Ghidul Mokapen

Utilizatori și Echipe

Secțiunea Utilizatori și Echipe este punctul central pentru a gestiona cine lucrează în organizația ta și cum este structurat grupul. De aici inviți colegi și colaboratori, atribui permisiunile (rolul organizațional), creezi echipe pe departament sau proiect, monitorizezi starea acceselor și respecți limitele planului.

Utilizatorii și echipele sunt mereu legați de o singură organizație: nu se partajează între organizații diferite. Un coleg din organizația A poate să nu existe în organizația B, iar o echipă «Vânzări» într-o organizație este independentă de una cu același nume în alta. Pentru contextul multi-organizație, vezi ghidul Organizații și accese; pentru detalii despre ce poate face fiecare rol, ghidul Roluri și permisiuni.

Prezentare generală

Pagina este împărțită în două file legate:

• Utilizatori — lista tuturor acceselor la organizație: nume, e-mail, permisiuni (rol org), apartenența la echipe, stare. De aici inviți persoane noi și deschizi fișa fiecărui utilizator.
• Echipe — grupuri interne (Vânzări, Suport, Management, Proiect X…) cu manager, membri și descriere. Echipele ajută la organizarea muncii, filtrarea listelor, atribuirea responsabilităților și partajarea vizibilității pe fișe și automatizări.

Sus, pe fiecare filă, apare un contor de tipul actual / maxim permis de plan (ex. «12/20» utilizatori, «5/10» echipe). Dacă depășești limita, Mokapen afișează avertismente și blochează noile activări până reduci numărul sau faci upgrade la plan.

Două concepte de nu confundat:

• Permisiuni (rol organizațional) — Invitat, Utilizator limitat, Utilizator, Membru, Proprietar: definesc ce poate vedea și configura persoana în întreaga organizație. Este câmpul «Permisiuni» în listă și în fișa utilizatorului.
• Rol — etichetă descriptivă a rolului profesional (ex. «Responsabil comercial», «Dezvoltator»). Nu schimbă permisiunile de sistem: servește pentru identificarea persoanelor în organigramă, filtre și fișe de profil.

Unde se găsește și cine poate accesa

Deschide meniul Organizație (pictograma clădirii în bara de sus) și, în meniul lateral sub numele organizației, alege Utilizatori și Echipe.

Cine vede elementul de meniu — toți utilizatorii cu cel puțin rolul Utilizator limitat sau superior. Invitații nu accesează setările organizației și nu văd această secțiune.

Cine poate face ce — pe scurt:

• Utilizator limitat — vede lista utilizatorilor și doar echipele din care face parte; nu invită, nu creează echipe, nu modifică alți utilizatori.
• Utilizator — invită utilizatori noi, gestionează echipe, modifică fișele utilizatorilor (în limitele propriului rol). Poate părăsi organizația din meniul de opțiuni al propriei rânduri.
• Membru — ca Utilizator, cu acces mai larg la setările organizației (creare echipe, gestionare membri echipă, modificare permisiuni pentru utilizatori cu rol egal sau inferior).
• Proprietar — poate activa/dezactiva utilizatori, elimina accesul altora, vedea identificatorii numerici în fișă. Securitatea organizației (element separat în meniu) rămâne rezervată Proprietarilor.

Nu poți atribui altui utilizator o permisiune superioară celei tale și nici modifica utilizatori cu rol mai înalt decât al tău (exceptând cazurile permise pentru propriul profil). Rolurile Utilizator și Utilizator limitat necesită planul Medium sau superior: fără acel nivel, opțiunile apar dezactivate cu pictograma planului.

Fila Utilizatori — listă și filtre

Fila Utilizatori afișează un tabel cu coloanele:

• Utilizatori — avatar, prenume și nume (dacă profilul este complet) sau e-mail dacă invitația este încă în așteptare; sub e-mail apare eticheta portocalie «Invitație în așteptare» când utilizatorul nu a acceptat încă.
• Permisiuni — rol organizațional tradus (Invitat, Utilizator limitat, Utilizator, Membru, Proprietar…).
• Echipe — lista echipelor din care face parte; clic pe nume deschide fișa echipei. Pictograma utilizatori de lângă indică o echipă din care faci parte și tu («Echipele mele»).
• Stare — Activ, Inactiv sau În așteptare (invitație nefinalizată).

Filtru text — bara de căutare de sus filtrează în timp real după nume, e-mail, permisiuni sau echipă tastate.

Filtru stare (vizibil pentru Membru și superiori) — meniu derulant cu contoare:

• Toți — lista completă.
• Activi — utilizatori cu acces operațional.
• Inactivi — acces suspendat de administrator.
• În așteptare — invitații trimise dar înregistrarea nefinalizată.

Sub filtre, rândul Utilizatori organizație: N/M rezumă câte locuri folosești față de maximul planului. Dacă N > M, apare un alert roșu: utilizatorii în exces au fost dezactivați și nu pot intra până revii în limită sau faci upgrade din pagina Facturare.

Dacă există invitații în așteptare pentru tine (de la alte organizații), un banner galben în partea de sus a paginii îți arată câte invitații trebuie gestionate.

Invitarea utilizatorilor noi

Butonul Invită utilizator (sus dreapta) este disponibil pentru Membru și superiori, atâta timp cât nu ai atins limita de utilizatori a planului. Dacă limita este plină, butonul afișează pictograma planului și deschide fereastra de upgrade.

Invitația este ghidată în doi pași:

1. E-mail — introdu o adresă de e-mail validă și apasă Enter sau butonul Adaugă. Poți introduce mai multe e-mailuri unul după altul: fiecare adresă devine o «card» care poate fi eliminată. Sistemul împiedică depășirea numărului maxim de utilizatori permis de plan în timp ce adaugi adrese.
2. Permisiuni — treci la al doilea pas cu săgeata, verifică lista persoanelor de invitat, alege rolul organizațional și confirmă.

Roluri atribuibile la invitație (depind de rolul tău):

• Proprietar — acces administrativ complet la organizație (setări, facturare, securitate). Folosește-l cu moderație: de obicei sunt suficienți unul sau câțiva Proprietari.
• Membru — acces complet la CRM și setările aplicațiilor, fără gestionarea facturării și securității organizației.
• Utilizator — gestionare utilizatori și echipe, invitații, fără setări generale ale organizației (necesită plan Medium sau superior).
• Utilizator limitat — muncă operațională zilnică fără gestionare utilizatori/echipe (necesită plan Medium sau superior).
• Invitat — acces minim, doar la resursele partajate explicit. La invitație trebuie să indici proiectele la care va avea acces: poți alege Toate proiectele sau selecta proiecte individuale din meniul multi-selecție.

Pentru fiecare rol, Mokapen afișează un chenar informativ care rezumă consecințele alegerii (ex. «Invitații au acces doar la proiectele selectate»).

Înainte de trimitere trebuie să bifezi caseta de aprobare: confirmi că vrei să adaugi acele persoane în organizație cu permisiunea aleasă. La trimitere:

• dacă e-mailul aparține deja unui cont Mokapen înregistrat, utilizatorul primește notificare în aplicație și e-mail de invitație cu link pentru acceptare sau refuz;
• dacă e-mailul nu este încă înregistrat, invitația rămâne în așteptare până persoana finalizează înregistrarea cu acea adresă;
• pentru Invitați, Mokapen adaugă utilizatorul ca colaborator la proiectele indicate.

Stările utilizatorului

Fiecare acces la organizație are o stare vizibilă în listă și în fișa utilizatorului:

• Activ (pictogramă verde) — utilizatorul poate accesa și lucra normal în organizație.
• Inactiv (pictogramă gri) — accesul este suspendat: utilizatorul nu poate folosi acea organizație până când un Proprietar nu îl reactivează. Util pentru colaboratori temporar absenți sau în plecare fără a șterge imediat istoricul.
• În așteptare (pictogramă ceas) — invitație trimisă dar profilul neactivat încă. În listă vezi doar e-mailul; numele va apărea după înregistrare.

Doar Proprietarii pot comuta un utilizator între Activ și Inactiv, și doar dacă organizația nu a depășit limita de utilizatori a planului (altfel selectorul de stare rămâne blocat până revii în contingent sau faci upgrade).

Fișa utilizatorului

Clic pe un rând din listă (sau Info din meniul ⋮) deschide fișa utilizatorului pe tot ecranul. Conține:

• Stare — meniu derulant sus (Proprietar, dacă este permis).
• Copiază link — adresă directă către fișă, utilă pentru partajare internă.
• E-mail — vizualizare sau modificare (doar pentru administratorii Mokapen cu acces complet la cont).
• Permisiuni — rol org modificabil dacă rolul tău o permite și ținta nu este superioară ție în ierarhie.
• Culoare — dacă organizația are activă personalizarea culorilor utilizatorului, poți atribui o culoare distinctivă (fundal și pictogramă) folosită în etichete, calendare și câmpuri «utilizatori și echipe».
• Rol — text liber al rolului profesional.
• Manager — responsabil ierarhic în organigramă, selectabil dintre utilizatorii activi ai organizației.
• Sector — câmp descriptiv suplimentar.
• Info — note text cu editor bogat (mențiuni incluse, dacă sunt activate).
• Echipe — lista echipelor din care face parte, cu rolul în echipă (dacă ai vizibilitate). Clic pe o echipă deschide fișa acesteia.
• Fotografie profil — avatar în dreapta; modificarea fotografiei personale se face din Profilul propriu al utilizatorului.

Câmpurile modificabile afișează pictograma creion: clic pentru a intra în modul editare, apoi Salvează în subsolul fișei.

Utilizator de sistem — Mokapen include un utilizator special (pictogramă robot) folosit de automatizări și procese interne. Fișa sa este doar pentru citire și nu trebuie modificată manual.

Dacă vizualizezi propriul profil, din meniul ⋮ găsești linkul Modifică care duce la setările profilului personal (nume, fotografie, preferințe), distincte de permisiunile organizației.

Eliminarea unui utilizator sau părăsirea organizației

Din meniul ⋮ de pe fiecare rând:

• Elimină (Proprietar, pe alți utilizatori) — revocă accesul la organizație. Contul Mokapen al persoanei rămâne, dar nu mai poate intra în această organizație.
• Părăsește (Utilizator și superiori, pe propriul rând) — ieși voluntar din organizație. Util dacă nu mai lucrezi cu acel client sau departament.

În ambele cazuri Mokapen cere confirmare într-o fereastră dedicată. Evaluează mai întâi setarea la Inactiv dacă vrei să păstrezi trasabilitatea fără acces operațional imediat.

Fila Echipe — listă și vizibilitate

Treci la fila Echipe din tab-ul de sus (lângă Utilizatori). Lista afișează:

• Echipă — numele grupului (clic deschide fișa).
• Manager — responsabilul echipei, cu avatar; clic deschide fișa utilizatorului managerului.
• Membri — numărul de persoane din echipă.

Pictograma utilizatori la stânga numelui indică o echipă din care faci parte.

Cine vede ce echipe:

• Utilizator (și superiori) — vede toate echipele organizației.
• Utilizator limitat — vede doar echipele din care face parte.

Sus dreapta găsești:

• Rolurile mele — legătură către profil unde fiecare utilizator își actualizează propriul rol profesional, managerul și permisiunile (în limitele permise) fără a trece prin lista de administrare.
• Echipă nouă — creează un grup (Membru și superiori), dacă nu ai atins limita de echipe a planului.

Ca la utilizatori, contorul Echipe organizație: N/M și alertele semnalează depășirea limitei planului.

Dacă nu există încă nicio echipă, pagina afișează un mesaj gol cu buton pentru a crea prima.

Crearea unei echipe noi

Fereastra Echipă nouă se deschide din Echipă nouă sau din pagina goală. Completează:

1. Titlu — nume vizibil în toată aplicația (ex. «Customer Success», «Dezvoltare», «Board»). Obligatoriu.
2. Fila Membri:
   • Manager — utilizator responsabil de echipă (opțional dar recomandat). Doar utilizatorii cu stare activă pot fi selectați.
   • Membri — caută după nume sau e-mail cu autocompletare; fiecare utilizator selectat este adăugat în listă și poate fi eliminat înainte de salvare.
3. Fila Info — Descriere text a echipei (misiune, domeniu, note pentru colegi).

La salvare Mokapen creează echipa, înregistrează managerul și membrii și trimite notificări și e-mailuri noilor membri. Apare un mesaj de confirmare și lista se actualizează.

Managerul este responsabilul echipei; fiecare alt utilizator adăugat intră ca membru. Aceste roluri interne în echipă sunt distincte de permisiunile organizaționale (Invitat, Utilizator limitat, Utilizator, Membru, Proprietar).

Fișa echipei

La deschiderea unei echipe găsești două file:

Membri

• Manager — modificabil de Membru și superiori; caută utilizatori ai organizației.
• Membri — listă actuală cu posibilitatea de a adăuga (câmp căutare) sau elimina (pictogramă coș) utilizatori individuali. Managerul nu apare printre membrii «normali», ci este gestionat în câmpul dedicat.

Info

• Descriere — text liber al echipei, modificabil direct.

Sus: Copiază link către fișă; Proprietarii văd și identificatorul numeric al echipei (util la importuri avansate).

Șterge echipa — din meniul ⋮, dacă ești managerul echipei sau un Membru cu permisiune de gestionare echipe. Operația este ireversibilă: verifică că nu există automatizări, filtre sau atribuiri care depind de acea echipă.

Modificările la manager, membri și descriere necesită Salvează în subsol (vizibil doar celor care pot modifica).

Echipe și utilizatori în restul CRM-ului

Utilizatorii și echipele nu sunt doar registre: îi regăsești oriunde Mokapen gestionează responsabilități și vizibilitate:

• Proprietar și Colaboratori — pe sarcini, proiecte, oportunități, tichete, oferte, comenzi, automatizări. Poți atribui utilizatori individuali sau echipe întregi.
• Câmpuri personalizate «Utilizatori și echipe» — tip de câmp care acceptă unul sau mai mulți utilizatori și/sau echipe.
• Filtre listă — Kanban, liste și rapoarte permit adesea filtrarea după responsabil, colaboratori sau echipă.
• Automatizări — Proprietarul unui flux și Colaboratorii pot fi echipe; pașii moștenesc permisiunile Proprietarului ales (vezi ghidul Automatizări).
• Import/export — în fișierele CSV, pentru utilizatori se folosește e-mailul; pentru echipe codul cu «t» înainte de număr (cum este indicat în instrucțiunile de import).
• Legături și mențiuni — în note și cronologii poți menționa utilizatori; echipele ajută la gruparea vizibilității pe proiecte și activități.

O echipă bine structurată reduce munca repetitivă de atribuire: în loc să adaugi cinci persoane la fiecare fișă, atribui o singură dată echipa «Suport L2».

Rolurile mele (profil)

Butonul Rolurile mele din fila Echipe (și elementul omonim din Profil → Rolurile mele) duce la o pagină unde fiecare utilizator își actualizează datele organizaționale:

• rolul profesional;
• managerul de referință;
• eventuale permisiuni modificabile autonom (în limitele rolului atribuit de administrator).

Este calea recomandată pentru colegii care trebuie doar să corecteze titlul sau responsabilul fără a deschide un tichet la IT sau Proprietar. Administratorii continuă să folosească fișele din Utilizatori și Echipe pentru modificări pe alte profiluri.

Limitele planului

Fiecare organizație are contingente distincte, legate de planul activ (Gratuit, Small, Medium, Large…):

• Număr maxim de utilizatori — include activi și în așteptare; inactivii pot totuși ocupa un loc în funcție de modul în care organizația a depășit sau nu limita planului.
• Număr maxim de echipe — fiecare echipă creată consumă un slot din plan.
• Plan Medium sau superior — necesar pentru atribuirea rolurilor Utilizator și Utilizator limitat la invitație și modificare.

Când atingi limita:

• butonul Invită utilizator / Echipă nouă propune upgrade;
• dacă planul a fost redus și utilizatorii activi depășesc noul maxim, Mokapen dezactivează accesele în exces și afișează alerte cu link către pagina de prețuri;
• Proprietarul trebuie să decidă cine rămâne activ sau să cumpere locuri suplimentare.

Limitele sunt per organizație, nu per cont personal: două organizații diferite au două contoare independente.

Cazuri practice de utilizare

• Onboarding angajat — Invită cu rol Utilizator limitat → adaugă în echipa «Operations» → managerul setează câmpul Manager în fișa utilizatorului → utilizatorul completează «Rolurile mele» cu titlul de lucru.
• Consultant extern pe un proiect — Invită ca Invitat selectând doar proiectul «Site Client X». Nu vede agenda completă sau setările; lucrează pe sarcini și etape ale proiectului.
• Responsabil de departament — Rol Membru + manager al echipei «Vânzări România». Atribuie echipa ca Colaborator pe oportunitățile departamentului și în automatizările de follow-up.
• Plecare colaborator — Mai întâi setează Inactiv pentru a bloca accesul; după perioada de predare, Elimină din organizație. Reatribuie sarcinile și responsabilitățile deschise înainte de eliminare.
• Restructurare echipe — Creează «Customer Success» și «Customer Success — Enterprise» ca echipe separate; mută membrii din fișa echipei fără a schimba permisiunile lor în organizație.
• Control invitații în așteptare — Filtru «În așteptare» în Utilizatori pentru a vedea cine nu a acceptat încă; retrimite verbal linkul sau evaluează eliminarea invitației vechi.

Ghiduri conexe

• Roluri și permisiuni — tabel complet de la Invitat la Proprietar și ce poate face fiecare nivel.
• Organizații și accese — mai multe organizații, schimbarea organizației, izolarea datelor.
• Proiecte — acces Invitați și colaboratori de proiect.
• Automatizări — Proprietar și Colaboratori (utilizatori/echipe) ai fluxurilor.
• Securitate — mod public/privat, Team Master și vizibilitatea implicită a datelor.

Întrebări frecvente

Î: Care este diferența între Permisiuni și Rol în fișa utilizatorului?

R: Permisiuni = rol organizațional (Invitat, Utilizator limitat, Utilizator, Membru, Proprietar) care guvernează accesul și funcțiile. Rol = etichetă profesională liberă (ex. «Account Manager») fără efect asupra permisiunilor de sistem.

Î: Un Utilizator limitat vede toți colegii?

R: Da în lista utilizatorilor, dar în fila Echipe vede doar echipele din care face parte. Nu poate invita și nici crea echipe.

Î: Pot invita mai multe persoane cu roluri diferite într-o singură invitație?

R: Nu: în al doilea pas al invitației un singur rol se aplică tuturor e-mailurilor introduse în acea sesiune. Pentru roluri diferite, repetă invitația în pași separați.

Î: Ce se întâmplă dacă șterg o echipă?

R: Echipa dispare din organizație; atribuirile istorice pe fișe pot rămâne ca referință până le actualizezi. Verifică automatizările și filtrele care folosesc acea echipă.

Î: Managerul echipei este obligatoriu?

R: Nu, dar este recomandat pentru claritate asupra responsabilităților și rapoartelor. Poți atribui unul la creare sau ulterior din fișa echipei.

Î: Un Invitat poate deveni Utilizator complet?

R: Da: un Membru sau Proprietar deschide fișa utilizatorului și schimbă Permisiunile de la Invitat la Utilizator (sau alt rol). Evaluează și accesul la proiecte și echipe.

Î: Unde gestionez parola și 2FA ale organizației?

R: În secțiunea Securitate din meniul organizației (Proprietar), nu în Utilizatori și Echipe. Fiecare utilizator își gestionează propria parolă din Profil → Securitate.