Lernen sie mokapen

Benutzer und Teams

Der Bereich Benutzer und Teams ist der zentrale Ort, um zu verwalten, wer in Ihrer Organisation arbeitet und wie die Gruppe aufgebaut ist. Von hier aus laden Sie Kollegen und Mitarbeitende ein, weisen Berechtigungen zu (Organisationsrolle), erstellen Teams für Abteilung oder Projekt, kontrollieren Zugriffsstatus und halten die Grenzen des Premium-Plans ein.

Benutzer und Teams sind immer an eine einzelne Organisation gebunden: Sie werden nicht zwischen verschiedenen Organisationen geteilt. Ein Kollege in Organisation A existiert in Organisation B möglicherweise nicht, und ein Team «Vertrieb» in einer Organisation ist unabhängig von dem mit demselben Namen in einer anderen. Zum Kontext mehrerer Organisationen siehe den Leitfaden Organisationen und Zugriffe; für Details zu den Möglichkeiten jeder Rolle den Leitfaden Rollen und Berechtigungen.

Überblick

Die Seite ist in zwei verbundene Registerkarten unterteilt:

• Benutzer — Liste aller Zugriffe auf die Organisation: Name, E-Mail, Berechtigung (Org-Rolle), zugehörige Teams, Status. Von hier aus laden Sie neue Personen ein und öffnen die Karte jedes Benutzers.
• Teams — interne Gruppen (Vertrieb, Support, Management, Projekt X…) mit Manager, Mitgliedern und Beschreibung. Teams dienen der Arbeitsorganisation, dem Filtern von Listen, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten und dem Teilen der Sichtbarkeit auf Karten und Automatisierungen.

Oben auf jeder Registerkarte erscheint ein Zähler vom Typ aktuell / vom Plan erlaubtes Maximum (z. B. «12/20» Benutzer, «5/10» Teams). Wenn Sie das Limit überschreiten, zeigt Mokapen Warnungen an und blockiert neue Aktivierungen, bis Sie die Anzahl reduzieren oder den Plan upgraden.

Zwei Konzepte, die man nicht verwechseln sollte:

• Berechtigungen (Organisationsrolle) — Gast, Eingeschränkter Benutzer, Benutzer, Mitglied, Inhaber: Sie legen fest, was die Person in der gesamten Organisation sehen und konfigurieren kann. Das ist das Feld «Berechtigungen» in der Liste und in der Benutzerkarte.
• Rolle — beschreibende Bezeichnung der beruflichen Position (z. B. «Vertriebsleiter», «Entwickler»). Sie ändert keine Systemberechtigungen: Sie dient der Identifikation von Personen in Organigramm, Filtern und Profilkarten.

Wo es zu finden ist und wer Zugriff hat

Öffnen Sie das Menü Organisation (Gebäude-Symbol in der oberen Leiste) und wählen Sie im Seitenmenü unter dem Namen der Organisation Benutzer und Teams.

Wer den Menüpunkt sieht — alle Benutzer mit mindestens der Rolle Eingeschränkter Benutzer oder höher. Gäste greifen nicht auf Organisationseinstellungen zu und sehen diesen Bereich nicht.

Wer was tun kann — kurz zusammengefasst:

• Eingeschränkter Benutzer — sieht die Benutzerliste und nur die Teams, denen er angehört; lädt nicht ein, erstellt keine Teams, ändert keine anderen Benutzer.
• Benutzer — lädt neue Benutzer ein, verwaltet Teams, bearbeitet Benutzerkarten (innerhalb der Grenzen der eigenen Rolle). Kann die Organisation über das Optionsmenü der eigenen Zeile verlassen.
• Mitglied — wie Benutzer, mit erweitertem Zugriff auf Organisationseinstellungen (Team-Erstellung, Verwaltung von Teammitgliedern, Änderung der Berechtigungen von Benutzern mit niedrigerer oder gleicher Rolle).
• Inhaber — kann Benutzer aktivieren/deaktivieren, fremde Zugriffe entfernen, numerische Kennungen in der Karte einsehen. Die Sicherheit der Organisation (separater Menüpunkt) bleibt den Inhabern vorbehalten.

Sie können einem anderen Benutzer keine höhere Berechtigung als Ihre eigene zuweisen noch Benutzer mit einer höheren Rolle als Ihrer bearbeiten (außer in den für das eigene Profil vorgesehenen Fällen). Die Rollen Benutzer und Eingeschränkter Benutzer erfordern den Plan Medium oder höher: ohne dieses Niveau erscheinen die Optionen deaktiviert mit Medaillen-Symbol.

Registerkarte Benutzer — Liste und Filter

Die Registerkarte Benutzer zeigt eine Tabelle mit Spalten:

• Benutzer — Avatar, Vor- und Nachname (wenn das Profil ausgefüllt ist) oder E-Mail, wenn die Einladung noch aussteht; unter der E-Mail erscheint die orangefarbene Bezeichnung «Einladung ausstehend», wenn der Benutzer noch nicht angenommen hat.
• Berechtigungen — übersetzte Organisationsrolle (Gast, Eingeschränkter Benutzer, Benutzer, Mitglied, Inhaber…).
• Teams — Liste der zugehörigen Teams; Klick auf den Namen öffnet die Teamkarte. Das Benutzer-Symbol daneben kennzeichnet ein Team, dem auch Sie angehören («Meine Teams»).
• Status — Aktiv, Inaktiv oder Ausstehend (Einladung nicht abgeschlossen).

Textfilter — die Suchleiste oben filtert in Echtzeit nach eingegebenem Namen, E-Mail, Berechtigung oder Team.

Statusfilter (sichtbar für Mitglied und höher) — Dropdown-Menü mit Zählern:

• Alle — gesamte Liste.
• Aktiv — Benutzer mit operativem Zugriff.
• Inaktiv — vom Administrator ausgesetzter Zugriff.
• Ausstehend — gesendete Einladungen, aber Registrierung nicht abgeschlossen.

Unter den Filtern fasst die Zeile Organisationsbenutzer: N/M zusammen, wie viele Plätze Sie im Verhältnis zum Planmaximum nutzen. Wenn N > M, erscheint eine rote Warnung: überschüssige Benutzer wurden deaktiviert und können sich nicht anmelden, bis Sie wieder im Limit sind oder von der Seite Abrechnung ein Upgrade durchführen.

Wenn ausstehende Einladungen an Sie vorliegen (von anderen Organisationen), weist ein gelbes Banner oben auf der Seite mit der Anzahl der zu bearbeitenden Einladungen hin.

Neue Benutzer einladen

Die Schaltfläche Benutzer einladen (oben rechts) steht Mitglied und höher zur Verfügung, solange Sie das Benutzerlimit des Plans nicht erreicht haben. Wenn das Limit voll ist, zeigt die Schaltfläche das Premium-Symbol und öffnet das Upgrade-Fenster.

Die Einladung erfolgt in zwei Schritten:

1. E-Mail — geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie Eingabe oder die Schaltfläche Hinzufügen. Sie können mehrere E-Mails nacheinander eingeben: jede Adresse wird zu einer entfernbaren «Karte». Das System verhindert, dass Sie beim Hinzufügen von Adressen die vom Plan erlaubte maximale Benutzeranzahl überschreiten.
2. Berechtigungen — wechseln Sie mit dem Pfeil zum zweiten Schritt, prüfen Sie die Liste der einzuladenden Personen, wählen Sie die Organisationsrolle und bestätigen Sie.

Bei der Einladung zuweisbare Rollen (abhängig von Ihrer Rolle):

• Inhaber — vollständiger administrativer Zugriff auf die Organisation (Einstellungen, Abrechnung, Sicherheit). Sparsam einsetzen: in der Regel reichen ein oder wenige Inhaber.
• Mitglied — voller Zugriff auf CRM und App-Einstellungen, ohne Verwaltung von Abrechnung und Organisationssicherheit.
• Benutzer — Verwaltung von Benutzern und Teams, Einladungen, ohne allgemeine Organisationseinstellungen (erfordert Plan Medium oder höher).
• Eingeschränkter Benutzer — tägliche operative Arbeit ohne Verwaltung von Benutzern/Teams (erfordert Plan Medium oder höher).
• Gast — minimaler Zugriff, nur auf ausdrücklich geteilte Ressourcen. Bei der Einladung müssen Sie die Projekte angeben, auf die er Zugriff erhält: Sie können Alle Projekte wählen oder einzelne Projekte im Mehrfachauswahlmenü auswählen.

Für jede Rolle zeigt Mokapen einen Info-Kasten, der die Folgen der Wahl zusammenfasst (z. B. «Gäste haben nur Zugriff auf die ausgewählten Projekte»).

Vor dem Senden müssen Sie das Bestätigungskästchen ankreuzen: Sie bestätigen, dass Sie diese Personen mit der gewählten Berechtigung zur Organisation hinzufügen möchten. Beim Senden:

• wenn die E-Mail bereits zu einem registrierten Mokapen-Konto gehört, erhält der Benutzer eine In-App-Benachrichtigung und eine Einladungs-E-Mail mit Link zum Annehmen oder Ablehnen;
• wenn die E-Mail noch nicht registriert ist, bleibt die Einladung ausstehend, bis die Person die Registrierung mit dieser Adresse abschließt;
• für Gäste fügt Mokapen den Benutzer als Mitarbeitenden der angegebenen Projekte hinzu.

Benutzerstatus

Jeder Zugriff auf die Organisation hat einen Status, der in der Liste und in der Benutzerkarte sichtbar ist:

• Aktiv (grünes Symbol) — der Benutzer kann sich anmelden und normal in der Organisation arbeiten.
• Inaktiv (graues Symbol) — der Zugriff ist ausgesetzt: der Benutzer kann diese Organisation nicht nutzen, bis ein Inhaber ihn reaktiviert. Nützlich für vorübergehend abwesende Mitarbeitende oder beim Ausscheiden ohne sofortiges Löschen des Verlaufs.
• Ausstehend (Uhr-Symbol) — Einladung gesendet, aber Profil noch nicht aktiviert. In der Liste sehen Sie nur die E-Mail; der Name erscheint nach der Registrierung.

Nur Inhaber können einen Benutzer von Aktiv auf Inaktiv und umgekehrt setzen, und nur wenn die Organisation das Benutzerlimit des Plans nicht überschritten hat (sonst bleibt die Statusauswahl gesperrt, bis Sie wieder im Kontingent sind oder upgraden).

Benutzerkarte

Ein Klick auf eine Zeile in der Liste (oder Info aus dem Menü ⋮) öffnet die Benutzerkarte im Vollbild. Sie enthält:

• Status — Dropdown oben (Inhaber, wenn berechtigt).
• Link kopieren — direkte URL zur Karte, nützlich für interne Weitergabe.
• E-Mail — Anzeige oder Bearbeitung (nur für Administratoren mit vollständigem Kontozugriff).
• Berechtigungen — änderbare Org-Rolle, wenn Ihre Rolle es erlaubt und das Ziel nicht über Ihnen in der Hierarchie steht.
• Farbe — wenn die Organisation die Benutzerfarben-Anpassung aktiviert hat, können Sie eine markante Farbe (Hintergrund und Symbol) zuweisen, die in Tags, Kalendern und Feldern «Benutzer und Teams» verwendet wird.
• Rolle — freier Text der beruflichen Position.
• Manager — hierarchischer Vorgesetzter im Organigramm, auswählbar unter den aktiven Benutzern der Organisation.
• Bereich — zusätzliches beschreibendes Feld.
• Info — Textnotizen mit Rich-Text-Editor (Erwähnungen inklusive, falls aktiviert).
• Teams — Liste der zugehörigen Teams mit der Rolle im Team (wenn Sie Sichtbarkeit haben). Klick auf ein Team öffnet die entsprechende Karte.
• Profilfoto — Avatar rechts; die Änderung des persönlichen Fotos erfolgt über das Profil des Benutzers selbst.

Bearbeitbare Felder zeigen das Stift-Symbol: Klick zum Wechsel in den Bearbeitungsmodus, dann Speichern in der Fußzeile der Karte.

Systembenutzer — Mokapen enthält einen speziellen technischen Benutzer (Roboter-Symbol), der von Automatisierungen und internen Prozessen genutzt wird. Seine Karte ist schreibgeschützt und sollte nicht manuell geändert werden.

Wenn Sie Ihr eigenes Profil anzeigen, finden Sie im Menü ⋮ den Link Bearbeiten, der zu den persönlichen Profileinstellungen (Name, Foto, Präferenzen) führt, getrennt von den Organisationsberechtigungen.

Benutzer entfernen oder Organisation verlassen

Aus dem Menü ⋮ auf jeder Zeile:

• Entfernen (Inhaber, bei anderen Benutzern) — entzieht den Zugriff auf die Organisation. Das Mokapen-Konto der Person bleibt bestehen, aber sie tritt dieser Organisation nicht mehr bei.
• Verlassen (Benutzer und höher, auf der eigenen Zeile) — verlässt die Organisation freiwillig. Nützlich, wenn Sie nicht mehr mit diesem Kunden oder dieser Abteilung arbeiten.

In beiden Fällen fordert Mokapen eine Bestätigung in einem eigenen Dialogfenster. Erwägen Sie zuerst die Deaktivierung (Inaktiv), wenn Sie Nachvollziehbarkeit ohne sofortigen operativen Zugriff behalten möchten.

Registerkarte Teams — Liste und Sichtbarkeit

Wechseln Sie zur Registerkarte Teams über den Tab oben (neben Benutzer). Die Liste zeigt:

• Team — Name der Gruppe (Klick öffnet die Karte).
• Manager — Teamverantwortlicher mit Avatar; Klick öffnet die Benutzerkarte des Managers.
• Mitglieder — Anzahl der Personen im Team.

Das Benutzer-Symbol links vom Namen kennzeichnet ein Team, dessen Mitglied Sie sind.

Wer welche Teams sieht:

• Benutzer (und höher) — sieht alle Teams der Organisation.
• Eingeschränkter Benutzer — sieht nur Teams, denen er angehört.

Oben rechts finden Sie:

• Meine Rollen — Link zum Profil, wo jeder Benutzer seine eigene Rolle, den Manager und Berechtigungen (innerhalb der erlaubten Grenzen) aktualisiert, ohne über die Administratorliste zu gehen.
• Neues Team — erstellt eine Gruppe (Mitglied und höher), wenn Sie das Team-Limit des Plans nicht erreicht haben.

Wie bei Benutzern signalisieren der Zähler Organisationsteams: N/M und Warnungen eine Überschreitung des Premium-Limits.

Wenn noch kein Team existiert, zeigt die Seite eine leere Meldung mit Schaltfläche zum Erstellen des ersten Teams.

Neues Team erstellen

Das Fenster Neues Team öffnet sich über Neues Team oder von der leeren Seite. Füllen Sie aus:

1. Titel — in der gesamten App sichtbarer Name (z. B. «Customer Success», «Entwicklung», «Board»). Pflichtfeld.
2. Registerkarte Mitglieder:
   • Manager — für das Team verantwortlicher Benutzer (optional, aber empfohlen). Nur Benutzer mit aktivem Status sind auswählbar.
   • Mitglieder — suchen Sie nach Name oder E-Mail mit Autovervollständigung; jeder ausgewählte Benutzer wird zur Liste hinzugefügt und kann vor dem Speichern entfernt werden.
3. Registerkarte Info — textuelle Beschreibung des Teams (Auftrag, Umfang, Notizen für Kollegen).

Beim Speichern erstellt Mokapen das Team, erfasst Manager und Mitglieder und sendet Benachrichtigungen und E-Mails an neue Mitglieder. Eine Bestätigungsmeldung erscheint und die Liste wird aktualisiert.

Der Manager ist der Teamverantwortliche; jeder weitere hinzugefügte Benutzer tritt als Mitglied ein. Diese internen Teamrollen sind von den Organisationsberechtigungen (Gast, Eingeschränkter Benutzer, Benutzer, Mitglied, Inhaber) getrennt.

Teamkarte

Beim Öffnen eines Teams finden Sie zwei Registerkarten:

Mitglieder

• Manager — bearbeitbar von Mitglied und höher; Suche nach Benutzern der Organisation.
• Mitglieder — aktuelle Liste mit Möglichkeit zum Hinzufügen (Suchfeld) oder Entfernen (Papierkorb-Symbol) einzelner Benutzer. Der Manager erscheint nicht unter den «normalen» Mitgliedern, sondern wird im eigenen Feld verwaltet.

Info

• Beschreibung — freier Text des Teams, inline bearbeitbar.

Oben: Link kopieren zur Karte; Inhaber sehen auch die numerische Kennung des Teams (nützlich für erweiterte Importe).

Team löschen — aus dem Menü ⋮, wenn Sie Manager des Teams sind oder ein Mitglied mit Berechtigung zur Teamverwaltung. Der Vorgang ist unwiderruflich: prüfen Sie, ob Automatisierungen, Filter oder Zuweisungen von diesem Team abhängen.

Änderungen an Manager, Mitgliedern und Beschreibung erfordern Speichern in der Fußzeile (nur sichtbar für berechtigte Bearbeiter).

Teams und Benutzer im restlichen CRM

Benutzer und Teams sind nicht nur Stammdaten: Sie finden sie überall dort, wo Mokapen Verantwortlichkeiten und Sichtbarkeit verwaltet:

• Inhaber und Beteiligte — bei Aufgaben, Projekten, Deals, Tickets, Angeboten, Aufträgen, Automatisierungen. Sie können einzelne Benutzer oder ganze Teams zuweisen.
• Benutzerdefinierte Felder «Benutzer und Teams» — Feldtyp, der einen oder mehrere Benutzer und/oder Teams akzeptiert.
• Listenfilter — Kanban, Listen und Berichte erlauben oft das Filtern nach Verantwortlichem, Beteiligten oder Team.
• Automatisierungen — der Eigentümer eines Ablaufs und die Beteiligten können Teams sein; die Schritte übernehmen die Berechtigungen des gewählten Eigentümers (siehe Leitfaden Automatisierungen).
• Import/Export — in CSV-Dateien wird für Benutzer die E-Mail verwendet; für Teams der Code mit «t» vor der Nummer (wie in den Importanweisungen angegeben).
• Verknüpfungen und Erwähnungen — in Notizen und der Zeitleiste können Sie Benutzer erwähnen; Teams helfen, die Sichtbarkeit auf Projekte und Aktivitäten zu bündeln.

Ein gut strukturiertes Team reduziert wiederholte Zuweisungsarbeit: Statt fünf Personen zu jeder Karte hinzuzufügen, weisen Sie das Team «Support L2» einmal zu.

Meine Rollen (Profil)

Die Schaltfläche Meine Rollen in der Registerkarte Teams (und der gleichnamige Eintrag unter Profil → Meine Rollen) führt zu einer Seite, auf der jeder Benutzer seine eigenen Organisationsdaten aktualisiert:

• berufliche Rolle;
• zuständiger Manager;
• ggf. selbst änderbare Berechtigungen (innerhalb der vom Administrator zugewiesenen Rolle).

Das ist der empfohlene Weg für Kollegen, die nur ihren Titel oder Vorgesetzten korrigieren müssen, ohne ein Ticket an die IT oder den Inhaber zu öffnen. Administratoren nutzen weiterhin die Karten in Benutzer und Teams für Änderungen an anderen Profilen.

Grenzen des Premium-Plans

Jede Organisation hat eigene Kontingente, gebunden an den aktiven Plan (Kostenlos, Small, Medium, Large…):

• Maximale Benutzeranzahl — umfasst aktive und ausstehende; inaktive können je nachdem, ob die Organisation das Planlimit überschritten hat oder nicht, dennoch einen Platz belegen.
• Maximale Teamanzahl — jedes erstellte Team verbraucht einen Plan-Slot.
• Plan Medium oder höher — erforderlich, um die Rollen Benutzer und Eingeschränkter Benutzer bei Einladung und Bearbeitung zuzuweisen.

Wenn Sie das Limit erreichen:

• schlägt die Schaltfläche Benutzer einladen / Neues Team ein Upgrade vor;
• wenn der Plan reduziert wurde und aktive Benutzer das neue Maximum überschreiten, deaktiviert Mokapen überschüssige Zugriffe und zeigt Warnungen mit Link zur Preisseite;
• der Inhaber muss entscheiden, wer aktiv bleibt oder zusätzliche Plätze gekauft werden.

Die Limits gelten pro Organisation, nicht pro persönlichem Konto: zwei verschiedene Organisationen haben zwei unabhängige Zähler.

Praktische Anwendungsfälle

• Onboarding eines Mitarbeitenden — Einladen mit Rolle Eingeschränkter Benutzer → zum Team «Operations» hinzufügen → der Manager setzt das Feld Manager in der Benutzerkarte → der Benutzer vervollständigt «Meine Rollen» mit der Berufsbezeichnung.
• Externer Berater für ein Projekt — Als Gast einladen und nur das Projekt «Website Kunde X» auswählen. Sieht weder das vollständige Verzeichnis noch Einstellungen; arbeitet an Aufgaben und Meilensteinen des Projekts.
• Abteilungsleiter — Rolle Mitglied + Manager des Teams «Vertrieb Deutschland». Team als Beteiligten auf Abteilungs-Deals und in Follow-up-Automatisierungen zuweisen.
• Ausscheiden eines Mitarbeitenden — Zuerst auf Inaktiv setzen, um den Zugriff zu sperren; nach der Übergabephase aus der Organisation entfernen. Offene Aufgaben und Verantwortlichkeiten vor dem Entfernen neu zuweisen.
• Team-Umstrukturierung — «Customer Success» und «Customer Success — Enterprise» als separate Teams erstellen; Mitglieder über die Teamkarte verschieben, ohne ihre Berechtigungen in der Organisation zu ändern.
• Kontrolle ausstehender Einladungen — Filter «Ausstehend» unter Benutzer, um zu sehen, wer noch nicht angenommen hat; Link mündlich erneut senden oder veraltete Einladung entfernen.

Verwandte Leitfäden

• Rollen und Berechtigungen — vollständige Tabelle von Gast bis Administrator und was jede Stufe tun kann.
• Organisationen und Zugriffe — mehrere Organisationen, Organisationswechsel, Datenisolation.
• Projekte — Gastzugriff und Projektmitarbeitende.
• Automatisierungen — Eigentümer und Beteiligte (Benutzer/Teams) der Abläufe.
• Sicherheit — öffentlicher/privater Modus, Team Master und Standard-Sichtbarkeit der Daten.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen Berechtigungen und Rolle in der Benutzerkarte?

A: Berechtigungen = Organisationsrolle (Gast, Eingeschränkter Benutzer, Benutzer, Mitglied, Inhaber), die Zugriff und Funktionen steuert. Rolle = freie berufliche Bezeichnung (z. B. «Account Manager») ohne Auswirkung auf Systemberechtigungen.

F: Sieht ein Eingeschränkter Benutzer alle Kollegen?

A: Ja in der Benutzerliste, aber in der Registerkarte Teams nur die Teams, denen er angehört. Er kann weder einladen noch Teams erstellen.

F: Kann ich mehrere Personen mit verschiedenen Rollen in einer Einladung einladen?

A: Nein: Im zweiten Schritt der Einladung gilt eine einzige Rolle für alle in dieser Sitzung eingegebenen E-Mail-Adressen. Für verschiedene Rollen wiederholen Sie die Einladung in mehreren Durchgängen.

F: Was passiert, wenn ich ein Team lösche?

A: Das Team verschwindet aus der Organisation; historische Zuweisungen auf Karten können als Referenz bleiben, bis Sie sie aktualisieren. Prüfen Sie Automatisierungen und Filter, die dieses Team nutzen.

F: Ist der Team-Manager Pflicht?

A: Nein, aber empfohlen für Klarheit bei Verantwortlichkeiten und Berichten. Sie können ihn bei der Erstellung oder später in der Teamkarte zuweisen.

F: Kann ein Gast ein vollwertiger Benutzer werden?

A: Ja: Ein Mitglied oder Inhaber öffnet die Benutzerkarte und ändert die Berechtigungen von Gast auf Benutzer (oder anderes). Prüfen Sie auch den Zugriff auf Projekte und Teams.

F: Wo verwalte ich Passwort und 2FA der Organisation?

A: Im Bereich Sicherheit des Organisationsmenüs (Inhaber), nicht in Benutzer und Teams. Jeder Benutzer verwaltet sein eigenes Passwort unter Profil → Sicherheit.