Aufgaben-Berichten.

Aus der Liste: Aktionen → Spalten bearbeiten öffnet den Spalteneditor direkt.

Aufgaben-Berichte

Der Bereich Aufgaben-Berichte (Premium) fasst Aufgaben zusammen, auf die Sie je nach Rolle und Organisationsberechtigungen Zugriff haben: Sie sehen nur autorisierte Datensätze und Felder, nicht den gesamten Workspace. Nutzen Sie ihn für Auslastungsanalyse, Verzögerungen und Export — für tägliche Arbeit Kanban, Karten und Liste.

• Dashboard: Diagramme zu Status, Projekt, Priorität, Team, Verantwortlichem, Stunden, Labels.
• Berichtsliste: analytische Tabelle mit Filtern und CSV/Excel-Export.
• Aufgaben-Gantt (Premium): Timeline nach Projekt und Fälligkeiten.

Nutzen Sie Berichte, um Verzögerungen, Auslastungsungleichgewichte zwischen Mitgliedern und Ist- vs. Schätzstunden zu erkennen.