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Usuarios y equipos

La sección Usuarios y equipos es el punto central para gestionar quién trabaja en tu organización y cómo está organizado el grupo. Desde aquí invitas a colegas y colaboradores, asignas los permisos (rol organizativo), creas equipos por departamento o proyecto, controlas los estados de acceso y respetas los límites del plan Premium.

Los usuarios y los equipos están siempre vinculados a una sola organización: no se comparten entre organizaciones distintas. Un colega en la organización A puede no existir en la organización B, y un equipo «Ventas» en una organización es independiente del que tiene el mismo nombre en otra. Para el contexto multi-organización, consulta la guía Organizaciones y accesos; para el detalle de lo que puede hacer cada rol, la guía Roles y permisos.

Panorama general

La página se divide en dos pestañas relacionadas:

• Usuarios — lista de todos los accesos a la organización: nombre, email, permiso (rol org), equipos de pertenencia, estado. Desde aquí invitas a nuevas personas y abres la ficha de cada usuario.
• Equipos — grupos internos (Ventas, Soporte, Management, Proyecto X…) con manager, miembros y descripción. Los equipos sirven para organizar el trabajo, filtrar listas, asignar responsabilidades y compartir visibilidad en fichas y automatizaciones.

En la parte superior de cada pestaña aparece un contador del tipo actuales / máximo permitido por el plan (p. ej. «12/20» usuarios, «5/10» equipos). Si superas el límite, Mokapen muestra avisos y bloquea nuevas activaciones hasta que reduzcas el número o mejores el plan.

Dos conceptos que no debes confundir:

• Permisos (rol organizativo) — Invitado, Usuario limitado, Usuario, Miembro, Propietario: definen lo que la persona puede ver y configurar en toda la organización. Es el campo «Permisos» en el listado y en la ficha de usuario.
• Rol — etiqueta descriptiva del puesto de trabajo (p. ej. «Responsable comercial», «Desarrollador»). No cambia los permisos del sistema: sirve para identificar a las personas en el organigrama, filtros y fichas de perfil.

Dónde se encuentra y quién puede acceder

Abre el menú Organización (icono de edificio en la barra superior) y, en el menú lateral bajo el nombre de la organización, elige Usuarios y equipos.

Quién ve la opción del menú — todos los usuarios con al menos el rol Usuario limitado o superior. Los Invitados no acceden a la configuración de la organización y no ven esta sección.

Quién puede hacer qué — en resumen:

• Usuario limitado — ve el listado de usuarios y solo los equipos de los que forma parte; no invita, no crea equipos, no modifica a otros usuarios.
• Usuario — invita a nuevos usuarios, gestiona equipos, modifica fichas de usuario (dentro de los límites de su propio rol). Puede abandonar la organización desde el menú de opciones de su propia fila.
• Miembro — como Usuario, con acceso más amplio a la configuración de la organización (creación de equipos, gestión de miembros del equipo, modificación de permisos de usuarios con rol inferior o igual al suyo).
• Propietario — puede activar/desactivar usuarios, eliminar accesos ajenos, ver los identificadores numéricos en la ficha. La Seguridad de la organización (opción separada en el menú) queda reservada a los Propietarios.

No puedes asignar a otro usuario un permiso superior al tuyo ni modificar usuarios con un rol más alto que el tuyo (salvo los casos previstos para tu propio perfil). Los roles Usuario y Usuario limitado requieren el plan Medium o superior: sin ese nivel, las opciones aparecen deshabilitadas con icono de medalla.

Pestaña Usuarios — listado y filtros

La pestaña Usuarios muestra una tabla con columnas:

• Usuarios — avatar, nombre y apellidos (si el perfil está completado) o email si la invitación sigue pendiente; debajo del email aparece la etiqueta naranja «Invitación pendiente» cuando el usuario aún no ha aceptado.
• Permisos — rol organizativo traducido (Invitado, Usuario limitado, Usuario, Miembro, Propietario…).
• Equipos — lista de los equipos a los que pertenece; clic en el nombre abre la ficha del equipo. El icono de usuarios junto a él indica un equipo del que también formas parte («Mis equipos»).
• Estado — Activo, Inactivo o Pendiente (invitación no completada).

Filtro de texto — la barra de búsqueda superior filtra en tiempo real por nombre, email, permiso o equipo introducido.

Filtro de estado (visible para Miembro y superiores) — menú desplegable con contadores:

• Todos — listado completo.
• Activos — usuarios con acceso operativo.
• Inactivos — acceso suspendido por el administrador.
• Pendientes — invitaciones enviadas pero registro no completado.

Debajo de los filtros, la línea Usuarios de la organización: N/M resume cuántas plazas estás usando respecto al máximo del plan. Si N > M, aparece una alerta roja: los usuarios en exceso han sido deshabilitados y no pueden entrar hasta que vuelvas al límite o hagas un upgrade desde la página de Facturación.

Si hay invitaciones pendientes dirigidas a ti (de otras organizaciones), un banner amarillo en la parte superior de la página te lo indica con el número de invitaciones por gestionar.

Invitar nuevos usuarios

El botón Invitar usuario (arriba a la derecha) está disponible para Miembro y superiores, mientras no hayas alcanzado el límite de usuarios del plan. Si el límite está lleno, el botón muestra el icono Premium y abre la ventana de upgrade.

La invitación se guía en dos pasos:

1. Email — escribe una dirección de email válida y pulsa Intro o el botón Añadir. Puedes introducir varios emails uno tras otro: cada dirección se convierte en una «tarjeta» que puedes eliminar. El sistema impide superar el número máximo de usuarios permitido por el plan mientras añades direcciones.
2. Permisos — pasa al segundo paso con la flecha, verifica el listado de personas a invitar, elige el rol organizativo y confirma.

Roles asignables en la invitación (dependen de tu rol):

• Propietario — acceso administrativo completo a la organización (configuración, facturación, seguridad). Úsalo con moderación: normalmente bastan uno o pocos Propietarios.
• Miembro — acceso completo al CRM y a la configuración de las apps, sin gestión de facturación y seguridad de la organización.
• Usuario — gestión de usuarios y equipos, invitaciones, sin configuración general de la organización (requiere plan Medium o superior).
• Usuario limitado — trabajo operativo diario sin gestión de usuarios/equipos (requiere plan Medium o superior).
• Invitado — acceso mínimo, solo a los recursos compartidos explícitamente. En la invitación debes indicar los proyectos a los que tendrá acceso: puedes elegir Todos los proyectos o seleccionar proyectos individuales en el menú de selección múltiple.

Para cada rol, Mokapen muestra un recuadro informativo que resume las consecuencias de la elección (p. ej. «Los invitados solo tienen acceso a los proyectos seleccionados»).

Antes de enviar debes marcar la casilla de aprobación: confirmas que quieres añadir a esas personas a la organización con el permiso elegido. Al enviar:

• si el email ya pertenece a una cuenta Mokapen registrada, el usuario recibe notificación en la app y email de invitación con enlace para aceptar o rechazar;
• si el email aún no está registrado, la invitación queda pendiente hasta que la persona complete el registro con esa dirección;
• para los Invitados, Mokapen añade al usuario como colaborador de los proyectos indicados.

Estados del usuario

Cada acceso a la organización tiene un estado visible en el listado y en la ficha de usuario:

• Activo (icono verde) — el usuario puede acceder y trabajar con normalidad en la organización.
• Inactivo (icono gris) — el acceso está suspendido: el usuario no puede usar esa organización hasta que un Propietario lo reactive. Útil para colaboradores temporalmente ausentes o en salida sin eliminar de inmediato el historial.
• Pendiente (icono de reloj) — invitación enviada pero perfil aún no activado. En el listado solo ves el email; el nombre aparecerá tras el registro.

Solo los Propietarios pueden pasar un usuario de Activo a Inactivo y viceversa, y solo si la organización no ha superado el límite de usuarios del plan (de lo contrario, el selector de estado permanece bloqueado hasta que vuelvas al cupo o hagas upgrade).

Ficha de usuario

Un clic en una fila del listado (o Info desde el menú ⋮) abre la ficha de usuario a pantalla completa. Contiene:

• Estado — menú desplegable superior (Propietario, si está permitido).
• Copiar enlace — URL directa a la ficha, útil para compartir internamente.
• Email — visualización o modificación (solo para Administradores con acceso completo a la cuenta).
• Permisos — rol org modificable si tu rol lo permite y el objetivo no es superior a ti en la jerarquía.
• Color — si la organización tiene activa la personalización de colores de usuario, puedes asignar un color distintivo (fondo e icono) usado en etiquetas, calendarios y campos «usuarios y equipos».
• Rol — texto libre del puesto de trabajo.
• Manager — responsable jerárquico en el organigrama, seleccionable entre los usuarios activos de la organización.
• Sector — campo descriptivo adicional.
• Info — notas de texto con editor enriquecido (menciones incluidas, si están habilitadas).
• Equipos — lista de los equipos de pertenencia con el rol en el equipo (si tienes visibilidad). Clic en un equipo abre la ficha correspondiente.
• Foto de perfil — avatar a la derecha; la modificación de la foto personal se hace desde el Perfil del propio usuario.

Los campos modificables muestran el icono de lápiz: clic para pasar al modo edición, luego Guardar en el pie de la ficha.

Usuario del sistema — Mokapen incluye un usuario técnico especial (icono de robot) usado por automatizaciones y procesos internos. Su ficha es de solo lectura y no debe modificarse manualmente.

Si estás viendo tu propio perfil, en el menú ⋮ encontrarás el enlace Editar que lleva a la configuración del perfil personal (nombre, foto, preferencias), distinta de los permisos de la organización.

Eliminar un usuario o abandonar la organización

Desde el menú ⋮ en cada fila:

• Eliminar (Propietario, sobre otros usuarios) — revoca el acceso a la organización. La cuenta Mokapen de la persona permanece, pero ya no entra en esta organización.
• Abandonar (Usuario y superiores, en la propia fila) — sale voluntariamente de la organización. Útil si ya no trabajas con ese cliente o departamento.

En ambos casos, Mokapen pide confirmación en una ventana dedicada. Valora antes desactivar (Inactivo) si quieres conservar trazabilidad sin acceso operativo inmediato.

Pestaña Equipos — listado y visibilidad

Pasa a la pestaña Equipos desde la pestaña superior (junto a Usuarios). El listado muestra:

• Equipo — nombre del grupo (clic abre la ficha).
• Manager — responsable del equipo, con avatar; clic abre la ficha de usuario del manager.
• Miembros — número de personas en el equipo.

El icono de usuarios a la izquierda del nombre indica un equipo del que eres miembro.

Quién ve qué equipos:

• Usuario (y superiores) — ve todos los equipos de la organización.
• Usuario limitado — ve solo los equipos de los que forma parte.

Arriba a la derecha encontrarás:

• Mis roles — enlace al perfil donde cada usuario actualiza su propio rol, manager y permisos (dentro de los límites permitidos) sin pasar por el listado de administrador.
• Nuevo equipo — crea un grupo (Miembro y superiores), si no has alcanzado el límite de equipos del plan.

Como con los usuarios, el contador Equipos de la organización: N/M y las alertas señalan el superamiento del límite Premium.

Si aún no existe ningún equipo, la página muestra un mensaje vacío con botón para crear el primero.

Crear un nuevo equipo

La ventana Nuevo equipo se abre desde Nuevo equipo o desde la página vacía. Completa:

1. Título — nombre visible en toda la app (p. ej. «Customer Success», «Desarrollo», «Board»). Obligatorio.
2. Pestaña Miembros:
   • Manager — usuario responsable del equipo (opcional pero recomendado). Solo usuarios con estado activo son seleccionables.
   • Miembros — busca por nombre o email con autocompletado; cada usuario seleccionado se añade a la lista con posibilidad de eliminarlo antes de guardar.
3. Pestaña Info — Descripción textual del equipo (misión, ámbito, notas para los colegas).

Al guardar, Mokapen crea el equipo, registra manager y miembros y envía notificaciones y emails a los nuevos miembros. Aparece un mensaje de confirmación y el listado se actualiza.

El manager es el responsable del equipo; cada otro usuario añadido entra como miembro. Estos roles internos del equipo son distintos de los permisos organizativos (Invitado, Usuario limitado, Usuario, Miembro, Propietario).

Ficha de equipo

Al abrir un equipo encuentras dos pestañas:

Miembros

• Manager — modificable por Miembro y superiores; búsqueda de usuarios de la organización.
• Miembros — lista actual con posibilidad de añadir (campo de búsqueda) o eliminar (icono de papelera) usuarios individuales. El manager no aparece entre los miembros «normales», sino que se gestiona en el campo dedicado.

Info

• Descripción — texto libre del equipo, modificable en línea.

Arriba: Copiar enlace a la ficha; los Propietarios ven también el identificador numérico del equipo (útil para importaciones avanzadas).

Eliminar equipo — desde el menú ⋮, si eres el manager del equipo o un Miembro con permiso de gestión de equipos. La operación es irreversible: comprueba que no haya automatizaciones, filtros o asignaciones que dependan de ese equipo.

Los cambios en manager, miembros y descripción requieren Guardar en el pie (visible solo para quien puede modificar).

Equipos y usuarios en el resto del CRM

Los usuarios y los equipos no son solo directorios: los encuentras dondequiera que Mokapen gestione responsabilidades y visibilidad:

• Propietario y Colaboradores — en tareas, proyectos, oportunidades, tickets, presupuestos, pedidos, automatizaciones. Puedes asignar usuarios individuales o equipos enteros.
• Campos personalizados «Usuarios y equipos» — tipo de campo que acepta uno o más usuarios y/o equipos.
• Filtros de listado — Kanban, listas e informes suelen permitir filtrar por responsable, colaboradores o equipo.
• Automatizaciones — el Propietario de un flujo y los Colaboradores pueden ser equipos; los pasos heredan los permisos del Propietario elegido (ver guía Automatizaciones).
• Importación/exportación — en archivos CSV, para usuarios se usa el email; para equipos el código con la «t» delante del número (como se indica en las instrucciones de importación).
• Conexiones y menciones — en notas y cronología puedes mencionar usuarios; los equipos ayudan a agrupar la visibilidad en proyectos y actividades.

Un equipo bien estructurado reduce el trabajo de asignación repetitiva: en lugar de añadir cinco personas a cada ficha, asignas el equipo «Soporte L2» una sola vez.

Mis roles (perfil)

El botón Mis roles en la pestaña Equipos (y la opción del mismo nombre en Perfil → Mis roles) lleva a una página donde cada usuario actualiza sus propios datos organizativos:

• rol profesional;
• manager de referencia;
• eventuales permisos modificables de forma autónoma (dentro de los límites del rol asignado por el administrador).

Es el recorrido recomendado para colegas que solo deben corregir su cargo o responsable sin abrir ticket al departamento de IT o al Propietario. Los administradores siguen usando las fichas en Usuarios y equipos para modificar otros perfiles.

Límites del plan Premium

Cada organización tiene cupos distintos, vinculados al plan activo (Gratuito, Small, Medium, Large…):

• Número máximo de usuarios — incluye activos y pendientes; los inactivos pueden ocupar una plaza según si la organización ha superado o no el límite del plan.
• Número máximo de equipos — cada equipo creado consume una plaza del plan.
• Plan Medium o superior — necesario para asignar los roles Usuario y Usuario limitado en invitación y modificación.

Cuando alcanzas el límite:

• el botón Invitar usuario / Nuevo equipo propone el upgrade;
• si el plan se ha reducido y los usuarios activos superan el nuevo máximo, Mokapen deshabilita los accesos en exceso y muestra alertas con enlace a la página de precios;
• el Propietario debe decidir a quién mantener activo o comprar plazas adicionales.

Los límites son por organización, no por cuenta personal: dos organizaciones distintas tienen dos contadores independientes.

Casos de uso prácticos

• Incorporación de un empleado — Invita con rol Usuario limitado → añádelo al equipo «Operations» → el manager completa el campo Manager en la ficha de usuario → el usuario completa «Mis roles» con su cargo.
• Consultor externo en un proyecto — Invita como Invitado seleccionando solo el proyecto «Sitio Cliente X». No ve el directorio completo ni la configuración; trabaja en tareas e hitos del proyecto.
• Responsable de departamento — Rol Miembro + manager del equipo «Ventas España». Asigna el equipo como Colaborador en las oportunidades del departamento y en las automatizaciones de seguimiento.
• Salida de un colaborador — Primero pon Inactivo para bloquear el acceso; tras el periodo de traspaso, Elimina de la organización. Reasigna tareas y responsabilidades abiertas antes de la eliminación.
• Reestructuración de equipos — Crea «Customer Success» y «Customer Success — Enterprise» como equipos separados; mueve miembros desde la ficha de equipo sin cambiar sus permisos en la organización.
• Control de invitaciones pendientes — Filtro «Pendientes» en Usuarios para ver quién aún no ha aceptado; reenvía el enlace verbalmente o valora eliminar la invitación obsoleta.

Guías relacionadas

• Roles y permisos — tabla completa de Invitado a Administrador y lo que puede hacer cada nivel.
• Organizaciones y accesos — varias organizaciones, cambio de organización, aislamiento de datos.
• Proyectos — acceso de Invitados y colaboradores de proyecto.
• Automatizaciones — Propietario y Colaboradores (usuarios/equipos) de los flujos.
• Seguridad — modo público/privado, Team Master y visibilidad predeterminada de los datos.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuál es la diferencia entre Permisos y Rol en la ficha de usuario?

R: Permisos = rol organizativo (Invitado, Usuario limitado, Usuario, Miembro, Propietario) que regula el acceso y las funciones. Rol = etiqueta profesional libre (p. ej. «Account Manager») sin efecto sobre los permisos del sistema.

P: ¿Un Usuario limitado ve a todos los colegas?

R: Sí en el listado de usuarios, pero en la pestaña Equipos solo ve los equipos de los que forma parte. No puede invitar ni crear equipos.

P: ¿Puedo invitar a varias personas con roles distintos en una sola invitación?

R: No: en el segundo paso de la invitación, un único rol se aplica a todos los emails introducidos en esa sesión. Para roles distintos, repite la invitación en varios pasos.

P: ¿Qué ocurre si elimino un equipo?

R: El equipo desaparece de la organización; las asignaciones históricas en las fichas pueden permanecer como referencia hasta que las actualices. Comprueba automatizaciones y filtros que usen ese equipo.

P: ¿Es obligatorio el manager del equipo?

R: No, pero es recomendable para claridad en responsabilidades e informes. Puedes asignarlo en la creación o más adelante desde la ficha del equipo.

P: ¿Puede un Invitado convertirse en Usuario completo?

R: Sí: un Miembro o Propietario abre la ficha de usuario y cambia los Permisos de Invitado a Usuario (u otro). Valora también el acceso a proyectos y equipos.

P: ¿Dónde gestiono la contraseña y la 2FA de la organización?

R: En la sección Seguridad del menú de organización (Propietario), no en Usuarios y equipos. Cada usuario gestiona su propia contraseña desde Perfil → Seguridad.